Tenue de registres des petites entreprises 101 : un guide pour les entrepreneurs en commerce électronique

La tenue de dossiers fiscaux et d'autres documents commerciaux importants n'est pas seulement utile pour faire déposer vos impôts : la tenue de dossiers est une obligation légale imposée par l'IRS. Mais lorsque vous parcourez des piles de reçus et d'autres documents commerciaux, il peut être difficile de savoir quels documents vous devez conserver et quels documents vous pouvez envoyer à la déchiqueteuse. Dans ce guide, nous couvrirons les éléments que vous devez stocker et conserver lorsqu'il s'agit de tenir des registres pour les petites entreprises. Nous vous expliquerons également combien de temps vous devez les conserver et des méthodes efficaces pour classer les dossiers (pour vous éviter le classeur surchargé).

Dossiers fiscaux et reçus que vous devez conserver

Chaque propriétaire de petite entreprise ou travailleur indépendant est tenu par l'IRS de conserver les documents justifiant les éléments de revenu, les déductions ou les crédits figurant sur sa déclaration de revenus. Cette documentation est la façon dont vous prouvez que vous avez gagné ce que vous avez dit avoir gagné et que vous avez acheté ce que vous avez dit avoir acheté.

Les dossiers fiscaux et les pièces justificatives que vous devez conserver pour inclure :

• Reçus
• Relevés bancaires et de carte de crédit
• Factures
• Chèques annulés
• Factures
• Preuve de paiement, comme les enregistrements de transaction de PayPal
• États financiers de Bench ou de votre comptable
• Déclarations fiscales précédentes
• Formulaires W2 et 1099
• Toute autre pièce justificative à l'appui d'un élément de revenu, d'une déduction ou d'un crédit figurant sur votre déclaration de revenus

Gardez à l'esprit que cette liste n'est pas exhaustive à cent pour cent. Les types de documents que vous devez conserver à des fins fiscales varient en fonction de la nature de votre entreprise.

Le fardeau de la preuve pour prouver vos transactions commerciales incombe à vous, le contribuable. Puisqu'il vous appartient de justifier chaque élément de votre déclaration de revenus par des pièces justificatives, notre conseil est simple : Conservez tout.

Lors d'un contrôle fiscal, votre première ligne de défense est votre dossier fiscal. Votre meilleur pari est de tout stocker numériquement, de sorte qu'il soit facilement à portée de main en cas de contrôle de l'IRS. Cela vous aidera également à éviter de perdre des reçus afin que vous puissiez supporter toutes les déductions fiscales possibles qui s'appliquent à votre entreprise.

Puisqu'il vous appartient de justifier chaque élément de votre déclaration de revenus par des pièces justificatives, notre conseil est simple : Conservez tout.

La règle des 75 $ : des reçus que vous pourriez jeter (mais pas)

En général, vous devez conserver des preuves documentaires - reçus, chèques annulés, factures - pour suivre vos dépenses.

Nous allons nous en tenir à notre conseil « garder tout » ici et dire que vous devriez prendre l'habitude de produire des reçus pour toutes vos dépenses professionnelles. Mais cela vous aidera à comprendre les exceptions aux règles de tenue de dossiers.

Vous n'avez pas besoin de conserver de pièces justificatives pour les dépenses si l'une des conditions suivantes s'applique :

• La dépense s'élève à moins de 75 $ (Note : cette règle ne s'applique pas aux frais d'hébergement.)
• C'est une dépense de transport et un reçu n'est pas facilement disponible
• Vous déclarez des dépenses lors d'un voyage d'affaires, que vous déclarez à un employeur dans le cadre d'un plan comptable et pour lesquelles vous recevez une indemnité journalière

N'oubliez pas, cependant, que toute dépense, même inférieure à 75 $, peut être contestée lors d'un audit de l'IRS. Si vous n'avez pas de reçu pour des dépenses inférieures à 75 $, l'IRS ne maintiendra la déduction que si vous présentez certaines informations sur demande.

Voici les informations sur les dépenses que vous devrez documenter et présenter lors d'un audit :

• Le montant de la dépense
• La date à laquelle la transaction a eu lieu
• Le lieu de la transaction
• Le caractère essentiel ou le but de la dépense

Pour les déductions pour les repas et les divertissements, vous devez également spécifier qui a été impliqué dans la dépense - par exemple, le nom du client que vous avez pris pour le déjeuner. Notez ces détails au dos des reçus papier, ou dans un journal ou un calendrier. Vous pouvez également utiliser une application mobile comme Expensify pour conserver des enregistrements numériques.

Vous pouvez en savoir plus sur les directives de l'IRS pour les dépenses inférieures à 75 $ sur le site Web de l'IRS.

Quand pouvez-vous déchiqueter les dossiers fiscaux ?

La limite de trois ans

En règle générale, vous devez conserver les dossiers fiscaux pendant les trois années suivant la date à laquelle la dépense a été déposée ou à compter de la date d'échéance de votre déclaration de revenus, selon la dernière éventualité. Même si vous produisez votre déclaration de revenus plus tôt, elle est traitée comme si elle avait été produite à la date d'échéance.

Un exemple de la limite de trois ans

Disons qu'il y a quelques années, vous étiez bien organisé et que vous avez produit votre déclaration de revenus pour l'exercice 2013 le 10 avril 2014. Cependant, la date limite cette année-là était le 15 avril 2014.

