Small Business Recordkeeping 101: Ein Leitfaden für E-Commerce-Unternehmer

Das Aufbewahren von Steuerunterlagen und anderen wichtigen Geschäftsdokumenten ist nicht nur für die Einreichung Ihrer Steuern hilfreich: Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen ist eine gesetzliche Verpflichtung des IRS. Aber wenn Sie Stapel von Quittungen und anderen Geschäftsunterlagen anstarren, kann es schwierig sein, zu wissen, welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen und welche Unterlagen Sie an den Aktenvernichter senden können. In diesem Leitfaden behandeln wir die Gegenstände, die Sie aufbewahren und aufbewahren müssen, wenn es um die Führung von Aufzeichnungen in kleinen Unternehmen geht. Wir erklären auch, wie lange Sie sie aufbewahren müssen und wie Sie Ihre Unterlagen effizient ablegen (um Sie vor dem überfüllten Aktenschrank zu bewahren).

Steuerunterlagen und Quittungen, die Sie aufbewahren müssen

Jeder Kleinunternehmer oder Selbständige ist vom IRS verpflichtet, Dokumente aufzubewahren, die Einkommensbestandteile, Abzüge oder Gutschriften belegen, die in seiner Steuererklärung erscheinen. Mit dieser Dokumentation beweisen Sie, dass Sie das verdient haben, was Sie angeblich verdient haben, und gekauft haben, was Sie gekauft haben.

Die Steuerunterlagen und Begleitdokumente, die Sie aufbewahren müssen, umfassen:

• Quittungen
• Bank- und Kreditkartenabrechnungen
• Rechnungen
• Stornierte Schecks
• Rechnungen
• Zahlungsnachweise, wie Transaktionsaufzeichnungen von PayPal
• Jahresabschlüsse von Bench oder Ihrem Buchhalter
• Bisherige Steuererklärungen
• W2 und 1099 Formen
• Alle anderen Belege, die ein Einkommen, einen Abzug oder eine Gutschrift belegen, die in Ihrer Steuererklärung angegeben sind

Beachten Sie, dass diese Liste nicht hundertprozentig vollständig ist. Die Arten von Aufzeichnungen, die Sie für Steuerzwecke aufbewahren müssen, hängen von der Art Ihres Unternehmens ab.

Die Beweislast für den Nachweis Ihrer Geschäftsvorfälle liegt bei Ihnen als Steuerzahler. Da es Ihnen selbst überlassen ist, jeden Punkt Ihrer Steuererklärung mit Belegen zu belegen, ist unser Rat einfach: Bewahren Sie alles auf.

Bei einer Steuerprüfung sind Ihre Steuerunterlagen Ihre erste Verteidigungslinie. Am besten speichern Sie alles digital, damit es bei einer Überprüfung durch den IRS leicht zur Hand ist. Dies hilft Ihnen auch dabei, den Verlust von Belegen zu vermeiden, sodass Sie alle möglichen Steuerabzüge unterstützen können, die für Ihr Unternehmen gelten.

Da es Ihnen selbst überlassen ist, jeden Punkt Ihrer Steuererklärung mit Belegen zu belegen, ist unser Rat einfach: Bewahren Sie alles auf.

Die 75-Dollar-Regel: Quittungen, die Sie wegwerfen können (aber nicht sollten)

Im Allgemeinen wird von Ihnen erwartet, dass Sie Belege – Quittungen, eingezogene Schecks, Rechnungen – aufbewahren, um Ihre Ausgaben zu verfolgen.

Wir bleiben hier bei unserem „Alles behalten“-Tipp und sagen, dass Sie sich angewöhnen sollten, Belege für alle Ihre Geschäftsausgaben einzureichen. Aber es wird Ihnen helfen, die Ausnahmen von den Aufzeichnungsregeln zu verstehen.

Sie brauchen keine Belege für Ausgaben aufzubewahren, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Die Kosten belaufen sich auf weniger als 75 USD (Hinweis: Diese Regel gilt nicht für Unterkunftskosten.)
• Es handelt sich um Transportkosten und eine Quittung ist nicht leicht verfügbar
• Sie melden Ausgaben für geschäftliche Reisen, die Sie einem Arbeitgeber im Rahmen eines abrechnungsfähigen Plans abrechnen und für die Sie ein Tagegeld erhalten

Denken Sie jedoch daran, dass alle Ausgaben – selbst unter 75 US-Dollar – während eines IRS-Audits angefochten werden können. Wenn Ihnen eine Quittung für Ausgaben unter 75 USD fehlt, wird der IRS den Abzug nur aufrechterhalten, wenn Sie auf Anfrage bestimmte Informationen vorlegen.

