小型企業記錄保存 101：電子商務企業家指南

保存稅務記錄和其他重要的商業文件不僅有助於您報稅：記錄保存是 IRS 規定的法律義務。 但是，當您查看成堆的收據和其他業務記錄時，可能很難知道需要保留哪些記錄以及可以將哪些記錄發送到碎紙機。 在本指南中，我們將介紹您在小型企業記錄保存方面需要存儲和保留的物品。 我們還將解釋您需要保留它們多長時間，以及歸檔記錄的有效方法（使您免於塞滿的文件櫃）。

您需要保留的稅務記錄和收據

美國國稅局要求每個小企業主或自僱人士保留支持收入、扣除額或抵免項目出現在納稅申報表上的文件。 此文件是您證明您賺到了您所說的收入併購買了您所說的購買的方式。

您需要保留的稅務記錄和支持文件包括：

• 收據
• 銀行和信用卡對帳單
• 賬單
• 取消支票
• 發票
• 付款證明，例如來自 PayPal 的交易記錄
• 來自 Bench 或您的簿記員的財務報表
• 以前的納稅申報表
• W2 和 1099 表格
• 支持您的納稅申報表上顯示的收入、扣除額或抵免項目的任何其他書面證據

請記住，此列表並非百分百全面。 您需要為稅務目的保留的記錄類型將根據您的業務性質而有所不同。

證明您的商業交易的舉證責任在於您，即納稅人。 由於您需要使用支持文件備份納稅申報表上的每一項，因此我們的建議很簡單：保留所有內容。

在稅務審計期間，您的第一道防線是您的稅務記錄。 最好的辦法是以數字方式存儲所有內容，以便在 IRS 審查的情況下輕鬆掌握。 這也將幫助您避免丟失收據，因此您可以支持適用於您的業務的所有可能的稅收減免。

由於您需要使用支持文件備份納稅申報表上的每一項，因此我們的建議很簡單：保留所有內容。

75 美元規則：您可以（但不應該）扔掉的收據

一般來說，您應該保留文件證據——收據、取消的支票、賬單——來跟踪您的開支。

我們將在這裡堅持我們“保留一切”的建議，並說您應該養成為所有業務費用提交收據的習慣。 但它會幫助您了解記錄保存規則的例外情況。

如果以下任何一種情況適用，您無需保留開支證明文件：

• 費用低於 75 美元（注意：此規則不適用於住宿費用。）
• 這是交通費，收據不是現成的
• 您在出差旅行時報告費用，您根據負責任的計劃向雇主記賬，並為此獲得每日津貼

但是請記住，在 IRS 審計期間，任何費用——即使是低於 75 美元的費用——都可能受到質疑。 如果您沒有任何低於 75 美元的費用的收據，IRS 只會在您應要求提供某些信息的情況下支持扣除額。

以下是您在審計期間需要記錄和出示的費用信息：

• 費用金額
• 交易發生的日期
• 交易發生地
• 費用的基本特徵或目的

對於餐飲和娛樂扣除，您還需要指定誰參與了費用——例如，您帶去吃午飯的客戶的姓名。 將這些詳細信息寫在紙質收據的背面、日記或日曆中。 您還可以使用像 Expensify 這樣的移動應用程序來保存數字記錄。

您可以在 IRS 網站上了解有關 IRS 75 美元以下費用指南的更多信息。

你什麼時候可以粉碎稅務記錄？

三年限制

通常，您需要保留自費用提交之日起三年內的稅務記錄，或自納稅申報表的到期日起（以較晚者為準）。 即使您提前提交納稅申報表，也會被視為在到期日提交。

三年限制的例子

假設幾年前，您組織良好，您在 2014 年 4 月 10 日提交了 2013 財年的納稅申報表。 然而，當年的截止日期是 2014 年 4 月 15 日。

這意味著您必須將與您的 2013 年納稅申報表相關的納稅記錄、收據和其他支持文件保留到 2017 年 4 月 15 日——您的納稅申報表到期日後三年。

您可以感謝此規則的限制期限。 限制期是納稅人（也就是您）可以修改納稅申報表的期限。 這也是 IRS 可以對您的報稅表進行審計的時期。

當您的納稅申報表的限制期到期時，您不再需要保留納稅申報表或其任何支持文件的副本。

然而，這是我們正在討論的稅法——這意味著每條規則都有例外。

三年規則的例外情況

在某些情況下，您需要在提交納稅申報表後保留三年以上。 以下是三年規則的例外情況摘要，以及您應在每個類別中保留記錄多長時間的基本解釋：

壞賬和毫無價值的證券

您可以在納稅申報表中扣除壞賬或無價值證券的價值。 但如果這樣做，您必須將這些債務和證券的記錄保存七年。

省略收入

如果您沒有申報本應申報的收入，並且超過申報表所列總收入的 25%，請在申報日期或申報截止日期（以較晚者為準）之後的六年內保留記錄。

員工記錄

如果您有員工，您必須在工資稅到期或支付之日起至少四年後保留僱傭記錄——以較晚者為準。

欺詐退貨或不退貨

以防萬一您計劃進行稅務欺詐，或跳過申報表：違法沒有法定時效。 國稅局可以永遠追著你。

財產記錄

一般來說，您應該保留至少三年的財產記錄——在這段時間內您可能會接受審計，或者您可以修改您的申報表。

您需要保留這些記錄，以便您可以計算任何折舊、攤銷或損耗扣除，並在您最終出售房產時將收益或損失考慮在內。

這是一個例子：假設您在 2015 納稅年度擺脫了一塊財產。 在 2015 年的納稅申報表上，您報告您賺到的錢。 您在截止日期（2016 年 4 月 18 日）提交申請。您需要將與這件財產相關的記錄保留三年，直到 2016 年 4 月 18 日。

您應該保留的財產記錄類型包括契約、所有權和成本基礎記錄——例如，計算機或車輛的收據。

如何存儲收據和稅務記錄

現在您知道稅務記錄的保存期限，下一步是開發一種有效且安全的方法來存儲它們。

很有可能，您的訂單歷史和交易記錄已經存在於雲中。 但對於收據的硬拷貝——例如，從你多次前往郵局郵寄貨物的旅行中的一次——最好完全無紙化。

國稅局將接受文件的數字副本，只要它們與原始副本相同並包含相同的準確信息。 您需要能夠根據要求製作清晰的文檔打印副本。

使用 Sync、Dropbox、Evernote 或 Google Drive 等雲存儲服務在線保存紙質文檔的副本。 如果您要上傳大量文檔，請考慮投資購買高速掃描儀。 將每個文檔的備份保存在單獨的位置也是明智的，例如加密的固態驅動器或不同的雲存儲服務。

為非稅務目的保留記錄

您的債權人、商業律師或保險公司也可能希望查看您的稅務記錄副本，他們可能需要您比 IRS 保留更長時間。 一旦您超過了記錄的限制期，在粉碎它們之前，請仔細檢查您是否不需要它們用於其他目的。

如果您使用的是數字存儲，您可以簡單地歸檔不再需要的記錄——而不是永久刪除它們。

結論

跟上小企業應遵守的所有規則可能很困難。 儘管確定您需要保留哪些記錄以及每個記錄的限制期限很重要，但請記住：小型企業記錄保存的最佳方法是保留所有內容。 當您在納稅季節不急於尋找丟失的收據和記錄時，生活會更輕鬆。 而且，只要您保留所有東西，您就會知道在 IRS 審計時，您總是擁有所需的東西。