Pencatatan Usaha Kecil 101: Panduan untuk Pengusaha E-niaga

Menyimpan catatan pajak dan dokumen bisnis penting lainnya tidak hanya membantu untuk mengajukan pajak Anda: Pencatatan adalah kewajiban hukum yang diberlakukan oleh IRS. Tetapi ketika Anda melihat ke bawah tumpukan tanda terima dan catatan bisnis lainnya, mungkin sulit untuk mengetahui catatan mana yang perlu Anda simpan, dan catatan mana yang dapat Anda kirim ke mesin penghancur kertas. Dalam panduan ini, kami akan membahas barang-barang yang perlu Anda simpan dan simpan dalam hal pencatatan bisnis kecil. Kami juga akan menjelaskan berapa lama Anda perlu menyimpannya, dan metode yang efisien untuk mengarsipkan catatan (untuk menyelamatkan Anda dari lemari arsip yang penuh sesak).

Catatan & Kwitansi Pajak yang Perlu Anda Simpan

Setiap pemilik usaha kecil atau wiraswasta diharuskan oleh IRS untuk menyimpan dokumentasi yang mendukung item pendapatan, pengurangan, atau kredit yang muncul pada pengembalian pajak mereka. Dokumentasi ini adalah bagaimana Anda membuktikan bahwa Anda memperoleh apa yang Anda katakan Anda peroleh dan membeli apa yang Anda katakan Anda beli.

Catatan pajak dan dokumentasi pendukung yang perlu Anda pegang untuk menyertakan:

• tanda terima
• Laporan bank dan kartu kredit
• tagihan
• Cek yang dibatalkan
• Faktur
• Bukti pembayaran, seperti catatan transaksi dari PayPal
• Laporan keuangan dari Bench atau pembukuan Anda
• SPT pajak sebelumnya
• Formulir W2 dan 1099
• Bukti dokumenter lainnya yang mendukung item pendapatan, pengurangan, atau kredit yang ditunjukkan pada pengembalian pajak Anda

Ingatlah bahwa daftar ini tidak seratus persen lengkap. Jenis catatan yang perlu Anda simpan untuk keperluan pajak akan bervariasi sesuai dengan sifat bisnis Anda.

Beban pembuktian untuk membuktikan transaksi bisnis Anda adalah pada Anda, pembayar pajak. Karena terserah Anda untuk mencadangkan setiap item pada pengembalian pajak Anda dengan dokumentasi pendukung, saran kami sederhana: Simpan semuanya.

Selama audit pajak, garis pertahanan pertama Anda adalah catatan pajak Anda. Taruhan terbaik Anda adalah menyimpan semuanya secara digital, sehingga mudah di tangan jika ada pengawasan dari IRS. Ini juga akan membantu Anda menghindari kehilangan tanda terima sehingga Anda dapat mendukung setiap kemungkinan pengurangan pajak yang berlaku untuk bisnis Anda.

Karena terserah Anda untuk mencadangkan setiap item pada pengembalian pajak Anda dengan dokumentasi pendukung, saran kami sederhana: Simpan semuanya.

Aturan $75: Tanda Terima Anda Bisa Lempar (Tapi Tidak Seharusnya)

Secara umum, Anda diharapkan untuk menyimpan bukti dokumenter — kuitansi, cek yang dibatalkan, tagihan — untuk melacak pengeluaran Anda.

Kami akan tetap berpegang pada saran "simpan semuanya" di sini dan mengatakan bahwa Anda harus membiasakan diri mengajukan tanda terima untuk semua pengeluaran bisnis Anda. Tapi itu akan membantu Anda untuk memahami pengecualian aturan pencatatan.

