Zoom Meeting – Jangan menjadi orang asing! Aktifkan video Anda!

Membayangkan! Senin pagi. Anda baru saja bangun. Ini sudah jam 9.25. Kamu bahkan belum mandi. Sarapan? Dan rapat tim pagi dimulai pukul 9.30. Haruskah saya bergabung. Haruskah saya tidak? Jika saya bergabung, apakah saya harus menonaktifkan video saya? Mic tetap dibisukan. Salah satu pertanyaan yang biasa kita semua dapatkan dan situasi yang biasa kita alami!

Kami telah beralih dari pertemuan tatap muka langsung ke pertemuan Zoom selama 6 bulan terakhir, berkat Covid'19. Garis yang memisahkan pertemuan tatap muka dan pertemuan video telah menghilang. Rapat adalah rapat sekarang – baik secara langsung atau video.

Meskipun kami memiliki begitu banyak rapat zoom sekarang, satu hal yang mengejutkan saya adalah seberapa sering beberapa dari kami tidak akan ada di video. Kebiasaan menggunakan video untuk bisnis dan pekerjaan belum sepenuhnya ada bagi sebagian besar dari kita. Kami baik-baik saja dengan rapat video dengan teman dan keluarga, tetapi kami malu menunjukkan wajah kami kepada keluarga-pekerjaan selama rapat.

Saya yakin ada hari-hari ketika kita sakit, atau anak-anak kita sakit dan kita tidak berpakaian secara profesional atau cukup layak untuk video meeting. Itu bisa terjadi satu atau dua hari dalam sebulan; mungkin sekali dalam dua minggu. Saya yakin ini tidak terjadi setiap hari dalam hidup kita. Jika itu terjadi, maka, kita tidak mengendalikan hidup kita.

Beberapa dari kita mungkin tidak suka dan mungkin tidak nyaman melakukan siaran langsung di video. Tetapi kita harus menyadari bahwa kita berada dalam lingkungan kelompok dan dengan melakukan itu (tidak datang langsung) kita menambah tingkat stres yang tidak terlihat dari penyelenggara, pembicara, dan peserta lainnya. Jika Anda adalah pembicara, Anda merasa senang melihat wajah orang lain, daripada berbicara dengan nama berukuran prangko di layar zoom.

Kualitas diskusi zoom lebih baik ketika semua orang hidup dan dilihat. Di sisi lain, jika sebagian peserta memilih untuk tidak mengaktifkan video, kualitas diskusi Zoom akan sangat menurun.

Terkadang, orang tidak mengaktifkan video karena bandwidth atau internet yang buruk. Koneksi internet tanpa gangguan yang baik merupakan prasyarat untuk bekerja dari rumah. Jika diperlukan, hubungi Mukuesh Ambani (Jio) atau Sunil Bharathi (Airtel) dan pastikan Anda memiliki koneksi internet tanpa gangguan yang membantu Anda menjadi lebih baik, berkembang, dan bukan sebaliknya.

***

Saya telah berbicara dengan orang-orang kami untuk memahami mengapa seseorang mungkin tidak ingin tampil langsung di video selama rapat kerja. Berikut adalah 8 alasan teratas mengapa orang menolak untuk MENGAKTIFKAN video selama rapat zoom:

(1) “Saya belum berdandan dengan baik. Rambutku seperti ada gunung berapi”

Jelas bahwa orang yang bekerja dengan Anda, sudah tahu seperti apa penampilan kami. Melihat Anda terlihat sedikit tidak rata atau buruk, tidak akan membuat mereka tiba-tiba berpikir, “Wah, Santhosh terlihat tidak baik hari ini”. Kita semua memiliki banyak hal yang perlu dikhawatirkan daripada mengkhawatirkan bagaimana orang melihat rapat.

(2) “Saya sedang flu dan saya harus sering membersihkan wajah saya.”

Apa yang akan Anda lakukan jika Anda berada di kantor? Lakukan hal yang sama dalam rapat video. Jangan terlalu sadar. Bersikaplah wajar dan lakukan apa yang akan Anda lakukan ketika Anda berada di depan orang lain, dalam duduk berhadap-hadapan. Saya akan mendorong orang untuk menikmati makanan ringan, air atau kopi atau teh selama pertemuan. Usap wajah itu. Jadilah normal dan setiap orang akan baik-baik saja dengan itu, segera. Ketinggalan sarapan, bawa ke jam 9.30. Tidak apa-apa.

