Yakınlaştırma Toplantıları – Yabancı olmayın! Videonuzu açın!

Hayal etmek! Pazartesi sabahı. Daha yeni kalktın. Zaten 9.25. Daha banyo bile yapmadın. Sabah kahvaltısı? Ve sabah takım toplantısı 9.30'da başlıyor. Katılmalı mıyım? Yapmamalı mıyım? Eğer katılırsam, videolarımı kapatmalı mıyım? Mikrofonun sesi yine de kapalı. Hepimizin aldığı olağan sorulardan biri ve hepimizin içinde bulunduğu olağan durum!

Covid'19 sayesinde son 6 ayda yüz yüze toplantılardan Zoom toplantılarına geçiş yaptık. Yüz yüze görüşmeleri ve görüntülü görüşmeleri ayıran çizgi ortadan kalktı. İster yüz yüze, ister görüntülü olsun, toplantı artık bir toplantıdır.

Şu anda bu kadar çok zoom toplantımız olmasına rağmen, beni şaşırtan bir şey, bazılarımızın ne sıklıkla videoya çıkmayacağı. Videoyu iş ve iş için kullanma alışkanlığı çoğumuz için henüz tam olarak orada değil. Arkadaşlarımız ve ailemizle görüntülü toplantılarda sorun yok ama toplantılar sırasında iş-aileye yüzümüzü göstermekten çekiniyoruz.

Eminim hasta olduğumuz veya çocuklarımızın hasta olduğu ve görüntülü görüşme için yeterince profesyonel veya düzgün giyinmediğimiz günler vardır. Bu, ayda bir veya iki gün olabilir; iki haftada bir olabilir. Bunun hayatımızda her gün olmadığına eminim. Eğer olursa, o zaman hayatımızın kontrolü bizde değildir.

Bazılarımız videolarda canlı yayın yapmaktan hoşlanmayabilir ve rahat olmayabilir. Ancak grup ortamında olduğumuzu ve bunu yaparak (canlıya gelmeyerek) organizatörün, konuşmacının ve diğer katılımcıların görünmeyen stres seviyelerini arttırdığımızı anlamalıyız. Konuşmacıysanız, yakınlaştırma ekranında damga boyutundaki isimlerle konuşmak yerine, herkesin yüzünü görmek sizi iyi hissettirir.

Herkes canlı ve göründüğünde yakınlaştırma tartışmasının kalitesi daha iyidir. Öte yandan, katılımcıların bir kısmı videoyu açmamayı tercih ederse, Zoom tartışmasının kalitesi büyük ölçüde düşer.

Bazen insanlar, zayıf bant genişliği veya internet nedeniyle videoları açmazlar. İyi bir kesintisiz internet bağlantısı, evden çalışmak için bir ön koşuldur. Gerekirse, Mukuesh Ambani (Jio) veya Sunil Bharathi (Airtel) ile iletişime geçin ve daha iyisini yapmanıza, büyümenize yardımcı olacak kesintisiz internet bağlantınız olduğundan emin olun ve başka türlü değil.

***

Birinin iş toplantıları sırasında neden canlı yayına gelmek istemeyebileceğini anlamak için bizimkilerle konuşuyorum. Yakınlaştırma toplantıları sırasında insanların videoyu AÇIK duruma getirmeyi reddetmelerinin en önemli 8 nedeni şunlardır:

(1) “İyi giyinmedim. Saçlarım yanardağ varmış gibi görünüyor”

Birlikte çalıştığınız insanların nasıl göründüğümüzü zaten bildiği çok açık. Seni biraz dengesiz veya kötü görmek, aniden "Dostum, Santhosh bugün iyi görünmüyor" diye düşündürmeyecek. İnsanların toplantılarda nasıl göründüğü hakkında endişelenmekten daha fazla endişe etmemiz gereken çok şey var.

(2) “Üşüyorum ve sık sık yüzümü temizlemem gerekiyor.”

Ofiste olsaydınız ne yapardınız? Aynı şeyi görüntülü toplantılarda da yapın. Fazla bilinçli olmayın. Sadece doğal olun ve yüz yüze otururken başkalarının önündeyken yapacağınızı yapın. Toplantılar sırasında insanları atıştırmalık, su veya kahve veya çay içmeye teşvik ederim. Sil şu yüzü. Normal olun ve yakında herkes bununla iyi olacak. Kahvaltını kaçırdın, bunu 9.30'a getir. Tamamdır.

