Zoom Meetings – Nie bądź obcy! Włącz wideo!

Wyobrażać sobie! Poniedziałkowy poranek. Właśnie wstałeś. Jest już 9.25. Nawet jeszcze się nie wykąpałeś. Śniadanie? A poranne spotkanie zespołu zaczyna się o 9.30. Czy powinienem dołączyć. Czy nie powinienem? Jeśli dołączę, czy mam wyłączyć moje filmy? Mikrofon i tak jest wyciszony. Jedno z typowych pytań, które wszyscy otrzymujemy, i zwykła sytuacja, w której wszyscy się znajdujemy!

Dzięki Covid'19 w ciągu ostatnich 6 miesięcy przeszliśmy z bezpośrednich spotkań twarzą w twarz na spotkania Zoom. Granica oddzielająca osobiste spotkania twarzą w twarz i spotkania wideo zniknęła. Spotkanie to teraz spotkanie — czy to osobiście, czy wideo.

Chociaż mamy teraz tak wiele spotkań na temat zoomu, jedną rzeczą, która mnie zaskakuje, jest to, jak często niektórzy z nas nie pojawiają się na wideo. Nawyk korzystania z wideo w biznesie i pracy nie jest jeszcze w pełni rozpowszechniony dla większości z nas. Nie przeszkadzają nam spotkania wideo z przyjaciółmi i rodziną, ale podczas spotkań unikamy pokazywania twarzy rodzinie z pracy.

Jestem pewien, że są dni, kiedy jesteśmy chorzy lub nasze dzieci są chore, a my nie jesteśmy wystarczająco profesjonalnie lub przyzwoicie ubrani na wideospotkanie. To może się zdarzyć jeden lub dwa dni w miesiącu; może być raz na dwa tygodnie. Jestem pewien, że nie zdarza się to codziennie w naszym życiu. Jeśli tak się stanie, to nie mamy kontroli nad naszym życiem.

Niektórzy z nas mogą nie lubić i mogą nie czuć się komfortowo, gdy pojawiają się w filmach. Powinniśmy jednak zdać sobie sprawę, że jesteśmy w środowisku grupowym i robiąc to (nie pojawiając się na żywo) zwiększamy niewidzialny poziom stresu organizatora, mówcy i reszty uczestników. Jeśli jesteś mówcą, czujesz się dobrze, widząc twarze wszystkich innych, zamiast mówić do imion wielkości znaczka na ekranie powiększenia.

Jakość dyskusji o powiększeniu jest lepsza, gdy wszyscy są na żywo i widziani. Z drugiej strony, jeśli część uczestników woli nie włączać wideo, jakość dyskusji Zoom bardzo ucierpi.

Czasami ludzie nie włączają filmów z powodu słabej przepustowości lub Internetu. Dobre, nieprzerwane połączenie internetowe jest warunkiem koniecznym do pracy w domu. W razie potrzeby skontaktuj się z Mukuesh Ambani (Jio) lub Sunil Bharathi (Airtel) i upewnij się, że masz nieprzerwane połączenie internetowe, które pomaga ci lepiej, rozwijać się, a nie inaczej.

***

Rozmawiałem z naszymi ludźmi, aby zrozumieć, dlaczego ktoś może nie chcieć transmitować na żywo na wideo podczas spotkań roboczych. Oto 8 najważniejszych powodów, dla których ludzie odmawiają włączenia wideo podczas spotkań z zoomem:

(1) „Nie ubrałem się dobrze. Moje włosy wyglądają jak wulkan”

To oczywiste, że ludzie, z którymi pracujesz, już wiedzą, jak wyglądamy. Widzenie, jak wyglądasz trochę nierówno lub źle, nie sprawi, że nagle pomyślą: „Człowieku, Santhosh dzisiaj nie wygląda dobrze”. Wszyscy mamy wiele powodów do zmartwień niż martwienie się o to, jak ludzie patrzą na spotkania.

(2) „Jestem przeziębiony i muszę często myć twarz”.

Co byś zrobił, gdybyś był w biurze? Zrób to samo podczas spotkań wideo. Nie bądź zbyt świadomy. Po prostu bądź naturalny i rób to, co zrobisz, gdy stoisz przed innymi, siedząc twarzą w twarz. Zachęcam ludzi do spożywania przekąsek, wody lub kawy lub herbaty podczas spotkań. Wytrzyj tę twarz. Bądź normalny i wkrótce wszyscy będą z tym w porządku. Przegapiłem śniadanie, przynieś to do 9.30. Jest OK.

