Zoom Meetings – Ne soyez pas un étranger ! Allumez votre vidéo !

Imaginer! Lundi matin. Vous venez de vous lever. Il est déjà 9h25. Vous n'avez même pas encore pris de bain. Petit-déjeuner? Et la réunion d'équipe du matin commence à 9h30. Dois-je rejoindre. Ne devrais-je pas? Si je m'inscris, dois-je désactiver mes vidéos ? Le micro est coupé de toute façon. L'une des questions habituelles que nous recevons tous et la situation habituelle dans laquelle nous nous trouvons tous !

Nous sommes passés de réunions en face à face en personne à des réunions Zoom au cours des 6 derniers mois, grâce à Covid'19. La ligne séparant les réunions en personne et les réunions vidéo s'est évanouie. Une réunion est une réunion désormais, que ce soit en personne ou par vidéo.

Bien que nous ayons tellement de réunions zoom maintenant, une chose qui me surprend, c'est la fréquence à laquelle certains d'entre nous ne seront pas en vidéo. L'habitude d'utiliser la vidéo pour les affaires et le travail n'est pas encore complètement là pour la plupart d'entre nous. Nous sommes d'accord avec les réunions vidéo avec les amis et la famille, mais nous hésitons à montrer notre visage au travail-famille lors des réunions.

Je suis sûr qu'il y a des jours où nous sommes malades, ou nos enfants sont malades et nous ne sommes pas habillés de manière professionnelle ou assez décente pour une réunion vidéo. Cela peut arriver un ou deux jours par mois ; peut être une fois toutes les deux semaines. Je suis sûr que cela n'arrive pas tous les jours dans nos vies. Si cela se produit, alors, nous ne contrôlons pas nos vies.

Certains d'entre nous peuvent ne pas aimer et ne pas être à l'aise de venir en direct sur des vidéos. Mais nous devons réaliser que nous sommes dans un environnement de groupe et, ce faisant (sans venir en direct), nous ajoutons aux niveaux de stress invisibles de l'organisateur, de l'orateur et du reste des participants. Si vous êtes l'orateur, vous vous sentez bien en voyant le visage de tout le monde, plutôt que de parler à des noms de la taille d'un tampon sur un écran de zoom.

La qualité de la discussion zoom est meilleure lorsque tout le monde est en direct et vu. En revanche, si une partie des participants préfère ne pas allumer la vidéo, la qualité de la discussion Zoom en souffre beaucoup.

Parfois, les gens n'activent pas les vidéos en raison d'une mauvaise bande passante ou d'Internet. Une bonne connexion Internet ininterrompue est une condition préalable au travail à domicile. Si nécessaire, contactez Mukuesh Ambani (Jio) ou Sunil Bharathi (Airtel) et assurez-vous d'avoir une connexion Internet ininterrompue qui vous aide à faire mieux, à grandir et pas autrement.

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J'ai parlé à nos gens pour comprendre pourquoi quelqu'un peut ne pas vouloir venir en direct sur vidéo pendant les réunions de travail. Voici les 8 principales raisons pour lesquelles les gens refusent d'allumer la vidéo pendant les réunions zoom :

(1) "Je ne me suis pas bien habillé. Mes cheveux ressemblent à un volcan"

Il est évident que les personnes avec qui vous travaillez savent déjà à quoi nous ressemblons. Vous voir légèrement inégal ou mauvais ne les fera pas soudainement penser: "Mec, Santhosh n'a pas l'air bien aujourd'hui". Nous avons tous beaucoup de choses à craindre en plus de nous soucier de l'apparence des gens lors des réunions.

(2) "J'ai un rhume et j'ai besoin de nettoyer mon visage fréquemment."

Que feriez-vous si vous étiez en poste ? Faites la même chose dans les visioconférences. Ne soyez pas trop conscient. Soyez simplement naturel et faites ce que vous ferez lorsque vous serez devant les autres, face à face. J'encouragerais les gens à prendre des collations, de l'eau ou à prendre du café ou du thé pendant les réunions. Essuyez ce visage. Soyez normal et tout le monde sera d'accord avec ça, bientôt. Vous avez raté votre petit-déjeuner, apportez-le à 9h30. C'est bon.

