Registro delle piccole imprese 101: una guida per gli imprenditori dell'e-commerce

Tenere registri fiscali e altri importanti documenti aziendali non è solo utile per ottenere la registrazione delle tasse: la tenuta dei registri è un obbligo legale imposto dall'IRS. Ma quando stai fissando pile di ricevute e altri documenti aziendali, può essere difficile sapere quali documenti devi conservare e quali documenti puoi inviare al distruggidocumenti. In questa guida, tratteremo gli elementi che devi archiviare e conservare quando si tratta di tenere i registri delle piccole imprese. Spiegheremo anche per quanto tempo è necessario conservarli e metodi efficienti per archiviare i record (per salvarti dallo schedario sovraffollato).

Registri e ricevute fiscali che devi conservare

L'IRS richiede a ogni piccolo imprenditore o lavoratore autonomo di conservare la documentazione a sostegno di elementi di reddito, detrazioni o crediti che compaiono nella dichiarazione dei redditi. Questa documentazione è il modo in cui dimostri di aver guadagnato ciò che hai detto di aver guadagnato e di aver acquistato ciò che hai detto di aver acquistato.

I registri fiscali e la documentazione di supporto che devi conservare per includere:

• Ricevute
• Estratti conto bancari e carte di credito
• Fatture
• Assegni annullati
• Fatture
• Prova dei pagamenti, come i record delle transazioni di PayPal
• Rendiconti finanziari da Bench o dal tuo contabile
• Dichiarazioni fiscali precedenti
• Moduli W2 e 1099
• Qualsiasi altra prova documentale che supporti un elemento di reddito, detrazione o credito mostrato nella tua dichiarazione dei redditi

Tieni presente che questo elenco non è completo al cento per cento. I tipi di documenti che devi conservare ai fini fiscali variano in base alla natura della tua attività.

L'onere della prova per dimostrare le tue transazioni commerciali spetta a te, il contribuente. Poiché spetta a te eseguire il backup di ogni elemento della tua dichiarazione dei redditi con la documentazione di supporto, il nostro consiglio è semplice: conserva tutto.

Durante una verifica fiscale, la tua prima linea di difesa sono i tuoi documenti fiscali. La soluzione migliore è archiviare tutto in formato digitale, quindi è facilmente a portata di mano in caso di controllo da parte dell'IRS. Questo ti aiuterà anche a evitare di perdere le ricevute in modo da poter sostenere ogni possibile detrazione fiscale che si applica alla tua attività.

Poiché spetta a te eseguire il backup di ogni elemento della tua dichiarazione dei redditi con la documentazione di supporto, il nostro consiglio è semplice: conserva tutto.

La regola dei 75 dollari: le ricevute che potresti lanciare (ma non dovresti)

In generale, dovresti conservare prove documentali - ricevute, assegni annullati, fatture - per tenere traccia delle tue spese.

Ci atterremo al nostro consiglio "tieniti tutto" qui e ti diremo che dovresti prendere l'abitudine di archiviare le ricevute per tutte le tue spese aziendali. Ma ti aiuterà a capire le eccezioni alle regole di conservazione dei registri.

Non è necessario conservare prove documentali per le spese se si verifica una delle seguenti condizioni:

• La spesa è inferiore a $75 (Nota: questa regola non si applica alle spese di alloggio.)
• È una spesa di trasporto e una ricevuta non è prontamente disponibile
• Stai rendicontando le spese durante un viaggio di lavoro, che rendi conto a un datore di lavoro nell'ambito di un piano responsabile e per le quali ricevi un'indennità giornaliera

Ricorda, tuttavia, che qualsiasi spesa, anche una inferiore a $ 75, può essere contestata durante un audit dell'IRS. Se ti manca una ricevuta per qualsiasi spesa inferiore a $ 75, l'IRS sosterrà la detrazione solo se presenti determinate informazioni su richiesta.

Ecco le informazioni sulle spese che dovrai documentare e presentare durante un audit:

• L'importo della spesa
• La data in cui è avvenuta la transazione
• Il luogo in cui è avvenuta la transazione
• Il carattere essenziale o lo scopo della spesa

Per le detrazioni per pasti e intrattenimento, devi anche specificare chi è stato coinvolto nella spesa, ad esempio il nome del cliente che hai portato fuori a pranzo. Annota questi dettagli sul retro delle ricevute cartacee o in un diario o calendario. Puoi anche utilizzare un'app mobile come Expensify per conservare i record digitali.

Puoi saperne di più sulle linee guida dell'IRS per le spese inferiori a $ 75 sul sito Web dell'IRS.

Quando puoi distruggere i documenti fiscali?

Il limite di tre anni

In genere, è necessario conservare i registri fiscali per i tre anni successivi alla data di presentazione della spesa o dalla data di scadenza della dichiarazione dei redditi, a seconda di quale delle due viene dopo. Anche se presenti la tua dichiarazione dei redditi in anticipo, viene trattata come se fosse stata presentata alla data di scadenza.

Un esempio del limite di tre anni

Diciamo che alcuni anni fa eri ben organizzato e hai presentato la tua dichiarazione dei redditi per l'anno finanziario 2013 il 10 aprile 2014. Tuttavia, la scadenza di quell'anno era il 15 aprile 2014.