(3) „Moje oświetlenie jest złe i nie pasuje do filmu”.

TAk. Masz rację. Jeśli masz światła na plecach lub jeśli oświetlenie jest słabe lub pomieszczenie jest zbyt ciemne lub zbyt jasne, jakość wideo będzie straszna. Ale świetna wiadomość: możesz to naprawić i jest to proste. Usiądź przed ścianą (ścianą do tyłu) i stań twarzą do okna lub światła w swoim pokoju. Wszystko gotowe.

(4) „Członkowie mojej rodziny ciągle przychodzą i odchodzą”.

To jest w porządku, gdy członkowie naszej rodziny przychodzą i odchodzą, na odwrocie filmów. Ludzie się do tego przyzwyczają. Nie musimy znów być nadmiernie przytomni. Inni mogą zobaczyć twoje dziecko lub naszych rodziców. Jeśli nadal nie jesteś przekonany, znajdź stosunkowo spokojne miejsce, usiądź ze ścianą do tyłu. Teraz powinieneś być w porządku.

(5) „Jestem na zewnątrz, ale nie chcę, aby inni wiedzieli”

Jesteś poza domem w innym miejscu i dlatego nie możesz przyjść na żywo na spotkanie. W takiej sytuacji bądź otwarty i powiedz zespołowi, że jesteś na zewnątrz i dlatego nie możesz włączyć wideo. Jeszcze lepiej, jeśli spotkanie jest krótkie lub masz tylko 5 lub 10 metrów, znajdź spokojny zakątek, znajdź białe tło lub ścianę, wyprostuj włosy ręką i powiedz „Światła, kamera, akcja!”

(6) „Mój laptop ma problemy. Laptop jest wolny. Aparat nie działa. Brak miejsca na instalację dodatkowych programów”

Jeśli Twój laptop ma problemy, dobrą wiadomością jest to, że Zoom może współpracować z Twoimi telefonami. Aplikacja Zoom na Androida lub iPhone'a działa dobrze i jest przyjemną i łatwą w użyciu aplikacją. Jedna z naszych koleżanek miała problemy z laptopem. Użyła telefonu komórkowego podczas spotkania na temat zoomu, a jej obraz i głos były bardzo wyraźne i nie przegapiła swojego zwykłego laptopa.

Większość narzędzi działa teraz nawet w bardzo podstawowym laptopie, a zoom nie jest wyjątkiem. Jeśli zabraknie Ci miejsca, większość narzędzi wideo ma łącza internetowe i nie wymaga instalowania żadnego programu.

(7) „Miałem nadzieję, że będę pracować równolegle nad jakimś pilnym projektem. Nie mogę tego zrobić na wideo”.

Jeśli masz coś bardzo ważnego, pilnego, bądź szczery, powiedz organizatorom, że nie możesz uczestniczyć tym razem z powodu takiej a takiej pracy. Wielozadaniowość (czytanie e-maili, wysyłanie wiadomości w luzie lub praca nad dokumentem, który trzeba wysłać) i nieuważanie może nie być dobrym pomysłem. Z włączonym wideo mamy tendencję do koncentrowania się na tym, co jest przed nami.

(8) „W każdym razie wielu nie jest na wideo. Po co się męczyć? Po co przychodzić na żywo?

Nawet jeśli Twoi koledzy lub współpracownicy nie włączyli jeszcze wideo, będziesz pierwszy. Widząc Cię, inni poczują się komfortowo i pójdą za Tobą. Bądź twórcą trendów, a nie tylko „kopiuj i wklej” to, co robią inni. Bądź liderem i pierwszym użytkownikiem.

***

Praca zdalna jest teraz trendem. Spotkania wideo to teraz trend. Wstawanie, przebieranie się, pojawianie się to teraz trend. Na żywo ze swoimi filmami jest teraz trendem. Nie przegap najnowszych trendów Covid.

Oto 5 najważniejszych powodów, dla których warto pokazać swoją twarz i wejść na żywo podczas naszych spotkań roboczych:

(1) „Przekazuje twoją pewność siebie”

Kiedy przychodzisz na żywo, aktywnie uczestniczysz w spotkaniach i zabierasz głos, to pokazuje Twoją pewność siebie.