(3) "Mon éclairage est mauvais et ne convient pas pour une vidéo."

Oui. Vous avez raison. Si vous avez des lumières sur le dos ou si l'éclairage est faible ou si la pièce est trop sombre ou trop lumineuse, la qualité de la vidéo sera terrible. Mais, bonne nouvelle : vous pouvez résoudre ce problème et c'est simple. Asseyez-vous devant le mur (avec le mur dans votre dos) et faites face à une fenêtre ou à une lumière à l'intérieur de votre pièce. Vous êtes prêt maintenant.

(4) "Les membres de ma famille continuent d'aller et venir."

C'est OK que les membres de notre famille vont et viennent, au dos des vidéos. Les gens vont s'y habituer. Nous n'avons pas besoin d'être à nouveau trop conscients. Il est normal que les autres voient votre enfant ou nos parents. Si vous n'êtes toujours pas convaincu, trouvez un endroit relativement calme, asseyez-vous avec un mur dans le dos. Maintenant, ça devrait aller.

(5) "Je suis dehors, mais je ne veux pas que les autres le sachent"

Vous êtes à l'extérieur de votre maison à un autre endroit et vous ne pouvez donc pas venir vivre une réunion. Dans une telle situation, soyez ouvert et dites à l'équipe que vous êtes à l'extérieur et que vous ne pouvez donc pas activer la vidéo. Mieux encore, si la réunion est courte ou si votre emplacement n'est que de 5 ou 10 mètres, trouvez un coin calme, trouvez un fond ou un mur blanc, redressez les cheveux avec la main et dites "Lumières, caméra, action !"

(6) "Mon ordinateur portable a des problèmes. L'ordinateur portable est lent. La caméra ne fonctionne pas. Pas d'espace pour installer des programmes supplémentaires"

Si votre ordinateur portable a des problèmes, la bonne nouvelle est que Zoom peut fonctionner avec vos téléphones. L'application de zoom sur Android ou iPhone fonctionne bien et est une application agréable et facile à utiliser. Une de nos collègues a eu des problèmes avec son ordinateur portable. Elle a utilisé un téléphone portable pour sa réunion zoom et sa vidéo et sa voix étaient très claires et elle n'a pas manqué son ordinateur portable habituel.

La plupart des outils fonctionnent désormais même sur des ordinateurs portables très basiques et le zoom ne fait pas exception. Au cas où vous manqueriez d'espace, la plupart des outils vidéo ont des liens Web et n'ont pas besoin que vous installiez un programme.

(7) « J'espérais travailler en parallèle sur un projet urgent. Je ne peux pas faire ça en vidéo.

Si vous avez quelque chose de très important, d'urgent, soyez franc, dites aux organisateurs que vous ne pouvez pas participer cette fois-ci à cause de tel ou tel travail. Faire plusieurs tâches à la fois (lire des e-mails, envoyer des messages en relâchant ou travailler sur un document qui doit être envoyé) et ne pas faire attention n'est peut-être pas une bonne idée. Avec la vidéo, nous avons tendance à nous concentrer sur ce qui est devant nous.

(8) "De toute façon, beaucoup ne sont pas en vidéo. Pourquoi s'embêter? Pourquoi venir vivre ?

Même si vos collègues ou collaborateurs n'ont pas encore activé la vidéo, soyez le premier. En vous voyant, les autres se sentiront à l'aise et vous suivront. Soyez un créateur de tendances plutôt que de simplement « copier-coller » ce que font les autres. Soyez un leader et un adopteur précoce.

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Le travail à distance est désormais tendance. Les visioconférences sont désormais à la mode. Se lever, s'habiller, se montrer est une tendance maintenant. Être en direct avec vos vidéos est une tendance maintenant. Ne manquez pas ces tendances récentes de Covid.