(3) “Pencahayaan saya buruk dan tidak cocok untuk video.”

Ya. Kamu benar. Jika Anda memiliki lampu di punggung Anda atau jika pencahayaan redup atau ruangan terlalu gelap atau terlalu terang, kualitas video akan buruk. Tapi, berita bagus: Anda bisa memperbaikinya dan itu sederhana. Duduklah di depan dinding (dengan dinding menghadap ke belakang) dan menghadap ke jendela atau lampu di dalam kamar Anda. Anda sudah siap sekarang.

(4) “Anggota keluarga saya terus datang dan pergi.”

Tidak apa-apa jika anggota keluarga kami datang dan pergi, di belakang video. Orang akan terbiasa. Kita tidak perlu terlalu sadar lagi. Tidak apa-apa bagi orang lain untuk melihat anak Anda atau orang tua kita. Jika Anda masih tidak yakin, cari tempat yang relatif tenang, duduk dengan dinding membelakangi Anda. Sekarang Anda harus baik-baik saja.

(5) "Saya di luar, tetapi saya tidak ingin orang lain tahu"

Anda berada di luar rumah Anda di beberapa tempat lain dan karenanya Anda tidak dapat datang langsung dalam rapat. Dalam situasi seperti itu, bersikaplah terbuka dan beri tahu tim bahwa Anda berada di luar dan karenanya Anda tidak dapat mengaktifkan video. Lebih baik lagi, jika pertemuannya singkat, atau slot Anda hanya 5 atau 10 mts, temukan sudut yang tenang, temukan latar belakang atau dinding putih, luruskan rambut dengan tangan dan ucapkan "Lampu, kamera, aksi!"

(6) “Laptop saya mengalami masalah. Laptopnya lambat. Kamera tidak berfungsi. Tidak ada ruang untuk menginstal program tambahan”

Jika laptop Anda bermasalah, kabar baiknya adalah Zoom dapat bekerja dengan ponsel Anda. Aplikasi zoom di Android atau iPhone berfungsi dengan baik dan merupakan aplikasi yang bagus dan mudah digunakan. Salah satu rekan kami memiliki masalah dengan laptopnya. Dia menggunakan ponsel untuk rapat zoomnya dan video serta suaranya sangat jernih dan dia tidak ketinggalan laptopnya yang biasa.

Sebagian besar alat sekarang berfungsi bahkan di laptop yang sangat dasar dan zoom tidak terkecuali. Jika Anda kehabisan ruang, sebagian besar alat video memiliki tautan web dan Anda tidak perlu menginstal program apa pun.

(7) “Saya berharap untuk bekerja secara paralel pada beberapa proyek yang mendesak. Saya tidak bisa melakukannya di video.”

Jika Anda memiliki sesuatu yang sangat penting, mendesak, dimuka, beri tahu penyelenggara bahwa Anda tidak dapat berpartisipasi kali ini karena pekerjaan ini dan itu. Multi-tasking (membaca email, mengirim pesan dengan santai atau mengerjakan dokumen yang perlu dikirim) dan tidak memperhatikan mungkin bukan ide yang baik. Dengan video on, kita cenderung berkonsentrasi pada apa yang ada di depan kita.

(8) “Bagaimanapun banyak yang tidak ada dalam video. Mengapa mengganggu? Kenapa bisa hidup?”

Bahkan jika kolega atau rekan kerja Anda belum mengaktifkan video, Anda menjadi yang pertama. Melihat Anda, orang lain akan merasa nyaman dan akan mengikuti Anda. Jadilah trend setter daripada hanya 'copy-paste' apa yang dilakukan orang lain. Jadilah pemimpin dan pengadopsi awal.

***

Kerja jarak jauh adalah tren sekarang. Video meeting sedang menjadi tren saat ini. Bangun, berdandan, tampil adalah tren sekarang. Siaran langsung dengan video Anda adalah tren sekarang. Jangan lewatkan tren Covid terbaru ini.

Berikut adalah 5 alasan utama mengapa Anda harus menunjukkan wajah Anda dan tampil langsung selama rapat kerja kami:

(1) “Komunikasikan kepercayaan diri Anda”

Ketika Anda datang langsung, berpartisipasi aktif dalam pertemuan dan berbicara, itu menunjukkan kepercayaan diri Anda.

