10 najlepszych darmowych programów do zarządzania umowami na rok 2020

Firmy stale wchodzą i wychodzą z umów, transakcji i nowych kontraktów. Ale jak udaje im się wszystko śledzić?

Relacje z pracownikami, dostawcami i klientami nie są tymi, które chcesz zaniedbywać, a ich rozwój może zależeć od prawidłowego wykonania wymagań kontraktu. System zarządzania umowami to oprogramowanie, które pomaga firmom wywiązywać się ze swoich obietnic poprzez prawidłowe tworzenie, wykonywanie, podpisywanie i monitorowanie wszystkich umów.

Wiele osób w całej organizacji może skorzystać z automatyzacji usprawnionych procesów, którą może zaoferować zarządzanie umowami. Działy zasobów ludzkich używają go do zarządzania umowami pracowniczymi, przedstawiciele handlowi potrzebują go do zakończenia transakcji z klientami, a działy prawne polegają na nim, aby zapewnić zgodność na wszystkich frontach firmy.

Najlepsze bezpłatne rozwiązania do zarządzania umowami

Poniższa lista zawiera recenzje prawdziwych użytkowników z najlepszego oprogramowania do zarządzania umowami na rynku. Aby znaleźć się na tej liście, nie tylko musisz być darmową aplikacją, ale także musisz:

• Dołącz repozytorium dokumentów, które mogą być przechowywane w różnych kategoriach dla każdego rodzaju umowy
• Oferuj szablony umów, które mogą być dostosowywane przez użytkowników zaangażowanych w tworzenie umów biznesowych
• Zapewnij możliwość łatwego tworzenia, edytowania, udostępniania i współpracy nad umowami wewnętrznie (z innymi pracownikami) i zewnętrznie (z klientami lub partnerami)
• Umożliwiaj użytkownikom wysyłanie powiadomień o ważnych kamieniach milowych, takich jak wygaśnięcie lub odnowienie umowy
• Przestrzegaj biznesowych wymogów prawnych, a także wewnętrznych zasad biznesowych stron zaangażowanych w umowę

*Niektóre opinie mogą być edytowane dla jasności. Te dane zostały pobrane 10 września 2020 r.

1. PandaDoc

PandaDoc to oprogramowanie do zarządzania umowami, które specjalizuje się w usprawnianiu przepływu pracy wszystkich transakcji sprzedaży, gromadzeniu cennych informacji i zapewnianiu klientom pozytywnych doświadczeń kupujących. To narzędzie służy jako kompleksowe oprogramowanie do automatyzacji dokumentów, dzięki czemu nie musisz się martwić o tworzenie, zatwierdzanie lub podpisywanie ofert, ofert lub umów.

PandaDoc może poprawić wydajność kontraktów w całej organizacji, integrując się z oprogramowaniem do zarządzania relacjami z klientami, procesorami płatności i aplikacjami do przechowywania plików. Funkcje PandaDoc obejmują tworzenie umów, funkcje podpisu elektronicznego i pobieranie płatności.

Co lubią klienci:

„Korzystałem z wielu platform do podpisów elektronicznych i uwielbiam to, jak bardzo jest ona przyjazna dla użytkownika. I to nic nie kosztuje. Jestem również pod wrażeniem czystego interfejsu. W mojej obecnej roli wiem, że wysyłam wiele dokumentów do odbiorców, którzy nie są zaznajomieni z podpisami elektronicznymi, ale nie mieli z nimi żadnych problemów wymagających pomocy lub nieporozumień, jak korzystać z PandaDoc”.

- Recenzja PandaDoc , Andrea W.

Co klienci nie lubią:

„Jeśli masz darmową wersję PandaDoc, tworzenie dokumentów zajmuje trochę czasu. Na przykład w większości dokumentów potrzebuję inicjałów na każdej stronie. Oznacza to, że muszę ponownie przeciągać i upuszczać „inicjały” na każdej stronie. Przyjemną funkcją byłaby możliwość umieszczania inicjałów na każdej stronie naraz”.

- Recenzja PandaDoc , Julie V.

2. Akcelo

Accelo to kolejne narzędzie do zarządzania umowami, stworzone głównie z myślą o firmach usługowych. Działa jako kompleksowy system oprogramowania, który ułatwia zarządzanie wszystkimi zadaniami klientów, od momentu, gdy stają się potencjalnymi klientami, do momentu przekształcenia się w klienta.