Pokazuje rodzaj pracy, którą wykonujesz. Przekazuje twoją energię i entuzjazm. Po wyłączeniu filmów wyglądasz lub wydajesz się mniej pewny siebie dla innych. Jestem pewien, że tego nie chcesz.

(2) Przechwytuje twoje niewerbalne wskazówki

Nie da się wszystkiego wyrazić słowami. Są sporadyczne skinienia głową, kręcenie głową z zakłopotaniem i uśmiechy uznania. Filmy pomogą Ci przekazać te niewerbalne strony Ciebie. Wierzcie lub nie, ale komunikaty niewerbalne to ponad 50% tego, co myślimy lub czujemy.

(3) Poprawia połączenie i zaangażowanie

"Poza zasięgiem wzroku; Out of mind” – słyszałeś to powiedzenie. Nie widząc cię, wiele osób zapomni, że tam jesteś lub wykonujesz poważną pracę. Włączenie filmów poprawia kontakt z innymi. Poprawia zaangażowanie, widoczność i komunikuje cel, dla którego tu jesteś.

(4) Wirtualny kontakt wzrokowy pomaga

Filmy pomagają nawiązać kontakt wzrokowy. Podczas mówienia patrz w kamerę i mów. Daje wirtualny kontakt wzrokowy, a tym samym poprawia komunikację i lepiej przekazuje to, co próbujesz powiedzieć. Po wyłączeniu wideo tracisz kontakt wzrokowy w 100%.

(5) Pomaga zdalnym zespołom w jeszcze lepszym połączeniu

Dzięki pracy zdalnej włączanie naszych kamer podczas spotkań z zoomem jest tak blisko, jak tylko możemy dostać się do interakcji „twarzą w twarz”. „Widzenie kogoś na ekranie z psychologicznego punktu widzenia zachęca do bardziej autentycznego kontaktu międzyludzkiego” – napisano w średnim poście. Będąc tam na żywo, pomagasz sobie, reszcie zespołu i swojej organizacji radzić sobie lepiej. Pomagasz poprawić ogólną produktywność siebie i wszystkich. Jestem pewien, że jesteś osobą pomagającą.

***

Dlaczego korzystanie z konwersacji wyłącznie dźwiękowej jest złe i dlaczego włączenie wideo to świetny pomysł?

Komunikowanie się tylko z dźwiękiem jest jak jazda na rowerze z jednym kołem. Jest to możliwe, ale stresujące. Spróbuj.

Komunikowanie się za pomocą dźwięku jest jak opowiadanie świetnego dowcipu za pomocą wiadomości tekstowej. Spróbuj.

Spróbuj wyjaśnić styl Rajiniego lub sposób, w jaki działa Vijay, używając dźwięku zamiast wideo. (Rajini i Vijay są popularnymi aktorami z południowych Indii). To nie posuwa się zbyt daleko! Wszyscy możemy nie zdawać sobie sprawy z tego faktu: wszyscy polegamy na Twojej mimice i mowie ciała, aby przekazać to, co myślimy. Reszta zespołu wie, że żartujemy, widząc nasz uśmiech lub reakcję twarzy, a ludzie wiedzą, że nie przejmujemy się tym, jak trzymamy ręce lub podnosimy brwi.

Korzystanie z wideo pomaga budować relacje. Pokazując klientowi swoją twarz podczas rozmowy z zoomem, uświadamia mu, że jesteś prawdziwym człowiekiem, a nie tylko „upiornym” głosem. To samo dotyczy spotkań wewnętrznych i dyskusji o powiększeniu. Inni członkowie zespołu Cię lubią i ufają Ci, gdy włączasz filmy i zaczynasz na żywo. Jeśli nigdy nie oglądasz filmów, powoli twój współczynnik zaufania do innych maleje lub spada.

Po włączeniu filmów jesteś przyjacielem, współpracownikiem lub współpracownikiem. Gdy filmy są wyłączone, jesteś nieznajomym na spotkaniu.

Pożegnaj rozmowy głosowe! Powiedz powitanie na własnej twarzy!

Zapamiętaj ten cytat: „Słyszę i zapominam… widzę i pamiętam”.