Small Business Recordkeeping 101: 전자상거래 기업가를 위한 안내서

세금 기록 및 기타 중요한 비즈니스 문서를 보관하는 것은 세금을 신고하는 데만 도움이 되는 것은 아닙니다. 기록 보관은 IRS에서 부과하는 법적 의무입니다. 그러나 영수증과 기타 비즈니스 기록을 훑어보면 어떤 기록을 보관해야 하는지, 어떤 기록을 파쇄기로 보낼 수 있는지 알기 어려울 수 있습니다. 이 안내서에서는 중소기업 기록 보관과 관련하여 보관 및 보관해야 하는 항목에 대해 설명합니다. 또한 보관 기간과 효율적인 기록 보관 방법에 대해서도 설명합니다.

보관해야 하는 세금 기록 및 영수증

모든 소기업 소유자 또는 자영업자는 세금 신고서에 나타나는 소득, 공제 또는 공제 항목을 뒷받침하는 문서를 IRS에서 보관해야 합니다. 이 문서는 귀하가 귀하가 얻은 것을 얻었고 귀하가 구매했다고 말한 것을 구매했음을 증명하는 방법입니다.

다음을 포함하기 위해 보유해야 하는 세금 기록 및 증빙 서류:

• 영수증
• 은행 및 신용 카드 명세서
• 청구서
• 취소된 수표
• 송장
• PayPal의 거래 기록과 같은 지불 증명
• Bench 또는 회계 담당자의 재무제표
• 이전 세금 보고
• W2 및 1099 양식
• 세금 보고서에 표시된 소득, 공제 또는 공제 항목을 뒷받침하는 기타 모든 문서 증거

이 목록은 100% 포괄적이지 않습니다. 세금 목적으로 보관해야 하는 기록 유형은 사업의 성격에 따라 다릅니다.

귀하의 사업 거래를 입증하는 입증 책임은 납세자 귀하에게 있습니다. 증빙 서류와 함께 세금 신고서의 모든 항목을 백업하는 것은 귀하에게 달려 있으므로 조언은 간단합니다. 모든 것을 보관하십시오.

세금 감사 중에 가장 먼저 방어하는 것은 세금 기록입니다. 가장 좋은 방법은 모든 것을 디지털 방식으로 저장하는 것이므로 IRS의 조사를 받을 때 쉽게 사용할 수 있습니다. 이것은 또한 영수증 분실을 방지하여 귀하의 사업에 적용되는 가능한 모든 세금 공제를 지원할 수 있습니다.

증빙 서류와 함께 세금 신고서의 모든 항목을 백업하는 것은 귀하에게 달려 있으므로 조언은 간단합니다. 모든 것을 보관하십시오.

$75 규칙: 버릴 수 있는 영수증(하지만 해서는 안 됨)

일반적으로 비용을 추적하기 위해 영수증, 취소된 수표, 청구서 등의 문서 증거를 보유해야 합니다.

우리는 여기에서 "모든 것을 지키십시오"라는 조언을 고수하고 모든 사업 비용에 대해 영수증을 제출하는 습관을 가져야 한다고 말합니다. 그러나 기록 보관 규칙의 예외를 이해하는 데 도움이 될 것입니다.

다음 중 하나에 해당하는 경우 지출에 대한 증빙 서류를 보관할 필요가 없습니다.

• 비용이 $75 미만인 경우(참고: 이 규칙은 숙박 비용에 적용되지 않습니다.)
• 교통비라 영수증은 쉽게 구할 수 없다
• 업무상 여행 중 경비를 보고하고 있으며 책임 있는 계획에 따라 고용주에게 보고하고 일당 수당을 받습니다.

그러나 75달러 미만의 비용이라도 IRS 감사 중에 이의를 제기할 수 있음을 기억하십시오. $75 미만의 비용에 대한 영수증이 없는 경우 요청 시 특정 정보를 제시하는 경우에만 IRS에서 공제를 유지합니다.

감사 중에 문서화하고 제시해야 하는 비용 정보는 다음과 같습니다.

• 비용의 금액
• 거래가 발생한 날짜
• 거래가 발생한 장소
• 비용의 본질적 성격 또는 목적

식사 및 접대 공제의 경우 비용에 누가 관여했는지도 명시해야 합니다. 이러한 세부 사항을 종이 영수증 뒷면이나 일기장 또는 달력에 적어 두십시오. Expensify와 같은 모바일 앱을 사용하여 디지털 기록을 보관할 수도 있습니다.

IRS 웹사이트에서 $75 미만 비용에 대한 IRS 지침에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

세금 기록은 언제 파쇄할 수 있습니까?

3년 제한

일반적으로 비용이 접수된 날짜 또는 세금 신고 마감일 중 더 늦은 날짜로부터 3년 동안 세금 기록을 보관해야 합니다. 조기에 세금신고를 하여도 기한 내에 신고한 것으로 처리됩니다.

3년 제한의 예

몇 년 전 귀하가 잘 정리되어 2014년 4월 10일에 2013 회계연도에 대한 세금 보고서를 제출했다고 가정해 보겠습니다. 그러나 해당 연도의 마감일은 2014년 4월 15일이었습니다.

