Zoom Meetings – Non essere un estraneo! Accendi il tuo video!

Immaginare! Lunedi mattina. Ti sei appena alzato. Sono già le 9.25. Non hai ancora fatto il bagno. Prima colazione? E la riunione mattutina della squadra inizia alle 9.30. Dovrei unirmi. Non dovrei? Se mi iscrivo, devo disattivare i miei video? Il microfono è comunque disattivato. Una delle solite domande che tutti riceviamo e la solita situazione in cui ci troviamo tutti!

Negli ultimi 6 mesi siamo passati dagli incontri di persona alle riunioni Zoom, grazie a Covid'19. La linea che separa le riunioni di persona e le riunioni video è svanita nel nulla. Una riunione è una riunione ora, sia di persona che in video.

Anche se ora abbiamo così tante riunioni di zoom, una cosa che mi sorprende è la frequenza con cui alcuni di noi non saranno in video. L'abitudine di utilizzare i video per affari e lavoro non è ancora completamente presente per la maggior parte di noi. Siamo d'accordo con le riunioni video con amici e familiari, ma evitiamo di mostrare la nostra faccia al lavoro e alla famiglia durante le riunioni.

Sono sicuro che ci sono giorni in cui siamo malati, oi nostri figli sono malati e non siamo vestiti in modo professionale o abbastanza decente per una riunione video. Ciò può accadere uno o due giorni in un mese; può essere una volta ogni due settimane. Sono sicuro che questo non accade tutti i giorni nelle nostre vite. Se succede, allora, non abbiamo il controllo delle nostre vite.

Ad alcuni di noi potrebbe non piacere e non sentirsi a proprio agio a venire in diretta sui video. Ma dovremmo renderci conto che siamo in un ambiente di gruppo e così facendo (non venendo dal vivo) stiamo aumentando i livelli di stress invisibile dell'organizzatore, del relatore e del resto dei partecipanti. Se sei l'oratore, ti senti bene a vedere il volto di tutti gli altri, piuttosto che parlare con nomi delle dimensioni di un francobollo su uno schermo zoom.

La qualità della discussione sullo zoom è migliore quando tutti sono vivi e visti. Se invece una parte dei partecipanti preferisce non accendere il video, la qualità della discussione su Zoom ne risente molto.

A volte, le persone non accendono i video a causa della scarsa larghezza di banda o di Internet. Una buona connessione Internet ininterrotta è un prerequisito per lavorare da casa. Se necessario, contatta Mukuesh Ambani (Jio) o Sunil Bharathi (Airtel) e assicurati di avere una connessione Internet ininterrotta che ti aiuti a fare meglio, a crescere e non altrimenti.

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Ho parlato con i nostri per capire perché qualcuno potrebbe non voler venire in diretta in video durante le riunioni di lavoro. Ecco gli 8 principali motivi per cui le persone si rifiutano di accendere il video durante le riunioni di zoom:

(1) “Non mi sono vestito bene. I miei capelli sembrano come se ci fosse un vulcano”

È ovvio che le persone con cui lavori sanno già come sembriamo. Vedere il tuo aspetto leggermente irregolare o cattivo non li farà pensare all'improvviso: "Amico, Santhosh non sta bene oggi". Abbiamo tutti molte cose di cui preoccuparci oltre a come guardano le persone alle riunioni.

(2) "Ho il raffreddore e ho bisogno di pulirmi spesso il viso".

Cosa faresti se fossi in carica? Fai la stessa cosa nelle riunioni video. Non essere troppo cosciente. Sii naturale e fai quello che farai quando sarai di fronte agli altri, in una seduta faccia a faccia. Incoraggerei le persone a consumare spuntini, acqua o caffè o tè durante le riunioni. Pulisci quella faccia. Sii normale e presto a tutti starà bene. Hai saltato la colazione, portala alle 9.30. Va bene.

(3) "La mia illuminazione è pessima e non arriva correttamente per un video."

Sì. Hai ragione. Se hai delle luci sulla schiena o se l'illuminazione è scarsa o la stanza è troppo buia o troppo luminosa, la qualità del video sarà terribile. Ma, ottima notizia: puoi risolverlo ed è semplice. Siediti davanti al muro (con il muro alle tue spalle) e guarda una finestra o una luce all'interno della tua stanza. Adesso sei a posto.

(4) "I membri della mia famiglia continuano ad andare e venire".

Va bene che i membri della nostra famiglia vadano e vengano, sul retro dei video. Le persone si abitueranno. Non abbiamo bisogno di essere di nuovo troppo coscienti. Va bene che gli altri vedano tuo figlio o i nostri genitori. Se non sei ancora convinto, trova un posto relativamente tranquillo, siediti con il muro alle spalle. Ora dovresti stare bene.

(5) “Io sono fuori, ma non voglio che gli altri lo sappiano”

Sei fuori casa in un altro posto e quindi non puoi venire a vivere in una riunione. In tale situazione, sii aperto e dì al team che sei fuori e quindi non sei in grado di accendere il video. Ancora meglio è, se la riunione è breve, o il tuo slot è di soli 5 o 10 metri, trova un angolo tranquillo, trova uno sfondo bianco o un muro, raddrizza i capelli con la mano e dì "Luci, telecamera, azione!"

