การบันทึกธุรกิจขนาดเล็ก 101: คู่มือสำหรับผู้ประกอบการอีคอมเมิร์ซ

การเก็บบันทึกภาษีและเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญอื่นๆ ไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์สำหรับการยื่นภาษีของคุณเท่านั้น: การเก็บบันทึกเป็นภาระผูกพันทางกฎหมายที่กำหนดโดย IRS แต่เมื่อคุณดูกองใบเสร็จรับเงินและบันทึกทางธุรกิจอื่นๆ อาจเป็นเรื่องยากที่จะทราบว่าคุณต้องเก็บบันทึกใด และบันทึกใดบ้างที่คุณสามารถส่งไปยังเครื่องทำลายเอกสารได้ ในคู่มือนี้ เราจะครอบคลุมรายการต่างๆ ที่คุณต้องจัดเก็บและเก็บรักษาไว้สำหรับการบันทึกธุรกิจขนาดเล็ก เราจะอธิบายด้วยว่าคุณต้องเก็บรักษาไว้นานแค่ไหน และวิธีการเก็บบันทึกที่มีประสิทธิภาพ (เพื่อช่วยคุณประหยัดจากตู้เก็บเอกสารที่ล้นเกิน)

บันทึกภาษีและใบเสร็จรับเงินที่คุณต้องเก็บไว้

IRS กำหนดให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ประกอบอาชีพอิสระทุกคนต้องเก็บเอกสารที่สนับสนุนรายการรายได้ การหักเงิน หรือเครดิตที่ปรากฏในรายการคืนภาษี เอกสารนี้เป็นวิธีที่คุณพิสูจน์ว่าคุณได้รับสิ่งที่คุณกล่าวว่าคุณได้รับและซื้อสิ่งที่คุณกล่าวว่าคุณซื้อ

บันทึกภาษีและเอกสารประกอบที่คุณต้องยึดถือได้แก่:

• รายรับ
• ใบแจ้งยอดธนาคารและบัตรเครดิต
• ตั๋วเงิน
• เช็คที่ยกเลิก
• ใบแจ้งหนี้
• หลักฐานการชำระเงิน เช่น บันทึกการทำธุรกรรมจาก PayPal
• งบการเงินจาก Bench หรือผู้ทำบัญชี
• การคืนภาษีครั้งก่อน
• แบบฟอร์ม W2 และ 1099
• เอกสารหลักฐานอื่นๆ ที่สนับสนุนรายการของรายได้ การหัก หรือเครดิตที่แสดงในการคืนภาษีของคุณ

โปรดทราบว่ารายการนี้ไม่ครอบคลุมร้อยเปอร์เซ็นต์ ประเภทของบันทึกที่คุณต้องเก็บไว้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีจะแตกต่างกันไปตามลักษณะธุรกิจของคุณ

ภาระในการพิสูจน์เพื่อพิสูจน์การทำธุรกรรมทางธุรกิจของคุณนั้นตกอยู่ที่คุณ ผู้เสียภาษี เนื่องจากขึ้นอยู่กับคุณที่จะสำรองข้อมูลทุกรายการในการคืนภาษีพร้อมเอกสารประกอบ คำแนะนำของเราจึงเป็นเรื่องง่าย: เก็บทุกอย่างไว้

ในระหว่างการตรวจสอบภาษี แนวป้องกันแรกของคุณคือบันทึกภาษีของคุณ ทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือการจัดเก็บทุกอย่างแบบดิจิทัล ดังนั้นจึงสะดวกในกรณีที่มีการตรวจสอบจาก IRS วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงไม่เสียใบเสร็จ คุณจึงสามารถสนับสนุนทุกการลดหย่อนภาษีที่อาจเกิดขึ้นกับธุรกิจของคุณได้

เนื่องจากคุณต้องสำรองข้อมูลทุกรายการในการคืนภาษีพร้อมเอกสารประกอบ คำแนะนำของเราจึงเป็นเรื่องง่าย: เก็บทุกอย่างไว้

