Mantenimiento de registros de pequeñas empresas 101: una guía para emprendedores de comercio electrónico

Mantener registros de impuestos y otros documentos comerciales importantes no solo es útil para presentar sus impuestos: el mantenimiento de registros es una obligación legal impuesta por el IRS. Pero cuando está mirando montones de recibos y otros registros comerciales, puede ser difícil saber qué registros necesita mantener y qué registros puede enviar a la trituradora. En esta guía, cubriremos los elementos que necesita almacenar y conservar en lo que respecta al mantenimiento de registros de pequeñas empresas. También le explicaremos cuánto tiempo necesita conservarlos y los métodos eficientes para archivar registros (para salvarlo del archivador sobrecargado).

Registros y recibos de impuestos que necesita conservar

El IRS requiere que cada propietario de una pequeña empresa o trabajador por cuenta propia conserve la documentación que respalde las partidas de ingresos, deducciones o créditos que aparecen en su declaración de impuestos. Esta documentación es la forma en que demuestra que ganó lo que dijo que ganó y compró lo que dijo que compró.

Los registros de impuestos y la documentación de respaldo que necesita conservar para incluir:

• Ingresos
• Extractos bancarios y de tarjetas de crédito
• Facturas
• Cheques cancelados
• Facturas
• Comprobante de pagos, como registros de transacciones de PayPal
• Estados financieros de Bench o de su contable
• Declaraciones de impuestos anteriores
• Formularios W2 y 1099
• Cualquier otra evidencia documental que respalde una partida de ingresos, deducción o crédito que se muestre en su declaración de impuestos.

Tenga en cuenta que esta lista no es cien por cien completa. Los tipos de registros que debe conservar para fines fiscales variarán según la naturaleza de su negocio.

La carga de la prueba para demostrar sus transacciones comerciales recae en usted, el contribuyente. Ya que depende de usted respaldar cada artículo en su declaración de impuestos con documentación de respaldo, nuestro consejo es simple: Conserve todo.

Durante una auditoría fiscal, su primera línea de defensa son sus registros fiscales. Su mejor opción es almacenar todo digitalmente, para que esté fácilmente disponible en caso de que el IRS lo examine. Esto también le ayudará a evitar perder los recibos para que pueda respaldar todas las posibles deducciones fiscales que se apliquen a su negocio.

Ya que depende de usted respaldar cada artículo en su declaración de impuestos con documentación de respaldo, nuestro consejo es simple: Conserve todo.

La regla de los $ 75: recibos que podría tirar (pero no debería)

En general, se espera que conserve pruebas documentales (recibos, cheques cancelados, facturas) para realizar un seguimiento de sus gastos.

Vamos a ceñirnos a nuestro consejo de "quédese con todo" aquí y le diremos que debe acostumbrarse a presentar los recibos de todos sus gastos comerciales. Pero le ayudará a comprender las excepciones a las reglas de mantenimiento de registros.

No es necesario que conserve pruebas documentales de los gastos si se aplica alguno de los siguientes casos:

• El gasto asciende a menos de $ 75 (Nota: esta regla no se aplica a los gastos de alojamiento).
• Es un gasto de transporte y el recibo no está disponible
• Está reportando gastos mientras viaja por negocios, los cuales cuenta a un empleador bajo un plan responsable, y por los cuales recibe una asignación diaria.

Sin embargo, recuerde que cualquier gasto, incluso uno de menos de $ 75, puede impugnarse durante una auditoría del IRS. Si no tiene un recibo por cualquier gasto menor a $ 75, el IRS solo mantendrá la deducción si presenta cierta información a pedido.

Aquí está la información de gastos que necesitará documentar y presentar durante una auditoría:

• El monto del gasto
• La fecha en que se realizó la transacción.
• El lugar donde se llevó a cabo la transacción.
• El carácter o propósito esencial del gasto.

Para las deducciones por comidas y entretenimiento, también debe especificar quién estuvo involucrado en el gasto, por ejemplo, el nombre del cliente que invitó a almorzar. Escriba estos detalles en el reverso de los recibos en papel o en un diario o calendario. También puede utilizar una aplicación móvil como Expensify para mantener registros digitales.

Puede obtener más información sobre las pautas del IRS para gastos inferiores a $ 75 en el sitio web del IRS.

¿Cuándo se pueden triturar los registros de impuestos?

El límite de tres años

Por lo general, debe mantener registros de impuestos durante los tres años siguientes a la fecha en que se presentó el gasto o desde la fecha de vencimiento de su declaración de impuestos, lo que ocurra más tarde. Incluso si presenta su declaración de impuestos antes de tiempo, se trata como si se hubiera presentado en la fecha de vencimiento.

Un ejemplo del límite de tres años

Digamos que hace unos años, estaba bien organizado y presentó su declaración de impuestos para el año fiscal 2013 el 10 de abril de 2014. Sin embargo, la fecha límite de ese año fue el 15 de abril de 2014.