Ciò significa che dovresti conservare i registri fiscali, le ricevute e altri documenti giustificativi collegati alla tua dichiarazione dei redditi 2013 fino al 15 aprile 2017, tre anni dopo la data di scadenza della tua dichiarazione.

Puoi ringraziare il periodo di prescrizione per questa regola. Il periodo di prescrizione è il periodo durante il quale un contribuente, cioè tu, può modificare la propria dichiarazione dei redditi. È anche il periodo durante il quale l'IRS può eseguire un audit al tuo ritorno.

Allo scadere del periodo di limitazione della dichiarazione dei redditi, non sei più tenuto a conservare una copia della dichiarazione dei redditi o la sua documentazione di supporto.

Tuttavia, questa è la legge fiscale di cui stiamo discutendo, il che significa che ci sono eccezioni a ogni regola.

Eccezioni alla regola dei tre anni

Ci sono alcuni casi che richiedono di conservare una dichiarazione dei redditi per più di tre anni dopo la presentazione. Ecco un riepilogo delle eccezioni alla regola dei tre anni e una spiegazione di base per quanto tempo dovresti conservare i record in ciascuna categoria:

Crediti inesigibili e titoli senza valore

Puoi detrarre il valore di crediti inesigibili o titoli senza valore dalla tua dichiarazione dei redditi. Ma se lo fai, devi tenere un registro di questi debiti e titoli per sette anni .

Reddito omesso

Se non hai segnalato il reddito che avresti dovuto dichiarare, ed era superiore al 25% del reddito lordo indicato nella tua dichiarazione, conserva i registri per sei anni dalla data di presentazione o dalla scadenza per la presentazione, a seconda di quale delle due è arrivata dopo.

Registri dei dipendenti

Se hai dipendenti, devi conservare i registri dell'occupazione almeno quattro anni dopo la data in cui le tasse sui salari erano dovute o pagate, a seconda di quale delle due è successiva.

Restituzione fraudolenta o mancata restituzione

Nel caso in cui avessi intenzione di commettere una frode fiscale o saltare la presentazione di una dichiarazione: non esiste uno statuto di prescrizione per infrangere la legge. L'IRS può darti la caccia per sempre .

Registri di proprietà

In generale, dovresti conservare i registri delle proprietà per almeno tre anni , il periodo di tempo in cui potresti essere sottoposto a revisione contabile o durante il quale puoi modificare la tua dichiarazione.

È necessario conservare tali registri in modo da poter calcolare eventuali deprezzamenti, ammortamenti o detrazioni per esaurimento e tenere conto di guadagni o perdite se alla fine si vende la proprietà.

Ecco un esempio: supponiamo che tu ti sia sbarazzato di un pezzo di proprietà durante l'anno fiscale 2015. Nella tua dichiarazione dei redditi per il 2015 riporti i soldi che hai fatto. Inoltri alla scadenza: 18 aprile 2016. Dovresti conservare i registri relativi a questo pezzo di proprietà per tre anni, fino al 18 aprile 2016.

Il tipo di record di proprietà che dovresti conservare per includere atti, titoli e record di base dei costi, ad esempio ricevute per computer o veicoli.

Come conservare ricevute e documenti fiscali

Ora che sai per quanto tempo conservare i tuoi documenti fiscali, il passo successivo è sviluppare un metodo efficiente e sicuro per archiviarli.

È probabile che la cronologia degli ordini e i record delle transazioni siano già presenti nel cloud. Ma nel caso delle copie cartacee delle ricevute, ad esempio di uno dei tuoi tanti viaggi per spedire la merce all'ufficio postale, è meglio eliminare completamente la carta.

L'IRS accetterà copie digitali dei documenti purché siano identiche e contengano le stesse informazioni accurate delle copie originali. È necessario essere in grado di produrre una copia stampata leggibile del documento su richiesta.

Utilizza servizi di cloud storage come Sync, Dropbox, Evernote o Google Drive per conservare online copie dei tuoi documenti cartacei. Se hai un gran numero di documenti da caricare, considera di investire in uno scanner ad alta velocità. È anche consigliabile conservare un backup di ogni documento in una posizione separata, come un'unità a stato solido crittografata o un servizio di archiviazione cloud diverso.

Conservazione dei registri per scopi non fiscali

Anche i creditori, l'avvocato d'affari o la compagnia assicurativa potrebbero voler vedere copie dei tuoi documenti fiscali e potrebbero aver bisogno che tu li tenga più a lungo di quanto non faccia l'IRS. Una volta superato il periodo di limitazione dei tuoi record, ricontrolla che non ti serviranno per altri scopi prima di distruggerli.

Se utilizzi l'archiviazione digitale, puoi semplicemente archiviare i record che non ti servono più, anziché eliminarli definitivamente.

Conclusione

Può essere difficile tenere il passo con tutte le regole che le piccole imprese dovrebbero seguire. Sebbene sia importante assicurarsi di quali registri è necessario conservare e del periodo di limitazione per ciascuno, ricorda: l'approccio migliore alla tenuta dei registri delle piccole imprese è conservare tutto. La vita è più facile quando non stai cercando di recuperare ricevute e documenti mancanti durante la stagione delle tasse. E, fintanto che conservi tutto, saprai di avere sempre ciò di cui hai bisogno in caso di audit dell'IRS.