(6) “Il mio laptop ha problemi. Il portatile è lento. La fotocamera non funziona. Nessuno spazio per installare programmi aggiuntivi”

Se il tuo laptop ha problemi, la buona notizia è che Zoom può funzionare con i tuoi telefoni. L'app per lo zoom in Android o iPhone funziona bene ed è un'app piacevole e facile da usare. Uno dei nostri colleghi ha avuto problemi con il suo laptop. Ha usato un cellulare per la sua riunione con lo zoom e il suo video e la sua voce erano molto chiari e non ha perso il suo solito laptop.

La maggior parte degli strumenti ora funziona anche su laptop molto semplici e lo zoom non fa eccezione. Nel caso in cui si esaurisca lo spazio, la maggior parte degli strumenti video ha collegamenti Web e non è necessario installare alcun programma.

(7) “Speravo di lavorare in parallelo su qualche progetto urgente. Non posso farlo in video.”

Se hai qualcosa di molto importante, urgente, sii sincero, dì agli organizzatori che questa volta non puoi partecipare a causa di questo o quel lavoro. Il multitasking (leggere e-mail, inviare messaggi in modo lento o lavorare su un documento che deve essere inviato) e non prestare attenzione potrebbe non essere una buona idea. Con il video acceso, tendiamo a concentrare ciò che abbiamo di fronte.

(8) “Comunque molti non sono in video. Perché preoccuparsi? Perché venire dal vivo?"

Anche se i tuoi colleghi o colleghi non hanno ancora attivato il video, sei il primo. Vedendoti, gli altri si sentiranno a loro agio e ti seguiranno. Sii un trend setter piuttosto che semplicemente "copia e incolla" quello che fanno gli altri. Sii un leader e uno dei primi ad adottare.

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Il lavoro a distanza è di tendenza ora. Le riunioni video sono una tendenza ora. Alzarsi, travestirsi, mostrarsi è una tendenza ormai. Essere in diretta con i tuoi video è una tendenza ora. Non perdere queste recenti tendenze Covid.

Ecco i 5 principali motivi per cui dovresti mostrare la tua faccia e venire dal vivo durante i nostri incontri di lavoro:

(1) “Comunica la tua fiducia”

Quando vieni dal vivo, partecipi attivamente alle riunioni e parli, dimostra la tua fiducia.

Mostra il tipo di lavoro che stai facendo. Comunica la tua energia ed entusiasmo. Con i video disattivati, sembri o sembri meno sicuro agli altri. Sono sicuro che non vuoi questo.

(2) Cattura i tuoi segnali non verbali

Non puoi esprimere tutto a parole. Ci sono quegli occasionali cenni di assenso, scosse di testa di confusione e sorrisi di apprezzamento. I video ti aiutano a comunicare questo lato non verbale di te. Che ci crediate o no, comunica non verbale, più del 50% di ciò che pensiamo o sentiamo.

(3) Migliora la connessione e il coinvolgimento

"Fuori dal campo visivo; Fuori di testa' – hai sentito questo detto. Senza vederti, molte persone dimenticheranno che sei lì o che stai facendo un lavoro serio. L'attivazione dei video migliora la tua connessione con gli altri. Migliora il coinvolgimento, la visibilità e comunica lo scopo per cui sei qui.

(4) Il contatto visivo virtuale aiuta

I video ti aiutano a ottenere il contatto visivo. Mentre parli guarda la telecamera e parla. È una specie di contatto visivo virtuale e quindi migliora la comunicazione e trasmette meglio ciò che stai cercando di dire. Con il video disattivato, perdi il contatto visivo al 100%.

(5) Aiuta i team remoti a essere ancora più connessi

Con il lavoro a distanza, accendere le nostre videocamere durante le riunioni zoom è il più vicino possibile a un'interazione "faccia a faccia". "Vedere qualcuno sullo schermo incoraggia psicologicamente una connessione umana più autentica", ha affermato un post medio. Essendo lì dal vivo, aiuti te stesso, il resto del team e la tua organizzazione a fare meglio. Aiuti a migliorare la produttività complessiva di te stesso e di tutti. Sono sicuro che sei una persona d'aiuto.

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Perché usare la conversazione solo audio è negativo e perché accendere il video è un'ottima idea?

Comunicare solo con l'audio è come andare in bicicletta con una ruota. È possibile ma stressante. Provalo.

Comunicare tramite audio è come raccontare una grande barzelletta istantanea utilizzando un messaggio di testo. Provalo.

Prova a spiegare lo stile di Rajini o come agisce Vijay usando l'audio invece del video. (Rajini e Vijay sono famosi attori dell'India meridionale). Non si va troppo lontano! Tutti potremmo non renderci conto di questo fatto: facciamo tutti affidamento sulle tue espressioni facciali e sul linguaggio del corpo per trasmettere ciò che pensiamo. Il resto della squadra sa che stiamo scherzando vedendo il nostro sorriso o la nostra reazione facciale e le persone sanno che siamo poco preoccupati dal modo in cui teniamo le mani o alziamo le sopracciglia.

L'uso del video aiuta a costruire relazioni. Mostrare la tua faccia a un cliente, durante una chiamata zoom, fa capire loro che sei un vero essere umano e non solo una voce "spettrale". Lo stesso vale per le riunioni interne e le discussioni sullo zoom. Gli altri nel team piaci e si fidano di te quando accendi i video e vieni dal vivo. Se non vieni mai nei video, lentamente il tuo fattore di fiducia con gli altri diminuisce o diminuisce.

Con Video attivi, sei un amico, un collega o un collega. Con i video disattivati, sei un estraneo nella riunione.

Dì addio alle conversazioni solo vocali! Dì il benvenuto alla tua stessa faccia!

Ricorda questa citazione: "Sento e dimentico... vedo e ricordo".