Small Business Recordkeeping 101: Un ghid pentru antreprenorii de comerț electronic

Păstrarea evidențelor fiscale și a altor documente comerciale importante nu este doar utilă pentru înregistrarea impozitelor: Ținerea evidenței este o obligație legală impusă de IRS. Dar când te uiți la grămezi de chitanțe și alte înregistrări comerciale, poate fi greu să știi ce înregistrări trebuie să păstrezi și ce înregistrări poți trimite la tocător. În acest ghid, vom acoperi articolele pe care trebuie să le stocați și să le păstrați atunci când vine vorba de evidența întreprinderilor mici. Vă vom explica, de asemenea, cât timp trebuie să le păstrați și metodele eficiente de depunere a înregistrărilor (pentru a vă salva de la cabinetul de depozitare suprasolicitat).

Evidențe fiscale și chitanțe pe care trebuie să le păstrați

Fiecare proprietar de întreprindere mică sau lucrător care desfășoară activități independente este obligat de IRS să păstreze documentația care susține elementele de venit, deducerile sau creditele care apar în declarația lor fiscală. Această documentație este modul în care demonstrați că ați câștigat ceea ce ați spus că ați câștigat și ați cumpărat ceea ce ați spus că ați cumpărat.

Înregistrările fiscale și documentația justificativă pe care trebuie să le păstrați pentru a include:

• Chitanțe
• Extrase bancare și carduri de credit
• Bancnote
• Cecuri anulate
• Facturi
• Dovada plăților, cum ar fi înregistrările tranzacțiilor de pe PayPal
• Declarații financiare de la Bench sau de la contabil
• Declarații fiscale anterioare
• W2 și 1099 formulare
• Orice altă dovadă documentară care susține un element de venit, deducere sau credit prezentat în declarația dvs. fiscală

Rețineți că această listă nu este cuprinzătoare sută la sută. Tipurile de evidențe pe care trebuie să le păstrați în scopuri fiscale vor varia în funcție de natura afacerii dvs.

Sarcina probei pentru a dovedi tranzacțiile dvs. comerciale revine dvs., contribuabilului. Deoarece depinde de dvs. să faceți o copie de rezervă a fiecărui articol din declarația dvs. fiscală cu documentație justificativă, sfatul nostru este simplu: Păstrați totul.

În timpul unui audit fiscal, prima dvs. linie de apărare este evidența fiscală. Cel mai bun pariu este să stocați totul digital, deci este ușor la îndemână în caz de examinare de la IRS. Acest lucru vă va ajuta, de asemenea, să evitați pierderea încasărilor, astfel încât să puteți sprijini fiecare posibilă deducere fiscală care se aplică afacerii dvs.

Deoarece depinde de dvs. să faceți o copie de rezervă a fiecărui articol din declarația dvs. fiscală cu documentație justificativă, sfatul nostru este simplu: Păstrați totul.

Regula de 75 USD: chitanțe pe care le-ai putea arunca (dar nu ar trebui)

În general, vă așteptați să păstrați dovezi documentare - chitanțe, cecuri anulate, facturi - pentru a vă urmări cheltuielile.

Vom rămâne aici la sfatul nostru „păstrează totul” și vom spune că ar trebui să te obișnuiești să depui chitanțe pentru toate cheltuielile afacerii tale. Dar vă va ajuta să înțelegeți excepțiile de la regulile de evidență.

Nu trebuie să păstrați dovezi documentare pentru cheltuieli dacă se aplică oricare dintre următoarele:

• Cheltuiala este mai mică de 75 USD (Notă: această regulă nu se aplică cheltuielilor de cazare.)
• Este o cheltuială de transport și o chitanță nu este disponibilă imediat
• Raportați cheltuielile în timp ce călătoriți pentru afaceri, pe care le contabilizați unui angajator în baza unui plan responsabil și pentru care primiți o indemnizație per diem

Amintiți-vă, totuși, că orice cheltuială - chiar și una sub 75 USD - poate fi contestată în timpul unui audit IRS. Dacă nu aveți o chitanță pentru orice cheltuieli sub 75 USD, IRS va menține deducerea numai dacă prezentați anumite informații la cerere.

Iată informațiile despre cheltuieli pe care trebuie să le documentați și să le prezentați în timpul auditului:

• Valoarea cheltuielilor
• Data efectuării tranzacției
• Locul tranzacției a avut loc
• Caracterul sau scopul esențial al cheltuielii

Pentru mesele și deducerile de divertisment, trebuie să specificați și cine a fost implicat în cheltuială - de exemplu, numele clientului pe care l-ați luat la prânz. Scrieți aceste detalii pe spatele bonurilor de hârtie sau într-un jurnal sau calendar. De asemenea, puteți utiliza o aplicație mobilă precum Expensify pentru a păstra înregistrări digitale.

Puteți afla mai multe despre liniile directoare IRS pentru cheltuieli sub 75 USD pe site-ul IRS.

Când puteți distruge înregistrările fiscale?

Limita de trei ani

În general, trebuie să păstrați evidența fiscală pentru cei trei ani de la data depunerii cheltuielilor sau de la data scadenței declarației dvs. fiscale - oricare ar fi ulterior. Chiar dacă depuneți declarația fiscală mai devreme, este tratată ca și cum ar fi fost depusă la data scadenței.

Un exemplu al limitei de trei ani

Să presupunem că în urmă cu câțiva ani, ați fost bine organizat și ați depus declarația fiscală pentru exercițiul financiar 2013 pe 10 aprilie 2014. Cu toate acestea, termenul limită pentru acel an a fost 15 aprilie 2014.