즉, 2013년 세금 신고서와 관련된 세금 기록, 영수증 및 기타 증빙 서류를 2017년 4월 15일까지(신고 마감일로부터 3년 후)까지 보관해야 합니다.

이 규칙에 대한 제한 기간에 감사할 수 있습니다. 제한 기간은 납세자, 즉 귀하가 세금 보고서를 수정할 수 있는 기간입니다. IRS가 귀하의 보고서에 대한 감사를 수행할 수 있는 기간이기도 합니다.

세금 신고서에 대한 제한 기간이 만료되면 더 이상 세금 신고서나 증빙 서류의 사본을 보관할 필요가 없습니다.

그러나 이것은 우리가 논의하고 있는 세법입니다. 이는 모든 규칙에 예외가 있음을 의미합니다.

3년 규칙의 예외

세금 신고서를 제출한 후 3년 이상 보류하도록 요구하는 특정 사례가 있습니다. 다음은 3년 규칙의 예외에 대한 요약과 각 범주의 기록을 보관해야 하는 기간에 대한 기본 설명입니다.

불량 부채 및 가치 없는 증권

세금 보고서에서 불량 부채 또는 무가치한 증권의 가치를 공제할 수 있습니다. 그러나 그렇게 할 경우 이러한 부채 및 유가 증권에 대한 기록을 7년 동안 보관해야 합니다.

누락 소득

보고해야 할 소득을 보고하지 않았고 보고서에 기재된 총 소득의 25% 이상인 경우, 제출한 날짜 또는 제출 마감일 중 더 늦은 날짜로부터 6년 동안 기록을 보관하십시오.

직원 기록

직원이 있는 경우 급여세 납부일 또는 납부일 중 더 늦은 날짜로부터 최소 4년 후에 고용 기록을 보관해야 합니다.

사기성 반품 또는 반품 불가

세금 사기를 계획하거나 신고를 건너뛰려는 경우를 대비하여: 법률 위반에는 공소시효가 없습니다. IRS는 당신을 영원히 뒤쫓을 수 있습니다 .

재산 기록

일반적으로 감사를 받거나 보고서를 수정할 수 있는 기간인 최소 3년 동안 재산 기록을 보관해야 합니다.

감가상각, 상각 또는 소진 공제를 계산하고 부동산을 매각할 경우 손익을 고려할 수 있도록 이러한 기록을 보관해야 합니다.

예를 들면 다음과 같습니다. 2015년 과세 연도에 재산을 처분했다고 가정해 보겠습니다. 2015년 세금 보고 시 귀하가 번 돈을 보고합니다. 마감일인 2016년 4월 18일에 바로 제출합니다. 이 자산과 관련된 기록을 2016년 4월 18일까지 3년 동안 보관해야 합니다.

보유해야 하는 재산 기록 유형에는 증서, 소유권 및 비용 기준 기록(예: 컴퓨터 또는 차량 영수증)이 포함됩니다.

영수증 및 세금 기록을 저장하는 방법

이제 세금 기록을 얼마나 오래 보관해야 하는지 알았으니 다음 단계는 이를 저장하는 효율적이고 안전한 방법을 개발하는 것입니다.

주문 내역과 거래 기록이 이미 클라우드에 있을 가능성이 있습니다. 그러나 영수증의 하드 카피의 경우(예를 들어, 우체국에서 우편물에 대한 많은 여행 중 하나에서) 완전히 종이를 사용하지 않는 것이 좋습니다.

IRS는 문서가 원본과 동일하고 정확한 정보를 포함하는 한 문서의 디지털 사본을 수락합니다. 요청 시 문서의 읽기 쉬운 인쇄 사본을 생성할 수 있어야 합니다.

Sync, Dropbox, Evernote 또는 Google Drive와 같은 클라우드 스토리지 서비스를 사용하여 종이 문서의 사본을 온라인으로 보관하십시오. 업로드할 문서가 많은 경우 고속 스캐너에 대한 투자를 고려하십시오. 또한 모든 문서의 백업을 암호화된 솔리드 스테이트 드라이브 또는 다른 클라우드 스토리지 서비스와 같은 별도의 위치에 보관하는 것이 좋습니다.

비과세 목적을 위한 기록 보관

귀하의 채권자, 사업 변호사 또는 보험 회사도 귀하의 세금 기록 사본을 보고 싶어할 수 있으며 IRS보다 더 오래 보관해야 할 수도 있습니다. 기록에 대한 제한 기간이 지나면 파쇄하기 전에 다른 목적으로 필요하지 않은지 다시 한 번 확인하십시오.

디지털 스토리지를 사용하는 경우 더 이상 필요하지 않은 기록을 영구적으로 삭제하는 대신 단순히 보관할 수 있습니다.

결론

중소기업이 따라야 할 모든 규칙을 준수하는 것은 어려울 수 있습니다. 보관해야 하는 기록과 각 기록의 제한 기간을 확인하는 것이 중요하지만 다음을 기억하십시오. 중소기업 기록 보관에 대한 가장 좋은 방법은 모든 것을 보관하는 것입니다. 세금 시즌 동안 누락된 영수증과 기록을 찾아 헤매지 않으면 삶이 한결 수월해집니다. 그리고 모든 것을 보관하는 한 IRS 감사의 경우에 필요한 것이 항상 있다는 것을 알게 될 것입니다.