Mengapa Anda Harus Selalu Membuat Draf Konten di Google Documents

Ketika saya pertama kali memulai sebagai penulis lepas, saya tidak tahu banyak di luar strategi dan pembuatan konten, tetapi saya tahu bahwa jalan yang paling tidak tahan berarti saya dapat menyelesaikan proyek lebih cepat dan karenanya menghasilkan lebih banyak.

Oleh karena itu saya mengambil pendekatan menulis posting blog langsung di platform CMS klien saya, apakah itu WordPress, Shopify, HubSpot, atau yang lainnya. Sepertinya melewatkan langkah mengunggahnya nanti… tetapi kemudian saya menyadari bahwa proses “efektif” saya sama sekali tidak.

Sekarang saya bersumpah dengan membuat draf konten di Google Documents, dan itu adalah sesuatu yang sangat saya sarankan agar semua pekerja lepas, agensi, dan bahkan pemasar internal melakukannya. Mari kita lihat mengapa Anda harus selalu menggunakan Google Documents untuk pembuatan konten.

1. Sistem CMS Terkadang Makan Posting

Saya tidak akan pernah melupakan akhir pekan saya pindah ke rumah saya. Saat itu akhir pekan Paskah, dan aku punya ide untuk makan malam besar-besaran di tempat baruku. Saya telah menghabiskan sepanjang akhir pekan untuk membongkar barang-barang, dan saya hanya harus menyelesaikan posting terakhir ini sebelum tamu saya tiba sehingga saya akhirnya bisa bersantai.

Sepuluh menit sebelum tamu tiba, saya menulis kalimat terakhir. Ada kesalahan dan halaman dimuat secara otomatis. Untuk beberapa alasan, itu tidak disimpan secara otomatis. Saya kehilangan seluruh posting yang telah saya habiskan selama dua setengah jam, dan tidak ada cara untuk memulihkannya (saya sudah memeriksa pacar saya yang paham teknologi).

Saya harus memulai dari awal setelah semua orang pergi dan saya bangun sampai jam 2 pagi.

Saya tidak mengetuk alat apa pun di sini, tetapi kenyataannya adalah bahwa teknologi terkadang gagal.

Terkadang, masalahnya adalah komputer saya terputus dari internet dan saya tidak menyadarinya karena sepertinya masih hemat di pihak saya. Di lain waktu, saya telah melihat masalah kronis dengan perangkat lunak klien tunggal yang diperbarui yang menyebabkan posting hilang atau pemformatannya menjadi miring.

Google Drive tidak sempurna dan dapat memiliki gangguannya sendiri. Terkadang ada satu atau dua komentar yang hilang, atau pembaruan terakhir saya tidak disimpan. Meskipun demikian, ini adalah platform yang paling dapat diandalkan, dan kasus terburuknya adalah beberapa suntingan yang hilang dibandingkan dengan seluruh posting blog yang hilang.

Dan bagian terbaiknya: Saya mendapat pemberitahuan saat ada koneksi internet sehingga saya dapat menyalin posting ke catatan saya atau dokumen Word jika diperlukan sebelum macet.

2. Ini Pilihan Terbaik untuk Kolaborasi Mudah

Dalam kebanyakan kasus, pembuat konten akan bekerja dengan anggota tim lainnya.

Untuk pekerja lepas, ini berarti persetujuan klien (terkadang dengan beberapa anggota tim yang terlibat). Agensi perlu bekerja dengan pekerja lepas dan klien, bertindak sebagai perantara. Dan bahkan pemasar internal kemungkinan akan mendapatkan umpan balik dari tim pengembangan produk dan supervisor.

Sistem CMS tidak efektif karena alasan ini. Orang harus meninggalkan komentar dalam teks itu sendiri yang terkadang terlewatkan dan dipublikasikan, atau menggunakan email "Satu paragraf itu, dapatkah diubah" yang memakan waktu dan membingungkan.

Ini berarti Anda harus membuat konten dalam platform yang memungkinkan kolaborasi mudah. Google Documents cocok dengan tagihan itu.

Setiap orang dapat mengomentari dokumen secara real time. Mereka dapat menyarankan pengeditan dalam komentar, atau dalam teks. Orang dapat menandai satu sama lain untuk mengajukan pertanyaan atau memberikan tugas.

