Manutenção de registros 101 para pequenas empresas: um guia para empreendedores de comércio eletrônico

Manter registros fiscais e outros documentos comerciais importantes não é apenas útil para registrar seus impostos: a manutenção de registros é uma obrigação legal imposta pelo IRS. Mas quando você está olhando para uma pilha de recibos e outros registros de negócios, pode ser difícil saber quais registros você precisa manter e quais registros você pode enviar para o triturador. Neste guia, abordaremos os itens que você precisa armazenar e manter quando se trata de manutenção de registros de pequenas empresas. Também explicaremos por quanto tempo você precisa mantê-los e métodos eficientes para arquivar registros (para salvá-lo do fichário abarrotado).

Registros e recibos fiscais que você precisa manter

Todo proprietário de pequena empresa ou trabalhador autônomo é obrigado pelo IRS a manter a documentação que comprova os itens de renda, deduções ou créditos que aparecem em sua declaração de imposto de renda. Esta documentação é como você prova que ganhou o que disse que ganhou e comprou o que disse que comprou.

Os registros fiscais e a documentação de apoio que você precisa guardar para incluir:

• Recibos
• Extratos bancários e de cartão de crédito
• Notas
• Cheques cancelados
• Faturas
• Comprovante de pagamento, como registros de transações do PayPal
• Demonstrativos financeiros da Bench ou do seu contador
• Declarações fiscais anteriores
• Formulários W2 e 1099
• Qualquer outra evidência documental que comprove um item de renda, dedução ou crédito mostrado em sua declaração de imposto

Lembre-se de que esta lista não é cem por cento abrangente. Os tipos de registros que você precisa manter para fins fiscais variam de acordo com a natureza do seu negócio.

O ónus da prova para provar suas transações comerciais recai sobre você, o contribuinte. Uma vez que depende de você fazer o backup de cada item da sua declaração de impostos com a documentação de apoio, nosso conselho é simples: Guarde tudo.

Durante uma auditoria fiscal, sua primeira linha de defesa são seus registros fiscais. Sua melhor aposta é armazenar tudo digitalmente, para que esteja facilmente disponível no caso de análise do IRS. Isso também o ajudará a evitar a perda de recibos, para que possa arcar com todas as deduções fiscais possíveis que se apliquem ao seu negócio.

Uma vez que depende de você fazer o backup de cada item da sua declaração de impostos com a documentação de apoio, nosso conselho é simples: Guarde tudo.

A regra de US $ 75: recibos que você pode jogar fora (mas não deve)

Em geral, espera-se que você mantenha as evidências documentais - recibos, cheques cancelados, contas - para controlar suas despesas.

Vamos seguir nosso conselho de “guardar tudo” aqui e dizer que você deve adquirir o hábito de preencher os recibos de todas as suas despesas comerciais. Mas isso o ajudará a entender as exceções às regras de manutenção de registros.

Você não precisa manter provas documentais para despesas se alguma das seguintes opções se aplicar:

• A despesa é inferior a US $ 75 (Observação: esta regra não se aplica a despesas de hospedagem.)
• É uma despesa de transporte e um recibo não está prontamente disponível
• Você está relatando despesas durante uma viagem a negócios, as quais você contabiliza para um empregador sob um plano responsável, e pelas quais você recebe uma ajuda de custo diária

Lembre-se, no entanto, de que qualquer despesa - mesmo abaixo de US $ 75 - pode ser contestada durante uma auditoria do IRS. Se você não tiver um recibo de despesas abaixo de US $ 75, o IRS só manterá a dedução se você apresentar determinadas informações mediante solicitação.

Estas são as informações de despesas que você precisa documentar e apresentar durante uma auditoria:

• O valor da despesa
• A data em que a transação ocorreu
• O local em que a transação ocorreu
• O caráter essencial ou propósito da despesa

Para descontos de refeições e entretenimento, você também precisa especificar quem estava envolvido na despesa - por exemplo, o nome do cliente que você levou para almoçar. Escreva esses detalhes no verso dos recibos de papel ou em um diário ou calendário. Você também pode usar um aplicativo móvel como o Expensify para manter registros digitais.

Você pode aprender mais sobre as diretrizes do IRS para despesas abaixo de US $ 75 no site do IRS.

Quando você pode destruir registros fiscais?

O Limite de Três Anos

Geralmente, você precisa manter registros fiscais durante os três anos seguintes à data em que a despesa foi apresentada ou a partir da data de vencimento de sua declaração de imposto - o que ocorrer depois. Mesmo se você apresentar sua declaração de imposto de renda antecipadamente, ela será tratada como se tivesse sido apresentada na data de vencimento.

Um exemplo do limite de três anos

Digamos que há alguns anos você estava bem organizado e apresentou sua declaração de imposto de renda para o exercício financeiro de 2013 em 10 de abril de 2014. No entanto, o prazo desse ano era 15 de abril de 2014.

