15 skutecznych strategii zarządzania pocztą e-mail, których powinieneś używać

Wielu z nas jest przytłoczonych e-mailami.

Samo słowo przywołuje obrazy śmiałej, trzycyfrowej liczby nieprzeczytanych e-maili, z których każdy wymaga Twojej uwagi.

Jako centrum komunikacji, szczególnie w naszym życiu zawodowym, poczta elektroniczna jest nieunikniona. Nawet przy największych próbach pozbycia się naszej skrzynki odbiorczej e-mail udowodnił, że nigdzie się nie wybiera.

Problemy pojawiają się z powodu dużej ilości otrzymywanych przez nas e-maili. Jeśli pozostawisz tę opcję niezaznaczoną, jedynym priorytetem natywnym dla wiadomości e-mail jest data jej otrzymania. Projektowana poczta e-mail nie została stworzona, aby obsłużyć naszą obecną liczbę i wiele sposobów interakcji z naszą skrzynką odbiorczą. Na szczęście technologia i najlepsze praktyki mogą ci pomóc.

Skuteczne zarządzanie pocztą e-mail wymaga aktywnego przejęcia skrzynki odbiorczej w swoje ręce. Będzie to wymagało dodania oprogramowania do obsługi poczty e-mail i kilku ogólnych zasad dotyczących najbardziej wydajnego sposobu obsługi komunikacji e-mail.

15 wskazówek dotyczących opanowania zarządzania pocztą e-mail

E-mail to najpotężniejsza forma komunikacji biznesowej, a dzięki tym skutecznym strategiom może stać się tą, z którą naprawdę lubisz pracować. Aby poznać skuteczne strategie zarządzania pocztą e-mail, postępuj zgodnie z tymi prostymi wskazówkami dotyczącymi zarządzania pocztą e-mail.

1. Usuń promocyjne wiadomości sprzedażowe

Przed przystąpieniem do skutecznego zarządzania skrzynką odbiorczą ważne jest, aby ustalić priorytety i usunąć niechciane wiadomości. Promocyjne wiadomości sprzedażowe powinny pojawiać się jako pierwsze, a przeciąganie ich do zakładki Promocje nie jest tak skuteczne. Pomysł polega na tym, aby uporządkowana skrzynka odbiorcza wypełniona była wyłącznie treścią powiązaną z Twoimi celami pracy. W większości przypadków komunikaty sprzedażowe rozpraszają i odwracają uwagę od Twoich priorytetów. Istnieje szansa, że ​​niektóre e-maile mogą być spamem lub pochodzą z niezabezpieczonych adresów e-mail. Zabezpieczanie się przed tym pomaga uniknąć kradzieży tożsamości, naruszeń danych i chroni Twoje dane kontaktowe.

2. Zrezygnuj z subskrypcji biuletynów, których nigdy nie czytałeś

Jeśli jesteś subskrybentem biuletynu seryjnego, oto kolejna okazja, aby usprawnić swoją skrzynkę odbiorczą. Możesz pokusić się o tworzenie etykiet i filtrów, które nie przeszkadzają Ci w ich przetwarzaniu, ale znowu zachowajmy te strategie dla e-maili, które dodają wartości Twojemu życiu osobistemu i zawodowemu.

Jeśli nie przeczytałeś dwóch ostatnich wydań tego biuletynu, prawdopodobnie nie otrzymujesz żadnej wartości, więc rozważ anulowanie subskrypcji. Jeśli nie możesz znieść rezygnacji z subskrypcji, większość biuletynów pozwoli Ci zminimalizować częstotliwość ich wysyłania.

3. Poproś o usunięcie z wiadomości grupowych, które nie dotyczą Ciebie

Podobnie jak w przypadku biuletynów, mogłeś dołączyć do różnych grup, które w tym czasie aplikowały do ​​Ciebie. Przyjrzyj się po raz drugi wartości, jaką zapewniają i czy odpowiadają Twoim obecnym celom i zainteresowaniom.

Wiadomości grupowe mogą zawierać e-maile od osobistych kontaktów z przypadkowymi tematami lub po prostu usuwać się z tych strasznie długich wątków „odpowiedz wszystkim”. Trochę dyplomacji zajdzie tutaj daleko, ponieważ nie możesz po prostu „wypisać się” lub „zablokować” znajomych i współpracowników. Gmail oferuje przycisk „wycisz”, ale wszystkim innym będziesz musiał ujawnić swoje intencje.