Cela signifie que vous devrez conserver les dossiers fiscaux, les reçus et autres pièces justificatives liés à votre déclaration de revenus 2013 jusqu'au 15 avril 2017, soit trois ans après la date d'échéance de votre déclaration.

Vous pouvez remercier le délai de prescription pour cette règle. Le délai de prescription est la période pendant laquelle un contribuable, c'est-à-dire vous, peut modifier sa déclaration de revenus. C'est aussi la période pendant laquelle l'IRS peut effectuer un audit à votre retour.

À l'expiration du délai de prescription de votre déclaration de revenus, vous n'êtes plus tenu de conserver une copie de la déclaration de revenus ou de ses pièces justificatives.

Cependant, c'est de la loi fiscale dont nous discutons — ce qui signifie qu'il y a des exceptions à chaque règle.

Exceptions à la règle des trois ans

Il existe certains cas qui exigent que vous conserviez une déclaration de revenus pendant plus de trois ans après le dépôt. Voici un résumé des exceptions à la règle des trois ans et une explication de base sur la durée pendant laquelle vous devez conserver les enregistrements dans chaque catégorie :

Créances irrécouvrables et titres sans valeur

Vous pouvez déduire la valeur des créances irrécouvrables ou des titres sans valeur dans votre déclaration de revenus. Mais si vous le faites, vous devez conserver des registres de ces dettes et de ces titres pendant sept ans .

Revenu omis

Si vous avez omis de déclarer les revenus que vous auriez dû déclarer et qu'ils représentaient plus de 25 % du revenu brut indiqué dans votre déclaration, conservez des registres pendant six ans après la date de votre déclaration ou la date limite de déclaration, selon la date la plus tardive.

Dossiers des employés

Si vous avez des employés, vous devez conserver les dossiers d'emploi au moins quatre ans après la date à laquelle les charges sociales étaient dues ou ont été payées, selon la date la plus tardive.

Retour frauduleux ou pas de retour

Juste au cas où vous auriez l'intention de commettre une fraude fiscale ou de sauter une déclaration : il n'y a pas de délai de prescription pour enfreindre la loi. L'IRS peut vous poursuivre pour toujours .

Enregistrements de propriété

En règle générale, vous devez conserver les registres des biens pendant au moins trois ans – la période pendant laquelle vous pouvez être vérifié ou pendant laquelle vous pouvez modifier votre déclaration.

Vous devez conserver ces registres afin de pouvoir calculer toute dépréciation, amortissement ou déduction pour épuisement, et prendre en compte le gain ou la perte si vous vendez éventuellement la propriété.

Voici un exemple : disons que vous vous êtes débarrassé d'un bien au cours de l'année d'imposition 2015. Sur votre déclaration de revenus pour 2015, vous déclarez l'argent que vous avez gagné. Vous produisez dès la date limite - le 18 avril 2016. Vous devrez conserver les dossiers relatifs à ce bien pendant trois ans, jusqu'au 18 avril 2016.

Le type de documents de propriété que vous devez conserver pour inclure les actes, les titres et les documents de base des coûts - par exemple, les reçus d'ordinateurs ou de véhicules.

Comment stocker les reçus et les dossiers fiscaux

Maintenant que vous savez combien de temps conserver vos dossiers fiscaux, la prochaine étape consiste à développer une méthode efficace et sécurisée pour les conserver.

Il y a de fortes chances que votre historique de commandes et vos enregistrements de transactions soient déjà dans le cloud. Mais dans le cas des copies papier des reçus - par exemple, d'un de vos nombreux voyages pour poster des marchandises au bureau de poste - il vaut mieux que vous passiez complètement sans papier.

L'IRS acceptera les copies numériques des documents tant qu'elles sont identiques et contiennent les mêmes informations précises que les copies originales. Vous devez être en mesure de produire une copie imprimée lisible du document sur demande.

Utilisez des services de stockage en nuage tels que Sync, Dropbox, Evernote ou Google Drive pour conserver des copies de vos documents papier en ligne. Si vous avez un grand nombre de documents à télécharger, pensez à investir dans un scanner haute vitesse. Il est également judicieux de conserver une sauvegarde de chaque document dans un emplacement distinct, tel qu'un disque SSD chiffré ou un service de stockage cloud différent.

Tenue de registres à des fins non fiscales

Vos créanciers, votre avocat d'affaires ou votre compagnie d'assurance peuvent également vouloir voir des copies de vos dossiers fiscaux, et ils peuvent avoir besoin que vous les conserviez plus longtemps que l'IRS. Une fois que vous avez dépassé la période de limitation de vos enregistrements, vérifiez que vous n'en aurez pas besoin à d'autres fins avant de les déchiqueter.

Si vous utilisez le stockage numérique, vous pouvez simplement archiver les enregistrements dont vous n'avez plus besoin, plutôt que de les supprimer définitivement.

Conclusion

Il peut être difficile de suivre toutes les règles que les petites entreprises sont censées suivre. Même s'il est important de s'assurer des documents que vous devez conserver et de la période de limitation pour chacun, rappelez-vous : La meilleure approche pour la tenue de dossiers des petites entreprises est de tout conserver. La vie est plus facile lorsque vous n'êtes pas à la recherche de reçus et de dossiers manquants pendant la période des impôts. Et, tant que vous gardez tout, vous saurez que vous avez toujours ce dont vous avez besoin en cas d'audit IRS.