Im Folgenden sind die Ausgabeninformationen aufgeführt, die Sie während einer Prüfung dokumentieren und vorlegen müssen:

• Die Höhe der Kosten
• Das Datum, an dem die Transaktion stattfand
• Der Ort, an dem die Transaktion stattfand
• Der wesentliche Charakter oder Zweck der Ausgabe

Bei Abzügen für Mahlzeiten und Bewirtung müssen Sie auch angeben, wer an den Ausgaben beteiligt war – zum Beispiel den Namen des Kunden, den Sie zum Mittagessen eingeladen haben. Notieren Sie diese Details auf der Rückseite von Papierquittungen oder in einem Tagebuch oder Kalender. Sie können auch eine mobile App wie Expensify verwenden, um digitale Aufzeichnungen zu führen.

Weitere Informationen zu den IRS-Richtlinien für Ausgaben unter 75 USD finden Sie auf der IRS-Website.

Wann können Sie Steuerunterlagen vernichten?

Das Drei-Jahres-Limit

Im Allgemeinen müssen Sie die Steuerunterlagen drei Jahre lang nach dem Datum der Abgabe der Ausgaben oder ab dem Fälligkeitsdatum Ihrer Steuererklärung aufbewahren – je nachdem, was später eintritt. Auch wenn Sie Ihre Steuererklärung vorzeitig einreichen, wird sie so behandelt, als ob sie am Fälligkeitsdatum eingereicht worden wäre.

Ein Beispiel für die Dreijahresfrist

Nehmen wir an, Sie waren vor einigen Jahren gut organisiert und haben am 10. April 2014 Ihre Steuererklärung für das Geschäftsjahr 2013 abgegeben. In diesem Jahr war jedoch der Stichtag der 15. April 2014.

Dies bedeutet, dass Sie die Steuerunterlagen, Quittungen und andere Belege im Zusammenhang mit Ihrer Steuererklärung 2013 bis zum 15. April 2017 aufbewahren müssen – drei Jahre nach dem Fälligkeitsdatum Ihrer Steuererklärung.

Sie können der Verjährungsfrist für diese Regel danken. Die Verjährungsfrist ist der Zeitraum, in dem ein Steuerpflichtiger – das sind Sie – seine Steuererklärung ändern kann. Es ist auch der Zeitraum, in dem der IRS bei Ihrer Rückkehr eine Prüfung durchführen kann.

Wenn die Verjährungsfrist für Ihre Steuererklärung abläuft, müssen Sie keine Kopie der Steuererklärung oder ihrer Belege mehr aufbewahren.

Aber wir diskutieren hier über das Steuerrecht – das heißt, es gibt Ausnahmen von jeder Regel.

Ausnahmen von der Dreijahresregel

Es gibt bestimmte Fälle, in denen Sie eine Steuererklärung länger als drei Jahre nach der Einreichung aufbewahren müssen. Hier ist eine Zusammenfassung der Ausnahmen von der Dreijahresregel und eine grundlegende Erklärung dafür, wie lange Sie die Aufzeichnungen in jeder Kategorie aufbewahren sollten:

Forderungsausfälle und wertlose Wertpapiere

Sie können den Wert uneinbringlicher Forderungen oder wertloser Wertpapiere von Ihrer Steuererklärung abziehen. Aber wenn doch, müssen Sie diese Schulden und Sicherheiten sieben Jahre lang aufbewahren .

Ausgelassenes Einkommen

Wenn Sie das Einkommen, das Sie hätten melden müssen, nicht gemeldet haben und es mehr als 25 % des Bruttoeinkommens ausmachte, das in Ihrer Erklärung aufgeführt ist, bewahren Sie die Aufzeichnungen sechs Jahre lang ab dem Datum der Einreichung oder der Einreichungsfrist auf – je nachdem, was später eintritt.

Mitarbeiterakten

Wenn Sie Angestellte haben, müssen Sie die Beschäftigungsunterlagen mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Lohnsteuern aufbewahren – je nachdem, welcher Zeitpunkt später eintritt.

