حفظ سجلات الأعمال الصغيرة 101: دليل لأصحاب الأعمال التجارية الإلكترونية

الاحتفاظ بالسجلات الضريبية وغيرها من المستندات التجارية المهمة ليس مفيدًا فقط لتقديم ضرائبك: حفظ السجلات هو التزام قانوني تفرضه مصلحة الضرائب الأمريكية. ولكن عندما تحدق في أكوام الإيصالات وسجلات الأعمال الأخرى ، فقد يكون من الصعب معرفة السجلات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها ، والسجلات التي يمكنك إرسالها إلى آلة التقطيع. في هذا الدليل ، سنغطي العناصر التي تحتاج إلى تخزينها والاحتفاظ بها عندما يتعلق الأمر بحفظ سجلات الأعمال الصغيرة. سنشرح أيضًا المدة التي تحتاجها للاحتفاظ بها ، والطرق الفعالة لحفظ السجلات (لإنقاذك من خزانة الملفات المكتظة).

السجلات والإيصالات الضريبية التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها

تطلب مصلحة الضرائب من كل صاحب عمل صغير أو شخص يعمل لحسابه الخاص الاحتفاظ بالوثائق التي تدعم عناصر الدخل أو الخصومات أو الائتمانات التي تظهر في الإقرار الضريبي. هذه الوثائق هي الطريقة التي تثبت بها أنك ربحت ما قلته أنك ربحته واشتريت ما قلت أنك اشتريته.

السجلات الضريبية والوثائق الداعمة التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها لتتضمن:

• الإيصالات
• كشوف الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان
• الفواتير
• الشيكات الملغاة
• الفواتير
• إثبات المدفوعات ، مثل سجلات المعاملات من PayPal
• البيانات المالية من Bench أو محاسبك
• الإقرارات الضريبية السابقة
• أشكال W2 و 1099
• أي دليل موثق آخر يدعم عنصر الدخل أو الخصم أو الائتمان المعروض في إقرارك الضريبي

ضع في اعتبارك أن هذه القائمة ليست شاملة بنسبة مائة بالمائة. تختلف أنواع السجلات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها للأغراض الضريبية وفقًا لطبيعة عملك.

يقع عبء الإثبات لإثبات معاملاتك التجارية على عاتقك أنت دافع الضرائب. نظرًا لأن الأمر متروك لك لإجراء نسخ احتياطي لكل عنصر في إقرارك الضريبي مع الوثائق الداعمة ، فإن نصيحتنا بسيطة: احتفظ بكل شيء.

أثناء التدقيق الضريبي ، يكون خط دفاعك الأول هو سجلاتك الضريبية. أفضل رهان هو تخزين كل شيء رقميًا ، بحيث يكون متاحًا بسهولة في حالة التدقيق من مصلحة الضرائب. سيساعدك هذا أيضًا على تجنب فقدان الإيصالات حتى تتمكن من دعم كل خصم ضريبي محتمل ينطبق على عملك.

نظرًا لأن الأمر متروك لك لإجراء نسخ احتياطي لكل عنصر في إقرارك الضريبي مع الوثائق الداعمة ، فإن نصيحتنا بسيطة: احتفظ بكل شيء.

قاعدة الـ 75 دولارًا: الإيصالات التي يمكن أن ترميها (لكن لا ينبغي)

بشكل عام ، من المتوقع أن تتمسك بالأدلة المستندية - الإيصالات والشيكات الملغاة والفواتير - لتتبع نفقاتك.

سنلتزم بنصيحة "احتفظ بكل شيء" هنا ونقول إنه يجب عليك التعود على تقديم الإيصالات لجميع نفقات عملك. ولكنه سيساعدك على فهم الاستثناءات من قواعد حفظ الدفاتر.

لا تحتاج إلى الاحتفاظ بأدلة مستندية للنفقات إذا كان أي مما يلي ينطبق:

• تصل المصاريف إلى أقل من 75 دولارًا (ملاحظة: لا تنطبق هذه القاعدة على نفقات الإقامة.)
• إنها مصاريف نقل والإيصال غير متوفر بسهولة
• أنت تقوم بالإبلاغ عن المصاريف أثناء السفر للعمل ، والتي تقوم بإبلاغها لصاحب العمل بموجب خطة خاضعة للمساءلة ، والتي تتلقى مقابلها بدل يومي

تذكر ، مع ذلك ، أن أي نفقات - حتى لو كانت أقل من 75 دولارًا - يمكن الطعن فيها أثناء تدقيق مصلحة الضرائب. إذا كنت تفتقر إلى إيصال لأي نفقات تقل عن 75 دولارًا ، فستؤيد مصلحة الضرائب الخصم فقط إذا قدمت معلومات معينة عند الطلب.

