中小企業の記録管理101：eコマース起業家のためのガイド

税務記録やその他の重要なビジネス文書を保持することは、税を申告するのに役立つだけではありません。記録保持は、IRSによって課される法的義務です。 しかし、領収書やその他の業務記録の山を見つめていると、どの記録を保持する必要があり、どの記録をシュレッダーに送信できるかを知るのが難しい場合があります。 このガイドでは、中小企業の記録管理に関して、保管および保管する必要のあるアイテムについて説明します。 また、それらを保持する必要がある期間、およびレコードをファイリングするための効率的な方法（過剰なファイリングキャビネットからあなたを救うため）についても説明します。

保持する必要のある税務記録と領収書

すべての中小企業の所有者または自営業者は、IRSによって、納税申告書に表示される所得、控除、またはクレジットの項目をサポートする文書を保持するように求められます。 このドキュメントは、あなたが獲得したと言ったものを獲得し、購入したと言ったものを購入したことを証明する方法です。

以下を含めるために保持する必要のある税務記録と補足文書：

• 領収書
• 銀行およびクレジットカードの明細書
• 手形
• キャンセルされたチェック
• 請求書
• PayPalからの取引記録などの支払いの証明
• ベンチまたはあなたの簿記係からの財務諸表
• 以前の納税申告書
• W2および1099フォーム
• 納税申告書に記載されている所得、控除、またはクレジットの項目を裏付けるその他の証拠書類

このリストは100パーセント包括的ではないことに注意してください。 税務上の目的で保持する必要のある記録の種類は、ビジネスの性質によって異なります。

あなたの商取引を証明する立証責任はあなた、納税者にあります。 納税申告書のすべての項目を補足文書でバックアップするのはあなた次第なので、私たちのアドバイスは簡単です。すべてを保管してください。

税務監査中の最初の防衛線は税務記録です。 あなたの最善の策はすべてをデジタルで保存することです、それでそれはIRSからの精査の場合に簡単に手元にあります。 これにより、領収書の紛失を防ぐことができるため、ビジネスに適用される可能性のあるすべての税額控除をサポートできます。

納税申告書のすべての項目を補足文書でバックアップするのはあなた次第なので、私たちのアドバイスは簡単です。すべてを保管してください。

75ドルのルール：投げることができる領収書（しかし、投げるべきではない）

一般に、経費を追跡するために、領収書、キャンセルされた小切手、請求書などの証拠書類を保持することが期待されています。

ここでは「すべてを維持する」というアドバイスに固執し、すべての事業費の領収書を提出する習慣を身につける必要があると言います。 ただし、記録管理ルールの例外を理解するのに役立ちます。

次のいずれかに該当する場合は、支出の証拠書類を保管する必要はありません。

• 費用は75ドル未満になります（注：このルールは宿泊費には適用されません）。
• 交通費で領収書はすぐに手に入りません
• あなたは出張中に経費を報告しており、それは説明責任のある計画に基づいて雇用主に会計処理され、日当が支給されます。

ただし、IRS監査中には、75ドル未満の費用であっても異議を申し立てることができることを忘れないでください。 75ドル未満の経費の領収書がない場合、IRSは、要求に応じて特定の情報を提示した場合にのみ控除を支持します。

監査中に文書化して提示する必要のある経費情報は次のとおりです。

• 費用の額
• 取引が行われた日付
• 取引が行われた場所
• 経費の本質的な性格または目的

食事や接待の控除については、費用に関与した人を指定する必要もあります。たとえば、昼食に連れて行ったクライアントの名前などです。 これらの詳細を紙の領収書の裏に、または日記やカレンダーに書き留めてください。 Expensifyなどのモバイルアプリを使用してデジタル記録を保持することもできます。

75ドル未満の費用に関するIRSガイドラインの詳細については、IRSのWebサイトをご覧ください。

いつ税務記録を細断できますか？

3年間の制限

通常、経費が提出された日から3年間、または確定申告の期日からのいずれか遅い方の期間、税務記録を保持する必要があります。 納税申告書を早期に提出した場合でも、期日に提出されたものとして扱われます。