Voici les 5 principales raisons pour lesquelles vous devriez montrer votre visage et venir vivre lors de nos réunions de travail :

(1) « Communique votre confiance »

Lorsque vous venez en direct, participez activement aux réunions et prenez la parole, cela montre votre confiance.

Cela montre le type de travail que vous faites. Il communique votre énergie et votre enthousiasme. Lorsque les vidéos sont désactivées, vous semblez ou apparaissez comme moins confiant aux yeux des autres. Je suis sûr que vous ne voulez pas cela.

(2) Capture vos indices non verbaux

Vous ne pouvez pas tout mettre en mots. Il y a ces hochements de tête occasionnels d'accord, des hochements de tête de confusion et des sourires d'appréciation. Les vidéos vous aident à communiquer ce côté non verbal de vous. Croyez-le ou non, le non verbal communique plus de 50 % de ce que nous pensons ou ressentons.

(3) Il améliore la connexion et l'engagement

« Hors de vue ; Out of mind' - vous avez entendu ce dicton. Sans vous voir, beaucoup de gens oublieront que vous êtes là ou que vous faites un travail sérieux. Activer les vidéos améliore votre connexion avec les autres. Il améliore l'engagement, la visibilité et communique le but pour lequel vous êtes ici.

(4) Le contact visuel virtuel aide

Les vidéos vous aident à établir le contact visuel. Tout en parlant, regardez la caméra et parlez. C'est en quelque sorte un contact visuel virtuel, ce qui améliore la communication et transmet mieux ce que vous essayez de dire. Avec la vidéo désactivée, vous manquez le contact visuel à 100 %.

(5) Aide les équipes distantes à être encore plus connectées

Avec le travail à distance, allumer nos caméras pendant les réunions zoom est aussi proche que possible d'une interaction "face à face". "Voir quelqu'un à l'écran encourage psychologiquement une connexion humaine plus authentique", a déclaré un média. En étant là en direct, vous vous aidez, ainsi que le reste de l'équipe et votre organisation à faire mieux. Vous aidez à améliorer la productivité globale de vous-même et de tout le monde. Je suis sûr que vous êtes une personne aidante.

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Pourquoi utiliser une conversation audio uniquement est une mauvaise idée et pourquoi activer la vidéo est une bonne idée ?

Communiquer uniquement avec l'audio, c'est comme faire du vélo avec une seule roue. C'est possible mais stressant. Essayez-le.

Communiquer par audio, c'est comme raconter une bonne blague instantanée à l'aide d'un message texte. Essayez-le.

Essayez d'expliquer le style de Rajini ou comment Vijay agit en utilisant l'audio au lieu de la vidéo. (Rajini et Vijay sont des acteurs populaires du sud de l'Inde). Ça ne va pas trop loin ! Nous ne réalisons peut-être pas tous ce fait : nous comptons tous sur vos expressions faciales et votre langage corporel pour exprimer ce que nous pensons. Le reste de l'équipe sait que nous plaisantons en voyant notre sourire ou notre réaction faciale et les gens savent que nous sommes peu concernés par la façon dont nous gardons nos mains ou haussons nos sourcils.

L'utilisation de la vidéo aide à établir des relations. En montrant votre visage à un client, lors d'un appel zoom, faites-lui comprendre que vous êtes un véritable être humain et pas seulement une voix « fantomatique ». Il en va de même pour les réunions internes et les discussions zoom. Les autres membres de l'équipe vous apprécient et vous font confiance lorsque vous allumez des vidéos et que vous venez en direct. Si vous ne venez jamais sur des vidéos, lentement votre facteur de confiance avec les autres diminue ou diminue.

Avec les vidéos activées, vous êtes un ami, un collègue ou un collègue. Avec les vidéos désactivées, vous êtes un étranger dans la réunion.

Dites adieu aux conversations vocales uniquement ! Dites bienvenue à votre propre visage !

Souvenez-vous de cette citation : "J'entends et j'oublie... Je vois et je me souviens."