Krótka wiadomość informująca, że ​​nie jesteś już istotny w rozmowie, pozwoli Ci na płynne zakończenie i zbliżenie się o krok do skutecznie zarządzanej strategii e-mailowej.

4. Twórz etykiety dla podobnych typów wiadomości e-mail

Teraz, po usunięciu nieistotnych elementów, nadszedł czas na uporządkowanie e-maili, których faktycznie potrzebujesz, a etykiety to świetny sposób na zrobienie tego.

Etykiety mogą służyć do tworzenia niestandardowego systemu folderów w skrzynce odbiorczej. Nazwij je według kategorii, klienta, projektu lub czegokolwiek chcesz. Taka szczegółowa organizacja Twojej skrzynki odbiorczej tworzy system, w którym Twoje rozmowy mają swoje właściwe miejsce, dzięki czemu można je łatwo znaleźć i przetworzyć.

5. Nie bój się tworzyć wielu folderów e-mail

Nie ma ograniczeń co do liczby folderów poczty e-mail, które możesz utworzyć w swojej skrzynce odbiorczej. Często zdarza się, że masz 30 lub więcej etykiet i folderów do organizowania rozmów na szczegółowym poziomie.

Udostępnione skrzynki odbiorcze i udostępnione etykiety pozwalają rozwinąć koncepcję folderu i zarządzać wiadomościami e-mail w skrzynce odbiorczej jako zespół. G2 ma kategorię o najlepszych udostępnionych skrzynkach odbiorczych stworzonych dla zespołów, w której znajdziesz listę najlepszych źródeł dla swojego zespołu.

Przypisywanie wiadomości e-mail to jeden z elementów współdzielonych skrzynek odbiorczych, który umożliwia przejrzyste przekazywanie wiadomości e-mail.

Przed dodaniem dodatkowych narzędzi powinieneś rozważyć takie, które działa z Twoim obecnym klientem poczty e-mail. Konieczność wchodzenia i wychodzenia ze skrzynki odbiorczej przynosi efekt przeciwny do zamierzonego, jeśli chodzi o koncentrację i uporządkowanie skrzynki odbiorczej.

6. Automatyczne ustawianie filtrów dla niektórych nadawców

Dlaczego nie ułatwić sobie życia dzięki niektórym narzędziom do automatyzacji poczty e-mail? Automatyczne odpowiedzi e-mail mogą zapewniać jasne wiadomości bez poświęcania zbyt wiele czasu. Tworzenie filtrów poczty e-mail to kolejny sposób sortowania, oznaczania lub oznaczania przychodzących wiadomości e-mail zgodnie z ustalonymi kryteriami.

Filtry zapewnią, że nigdy nie przegapisz swoich rachunków ani ważnych wiadomości e-mail od konkretnego odbiorcy. Mogą być używane do automatycznego grupowania wiadomości e-mail według nazwy projektu lub klienta na podstawie określonych słów kluczowych, załączników i tematów. Możesz rozważyć filtry jako osobistego asystenta, który zajmuje się za Ciebie wstępną organizacją, pozwalając Ci skoncentrować się na bardziej pilnych zadaniach.

7. Utwórz osobne aliasy nadawcy pod tym samym adresem e-mail

Innym prostym sposobem filtrowania przychodzących wiadomości e-mail jest tworzenie aliasów. Aliasy e-mail to alternatywny adres e-mail, który nadal będzie przekierowywać na oryginalny adres e-mail. Zasadniczo będziesz mieć możliwość posiadania nowego adresu e-mail bez tworzenia nowego konta i zarządzania nim.

Na przykład możesz subskrybować biuletyny za pomocą aliasu e-mail zamiast podstawowego adresu e-mail. Następnie możesz utworzyć filtry, aby automatycznie oznaczać lub oznaczać gwiazdką wszystkie e-maile przychodzące na alias adresu e-mail.

Aliasy e-mail Gmaila dają również możliwość wysyłania e-maili pod inną nazwą. Na przykład możesz wysyłać e-maile związane z pracą z jednego adresu e-mail i osobiste e-maile z aliasu lub odwrotnie.

Chociaż, jeśli potrzebujesz utworzyć nowe konto, na przykład w celu zarządzania zapytaniami dotyczącymi sprzedaży lub wsparcia, oprogramowanie help desk pozwoli Ci bezproblemowo zintegrować help desk w osobistej skrzynce odbiorczej. W ten sposób e-maile dotyczące sprzedaży i wsparcia mogą być traktowane w stylu biletów i przypisywane do konkretnych agentów bezpośrednio z osobistej skrzynki odbiorczej.

