Prowadzenie ewidencji w małych firmach 101: przewodnik dla przedsiębiorców z branży e-commerce

Prowadzenie ewidencji podatkowej i innych ważnych dokumentów biznesowych jest nie tylko pomocne przy rozliczaniu podatków: prowadzenie ewidencji jest obowiązkiem prawnym nałożonym przez IRS. Ale kiedy patrzysz na stosy rachunków i inne dokumenty biznesowe, może być trudno określić, które dokumenty musisz zachować, a które możesz wysłać do niszczarki. W tym przewodniku omówimy elementy, które należy przechowywać i przechowywać, jeśli chodzi o prowadzenie dokumentacji w małych firmach. Wyjaśnimy również, jak długo trzeba je przechowywać, oraz skuteczne metody przechowywania akt (aby uchronić Cię przed przeładowaną szafką na dokumenty).

Ewidencja i rachunki podatkowe, które musisz przechowywać

Każdy właściciel małej firmy lub osoba samozatrudniona jest zobowiązana przez IRS do przechowywania dokumentacji potwierdzającej dochody, potrącenia lub kredyty pojawiające się w ich zeznaniu podatkowym. Ta dokumentacja jest sposobem, w jaki udowadniasz, że zarobiłeś to, co powiedziałeś, że zarobiłeś i kupiłeś to, co powiedziałeś, że kupiłeś.

Ewidencja podatkowa i dokumentacja pomocnicza, które musisz przechowywać, zawierają:

• Wpływy kasowe
• Wyciągi bankowe i wyciągi z kart kredytowych
• Rachunki
• Anulowane czeki
• Faktury
• Dowód płatności, taki jak zapisy transakcji z PayPal
• Sprawozdania finansowe od Bench lub Twojego księgowego
• Poprzednie deklaracje podatkowe
• Formularze W2 i 1099
• Wszelkie inne dokumenty potwierdzające dochód, odliczenie lub kredyt wykazane w zeznaniu podatkowym

Pamiętaj, że ta lista nie jest w stu procentach wyczerpująca. Rodzaje ewidencji, które musisz prowadzić do celów podatkowych, różnią się w zależności od charakteru Twojej firmy.

Ciężar dowodu w celu udowodnienia transakcji biznesowych spoczywa na Tobie, jako podatniku. Ponieważ od Ciebie zależy wykonanie kopii zapasowej każdej pozycji zeznania podatkowego wraz z dokumentacją uzupełniającą, nasza rada jest prosta: Zachowaj wszystko.

Podczas kontroli podatkowej Twoją pierwszą linią obrony są dokumenty podatkowe. Najlepszym rozwiązaniem jest przechowywanie wszystkiego w formie cyfrowej, dzięki czemu jest łatwo pod ręką w przypadku kontroli ze strony IRS. Pomoże Ci to również uniknąć utraty paragonów, dzięki czemu będziesz mógł wesprzeć każdą możliwą ulgę podatkową, która dotyczy Twojej firmy.

Ponieważ od Ciebie zależy wykonanie kopii zapasowej każdej pozycji zeznania podatkowego wraz z dokumentacją uzupełniającą, nasza rada jest prosta: Zachowaj wszystko.

Zasada 75 USD: paragony, które możesz wyrzucić (ale nie powinieneś)

Ogólnie rzecz biorąc, oczekuje się, że będziesz trzymać się dokumentów dowodowych – paragonów, anulowanych czeków, rachunków – aby śledzić swoje wydatki.

Będziemy trzymać się naszej porady „zachowaj wszystko” i powiemy, że powinieneś przyzwyczaić się do składania rachunków za wszystkie wydatki biznesowe. Pomoże ci jednak zrozumieć wyjątki od zasad prowadzenia dokumentacji.