Ini menunjukkan jenis pekerjaan yang Anda lakukan. Ini mengomunikasikan energi dan antusiasme Anda. Dengan menonaktifkan video, Anda terlihat atau tampak kurang percaya diri di mata orang lain. Saya yakin Anda tidak menginginkan ini.

(2) Menangkap isyarat non-verbal Anda

Anda tidak bisa mengungkapkan semuanya dengan kata-kata. Sesekali ada anggukan setuju, gelengan kepala bingung, dan senyum penghargaan. Video membantu Anda mengomunikasikan sisi non-verbal Anda ini. Percaya atau tidak, komunikasi non-verbal, lebih dari 50% dari apa yang kita pikirkan atau rasakan.

(3) Ini meningkatkan koneksi dan keterlibatan

"Diluar pandangan; Keluar dari pikiran' – Anda pernah mendengar pepatah ini. Tanpa melihat Anda, banyak orang akan lupa bahwa Anda ada di sana atau Anda sedang melakukan pekerjaan serius. Mengaktifkan video meningkatkan koneksi Anda dengan orang lain. Ini meningkatkan keterlibatan, visibilitas, dan mengomunikasikan tujuan mengapa Anda ada di sini.

(4) Kontak mata virtual membantu

Video membantu Anda mendapatkan kontak mata. Saat berbicara, lihat kamera dan bicara. Ini semacam memberikan kontak mata virtual dan karenanya meningkatkan komunikasi dan menyampaikan lebih baik apa yang Anda coba katakan. Dengan video mati, Anda kehilangan kontak mata 100%.

(5) Membantu tim jarak jauh lebih terhubung

Dengan kerja jarak jauh, menyalakan kamera kami selama rapat zoom sedekat mungkin dengan interaksi "tatap muka". "Melihat seseorang di layar secara psikologis mendorong hubungan manusia yang lebih otentik" kata sebuah posting media. Dengan berada di sana secara langsung, Anda membantu diri Anda sendiri, anggota tim lainnya, dan organisasi Anda untuk menjadi lebih baik. Anda membantu meningkatkan produktivitas diri Anda dan semua orang secara keseluruhan. Saya yakin Anda adalah orang yang suka membantu.

***

Mengapa menggunakan percakapan hanya audio itu buruk dan mengapa mengaktifkan video adalah ide yang bagus?

Berkomunikasi hanya dengan audio seperti mengendarai sepeda dengan satu roda. Itu mungkin tapi stres. Cobalah.

Berkomunikasi melalui audio seperti menceritakan lelucon instan yang bagus menggunakan pesan teks. Cobalah.

Coba jelaskan gaya Rajini atau cara Vijay bertindak menggunakan audio, bukan video. (Rajini dan Vijay adalah aktor India Selatan yang populer). Tidak terlalu jauh! Kita semua mungkin tidak menyadari fakta ini: Kita semua mengandalkan ekspresi wajah dan bahasa tubuh Anda untuk menyampaikan apa yang kita pikirkan. Anggota tim lainnya tahu bahwa kami bercanda dengan melihat senyum atau reaksi wajah kami dan orang-orang tahu bahwa kami tidak terlalu peduli dengan cara kami mengangkat tangan atau mengangkat alis.

Menggunakan video membantu membangun hubungan. Dengan menunjukkan wajah Anda kepada pelanggan, selama panggilan zoom, buat mereka menyadari bahwa Anda adalah manusia sejati dan bukan hanya suara 'hantu'. Hal yang sama berlaku untuk rapat internal dan diskusi zoom. Orang lain dalam tim menyukai Anda dan memercayai Anda saat Anda mengaktifkan video dan melakukan siaran langsung. Jika Anda tidak pernah datang di video, perlahan-lahan faktor kepercayaan Anda dengan orang lain berkurang atau turun.

Dengan Video aktif, Anda adalah teman, kolega, atau rekan kerja. Dengan menonaktifkan Video, Anda menjadi orang asing dalam rapat.

Ucapkan Selamat tinggal pada percakapan hanya suara! Ucapkan selamat datang di wajah Anda sendiri!

Ingat kutipan ini: "Saya mendengar, dan saya lupa ... Saya melihat, dan saya ingat."