8. Wyeliminuj wewnętrzne przekazywanie wiadomości e-mail

Rozumiejąc, że Twoi współpracownicy otrzymują wystarczającą ilość zewnętrznych wiadomości e-mail, dobrą praktyką jest unikanie używania poczty e-mail do komunikacji wewnętrznej, w tym długich łańcuchów CC i BCC.

Nowoczesne zarządzanie pocztą e-mail wyeliminowało potrzebę przekazywania wiadomości e-mail do wewnętrznego zespołu. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail pozwoli Ci komunikować się z kolegami z drużyny za pomocą notatek e-mail za pośrednictwem oprogramowania do przesyłania wiadomości w aplikacji. Ta podwójna korzyść oznacza, że ​​nie musisz korzystać z zewnętrznej platformy do przesyłania wiadomości, a także unikasz zaśmiecania skrzynek odbiorczych wszystkich osób. Twój zespół Ci za to podziękuje!

9. Codziennie czytaj i odpowiadaj na e-maile o ustalonej porze

Ciągłe monitorowanie skrzynki odbiorczej może zmienić się w nieefektywny nawyk w zarządzaniu czasem.

Zaplanowanie strategicznego czasu na zarządzanie wiadomościami e-mail prowadzi do wydajnego zarządzania pocztą e-mail i najlepiej, aby codziennie o tej samej porze. Pozwala to na tworzenie slotów w ciągu dnia i pozwala skupić się na innych zadaniach bez ciągłego poczucia, że ​​powinieneś sprawdzać swoje e-maile.

Po zarządzaniu skrzynką odbiorczą na cały dzień należy odłożyć wskakiwanie do skrzynki odbiorczej i wychodzenie z niej, chyba że pojawi się coś bardzo pilnego. Nawet wtedy możesz skonfigurować systemy, aby oznaczały te e-maile, na które nie możesz od razu odpowiedzieć.

10. Oznacz ważne wiadomości, na które nie możesz od razu odpowiedzieć

Oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail umożliwia odkładanie wiadomości e-mail lub przywracanie ich na górę skrzynki odbiorczej w późniejszym czasie. Dobry system flagowania obsługiwany przez filtry sprawi, że nic nie zostanie pominięte, a jednocześnie pozwoli Ci skutecznie odpowiadać odbiorcom.

Nawet na ważne e-maile nie zawsze można odpowiedzieć natychmiast, ale biorąc to pod uwagę, istnieją najlepsze praktyki, jeśli chodzi o oczekiwany czas odpowiedzi.

11. Odpowiadaj na biznesowe wiadomości e-mail w ciągu 24-48 godzin

Zasadniczo na e-maile związane z działalnością gospodarczą należy odpowiadać tego samego dnia roboczego. Badania wykazały, że odpowiedź na wiadomość e-mail w ciągu 48 godzin prowadzi do utraty potencjalnych klientów i ich niezadowolenia.

Fast firma przeprowadziła ankietę dotyczącą czasów odpowiedzi na wiadomości e-mail, w której okazało się, że ponad 70% osób oczekuje czasu odpowiedzi w ciągu czterech godzin.

Ponownie, oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail może tutaj pomóc. Przynajmniej możesz skonfigurować autorespondery, aby poinformować odbiorcę, że przyciągnął Twoją uwagę, z bardziej szczegółową odpowiedzią do naśladowania, która zdecydowanie powinna nastąpić w ciągu 3-5 dni roboczych.

12. Kontynuacja ważnych wiadomości e-mail w ciągu 3-5 dni roboczych

Wszyscy mamy do czynienia z wieloma różnymi zadaniami wraz z dużą ilością codziennych wiadomości e-mail, ale ważne jest, aby priorytetowo traktować wiadomości e-mail, które nie mogą pozostać bez odpowiedzi. Niezależnie od tego, czy czekasz na odpowiedź rekrutera, potwierdzenie od zewnętrznych interesariuszy, czy na decyzję klienta, 3-5 dni roboczych powinno być podstawą do wysłania e-maila uzupełniającego.

Mogą zaistnieć sytuacje, w których może być potrzebnych kilka działań następczych. Nie zapomnij dodać dnia lub dwóch między kolejnymi wiadomościami e-mail, aby uniknąć wrażenia, że ​​jesteś zdesperowany.