กฎ 75 ดอลลาร์: ใบเสร็จรับเงินที่คุณสามารถโยนได้ (แต่ไม่ควร)

โดยทั่วไป คุณถูกคาดหวังให้ยึดมั่นในเอกสารหลักฐาน เช่น ใบเสร็จ เช็คที่ยกเลิก ใบเรียกเก็บเงิน เพื่อติดตามค่าใช้จ่ายของคุณ

เราจะยึดตามคำแนะนำ "เก็บทุกอย่าง" ที่นี่ และบอกว่าคุณควรสร้างนิสัยในการยื่นใบเสร็จสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั้งหมดของคุณ แต่จะช่วยให้คุณเข้าใจข้อยกเว้นกฎการเก็บบันทึก

คุณไม่จำเป็นต้องเก็บเอกสารหลักฐานสำหรับค่าใช้จ่ายหากมีข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้:

• ค่าใช้จ่ายน้อยกว่า 75 ดอลลาร์ (หมายเหตุ: กฎนี้ใช้ไม่ได้กับค่าที่พัก)
• เป็นค่าขนส่งแต่ไม่มีใบเสร็จ
• คุณกำลังรายงานค่าใช้จ่ายขณะเดินทางไปทำธุรกิจ ซึ่งคุณคิดบัญชีกับนายจ้างภายใต้แผนรับผิดชอบ และคุณจะได้รับเบี้ยเลี้ยงต่อวัน

อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่า ค่าใช้จ่ายใดๆ ก็ตาม แม้แต่ค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่า 75 ดอลลาร์ก็สามารถถูกท้าทายได้ในระหว่างการตรวจสอบของ IRS หากคุณไม่มีใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่ต่ำกว่า 75 ดอลลาร์ IRS จะสนับสนุนการหักเงินหากคุณแสดงข้อมูลบางอย่างเมื่อมีการร้องขอเท่านั้น

นี่คือข้อมูลค่าใช้จ่ายที่คุณต้องใช้ในการจัดทำเอกสารและนำเสนอระหว่างการตรวจสอบ:

• จำนวนเงินค่าใช้จ่าย
• วันที่ทำรายการ
• สถานที่ทำรายการ
• ลักษณะสำคัญหรือวัตถุประสงค์ของค่าใช้จ่าย

สำหรับการหักค่าอาหารและความบันเทิง คุณต้องระบุด้วยว่าใครที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายนั้นๆ เช่น ชื่อลูกค้าที่คุณพาไปรับประทานอาหารกลางวัน เขียนรายละเอียดเหล่านี้ลงบนหลังใบเสร็จรับเงิน หรือในไดอารี่หรือปฏิทิน คุณยังสามารถใช้แอพมือถือเช่น Expensify เพื่อเก็บบันทึกดิจิทัล

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทาง IRS สำหรับค่าใช้จ่ายภายใต้ $75 ได้จากเว็บไซต์ IRS

คุณสามารถทำลายบันทึกภาษีได้เมื่อใด

ขีด จำกัด สามปี

โดยทั่วไป คุณต้องเก็บบันทึกภาษีไว้เป็นเวลาสามปีนับจากวันที่ยื่นค่าใช้จ่าย หรือนับจากวันที่ครบกำหนดของการคืนภาษีของคุณ แล้วแต่ว่าจะถึงอย่างใดในภายหลัง แม้ว่าคุณจะยื่นแบบแสดงรายการภาษีก่อนกำหนด แต่ก็ถือว่าถูกยื่นในวันครบกำหนด

ตัวอย่างขีดจำกัดสามปี

สมมติว่าไม่กี่ปีที่ผ่านมา คุณได้รับการจัดระเบียบอย่างดี และคุณยื่นแบบแสดงรายการภาษีสำหรับปีงบประมาณ 2013 เมื่อวันที่ 10 เมษายน 2014 อย่างไรก็ตาม กำหนดส่งในปีนั้นคือวันที่ 15 เมษายน 2014

ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องเก็บบันทึกภาษี ใบเสร็จ และเอกสารสนับสนุนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการคืนภาษีปี 2013 ของคุณจนถึงวันที่ 15 เมษายน 2017 - สามปีหลังจากวันที่คุณส่งคืน

คุณสามารถขอบคุณช่วงเวลาที่มีข้อ จำกัด สำหรับกฎนี้ ระยะเวลาของข้อจำกัดคือช่วงเวลาที่ผู้เสียภาษี - นั่นคือคุณ - สามารถแก้ไขการคืนภาษีได้ นอกจากนี้ยังเป็นช่วงเวลาที่กรมสรรพากรสามารถตรวจสอบการส่งคืนของคุณได้

เมื่อระยะเวลาจำกัดในการคืนภาษีของคุณหมดอายุ คุณไม่จำเป็นต้องเก็บสำเนาการคืนภาษีหรือเอกสารสนับสนุนใดๆ อีกต่อไป

อย่างไรก็ตาม นี่คือกฎหมายภาษีที่เรากำลังพูดถึง ซึ่งหมายความว่ามีข้อยกเว้นสำหรับกฎทุกข้อ

ข้อยกเว้นกฎสามปี

มีบางกรณีที่เรียกร้องให้คุณถือการคืนภาษีเป็นเวลานานกว่าสามปีหลังจากยื่น ต่อไปนี้คือบทสรุปของข้อยกเว้นสำหรับกฎสามปี และคำอธิบายพื้นฐานเกี่ยวกับระยะเวลาที่คุณควรเก็บบันทึกในแต่ละหมวดหมู่:

หนี้เสียและหลักทรัพย์ไร้ค่า

คุณสามารถหักมูลค่าของหนี้เสียหรือหลักทรัพย์ไร้ค่าในการคืนภาษีของคุณได้ แต่ถ้าคุณทำ คุณต้องเก็บบันทึกหนี้และหลักทรัพย์เหล่านี้ไว้เป็น เวลาเจ็ดปี

รายได้ที่ถูกละเว้น

หากคุณล้มเหลวในการรายงานรายได้ที่คุณควรรายงาน และมากกว่า 25% ของรายได้รวมที่ระบุไว้ในการส่งคืนของคุณ ให้เก็บบันทึกเป็นเวลา หกปี หลังจากวันที่คุณยื่น หรือกำหนดเวลาในการยื่น แล้วแต่ว่าจะถึงอย่างใดภายหลัง

ประวัติพนักงาน

หากคุณมีพนักงาน คุณต้องเก็บบันทึกการจ้างงานไว้อย่างน้อย สี่ปี หลังจากวันที่ครบกำหนดหรือชำระภาษีเงินเดือน แล้วแต่ว่าจะถึงอย่างใดภายหลัง

ฉ้อโกงหรือไม่คืน

ในกรณีที่คุณวางแผนที่จะกระทำการฉ้อโกงทางภาษีหรือข้ามการยื่นแบบแสดงรายการ: ไม่มีข้อ จำกัด ในการละเมิดกฎหมาย กรมสรรพากรสามารถติดตามคุณได้ ตลอดไป

บันทึกทรัพย์สิน

โดยทั่วไป คุณควรเก็บบันทึกของทรัพย์สินไว้อย่างน้อย สามปี — ระยะเวลาที่คุณอาจได้รับการตรวจสอบ หรือที่คุณสามารถแก้ไขการคืนสินค้าได้

คุณต้องเก็บบันทึกเหล่านั้นไว้เพื่อที่คุณจะสามารถคำนวณค่าเสื่อมราคา ค่าตัดจำหน่าย หรือการหักค่าเสื่อมราคา และคำนึงถึงกำไรหรือขาดทุนหากคุณขายทรัพย์สินในที่สุด