Betrügerische Rückgabe oder keine Rückgabe

Nur für den Fall, dass Sie einen Steuerbetrug begehen oder eine Steuererklärung überspringen möchten: Es gibt keine Verjährungsfrist für Gesetzesverstöße. Der IRS kann Sie für immer verfolgen .

Immobiliendatensätze

Im Allgemeinen sollten Sie Eigentumsnachweise für mindestens drei Jahre aufbewahren – den Zeitraum, in dem Sie geprüft werden oder Ihre Erklärung ändern können.

Sie müssen diese Aufzeichnungen aufbewahren, damit Sie Abschreibungs-, Amortisations- oder Abschreibungsabzüge berechnen und Gewinne oder Verluste berücksichtigen können, wenn Sie die Immobilie schließlich verkaufen.

Hier ein Beispiel: Angenommen, Sie haben im Steuerjahr 2015 ein Grundstück losgeworden. In Ihrer Steuererklärung für 2015 melden Sie das Geld, das Sie verdient haben. Sie reichen fristgerecht – 18. April 2016 – ein. Sie müssen die Unterlagen zu diesem Grundstück drei Jahre lang bis zum 18. April 2016 aufbewahren.

Die Art von Eigentumsaufzeichnungen, die Sie aufbewahren sollten, umfassen Urkunden, Titel und Kostenbasisaufzeichnungen – zum Beispiel Quittungen für Computer oder Fahrzeuge.

So speichern Sie Quittungen und Steuerunterlagen

Jetzt wissen Sie, wie lange Sie Ihre Steuerunterlagen aufbewahren müssen. Der nächste Schritt besteht darin, eine effiziente und sichere Methode zur Aufbewahrung zu entwickeln.

Die Chancen stehen gut, dass Ihre Bestellhistorie und Transaktionsaufzeichnungen bereits in der Cloud vorhanden sind. Aber bei Belegen in Papierform – zum Beispiel von einer Ihrer vielen Fahrten zur Post bei der Post – gehen Sie besser komplett papierlos vor.

Der IRS akzeptiert digitale Kopien von Dokumenten, solange sie mit den Originalkopien identisch sind und dieselben genauen Informationen enthalten. Auf Verlangen müssen Sie eine lesbare gedruckte Kopie des Dokuments vorlegen können.

Verwenden Sie Cloud-Speicherdienste wie Sync, Dropbox, Evernote oder Google Drive, um Kopien Ihrer Papierdokumente online zu speichern. Wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten hochladen müssen, sollten Sie in einen Hochgeschwindigkeitsscanner investieren. Es ist auch ratsam, ein Backup jedes Dokuments an einem separaten Ort aufzubewahren, z. B. auf einem verschlüsselten Solid-State-Laufwerk oder einem anderen Cloud-Speicherdienst.

Führung von Aufzeichnungen zu nichtsteuerlichen Zwecken

Ihre Gläubiger, Ihr Wirtschaftsanwalt oder Ihre Versicherungsgesellschaft möchten möglicherweise auch Kopien Ihrer Steuerunterlagen sehen, und sie müssen sie möglicherweise länger aufbewahren als der IRS. Wenn Sie die Verjährungsfrist für Ihre Unterlagen überschritten haben, überprüfen Sie, ob Sie sie nicht für einen anderen Zweck benötigen, bevor Sie sie vernichten.

Wenn Sie einen digitalen Speicher verwenden, können Sie nicht mehr benötigte Datensätze einfach archivieren – anstatt sie dauerhaft zu löschen.

Abschluss

Es kann schwierig sein, alle Regeln einzuhalten, die von kleinen Unternehmen erwartet werden. Obwohl es wichtig ist, sicherzustellen, welche Aufzeichnungen Sie aufbewahren müssen und welche Verjährungsfristen jeweils gelten, denken Sie daran: Der beste Ansatz für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen in kleinen Unternehmen besteht darin, alles aufzubewahren. Das Leben ist einfacher, wenn Sie während der Steuersaison nicht nach fehlenden Quittungen und Aufzeichnungen suchen. Und solange Sie alles behalten, wissen Sie, dass Sie im Falle eines IRS-Audits immer alles haben, was Sie brauchen.