Accelo to oprogramowanie działające w chmurze, więc wszystkie przechowywane w nim informacje są dostępne tak długo, jak jesteś autoryzowanym użytkownikiem z dostępem do Internetu. Funkcje oferowane przez Accelo obejmują automatyczne przechwytywanie wiadomości e-mail, arkusze czasu pracy, tworzenie niestandardowych raportów i inne procesy biznesowe, które dadzą Ci znać, jeśli Twoje umowy nie układają się we właściwy sposób.

Co użytkownicy lubią:

„Accelo było bardzo pomocnym narzędziem do zarządzania naszymi projektami, w szczególności do śledzenia budżetu. Doceniam przypomnienia, które możesz ustawić dla siebie i swojego zespołu, ponieważ pozwalają one wszystkim śledzić pracę w czasie rzeczywistym i nie tracić po drodze z oczu szerszego obrazu. Kolejnym pomysłowym narzędziem jest możliwość monitorowania minut lub godzin pracy nad każdym projektem. Na przykład, jeśli spędzę godzinę na logistyce lub zaopatrzeniu konkretnego klienta, Accelo pozwala mi wykorzystać coś w rodzaju stopera do monitorowania każdej sekundy”.

- Recenzja Accelo, Jeffrey S.

Co użytkownicy nie lubią:

„Istnieją proste problemy z doświadczeniem użytkownika, które kilka razy poruszałem, a które nigdy nie zostały naprawione. Synchronizacja Gmaila i QBO może być czasami trochę błędna. Najnowsza funkcja wyszukiwania nie jest tak intuicyjna jak stara wersja. CRM jest zbyt uproszczony, więc po prostu już go nie używamy”.

- Recenzja Accelo, Michael B.

3. DealHub

DealHub to platforma do obsługi sprzedaży i konfiguracji ofert cenowych (CPQ), która działa jako niezbędny gracz zespołowy w procesie zarządzania umowami. Oprogramowanie to koncentruje się na dostarczaniu spersonalizowanych doświadczeń klientów na każdym etapie lejka sprzedażowego, od bycia leadem do klienta.

DealHub odgrywa ważną rolę w pomaganiu przedstawicielom handlowym w nawiązywaniu kontaktu z klientami i współpracy z nimi nad treściami, które są istotne dla ich relacji, a jednocześnie zbiera cenne informacje na temat zaangażowania. Dzięki tym danym przedstawiciele mogą precyzyjnie tworzyć oferty i propozycje, które przyniosą korzyści obu stronom.

Co użytkownicy lubią:

„Największą różnicą między dealhubem a innymi narzędziami CPQ, które oceniłem, jest łatwość użycia dla administratora i użytkownika końcowego, czas uruchomienia i koszty. Możesz uruchomić w ciągu zaledwie kilku tygodni, a narzędzie ułatwia administratorom szybkie i łatwe wprowadzanie zmian. Właśnie rozpoczęliśmy działalność, ale nasz ekspert wdrożeniowy był niezwykle pomocny w szybkim uruchomieniu nas i tworzeniu rekomendacji opartych na najlepszych praktykach stosowanych przez innych klientów.”

- Recenzja DealHub, użytkownik

Co użytkownicy nie lubią:

„Podróż użytkownika nie jest łatwa ani jasna. Projektując propozycję brakuje wielu bardzo istotnych cech. To, co widzisz w edytorze, nie przypomina podglądu. Żałuję, że nie ma łatwego sposobu na podgląd tego, co robię, zamiast konieczności pobierania propozycji za każdym razem.”

- Recenzja DealHub , Użytkownik

4. Jeden przepływ

Oneflow to oprogramowanie do zarządzania umowami, które chce pomóc Ci w jak najszybszym zamykaniu transakcji, koncentrując się na automatyzacji. To narzędzie pomaga usprawnić najważniejsze części całego procesu umowy, w tym tworzenie umowy, podpisywanie elektroniczne, śledzenie postępów, archiwizację dokumentów i analizę wyników. Wszystkie umowy zawarte w Oneflow można edytować na żywo, dzięki czemu zawsze masz pod ręką najbardziej aktualną wersję swoich umów. Ponadto Oneflow oferuje integrację z innymi systemami oprogramowania, na których opierają się firmy, aby pielęgnować relacje z klientami, takie jak CRM, automatyzacja marketingu i tworzenie dokumentów.