Anda tidak perlu menyimpan bukti dokumenter untuk pengeluaran jika salah satu hal berikut berlaku:

• Biayanya kurang dari $75 (Catatan: aturan ini tidak berlaku untuk biaya penginapan.)
• Ini adalah biaya transportasi dan tanda terima tidak tersedia
• Anda melaporkan pengeluaran saat bepergian untuk bisnis, yang Anda pertanggungjawabkan ke majikan di bawah rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, dan untuk itu Anda menerima tunjangan per diem

Ingat, bagaimanapun, bahwa pengeluaran apa pun — bahkan yang di bawah $ 75 — dapat ditantang selama audit IRS. Jika Anda tidak memiliki tanda terima untuk pengeluaran apa pun di bawah $75, IRS hanya akan mendukung pemotongan jika Anda memberikan informasi tertentu berdasarkan permintaan.

Berikut informasi pengeluaran yang perlu Anda dokumentasikan dan sajikan selama audit:

• Besarnya biaya
• Tanggal terjadinya transaksi
• Tempat terjadinya transaksi
• Karakter atau tujuan penting dari pengeluaran

Untuk pengurangan makan dan hiburan, Anda juga perlu menentukan siapa yang terlibat dengan biaya — misalnya, nama klien yang Anda ajak makan siang. Tuliskan rincian ini di bagian belakang kuitansi kertas, atau di buku harian atau kalender. Anda juga dapat menggunakan aplikasi seluler seperti Expensify untuk menyimpan catatan digital.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang pedoman IRS untuk pengeluaran di bawah $75 di situs web IRS.

Kapan Anda Dapat Menghancurkan Catatan Pajak?

Batas Tiga Tahun

Umumnya, Anda perlu menyimpan catatan pajak selama tiga tahun setelah tanggal pengeluaran diajukan, atau dari tanggal jatuh tempo pengembalian pajak Anda — mana saja yang lebih lambat. Bahkan jika Anda mengajukan pengembalian pajak Anda lebih awal, itu diperlakukan seolah-olah itu diajukan pada tanggal jatuh tempo.

Contoh Batas Tiga Tahun

Katakanlah beberapa tahun yang lalu, Anda terorganisir dengan baik dan Anda mengajukan pengembalian pajak untuk tahun buku 2013 pada 10 April 2014. Namun, batas waktu tahun itu adalah 15 April 2014.

Ini berarti Anda harus menyimpan catatan pajak, tanda terima, dan dokumentasi pendukung lainnya yang terhubung dengan pengembalian pajak 2013 Anda hingga 15 April 2017 — tiga tahun setelah tanggal jatuh tempo pengembalian Anda.

Anda dapat berterima kasih pada periode pembatasan untuk aturan ini. Periode pembatasan adalah periode di mana wajib pajak — yaitu Anda — dapat mengubah pengembalian pajak mereka. Ini juga merupakan periode di mana IRS dapat melakukan audit saat Anda kembali.

Ketika periode pembatasan pengembalian pajak Anda berakhir, Anda tidak lagi diharuskan untuk menyimpan salinan pengembalian pajak atau dokumentasi pendukungnya.

Namun, ini adalah undang-undang pajak yang sedang kita diskusikan — yang berarti ada pengecualian untuk setiap aturan.

Pengecualian untuk Aturan Tiga Tahun

Ada beberapa contoh yang menuntut Anda memegang pengembalian pajak selama lebih dari tiga tahun setelah pengajuan. Berikut ringkasan pengecualian untuk aturan tiga tahun, dan penjelasan dasar tentang berapa lama Anda harus menyimpan catatan di setiap kategori:

Hutang Buruk & Surat Berharga

Anda dapat mengurangi nilai utang macet atau surat berharga yang tidak berharga pada pengembalian pajak Anda. Tetapi jika Anda melakukannya, Anda harus menyimpan catatan utang dan surat berharga ini selama tujuh tahun .

Penghasilan yang Dihilangkan

Jika Anda gagal melaporkan pendapatan yang seharusnya Anda laporkan, dan itu lebih dari 25% dari pendapatan kotor yang tercantum pada pengembalian Anda, simpan catatan selama enam tahun setelah tanggal Anda mengajukan, atau batas waktu pengarsipan — mana saja yang datang kemudian.