3年間の制限の例

数年前、あなたはよく組織されていて、2014年4月10日に2013会計年度の確定申告をしたとしましょう。しかし、その年の締め切りは2014年4月15日でした。

つまり、2013年の確定申告に関連する税務記録、領収書、およびその他の補足文書は、確定申告の期日から3年後の2017年4月15日まで保管する必要があります。

この規則の制限期間に感謝することができます。 時効は、納税者（つまりあなた）が納税申告書を修正できる期間です。 それはまた、IRSがあなたの帰国時に監査を行うことができる期間でもあります。

納税申告書の制限期間が終了すると、納税申告書またはその補足文書のコピーを保持する必要がなくなります。

ただし、これは私たちが議論している税法です。つまり、すべての規則に例外があります。

3年間の規則の例外

申告後3年以上確定申告をすることを要求する場合があります。 3年間のルールの例外の概要と、各カテゴリの記録を保持する期間の基本的な説明は次のとおりです。

不良債権と価値のない証券

あなたはあなたの納税申告書で不良債権や価値のない有価証券の価値を差し引くことができます。 ただし、そうする場合は、これらの債務と有価証券の記録を7年間保持する必要があります。

省略された収入

申告すべき所得の申告に失敗し、申告書に記載されている総所得の25％を超えていた場合は、申告日または申告期限のいずれか遅い方から6年間記録を保管してください。

従業員の記録

従業員がいる場合は、給与税の納付日または支払日から少なくとも4年後のいずれか遅い方の年に雇用記録を保持する必要があります。

不正な返品または返品なし

脱税を計画した場合、または申告書の提出をスキップした場合に備えて、法律違反に対する時効はありません。 IRSはあなたの後に永遠に来ることができます。

財産記録

一般に、少なくとも3年間、つまり監査を受ける可能性のある期間、または返品を修正できる期間、資産の記録を保持する必要があります。

減価償却、償却、または減価償却の控除を計算できるように、また最終的に不動産を売却した場合の利益または損失を考慮に入れるために、これらの記録を保持する必要があります。

次に例を示します。2015会計年度中に資産の一部を削除したとします。 2015年の確定申告では、稼いだお金を報告します。 締め切りである2016年4月18日に提出します。この物件に関連する記録は、2016年4月18日までの3年間保持する必要があります。

証書、タイトル、およびコストベースのレコードを含めるために保持する必要のあるプロパティレコードのタイプ（たとえば、コンピューターや車両の領収書）。

領収書と税務記録を保存する方法

これで、税務記録を保持する期間がわかりました。次のステップは、税務記録を保存するための効率的で安全な方法を開発することです。

おそらく、注文履歴とトランザクションレコードはすでにクラウドに存在しています。 ただし、領収書のハードコピーの場合（たとえば、郵便局で商品を郵送するための多くの旅行の1つから）、完全にペーパーレスにすることをお勧めします。

IRSは、元のコピーと同一であり、同じ正確な情報が含まれている限り、ドキュメントのデジタルコピーを受け入れます。 要求に応じて、ドキュメントの読みやすい印刷コピーを作成できる必要があります。

Sync、Dropbox、Evernote、Googleドライブなどのクラウドストレージサービスを使用して、紙のドキュメントのコピーをオンラインで保管します。 アップロードするドキュメントが多数ある場合は、高速スキャナーへの投資を検討してください。 また、暗号化されたソリッドステートドライブや別のクラウドストレージサービスなど、すべてのドキュメントのバックアップを別々の場所に保存することも賢明です。

税以外の目的で記録を保持する

あなたの債権者、ビジネス弁護士、または保険会社もあなたの税務記録のコピーを見たいと思うかもしれません、そして彼らはあなたがIRSより長くそれらを保持することをあなたに要求するかもしれません。 レコードの制限期間を過ぎたら、それらを細断する前に、別の目的でそれらが必要ないことを再確認してください。

デジタルストレージを使用している場合は、レコードを完全に削除するのではなく、不要になったレコードをアーカイブするだけで済みます。

結論

中小企業が従うことが期待されるすべてのルールに追いつくのは難しいかもしれません。 どの記録を保持する必要があるか、およびそれぞれの制限期間を確認することは重要ですが、覚えておいてください。中小企業の記録管理への最善のアプローチは、すべてを保持することです。 税務シーズン中に領収書や記録の紛失をスクランブリングしていないと、生活が楽になります。 そして、すべてを保持している限り、IRS監査の場合に必要なものが常にあることがわかります。