Co użytkownicy lubią:

„Wszystkie oferowane praktyczne opcje, czy to dodawanie stron z książki adresowej, wysyłanie przypomnień czy otrzymywanie aktualizacji i informacji, są łatwe do znalezienia i bardzo przydatne. Kiedy wysyłam umowy, pracuję z szablonu, w którym klienci i ja możemy edytować pola lub pisać notatki podczas przeglądu umowy. Jest to zarówno praktyczne, proste, jak i szybkie, co bardzo doceniam, ponieważ pomijam konieczność wprowadzania poprawek w dokumencie Word i unikam wszystkich tych zwrotów za pośrednictwem poczty e-mail, które są związane z klientami. Kiedyś spowalniało to podpisywanie umów, a funkcja bezpośredniej edycji Oneflow jest znaczącym plusem. Podoba mi się również przegląd analityczny pokazujący stosunek umów wysłanych do podpisanych. Dało to świetny wgląd, który pomógł ulepszyć i ulepszyć proces zamykania. I wreszcie, układ jest naprawdę przyjemny dla oka. W Oneflow umieszczenie każdej funkcji ma sens”.

- Recenzja Oneflow, Samantha B.

Co użytkownicy nie lubią:

„W przypadku, gdy kontrakty mają pola, które muszą być wypełnione przez kontrahenta, trochę irytujące jest to, że pozwala kontrahentowi na podpisanie kontraktu, zanim zostanie on podpisany wewnętrznie. Doświadczyliśmy również problemów, gdy kontrahenci nie mogli otworzyć lub uzyskać dostępu do umowy w Oneflow z powodu ustawień przeglądarki. W takich przypadkach musimy poświęcić dodatkowy czas na rozwiązywanie problemów”.

- Przegląd Oneflow, Użytkownik

5. PobierzAkceptuj

GetAccept to rozwiązanie do zarządzania umowami, które zapewnia wszystkie niezbędne elementy potrzebne do zarządzania umowami, a nawet kilka. To narzędzie obejmuje podstawowe zagadnienia, takie jak tworzenie umów, śledzenie dokumentów i podpis elektroniczny, ale umożliwia również korzystanie z technologii wideokonferencji do komunikacji z drugą stroną. GetAccept koncentruje się na pomaganiu firmom w zadbaniu o zakończenie procesu kontraktowego, aby przenieść sprawy i zacząć czerpać związane z tym korzyści.

Co użytkownicy lubią:

„Zespół GetAccept jest świetny i pomocny w konfiguracji platformy. Elastyczność programu jest niesamowita i pozwala opracować niestandardową platformę dostosowaną do potrzeb Twojej firmy. GetAccept był również świetny, gdy dostosował platformę do naszego specyficznego przepływu pracy i pomógł nam zbudować dla nas najlepsze możliwe rozwiązanie”.

- Recenzja GetAccept, Alex D.

Co użytkownicy nie lubią:

„Czasami odtworzenie lub zmiana propozycji, jeśli trzeba wysłać nową, jest trochę kłopotliwe. Działa, ale mogłoby być prostsze. Często musimy zmienić plik PDF, który wysyłamy naszym klientom, ponieważ na razie nie korzystamy z wbudowanych szablonów.”

- Recenzja GetAccept, Jesper J.

6. Prace Kontraktowe

ContractWorks to rozwiązanie do zarządzania dla firm o różnych kształtach, rozmiarach i branżach. Podobnie jak większość narzędzi do zarządzania umowami, działa w celu ułatwienia wykonywania, przechowywania i śledzenia wszystkich umów korporacyjnych dla firm, dzięki czemu mogą one skoncentrować swoje wysiłki na relacjach, których dotyczą te umowy. Oprócz tych funkcji, ContractWorks szczyci się tym, że oferuje swoim klientom zespół specjalistów wsparcia, którzy mogą pomóc firmom w maksymalnym wykorzystaniu ich rozwiązania.

