小型企业记录保存 101：电子商务企业家指南

保存税务记录和其他重要的商业文件不仅有助于您报税：记录保存是 IRS 规定的法律义务。 但是，当您查看成堆的收据和其他业务记录时，可能很难知道需要保留哪些记录以及可以将哪些记录发送到碎纸机。 在本指南中，我们将介绍您在小型企业记录保存方面需要存储和保留的物品。 我们还将解释您需要保留它们多长时间，以及归档记录的有效方法（使您免于塞满的文件柜）。

您需要保留的税务记录和收据

美国国税局要求每个小企业主或自雇人士保留支持收入、扣除额或抵免项目出现在纳税申报表上的文件。 此文件是您证明您赚到了您所说的收入并购买了您所说的购买的方式。

您需要保留的税务记录和支持文件包括：

• 收据
• 银行和信用卡对帐单
• 账单
• 取消支票
• 发票
• 付款证明，例如来自 PayPal 的交易记录
• 来自 Bench 或您的簿记员的财务报表
• 以前的纳税申报表
• W2 和 1099 表格
• 支持您的纳税申报表上显示的收入、扣除额或抵免项目的任何其他书面证据

请记住，此列表并非百分百全面。 您需要为税务目的保留的记录类型将根据您的业务性质而有所不同。

证明您的商业交易的举证责任在于您，即纳税人。 由于您需要使用支持文件备份纳税申报表上的每一项，因此我们的建议很简单：保留所有内容。

在税务审计期间，您的第一道防线是您的税务记录。 最好的办法是以数字方式存储所有内容，以便在 IRS 审查的情况下轻松掌握。 这也将帮助您避免丢失收据，因此您可以支持适用于您的业务的所有可能的税收减免。

由于您需要使用支持文件备份纳税申报表上的每一项，因此我们的建议很简单：保留所有内容。

75 美元规则：您可以（但不应该）扔掉的收据

一般来说，您应该保留文件证据——收据、取消的支票、账单——来跟踪您的开支。

我们将在这里坚持我们“保留一切”的建议，并说您应该养成为所有业务费用提交收据的习惯。 但它会帮助您了解记录保存规则的例外情况。

如果以下任何一种情况适用，您无需保留开支证明文件：

• 费用低于 75 美元（注意：此规则不适用于住宿费用。）
• 这是交通费，收据不是现成的
• 您在出差旅行时报告费用，您根据负责任的计划向雇主记账，并为此获得每日津贴

但是请记住，在 IRS 审计期间，任何费用——即使是低于 75 美元的费用——都可能受到质疑。 如果您没有任何低于 75 美元的费用的收据，IRS 只会在您应要求提供某些信息的情况下支持扣除额。

以下是您在审计期间需要记录和出示的费用信息：

• 费用金额
• 交易发生的日期
• 交易发生地
• 费用的基本特征或目的

对于餐饮和娱乐扣除，您还需要指定谁参与了费用——例如，您带去吃午饭的客户的姓名。 将这些详细信息写在纸质收据的背面、日记或日历中。 您还可以使用像 Expensify 这样的移动应用程序来保存数字记录。

您可以在 IRS 网站上了解有关 IRS 75 美元以下费用指南的更多信息。

你什么时候可以粉碎税务记录？

三年限制

通常，您需要保留自费用提交之日起三年内的税务记录，或自纳税申报表的到期日起（以较晚者为准）。 即使您提前提交纳税申报表，也会被视为在到期日提交。

三年限制的例子

假设几年前，您组织良好，您在 2014 年 4 月 10 日提交了 2013 财年的纳税申报表。 然而，当年的截止日期是 2014 年 4 月 15 日。

这意味着您必须将与您的 2013 年纳税申报表相关的纳税记录、收据和其他支持文件保留到 2017 年 4 月 15 日——您的纳税申报表到期日后三年。

您可以感谢此规则的限制期限。 限制期是纳税人（也就是您）可以修改纳税申报表的期限。 这也是 IRS 可以对您的报税表进行审计的时期。

当您的纳税申报表的限制期到期时，您不再需要保留纳税申报表或其任何支持文件的副本。

然而，这是我们正在讨论的税法——这意味着每条规则都有例外。

三年规则的例外情况

在某些情况下，您需要在提交纳税申报表后保留三年以上。 以下是三年规则的例外情况摘要，以及您应在每个类别中保留记录多长时间的基本解释：

坏账和毫无价值的证券

您可以在纳税申报表中扣除坏账或无价值证券的价值。 但如果这样做，您必须将这些债务和证券的记录保存七年。

省略收入

如果您没有申报本应申报的收入，并且超过申报表所列总收入的 25%，请在申报日期或申报截止日期（以较晚者为准）之后的六年内保留记录。

员工记录

如果您有员工，您必须在工资税到期或支付之日起至少四年后保留雇佣记录——以较晚者为准。

欺诈退货或不退货

以防万一您计划进行税务欺诈，或跳过申报表：违法没有法定时效。 国税局可以永远追着你。

财产记录

一般来说，您应该保留至少三年的财产记录——在这段时间内您可能会接受审计，或者您可以修改您的申报表。

您需要保留这些记录，以便您可以计算任何折旧、摊销或损耗扣除，并在您最终出售房产时将收益或损失考虑在内。

这是一个例子：假设您在 2015 纳税年度摆脱了一块财产。 在 2015 年的纳税申报表上，您报告您赚到的钱。 您在截止日期（2016 年 4 月 18 日）提交申请。您需要将与这件财产相关的记录保留三年，直到 2016 年 4 月 18 日。

您应该保留的财产记录类型包括契约、所有权和成本基础记录——例如，计算机或车辆的收据。

如何存储收据和税务记录

现在您知道税务记录的保存期限，下一步是开发一种有效且安全的方法来存储它们。

很有可能，您的订单历史和交易记录已经存在于云中。 但是，对于收据的硬拷贝——例如，从你到邮局邮寄货物的多次旅行中的一次——最好完全无纸化。

国税局将接受文件的数字副本，只要它们与原始副本相同并包含相同的准确信息。 您需要能够根据要求制作清晰的文档打印副本。

使用 Sync、Dropbox、Evernote 或 Google Drive 等云存储服务在线保存纸质文档的副本。 如果您要上传大量文档，请考虑投资购买高速扫描仪。 将每个文档的备份保存在单独的位置也是明智的，例如加密的固态驱动器或不同的云存储服务。

为非税务目的保留记录

您的债权人、商业律师或保险公司也可能希望查看您的税务记录副本，他们可能需要您比 IRS 保留更长时间。 一旦您超过了记录的限制期，在粉碎它们之前，请仔细检查您是否不需要它们用于其他目的。

如果您使用的是数字存储，您可以简单地归档不再需要的记录——而不是永久删除它们。

结论

跟上小企业应遵守的所有规则可能很困难。 尽管确定您需要保留哪些记录以及每个记录的限制期限很重要，但请记住：小型企业记录保存的最佳方法是保留所有内容。 当您在纳税季节不急于寻找丢失的收据和记录时，生活会更轻松。 而且，只要您保留所有东西，您就会知道在 IRS 审计时，您总是拥有所需的东西。