Esto significa que tendría que conservar los registros de impuestos, los recibos y otra documentación de respaldo relacionada con su declaración de impuestos de 2013 hasta el 15 de abril de 2017, tres años después de la fecha de vencimiento de su declaración.

Puedes agradecer el período de limitaciones por esta regla. El período de prescripción es el período durante el cual un contribuyente, ese es usted, puede modificar su declaración de impuestos. También es el período durante el cual el IRS puede realizar una auditoría sobre su declaración.

Cuando expira el período de limitaciones de su declaración de impuestos, ya no es necesario que conserve una copia de la declaración de impuestos ni de su documentación de respaldo.

Sin embargo, esta es la ley tributaria que estamos discutiendo, lo que significa que hay excepciones a cada regla.

Excepciones a la regla de los tres años

Hay ciertos casos que exigen que conserve una declaración de impuestos durante más de tres años después de la presentación. A continuación, se incluye un resumen de las excepciones a la regla de los tres años y una explicación básica de cuánto tiempo debe conservar los registros en cada categoría:

Deudas incobrables y valores sin valor

Puede deducir el valor de las deudas incobrables o valores sin valor en su declaración de impuestos. Pero si lo hace, debe mantener registros de estas deudas y valores durante siete años .

Ingresos omitidos

Si no informó los ingresos que debería haber informado y era más del 25% de los ingresos brutos enumerados en su declaración, mantenga registros durante seis años después de la fecha de presentación o la fecha límite para la presentación, lo que ocurra después.

Registros de empleados

Si tiene empleados, debe mantener registros de empleo al menos cuatro años después de la fecha en que vencieron o se pagaron los impuestos sobre la nómina, lo que ocurra más tarde.

Devolución fraudulenta o no devolución

En caso de que estuviera planeando cometer un fraude fiscal u omitir la presentación de una declaración: no existe un estatuto de limitaciones para infringir la ley. El IRS puede perseguirte para siempre .

Registros de propiedad

Por lo general, debe mantener registros de la propiedad durante al menos tres años , el período de tiempo en el que puede ser auditado o en el que puede enmendar su declaración.

Debe mantener esos registros para poder calcular cualquier depreciación, amortización o deducción por agotamiento, y tener en cuenta las ganancias o pérdidas si finalmente vende la propiedad.

Aquí hay un ejemplo: supongamos que se deshizo de una propiedad durante el año fiscal 2015. En su declaración de impuestos de 2015, declara el dinero que ganó. Presenta la solicitud justo en la fecha límite, el 18 de abril de 2016. Debería mantener registros relacionados con esta propiedad durante tres años, hasta el 18 de abril de 2016.

El tipo de registros de propiedad que debe conservar para incluir escrituras, títulos y registros de base de costos, por ejemplo, recibos de computadoras o vehículos.

Cómo almacenar recibos y registros de impuestos

Ahora que sabe cuánto tiempo conservará sus registros fiscales, el siguiente paso es desarrollar un método eficaz y seguro para almacenarlos.

Lo más probable es que su historial de pedidos y registros de transacciones ya estén en la nube. Pero en el caso de las copias impresas de los recibos, por ejemplo, de uno de sus muchos viajes para enviar mercancías por correo en la oficina de correos, es mejor que se quede completamente sin papel.

El IRS aceptará copias digitales de documentos siempre que sean idénticos y contengan la misma información precisa que las copias originales. Debe poder producir una copia impresa legible del documento a pedido.

Utilice servicios de almacenamiento en la nube como Sync, Dropbox, Evernote o Google Drive para mantener copias de sus documentos impresos en línea. Si tiene una gran cantidad de documentos para cargar, considere invertir en un escáner de alta velocidad. También es aconsejable mantener una copia de seguridad de cada documento en una ubicación separada, como una unidad de estado sólido cifrada o un servicio de almacenamiento en la nube diferente.

Mantener registros para fines no tributarios

Es posible que sus acreedores, abogado comercial o compañía de seguros también deseen ver copias de sus registros de impuestos y es posible que necesiten que los conserve por más tiempo que el IRS. Una vez que haya pasado el período de limitaciones en sus registros, verifique dos veces que no los necesitará para otro propósito antes de destruirlos.

Si está utilizando almacenamiento digital, simplemente puede archivar los registros que ya no necesita, en lugar de eliminarlos permanentemente.

Conclusión

Puede ser difícil mantenerse al día con todas las reglas que se espera que sigan las pequeñas empresas. Aunque es importante asegurarse de qué registros debe conservar y el período de limitaciones de cada uno, recuerde: el mejor enfoque para el mantenimiento de registros de las pequeñas empresas es conservar todo. La vida es más fácil cuando no está luchando por los recibos y registros faltantes durante la temporada de impuestos. Y, siempre que conserve todo, sabrá que siempre tendrá lo que necesita en caso de una auditoría del IRS.