(3) "Işıklandırmam kötü ve bir video için düzgün gelmiyor."

Evet. Haklısın. Arkanızda ışıklar varsa veya aydınlatma loşsa veya oda çok karanlık veya çok parlaksa, video kalitesi korkunç olacaktır. Ama harika bir haber: Bunu düzeltebilirsin ve bu çok basit. Duvarın önüne oturun (duvar arkanıza gelecek şekilde) ve yüzünüzü bir Pencereye veya odanızın içindeki bir ışığa çevirin. Artık hazırsınız.

(4) “Aile üyelerim gelip gidiyor.”

Videoların arkasında aile üyelerimizin gelip gitmesi sorun değil. İnsanlar alışacak. Tekrar aşırı bilinçli olmamıza gerek yok. Başkalarının çocuğunuzu veya ebeveynlerimizi görmesi sorun değil. Hala ikna olmadıysanız, nispeten sakin bir yer bulun, duvarları arkanıza alarak oturun. Şimdi iyi olmalısın.

(5) “Dışarıdayım ama başkalarının bilmesini istemiyorum”

Evinizin dışında başka bir yerdesiniz ve bu nedenle bir toplantıda canlı olarak gelemezsiniz. Böyle bir durumda açık olun ve ekibe dışarıda olduğunuzu ve dolayısıyla videoyu açamayacağınızı söyleyin. Daha da iyisi, toplantı kısaysa veya yeriniz sadece 5 veya 10 mt ise, sakin bir köşe bulun, beyaz arka plan veya duvar bulun, saçlarınızı elinizle düzeltin ve “Işıklar, kamera, hareket!” Deyin.

(6) "Dizüstü bilgisayarımda sorunlar var. Dizüstü bilgisayar yavaş. Kamera çalışmıyor. Ek programlar yüklemek için yer yok”

Dizüstü bilgisayarınızda sorun varsa, iyi haber şu ki Zoom telefonlarınızla çalışabilir. Android veya iPhone'daki yakınlaştırma uygulaması iyi çalışıyor ve güzel ve kullanımı kolay bir uygulama. Meslektaşlarımızdan birinin dizüstü bilgisayarıyla ilgili sorunları vardı. Zoom toplantısı için bir cep telefonu kullandı ve videosu ve sesi çok netti ve her zamanki dizüstü bilgisayarını kaçırmadı.

Araçların çoğu artık çok basit dizüstü bilgisayarlarda bile çalışıyor ve yakınlaştırma bir istisna değil. Alanınız biterse, video araçlarının çoğunda web bağlantıları vardır ve herhangi bir program yüklemenize gerek yoktur.

(7) “Acil bir proje üzerinde paralel olarak çalışmayı umuyordum. Bunu videoda yapamam.”

Çok önemli, acil bir şeyiniz varsa, açık olun, organizatörlere şu veya bu iş nedeniyle bu sefer katılamayacağınızı söyleyin. Çoklu görev (e-postaları okumak, boşta mesajlaşmak veya gönderilmesi gereken bir belge üzerinde çalışmak) ve dikkat etmemek iyi bir fikir olmayabilir. Video açıkken, önümüzde olana konsantre olma eğilimindeyiz.

(8) “Her nasılsa çoğu videoda değil. Neden rahatsız? Neden canlı gelsin?"

Meslektaşlarınız veya iş arkadaşlarınız henüz videoyu açmamış olsa bile, ilk siz olun. Sizi görünce başkaları rahat hissedecek ve sizi takip edecek. Başkalarının yaptığını 'kopyala-yapıştır' yapmak yerine trend belirleyici olun. Bir lider ve erken benimseyen olun.

***

Uzaktan çalışma artık trend. Görüntülü toplantılar artık bir trend. Kalkmak, giyinmek, ortaya çıkmak artık bir trend. Videolarınızla canlı olmak artık bir trend. Bu son Covid trendlerini kaçırmayın.

İşte iş toplantılarımız sırasında yüzünüzü gösterip canlı yayına gelmeniz için en önemli 5 neden:

(1) “Güveninizi iletir”

Canlı yayına geldiğinizde, toplantılara aktif olarak katıldığınızda ve konuştuğunuzda, kendinize olan güveninizi gösterir.