Isso significa que você teria que manter os registros fiscais, recibos e outros documentos comprovativos relacionados à sua declaração de imposto de renda de 2013 até 15 de abril de 2017 - três anos após a data de vencimento da devolução.

Você pode agradecer o período de limitações desta regra. O período de limitações é o período durante o qual um contribuinte - ou seja, você - pode alterar sua declaração de imposto de renda. É também o período durante o qual o IRS pode realizar uma auditoria no seu retorno.

Quando o período de limitações de sua declaração de impostos expirar, você não será mais obrigado a manter uma cópia da declaração de impostos ou qualquer de sua documentação de suporte.

No entanto, estamos discutindo essa lei tributária - o que significa que há exceções para todas as regras.

Exceções à regra de três anos

Existem certos casos que exigem que você mantenha uma declaração de imposto de renda por mais de três anos após o depósito. Aqui está um resumo das exceções à regra de três anos e uma explicação básica de por quanto tempo você deve manter os registros em cada categoria:

Dívidas incobráveis ​​e títulos sem valor

Você pode deduzir o valor da inadimplência ou dos títulos sem valor em sua declaração de imposto de renda. Mas, se o fizer, terá de manter registros dessas dívidas e títulos por sete anos .

Renda Omitida

Se você não relatou a renda que deveria ter relatado, e foi mais de 25% da renda bruta listada em sua devolução, mantenha os registros por seis anos após a data em que você entrou com o pedido ou o prazo final para o depósito - o que vier depois.

Registros de funcionários

Se você tiver funcionários, deverá manter os registros de emprego pelo menos quatro anos após a data em que os impostos sobre a folha de pagamento foram devidos ou pagos - o que ocorrer por último.

Devolução fraudulenta ou sem devolução

Para o caso de você estar planejando cometer fraude fiscal ou pular a apresentação de uma declaração: Não há prescrição para infringir a lei. O IRS pode vir atrás de você para sempre .

Registros de propriedade

Geralmente, você deve manter registros de propriedade por pelo menos três anos - o período de tempo em que você pode ser auditado ou em que pode alterar sua declaração.

Você precisa manter esses registros para que possa calcular qualquer depreciação, amortização ou dedução de exaustão e para levar em consideração o ganho ou a perda se você eventualmente vender a propriedade.

Aqui está um exemplo: digamos que você se livrou de uma propriedade durante o ano fiscal de 2015. Em sua declaração de imposto de renda de 2015, você relata o dinheiro que ganhou. Você arquiva no prazo final - 18 de abril de 2016. Você precisaria manter os registros relacionados a este imóvel por três anos, até 18 de abril de 2016.

O tipo de registro de propriedade que você deve manter para incluir escrituras, títulos e registros de base de custo - por exemplo, recibos de computadores ou veículos.

Como armazenar recibos e registros fiscais

Agora que você sabe por quanto tempo manter seus registros fiscais, a próxima etapa é desenvolver um método eficiente e seguro para armazená-los.

Provavelmente, seu histórico de pedidos e registros de transações já estão na nuvem. Mas, no caso de cópias impressas de recibos - por exemplo, de uma de suas muitas viagens para enviar mercadorias pelo correio - é melhor não usar nenhum papel.

O IRS aceitará cópias digitais de documentos, desde que sejam idênticos e contenham as mesmas informações precisas que as cópias originais. Você precisa ser capaz de produzir uma cópia impressa legível do documento mediante solicitação.

Use serviços de armazenamento em nuvem como Sync, Dropbox, Evernote ou Google Drive para manter cópias de seus documentos em papel online. Se você tiver um grande número de documentos para carregar, considere investir em um scanner de alta velocidade. Também é aconselhável manter um backup de cada documento em um local separado, como uma unidade de estado sólido criptografada ou um serviço de armazenamento em nuvem diferente.

Manter registros para fins não fiscais

Seus credores, advogado comercial ou seguradora também podem querer ver cópias de seus registros fiscais e podem precisar que você os guarde por mais tempo do que o IRS. Depois de ultrapassar o período de limitações em seus registros, verifique novamente se você não precisará deles para outra finalidade antes de destruí-los.

Se estiver usando armazenamento digital, você pode simplesmente arquivar registros de que não precisa mais - em vez de excluí-los permanentemente.

Conclusão

Pode ser difícil seguir todas as regras que as pequenas empresas devem seguir. Embora seja importante certificar-se de quais registros você precisa manter e o período de limitações de cada um, lembre-se: A melhor abordagem para a manutenção de registros de pequenas empresas é guardar tudo. A vida é mais fácil quando você não está lutando para perder recibos e registros durante a temporada de impostos. E, desde que você guarde tudo, saberá que sempre terá o que precisa no caso de uma auditoria do IRS.