นี่คือตัวอย่าง: สมมติว่าคุณกำจัดทรัพย์สินบางส่วนระหว่างปีภาษี 2015 ในการคืนภาษีของคุณสำหรับปี 2015 คุณรายงานเงินที่คุณทำ คุณยื่นคำร้องภายในกำหนดเวลา — 18 เมษายน 2016 คุณจะต้องเก็บบันทึกที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สินชิ้นนี้เป็นเวลาสามปี จนถึง 18 เมษายน 2016

ประเภทของบันทึกทรัพย์สินที่คุณควรเก็บไว้เพื่อรวมโฉนด โฉนด และบันทึกต้นทุน — ตัวอย่างเช่น ใบเสร็จสำหรับคอมพิวเตอร์หรือยานพาหนะ

วิธีจัดเก็บใบเสร็จรับเงินและบันทึกภาษี

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าต้องเก็บบันทึกภาษีของคุณนานแค่ไหน ขั้นตอนต่อไปคือการพัฒนาวิธีการจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัย

เป็นไปได้ว่าประวัติการสั่งซื้อและบันทึกธุรกรรมของคุณอยู่ในคลาวด์แล้ว แต่ในกรณีของฉบับพิมพ์ของใบเสร็จรับเงิน ตัวอย่างเช่น จากการเดินทางหลายครั้งของคุณไปจนถึงการส่งของที่ไปรษณีย์ จะดีกว่าที่คุณจะไม่ใช้กระดาษเลย

กรมสรรพากรจะยอมรับสำเนาดิจิทัลของเอกสารตราบเท่าที่เหมือนกันและมีข้อมูลที่ถูกต้องเหมือนกันกับสำเนาต้นฉบับ คุณต้องสามารถผลิตสำเนาที่พิมพ์ได้ของเอกสารเมื่อแจ้งความประสงค์

ใช้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Sync, Dropbox, Evernote หรือ Google Drive เพื่อเก็บสำเนาเอกสารที่เป็นกระดาษของคุณทางออนไลน์ หากคุณมีเอกสารที่ต้องอัปโหลดจำนวนมาก ให้พิจารณาลงทุนในเครื่องสแกนความเร็วสูง คุณควรสำรองข้อมูลของเอกสารทุกฉบับไว้ในตำแหน่งที่แยกจากกัน เช่น โซลิดสเตตไดรฟ์ที่เข้ารหัส หรือบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์อื่น

การเก็บบันทึกเพื่อวัตถุประสงค์ที่มิใช่ภาษี

เจ้าหนี้ ทนายความทางธุรกิจ หรือบริษัทประกันภัยของคุณอาจต้องการดูสำเนาบันทึกภาษีของคุณ และพวกเขาอาจต้องการให้คุณเก็บไว้นานกว่าที่กรมสรรพากรทำ เมื่อคุณผ่านช่วงเวลาจำกัดในบันทึกของคุณแล้ว ให้ตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณไม่ต้องการใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่นก่อนที่จะทำลาย

หากคุณกำลังใช้ที่จัดเก็บข้อมูลดิจิทัล คุณสามารถเก็บถาวรบันทึกที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป แทนที่จะลบออกอย่างถาวร

บทสรุป

อาจเป็นเรื่องยากที่จะปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ทั้งหมดที่ธุรกิจขนาดเล็กคาดหวังให้ปฏิบัติตาม แม้ว่าสิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกใดที่คุณต้องการเก็บและระยะเวลาของข้อจำกัดสำหรับแต่ละรายการ โปรดจำไว้ว่า: วิธีที่ดีที่สุดในการเก็บบันทึกของธุรกิจขนาดเล็กคือการรักษาทุกอย่างไว้ ชีวิตจะง่ายขึ้นเมื่อคุณไม่ต้องดิ้นรนหาใบเสร็จรับเงินและบันทึกที่ขาดหายไปในช่วงฤดูภาษี และตราบใดที่คุณเก็บทุกอย่างไว้ คุณจะรู้ว่าคุณมีทุกสิ่งที่คุณต้องการเสมอในกรณีที่มีการตรวจสอบของ IRS