Yaptığınız işin türünü gösterir. Enerjinizi ve coşkunuzu iletir. Videolar kapalıyken, başkalarına daha az güvenirmişsiniz gibi görünür veya öyle görünürsünüz. Bunu istemediğine eminim.

(2) Sözel olmayan ipuçlarını yakalar

Her şeyi kelimelere dökemezsiniz. Ara sıra baş sallamaları, kafa karışıklığı baş sallamaları ve takdir gülümsemeleri var. Videolar, sözel olmayan bu yönünüzü iletmenize yardımcı olur. İster inanın ister inanmayın, sözsüz iletişim, düşündüklerimizin veya hissettiklerimizin %50'sinden fazlasını oluşturur.

(3) Bağlantıyı ve etkileşimi geliştirir

“Görüş dışı; Akılsız' - bu deyişi duydunuz. Sizi görmeden birçok insan orada olduğunuzu veya ciddi bir iş yaptığınızı unutacaktır. Videoları açmak, başkalarıyla olan bağlantınızı iyileştirir. Katılımı, görünürlüğü artırır ve burada bulunma amacınızı iletir.

(4) Sanal göz teması yardımcı olur

Videolar göz teması kurmanıza yardımcı olur. Konuşurken kameraya bakın ve konuşun. Bir nevi sanal göz teması sağlar ve dolayısıyla iletişimi geliştirir ve söylemeye çalıştığınız şeyi daha iyi iletir. Video kapalıyken göz temasını %100 kaçırırsınız.

(5) Uzak ekiplerin daha da bağlantılı olmasına yardımcı olur

Uzaktan çalışma ile yakınlaştırma toplantıları sırasında kameralarımızı açmak, “yüz yüze” etkileşime mümkün olduğunca yakın. Orta boy bir gönderi, “Birini ekranda görmek psikolojik olarak daha gerçek bir insan bağlantısını teşvik ediyor” dedi. Orada canlı olarak bulunarak kendinize, ekibin geri kalanına ve kuruluşunuzun daha iyisini yapmasına yardımcı olursunuz. Kendinizin ve herkesin genel verimliliğini artırmaya yardımcı olursunuz. Yardımsever biri olduğunuzdan eminim.

***

Yalnızca sesli konuşma kullanmak neden kötü ve videoyu açmak neden harika bir fikir?

Yalnızca sesli iletişim kurmak, tek tekerlekli bisiklete binmek gibidir. Mümkün ama stresli. Dene.

Sesli iletişim, kısa mesaj kullanarak harika bir anlık şaka anlatmaya benzer. Dene.

Rajini'nin stilini veya Vijay'in video yerine ses kullanarak nasıl davrandığını açıklamaya çalışın. (Rajini ve Vijay popüler Güney Hindistanlı aktörlerdir). Çok ileri gitmiyor! Hepimiz bu gerçeği fark etmeyebiliriz: Hepimiz, düşündüklerimizi iletmek için yüz ifadelerinize ve beden dilinize güveniriz. Ekibin geri kalanı, gülümsememizi veya yüz tepkimizi görerek şaka yaptığımızı biliyor ve insanlar, ellerimizi tutma veya kaşlarımızı kaldırma şeklimizden çok az endişe duyduğumuzu biliyor.

Video kullanmak, ilişkiler kurmaya yardımcı olur. Bir yakınlaştırma araması sırasında bir müşteriye yüzünüzü göstererek, onların sadece 'hayalet' ses değil, gerçek insan olduğunuzu anlamalarını sağlar. Aynı şey şirket içi toplantılar ve yakınlaştırma tartışmaları için de geçerlidir. Videoları açıp canlı yayına geçtiğinizde ekipteki diğerleri sizi sever ve size güvenir. Videolara hiç gelmezseniz, diğerlerine olan güven faktörünüz yavaş yavaş azalır veya düşer.

Videolar açıkken bir arkadaş, meslektaş veya iş arkadaşısınız. Videolar kapalıyken toplantıda bir yabancısınız.

Yalnızca sesli sohbetlere elveda deyin! Kendi yüzüne hoş geldin de!

Şu sözü hatırlayın: “Duyuyorum ve unutuyorum… Görüyorum ve hatırlıyorum.”