W sytuacjach, w których nie możesz szybko odpowiedzieć, autoresponder wystarczy, aby pokazać swoje zaangażowanie. W takim przypadku, jeśli jesteś użytkownikiem Gmaila, pomocne mogą być narzędzia komunikacyjne G-Suite.

Delegacja jest kluczem do skutecznego zarządzania pocztą e-mail. Mając pod ręką odpowiednie narzędzia, a dokładniej w skrzynce odbiorczej, możesz po prostu wysłać współpracownikowi krótką notatkę e-mail, która automatycznie udostępni mu wiadomość e-mail. Możesz nawet pójść o krok dalej i stworzyć automatyczne reguły, aby automatycznie udostępniać określone e-maile określonemu współpracownikowi. Notatki w wewnętrznej wiadomości e-mail można również dodawać automatycznie, aby zapewnić większą przejrzystość i kontekst wiadomości.

13. Pobierz odpowiednie aplikacje, aby odpowiadać na wiadomości e-mail w podróży

Większość popularnych klientów usług poczty e-mail ma odpowiednią aplikację mobilną, która pomaga zarządzać pocztą e-mail, gdy nie znajdujesz się przed laptopem. Dzięki łatwemu dostępowi do poczty e-mail w Twojej dłoni możesz mieć szybki przegląd przychodzących wiadomości e-mail w czasie rzeczywistym i odpowiednio zaplanować swój dzień.

14. Miej ustawiony podpis na swoich e-mailach, dzięki czemu nie musisz za każdym razem wpisywać swojego imienia

Poświęcenie trochę czasu na przygotowanie strategii e-mailowej może znacznie przyczynić się do zaoszczędzenia czasu i poprawy wydajności. Co zaskakujące, podpisy e-mail nie są używane tak często, jak powinny. Eliminując zgadywanie z wpisywania imienia i nazwiska, tytułu i informacji o firmie, możesz skoncentrować się na opracowywaniu i wysyłaniu skutecznych wiadomości e-mail o wiele szybciej.

Twój proces podpisywania można jeszcze bardziej usprawnić za pomocą oprogramowania do podpisywania wiadomości e-mail. Oprogramowanie do podpisywania wiadomości e-mail nie tylko zaoszczędzi Twój czas, ale także pomoże Tobie i Twojemu zespołowi zachować zwięzłość. To prosty, ale skuteczny sposób na wzmocnienie Twojej marki i działań marketingowych. Dzięki podpisom e-mail możesz promować swoją firmę, przekierowywać odbiorców na preferowane strony witryny lub konta w mediach społecznościowych, ogłaszać nadchodzące wydarzenia i nie tylko.

Jeśli używasz aliasów, możesz nawet mieć inny podpis dla każdego adresu e-mail. Pomoże Ci to ulepszyć strategię komunikacji i zaangażować odbiorców wiadomości e-mail w ukierunkowany sposób.

15. Twórz i udostępniaj szablony wiadomości e-mail

Szablony wiadomości e-mail to kolejny sposób na zaoszczędzenie czasu i zapewnienie spójnego tonu głosu dla brandingu firmy.

Większość usług pocztowych oferuje natywne sposoby zapisywania wiadomości e-mail jako szablonów. Istnieje jednak lista potężniejszych programów do tworzenia szablonów wiadomości e-mail, które po zintegrowaniu bezpośrednio ze skrzynką odbiorczą mogą uprościć wiele powtarzających się procesów i wzbogacić skrzynkę odbiorczą o szablony wiadomości e-mail, które można udostępniać. Możliwość dodawania niestandardowych zmiennych zapewni Twoim odbiorcom dopasowaną odpowiedź, która sprawi wrażenie, że została stworzona specjalnie dla nich.

Wniosek

Skuteczne zarządzanie skrzynką odbiorczą może znacznie przyczynić się do zwiększenia ogólnej wydajności. Z pomocą wskazówek i oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail, które zostały omówione w tym artykule, jesteś na dobrej drodze do oswojenia i zaprzyjaźnienia się ze swoją skrzynką odbiorczą.

Aby uzyskać więcej porad na temat przejmowania kontroli nad pocztą e-mail, wewnętrznie i zewnętrznie, zajrzyj do centrum poczty e-mail G2, aby uzyskać jeszcze więcej wskazówek!