Aceasta înseamnă că va trebui să păstrați evidența fiscală, chitanțele și alte documente justificative legate de declarația fiscală din 2013 până la 15 aprilie 2017 - la trei ani de la data scadenței dvs.

Puteți mulțumi perioadei de limitări pentru această regulă. Perioada de limitare este perioada în care un contribuabil - acesta este dvs. - își poate modifica declarația fiscală. Este, de asemenea, perioada în care IRS poate efectua un audit la returnarea dvs.

Când expiră perioada de limitare a declarației dvs. fiscale, nu mai trebuie să păstrați o copie a declarației fiscale sau niciuna dintre documentele justificative ale acesteia.

Cu toate acestea, aceasta este legea fiscală pe care o discutăm - ceea ce înseamnă că există excepții de la fiecare regulă.

Excepții de la regula de trei ani

Există anumite cazuri care vă solicită să dețineți o declarație fiscală mai mult de trei ani după depunere. Iată un rezumat al excepțiilor de la regula de trei ani și o explicație de bază pentru cât timp ar trebui să păstrați înregistrările din fiecare categorie:

Datorii neperformante și valori mobiliare fără valoare

Puteți deduce valoarea datoriilor nevalabile sau a valorilor mobiliare fără valoare în declarația dvs. fiscală. Dar dacă faceți acest lucru, trebuie să țineți evidența acestor datorii și garanții timp de șapte ani .

Venit omis

Dacă nu ați raportat veniturile pe care ar fi trebuit să le raportați și a reprezentat mai mult de 25% din venitul brut enumerat în declarația dvs., păstrați evidența timp de șase ani de la data la care ați depus sau termenul limită pentru depunere - oricare ar fi venit ulterior.

Evidența angajaților

Dacă aveți angajați, trebuie să păstrați evidența ocupării forței de muncă cel puțin patru ani după data la care au fost datorate sau au fost plătite impozitele pe salariu - oricare dintre acestea este ulterior.

Returnare frauduloasă sau fără returnare

Doar în cazul în care intenționați să comiteți fraude fiscale sau să ignorați depunerea declarației: nu există nicio prescripție privind încălcarea legii. IRS poate veni după tine pentru totdeauna .

Înregistrări de proprietate

În general, ar trebui să țineți evidența bunurilor timp de cel puțin trei ani - perioada de timp în care puteți fi auditat sau în care puteți modifica declarația.

Trebuie să păstrați aceste evidențe, astfel încât să puteți calcula orice depreciere, amortizare sau deducere a epuizării și să luați în calcul câștigurile sau pierderile dacă în cele din urmă vindeți proprietatea.

Iată un exemplu: Spuneți că ați scăpat de o proprietate în timpul anului fiscal 2015. În declarația dvs. fiscală pentru 2015, raportați banii pe care i-ați făcut. Depuneți dreptul la termenul limită - 18 aprilie 2016. Trebuie să păstrați evidențe legate de această proprietate timp de trei ani, până la 18 aprilie 2016.

Tipul înregistrărilor de proprietate pe care ar trebui să le dețineți pentru a include acte, titluri și înregistrări bazate pe costuri - de exemplu, chitanțe pentru computere sau vehicule.

Cum se stochează chitanțele și evidența fiscală

Acum știți cât timp să vă păstrați evidența fiscală, următorul pas este să dezvoltați o metodă eficientă și sigură pentru stocarea acestora.

Este posibil ca istoricul comenzilor dvs. și înregistrările tranzacțiilor să fie deja live în cloud. Dar în cazul copiilor pe hârtie ale chitanțelor - de exemplu, dintr-una din numeroasele voastre călătorii pentru a trimite mărfuri la poștă - este mai bine să treceți complet fără hârtie.

IRS va accepta copii digitale ale documentelor, atâta timp cât acestea sunt identice și conțin aceleași informații exacte ca și copiile originale. La cerere, trebuie să puteți produce o copie imprimabilă lizibilă a documentului.

Utilizați servicii de stocare în cloud, cum ar fi Sync, Dropbox, Evernote sau Google Drive pentru a păstra online copii ale documentelor dvs. pe hârtie. Dacă aveți un număr mare de documente de încărcat, vă recomandăm să investiți într-un scaner de mare viteză. De asemenea, este înțelept să păstrați o copie de rezervă a fiecărui document într-o locație separată, cum ar fi o unitate solidă criptată sau un alt serviciu de stocare în cloud.

Păstrarea evidențelor în scopuri non-fiscale

Creditorii dvs., avocatul de afaceri sau compania de asigurări ar putea dori, de asemenea, să vadă copii ale evidenței fiscale și ar putea avea nevoie ca dvs. să le țineți mai mult decât o face IRS. După ce ați trecut perioada de limitări a înregistrărilor dvs., verificați de două ori dacă nu veți avea nevoie de ele în alt scop înainte de a le distruge.

Dacă utilizați stocarea digitală, puteți arhiva pur și simplu înregistrările de care nu mai aveți nevoie - mai degrabă decât să le ștergeți definitiv.

Concluzie

Poate fi greu să țineți pasul cu toate regulile pe care se așteaptă să le respecte întreprinderile mici. Deși este important să vă asigurați ce înregistrări trebuie să păstrați și perioada de limitări pentru fiecare, amintiți-vă: Cea mai bună abordare a evidenței întreprinderilor mici este să vă mențineți totul. Viața este mai ușoară atunci când nu căutați chitanțe și înregistrări lipsă în timpul sezonului fiscal. Și, atâta timp cât păstrați totul, veți ști că aveți întotdeauna ceea ce aveți nevoie în cazul unui audit IRS.