فيما يلي معلومات المصاريف التي ستحتاج إلى توثيقها وتقديمها أثناء التدقيق:

• مقدار المصاريف
• تاريخ إجراء المعاملة
• المكان الذي تمت فيه الصفقة
• الطابع الأساسي أو الغرض الأساسي للمصاريف

بالنسبة للوجبات وخصومات الترفيه ، تحتاج أيضًا إلى تحديد من كان متورطًا في النفقات - على سبيل المثال ، اسم العميل الذي أخرجته لتناول طعام الغداء. اكتب هذه التفاصيل على ظهر الإيصالات الورقية أو في مفكرة أو تقويم. يمكنك أيضًا استخدام تطبيق جوال مثل Expensify للاحتفاظ بالسجلات الرقمية.

يمكنك معرفة المزيد حول إرشادات IRS للنفقات التي تقل عن 75 دولارًا على موقع ويب مصلحة الضرائب.

متى يمكنك تمزيق سجلات الضرائب؟

حد الثلاث سنوات

بشكل عام ، تحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات ضريبية للسنوات الثلاث التالية لتاريخ إيداع المصروفات ، أو من تاريخ استحقاق الإقرار الضريبي - أيهما يأتي لاحقًا. حتى إذا قمت بتقديم إقرارك الضريبي مبكرًا ، فسيتم التعامل معه كما لو تم تقديمه في تاريخ الاستحقاق.

مثال على حد الثلاث سنوات

لنفترض أنه قبل بضع سنوات ، كنت منظمًا جيدًا وقدمت إقرارك الضريبي للسنة المالية 2013 في 10 أبريل 2014. ومع ذلك ، كان الموعد النهائي لذلك العام هو 15 أبريل 2014.

هذا يعني أنه سيتعين عليك الاحتفاظ بالسجلات الضريبية والإيصالات والمستندات الداعمة الأخرى المرتبطة بالإقرار الضريبي لعام 2013 حتى 15 أبريل 2017 - بعد ثلاث سنوات من تاريخ استحقاق الإقرار.

يمكنك شكر فترة التقادم لهذه القاعدة. فترة التقادم هي الفترة التي يستطيع خلالها دافع الضرائب - أي أنت - تعديل إقراره الضريبي. إنها أيضًا الفترة التي يمكن خلالها لـ IRS إجراء تدقيق على عودتك.

عندما تنتهي فترة القيود المفروضة على إقرارك الضريبي ، لم تعد ملزمًا بالاحتفاظ بنسخة من الإقرار الضريبي أو أي من الوثائق الداعمة الخاصة به.

ومع ذلك ، هذا هو قانون الضرائب الذي نناقشه - مما يعني أن هناك استثناءات لكل قاعدة.

استثناءات من قاعدة الثلاث سنوات

هناك حالات معينة تطالبك بالاحتفاظ بالإقرار الضريبي لمدة تزيد عن ثلاث سنوات بعد تقديمه. فيما يلي ملخص للاستثناءات من قاعدة الثلاث سنوات ، وشرح أساسي للمدة التي يجب أن تحتفظ فيها بالسجلات في كل فئة:

الديون المعدومة والأوراق المالية عديمة القيمة

يمكنك خصم قيمة الديون المعدومة أو الأوراق المالية عديمة القيمة في إقرارك الضريبي. ولكن إذا قمت بذلك ، يجب عليك الاحتفاظ بسجلات لهذه الديون والأوراق المالية لمدة سبع سنوات .

الدخل المحذوف

إذا فشلت في الإبلاغ عن الدخل الذي كان ينبغي عليك الإبلاغ عنه ، وكان أكثر من 25٪ من إجمالي الدخل المدرج في عودتك ، فاحتفظ بالسجلات لمدة ست سنوات بعد تاريخ تقديمك ، أو الموعد النهائي للتقديم - أيهما يأتي لاحقًا.

سجلات الموظفين

إذا كان لديك موظفون ، فيجب عليك الاحتفاظ بسجلات التوظيف بعد أربع سنوات على الأقل من تاريخ استحقاق ضرائب الرواتب أو دفعها - أيهما أحدث.