Nie musisz przechowywać dokumentów dowodowych dotyczących wydatków, jeśli zachodzi którakolwiek z poniższych sytuacji:

• Koszt wynosi mniej niż 75 USD (Uwaga: ta zasada nie dotyczy kosztów zakwaterowania.)
• To koszt transportu, a paragon nie jest łatwo dostępny
• Zgłaszasz wydatki podczas podróży służbowych, które rozliczasz u pracodawcy w ramach planu rozliczalnego i za które otrzymujesz dietę dzienną

Pamiętaj jednak, że każdy wydatek – nawet poniżej 75 USD – może zostać zakwestionowany podczas audytu IRS. W przypadku braku pokwitowania za jakiekolwiek wydatki poniżej 75 USD, IRS utrzyma odliczenie tylko wtedy, gdy przedstawisz pewne informacje na żądanie.

Oto informacje o wydatkach, które musisz udokumentować i przedstawić podczas audytu:

• Kwota wydatku
• Data zawarcia transakcji
• Miejsce, w którym miała miejsce transakcja
• Istotny charakter lub cel wydatku

W przypadku odliczeń za posiłki i rozrywkę musisz również określić, kto był zaangażowany w wydatek — na przykład imię i nazwisko klienta, którego zabrałeś na lunch. Zapisz te szczegóły na odwrocie paragonów papierowych, w pamiętniku lub kalendarzu. Możesz także użyć aplikacji mobilnej, takiej jak Expensify, do przechowywania cyfrowych zapisów.

Możesz dowiedzieć się więcej o wytycznych IRS dotyczących wydatków poniżej 75 USD na stronie IRS.

Kiedy można niszczyć ewidencję podatkową?

Limit trzech lat

Ogólnie rzecz biorąc, ewidencję podatkową należy przechowywać przez trzy lata od daty złożenia rozliczenia lub od daty wymagalności zeznania podatkowego — w zależności od tego, co nastąpi później. Nawet jeśli złożysz zeznanie podatkowe wcześniej, jest ono traktowane tak, jakby zostało złożone w terminie.

Przykład limitu trzech lat

Załóżmy, że kilka lat temu byłeś dobrze zorganizowany i złożyłeś zeznanie podatkowe za rok obrotowy 2013 10 kwietnia 2014 r. Jednak terminem tego roku był 15 kwietnia 2014 r.

Oznacza to, że będziesz musiał przechowywać ewidencję podatkową, pokwitowania i inne dokumenty potwierdzające związane z zeznaniem podatkowym za 2013 r. do 15 kwietnia 2017 r. — trzy lata po terminie zwrotu zeznania.

Możesz podziękować okresowi przedawnienia tej zasady. Okres przedawnienia to okres, w którym podatnik – czyli Ty – może dokonać korekty zeznania podatkowego. Jest to również okres, w którym IRS może przeprowadzić audyt po Twoim powrocie.

Gdy okres przedawnienia zeznania podatkowego upłynie, nie musisz już przechowywać kopii zeznania podatkowego ani żadnej dokumentacji uzupełniającej.

Dyskutujemy jednak o prawie podatkowym — co oznacza, że ​​od każdej reguły istnieją wyjątki.

Wyjątki od zasady trzech lat

Istnieją pewne przypadki, w których wymaga się, abyś wstrzymał zeznanie podatkowe przez okres dłuższy niż trzy lata po złożeniu wniosku. Oto podsumowanie wyjątków od reguły trzech lat i podstawowe wyjaśnienie, jak długo należy przechowywać dane w każdej kategorii:

Złe długi i bezwartościowe papiery wartościowe

Możesz odliczyć wartość nieściągalnych długów lub bezwartościowych papierów wartościowych ze swojego zeznania podatkowego. Ale jeśli to zrobisz, będziesz musiał przechowywać ewidencję tych długów i papierów wartościowych przez siedem lat .

Pominięty dochód

Jeśli nie zgłosiłeś dochodu, który powinieneś był zgłosić, a był to więcej niż 25% dochodu brutto wymienionego w zeznaniu, przechowuj dokumentację przez sześć lat od daty złożenia wniosku lub od terminu zgłoszenia — w zależności od tego, co nastąpiło później.