Catatan Karyawan

Jika Anda memiliki karyawan, Anda harus menyimpan catatan pekerjaan setidaknya empat tahun setelah tanggal jatuh tempo atau pembayaran pajak gaji — mana saja yang lebih lambat.

Pengembalian Penipuan atau No Return

Untuk berjaga-jaga jika Anda berencana untuk melakukan penipuan pajak, atau melewatkan pengajuan pengembalian: Tidak ada undang-undang pembatasan untuk melanggar hukum. IRS bisa mengejar Anda selamanya .

Catatan Properti

Umumnya, Anda harus menyimpan catatan properti setidaknya selama tiga tahun — periode waktu di mana Anda dapat diaudit, atau di mana Anda dapat mengubah pengembalian Anda.

Anda perlu menyimpan catatan tersebut sehingga Anda dapat menghitung penyusutan, amortisasi, atau pengurangan deplesi, dan untuk memperhitungkan keuntungan atau kerugian jika Anda akhirnya menjual properti tersebut.

Berikut ini contohnya: Katakanlah Anda membuang sebidang properti selama tahun pajak 2015. Pada pengembalian pajak Anda untuk tahun 2015, Anda melaporkan uang yang Anda hasilkan. Anda mengajukan tepat pada tenggat waktu — 18 April 2016. Anda harus menyimpan catatan terkait dengan bagian properti ini selama tiga tahun, hingga 18 April 2016.

Jenis catatan properti yang harus Anda pegang untuk menyertakan akta, judul, dan catatan dasar biaya — misalnya, kuitansi untuk komputer atau kendaraan.

Cara Menyimpan Kwitansi dan Catatan Pajak

Sekarang Anda tahu berapa lama untuk menyimpan catatan pajak Anda, langkah selanjutnya adalah mengembangkan metode yang efisien dan aman untuk menyimpannya.

Kemungkinannya, riwayat pesanan dan catatan transaksi Anda sudah ada di cloud. Tetapi dalam kasus salinan tanda terima — misalnya, dari salah satu dari banyak perjalanan Anda untuk mengirimkan barang di kantor pos — lebih baik Anda tidak menggunakan kertas sama sekali.

IRS akan menerima salinan digital dokumen selama dokumen tersebut identik dan berisi informasi akurat yang sama dengan salinan aslinya. Anda harus dapat menghasilkan salinan cetak dokumen yang dapat dibaca berdasarkan permintaan.

Gunakan layanan penyimpanan cloud seperti Sync, Dropbox, Evernote, atau Google Drive untuk menyimpan salinan dokumen kertas Anda secara online. Jika Anda memiliki banyak dokumen untuk diunggah, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam pemindai berkecepatan tinggi. Sebaiknya simpan juga cadangan setiap dokumen di lokasi terpisah, seperti solid state drive terenkripsi, atau layanan penyimpanan cloud yang berbeda.

Menyimpan Catatan untuk Tujuan Non-Pajak

Kreditur, pengacara bisnis, atau perusahaan asuransi Anda mungkin juga ingin melihat salinan catatan pajak Anda, dan mereka mungkin meminta Anda untuk menyimpannya lebih lama daripada IRS. Setelah Anda melewati periode batasan pada catatan Anda, periksa kembali apakah Anda tidak akan membutuhkannya untuk tujuan lain sebelum Anda menghancurkannya.

Jika Anda menggunakan penyimpanan digital, Anda cukup mengarsipkan catatan yang tidak lagi Anda perlukan — daripada menghapusnya secara permanen.

Kesimpulan

Mungkin sulit untuk mengikuti semua aturan yang diharapkan diikuti oleh bisnis kecil. Meskipun penting untuk memastikan catatan mana yang perlu Anda simpan dan periode batasan untuk masing-masing, ingat: Pendekatan terbaik untuk pencatatan bisnis kecil adalah dengan menyimpan semuanya. Hidup lebih mudah ketika Anda tidak berebut tanda terima dan catatan yang hilang selama musim pajak. Dan, selama Anda menyimpan semuanya, Anda akan tahu bahwa Anda selalu memiliki apa yang Anda butuhkan jika ada audit IRS.