عودة احتيالية أو لا عودة

فقط في حال كنت تخطط لارتكاب الاحتيال الضريبي ، أو تخطي تقديم الإقرار: لا يوجد قانون تقادم لخرق القانون. يمكن لمصلحة الضرائب أن تلاحقك إلى الأبد .

سجلات الممتلكات

بشكل عام ، يجب عليك الاحتفاظ بسجلات الممتلكات لمدة ثلاث سنوات على الأقل - الفترة الزمنية التي قد يتم خلالها تدقيقك ، أو التي يمكنك خلالها تعديل عودتك.

تحتاج إلى الاحتفاظ بهذه السجلات حتى تتمكن من حساب أي إهلاك أو إطفاء أو خصم استنفاد ، ولإدراج الربح أو الخسارة إذا قمت ببيع العقار في النهاية.

إليك مثال: لنفترض أنك تخلصت من قطعة من الممتلكات خلال السنة الضريبية 2015. في إقرارك الضريبي لعام 2015 ، أبلغت عن الأموال التي جنيتها. يمكنك التقديم مباشرة في الموعد النهائي - 18 أبريل 2016. ستحتاج إلى الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بهذه القطعة من الممتلكات لمدة ثلاث سنوات ، حتى 18 أبريل 2016.

نوع سجلات الممتلكات التي يجب عليك الاحتفاظ بها لتضمين السندات والعناوين وسجلات أساس التكلفة - على سبيل المثال ، إيصالات أجهزة الكمبيوتر أو المركبات.

كيفية تخزين الإيصالات والسجلات الضريبية

الآن أنت تعرف كم من الوقت تحتفظ بسجلاتك الضريبية ، فإن الخطوة التالية هي تطوير طريقة فعالة وآمنة لتخزينها.

هناك احتمالات ، أن محفوظات الطلبات وسجلات المعاملات موجودة بالفعل في السحابة. ولكن في حالة النسخ الورقية من الإيصالات - على سبيل المثال ، من إحدى رحلاتك العديدة إلى البضائع البريدية في مكتب البريد - فمن الأفضل أن تكون بلا أوراق تمامًا.

ستقبل مصلحة الضرائب الأمريكية النسخ الرقمية من المستندات طالما أنها متطابقة وتحتوي على نفس المعلومات الدقيقة مثل النسخ الأصلية. يجب أن تكون قادرًا على إنتاج نسخة مطبوعة واضحة من المستند عند الطلب.

استخدم خدمات التخزين السحابية مثل Sync أو Dropbox أو Evernote أو Google Drive للاحتفاظ بنسخ من مستنداتك الورقية عبر الإنترنت. إذا كان لديك عدد كبير من المستندات لتحميلها ، ففكر في الاستثمار في ماسح ضوئي عالي السرعة. من الحكمة أيضًا الاحتفاظ بنسخة احتياطية من كل مستند في مكان منفصل ، مثل محرك أقراص الحالة الصلبة المشفر ، أو خدمة تخزين سحابية مختلفة.

مسك السجلات للأغراض غير الضريبية

قد يرغب الدائنون أو محامي الأعمال أو شركة التأمين أيضًا في الاطلاع على نسخ من سجلاتك الضريبية ، وقد يحتاجون منك للاحتفاظ بها لفترة أطول مما تفعل مصلحة الضرائب الأمريكية. بمجرد تجاوز فترة القيود المفروضة على سجلاتك ، تحقق جيدًا من أنك لن تحتاج إليها لغرض آخر قبل تمزيقها.

إذا كنت تستخدم وحدة تخزين رقمية ، فيمكنك ببساطة أرشفة السجلات التي لم تعد بحاجة إليها - بدلاً من حذفها نهائيًا.

استنتاج

قد يكون من الصعب مواكبة جميع القواعد التي من المتوقع أن تتبعها الشركات الصغيرة. على الرغم من أهمية التأكد من السجلات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها وفترة القيود لكل منها ، تذكر: أفضل نهج لحفظ سجلات الأعمال الصغيرة هو التمسك بكل شيء. تصبح الحياة أسهل عندما لا تتدافع بحثًا عن الإيصالات والسجلات المفقودة خلال موسم الضرائب. وطالما أنك تحتفظ بكل شيء ، ستعرف أن لديك دائمًا ما تحتاجه في حالة تدقيق مصلحة الضرائب.