Ewidencja pracowników

Jeśli masz pracowników, musisz przechowywać dokumentację zatrudnienia przez co najmniej cztery lata od daty, w której podatki od wynagrodzeń były należne lub zostały zapłacone – w zależności od tego, co nastąpi później.

Fałszywy zwrot lub brak zwrotu

Na wypadek, gdybyś planował popełnić oszustwo podatkowe lub pominąć składanie zeznania: Nie ma przedawnienia w złamaniu prawa. IRS może cię ścigać na zawsze .

Ewidencja nieruchomości

Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś przechowywać ewidencję majątku przez co najmniej trzy lata – okres, w którym możesz zostać poddany audytowi lub w którym możesz zmienić swój zeznanie.

Musisz przechowywać te rejestry, aby móc obliczyć wszelkie odliczenia amortyzacji lub umorzenia, a także uwzględnić zysk lub stratę, jeśli ostatecznie sprzedasz nieruchomość.

Oto przykład: załóżmy, że pozbyłeś się nieruchomości w roku podatkowym 2015. Na zeznaniu podatkowym za 2015 r. zgłaszasz zarobione pieniądze. Złożysz wniosek w wyznaczonym terminie — 18 kwietnia 2016 r. Musiałbyś przechowywać dokumentację związaną z tą nieruchomością przez trzy lata, do 18 kwietnia 2016 r.

Rodzaj ewidencji majątku, którą należy przechowywać, obejmującą akty własności, tytuły i ewidencję kosztów — na przykład rachunki za komputery lub pojazdy.

Jak przechowywać rachunki i dokumenty podatkowe

Teraz już wiesz, jak długo przechowywać ewidencję podatkową, następnym krokiem jest opracowanie skutecznej i bezpiecznej metody ich przechowywania.

Możliwe, że Twoja historia zamówień i zapisy transakcji już znajdują się w chmurze. Ale w przypadku papierowych kopii paragonów — na przykład z jednej z wielu twoich podróży do wysyłki towarów na poczcie — lepiej jest całkowicie zrezygnować z papieru.

IRS zaakceptuje cyfrowe kopie dokumentów, o ile są one identyczne i zawierają te same dokładne informacje, co oryginalne kopie. Na żądanie musisz mieć możliwość sporządzenia czytelnej drukowanej kopii dokumentu.

Korzystaj z usług przechowywania w chmurze, takich jak Sync, Dropbox, Evernote lub Dysk Google, aby przechowywać kopie dokumentów papierowych online. Jeśli masz do przesłania dużą liczbę dokumentów, rozważ zainwestowanie w szybki skaner. Dobrze jest również przechowywać kopię zapasową każdego dokumentu w osobnej lokalizacji, takiej jak zaszyfrowany dysk SSD lub inna usługa przechowywania w chmurze.

Prowadzenie ewidencji dla celów niepodatkowych

Twoi wierzyciele, prawnik biznesowy lub firma ubezpieczeniowa mogą również chcieć zobaczyć kopie twoich rejestrów podatkowych i mogą wymagać, abyś przetrzymywał je dłużej niż robi to IRS. Gdy minie okres przedawnienia Twoich danych, upewnij się, że nie będziesz ich potrzebować do innego celu, zanim je zniszczysz.

Jeśli korzystasz z pamięci cyfrowej, możesz po prostu archiwizować rekordy, których już nie potrzebujesz — zamiast je trwale usuwać.

Wniosek

Nadążanie za wszystkimi zasadami, których oczekuje się od małych firm, może być trudne. Chociaż ważne jest, aby upewnić się, które dokumenty należy przechowywać i jakie są okresy ograniczeń dla każdej z nich, pamiętaj: Najlepszym podejściem do prowadzenia dokumentacji w małych firmach jest trzymanie wszystkiego. Życie jest prostsze, gdy nie walczysz o brakujące paragony i zapisy w sezonie podatkowym. I tak długo, jak zachowujesz wszystko, będziesz wiedział, że zawsze masz to, czego potrzebujesz w przypadku audytu IRS.