Anda dapat melacak semua perubahan ini dari waktu ke waktu dengan melihat riwayat versi yang berbeda. (Anda dapat melakukan ini dengan membuka "File" dan kemudian menemukan "Riwayat Versi.")

Bahkan dokumen Word tidak unggul dengan tingkat kolaborasi ini, karena itu tidak terjadi secara real time. Saya menggunakan dokumen Word untuk sementara, dan itu menjadi berantakan, dengan orang-orang menjadi bingung tentang versi mana yang terbaru dan komentar yang terlewatkan.

3. Anda Pemilik Dokumen

Ini paling relevan untuk freelancer dan agensi, dan meskipun mudah-mudahan itu tidak akan pernah relevan bagi Anda secara khusus, ini bisa sangat berharga.

Saat Anda membuat konten di Google Dokumen asli Anda sendiri, Anda adalah pemiliknya. Tidak ada yang dapat memotong akses Anda dan kemudian mengatakan bahwa Anda tidak mengirimkan apa pun, yang dapat mereka lakukan dengan sistem CMS.

Saya hanya mengalami ini sekali, tetapi itu benar-benar terjadi. Seorang klien marah karena saya dipesan untuk sisa tahun ini (yang telah saya peringatkan sekitar sebulan sebelumnya) dan bahwa saya tidak dapat menyelesaikan proyeknya. Dia menghapus akses saya ke CMS mereka, mengatakan bahwa saya tidak akan pernah menyerahkan kiriman, dan bahwa saya berutang lagi padanya atau dia akan melakukan tagihan balik kartu kredit.

Untungnya, saya memiliki pos yang disimpan di Google Documents. Saya telah menulisnya di sana sebelum mengunggah, dan itu menunjukkan bahwa dia telah diberi akses tiga minggu sebelumnya dan menyetujuinya di dalam dokumen. Saya sudah cukup untuk memastikan bahwa dia tidak dapat menahan atau melakukan tolak bayar atas pembayaran.

Dan sementara orang ini menjadi mantan klien, dia sangat luar biasa untuk diajak bekerja sama sebelum acara ini. Memiliki hal-hal kecil di tempat untuk melindungi bisnis Anda adalah panggilan yang sangat baik, dan ini mudah.

4. Mudah untuk Mengekspor & Mengunggah ke Platform Lain

Konten telah dibuat, diedit, dan disetujui. Jadi sekarang apa?

Dengan Google Documents, mengekspor dan/atau mengunggahnya dengan mudah ke mana pun Anda membutuhkan konten.

Anda dapat membagikannya dengan klien sehingga mereka dapat melakukannya sesuai keinginan, atau membuat dokumen PDF atau Word hanya dengan satu klik.

Anda juga dapat menggunakan Wordable.io untuk mengunggah konten (gambar dan semuanya!) hanya dengan beberapa detik dan beberapa klik ke beberapa platform CMS, termasuk WordPress, Medium, HubSpot, Shopify, dan banyak lagi yang akan segera hadir.

Anda hanya perlu mengimpor dokumen Anda dari Google, menghubungkan ke CMS Anda, dan mengunggahnya secara langsung. Semuanya akan diformat dengan benar, dan Anda dapat membuat penyesuaian seperti teks alternatif dan nama penulis saat Anda menggunakannya. Lihat cara kerjanya di sini:

Video

Wordable.io adalah cara termudah untuk mengunggah konten Anda dengan cepat dari Google Drive ke CMS Anda. Cobalah di sini, dengan 5 ekspor pertama Anda gratis.

Pikiran Akhir

Meskipun tidak ada alat konten yang benar-benar sempurna atau kebal dari masalah teknologi, Google Documents hampir sebaik yang didapatnya. Ini kemungkinan besar dapat diandalkan, membuat Anda tetap di kursi pengemudi, dan membuat kolaborasi, pengeditan, dan pengunggahan semudah dan seefisien mungkin.

Saya sangat menyarankan agar semua pembuat konten menulis draf konten mereka di Google Documents sebelum mengunggahnya ke CMS mereka, terutama karena alat seperti Wordable.io membuat proses publikasi menjadi sangat sederhana. Ini adalah cara mudah untuk melindungi bisnis dan konten Anda, sambil memastikan bahwa hasil akhirnya persis seperti yang diharapkan semua orang.

Siap untuk merampingkan proses produksi konten Anda dengan pengunggahan yang cepat dan mudah? Mulailah dengan 5 ekspor gratis melalui Wordable.io sekarang .