Co użytkownicy lubią:

„ContractWorks jest nie tylko niezwykle łatwy do wdrożenia, ale jeszcze łatwiejszy w użyciu. System jest niezwykle prosty w obsłudze przy minimalnym szkoleniu. Dzięki CW nie mamy nic poza pozytywnymi opiniami i łatwą adaptacją w całej naszej organizacji. Jeśli pojawiły się jakieś pytania lub problemy, które należy rozwiązać, dział wsparcia w CW jest chętny i zawsze szybko odpowiada. Wprowadziliśmy CW ponad dwa lata temu i nadal jestem tak samo zadowolony z naszej dzisiejszej decyzji, jak ja wtedy.”

- Przegląd ContractWorks , Timothy A.

Co użytkownicy nie lubią:

„Chciałbym, abyś mógł wybrać wiele dokumentów do podpisania naraz. Chciałbym również, abyś mógł dołączyć pytania do odpowiedzi lub alternatywne pola do wypełnienia przed lub po podpisaniu przez sygnatariusza.

- Przegląd ContractWorks , Sherrill M.

7. Qwilr

Qwilr to oprogramowanie do zarządzania ofertami i ofertami, które pomoże Ci stworzyć idealną ofertę, prezentację i wycenę sprzedaży dla każdego indywidualnego klienta. Personalizacja wszystkich Twoich dokumentów pozwoli Ci wyróżnić się wśród klientów, integracje usprawnią procesy kontraktowe, a powiadomienia wskażą Ci właściwy kierunek. Wszystko, co musisz zrobić, to dostarczyć informacje do umowy, a Qwilr zajmie się resztą, tworząc dokument, który z pewnością zadowoli Twoich klientów.

Co lubią klienci:

„Piękne, profesjonalne, kompletne propozycje i przestrzeń onboardingowa, które są powtarzalne i skalowalne. Tworzymy szablony dla wszystkich naszych zespołów sprzedaży i sukcesu klienta, które można wykorzystać w oparciu o biznesowe przypadki użycia (w zależności od branży, branży, wielkości organizacji, lokalizacji). To fantastyczny sposób na umieszczenie wszystkiego, czego potrzebuje Twój klient, w jednym miejscu”.

- Recenzja Qwilr , Taylor W.

Co klienci nie lubią:

„Jak dotąd moja jedyna skarga dotycząca Qwilr polega na tym, że tabele cen nie mogą znajdować się obok siebie (a zamiast tego muszą znajdować się jedna na drugiej). Zezwolenie na poziomy cenowe side-by-side znacznie ułatwiłoby porównywanie naszych usług dla klientów (i doprowadziłoby Qwilr do standardów określających obecnie ceny większości wszystkich usług). Chciałbym móc dodać odpowiednie formatowanie wypunktowań/list w tabelach cenowych.”

- Recenzja Qwilr , Adam M.

8. Bezpieczeństwo umowy

Dzięki ContractSafe wszystko, co dotyczy umów biznesowych, jest dostępne w jednym bezpiecznym miejscu. Choć może to brzmieć jak przepis na przepełnioną przestrzeń, to oprogramowanie do zarządzania umowami zawiera świetną funkcję wyszukiwania, dzięki czemu z łatwością znajdziesz dokładnie to, czego szukasz.

ContractSafe wysyła alerty, dzięki czemu nigdy nie przegapisz ważnego terminu umowy, umożliwia udostępnianie informacji między zespołami i relacjami z klientami oraz łatwo integruje się z innym oprogramowaniem kluczowym dla procesu sprzedaży, takim jak CRM i podpis elektroniczny.

Co użytkownicy lubią:

„Konfigurowalny widok oznacza, że ​​każdy użytkownik może zobaczyć tylko istotne dla niego dane umowy. Fakt, że cena jest stała niezależnie od liczby użytkowników, oznacza, że ​​mogę ją wdrożyć w całej organizacji i zdemokratyzować informacje o umowie bez naruszania poufności. Fakt, że kontraktom przypisuje się unikalne identyfikatory i można je przesyłać tylko za pomocą rzeczywistego dokumentu, oznacza, że ​​żadne fikcyjne kontrakty nie mogą trafić do bazy danych, a nasza organizacja ma jedno odniesienie dla każdej umowy, które można wykorzystać w różnych systemach”.

- Przegląd ContractSafe , Pieter-Francois T.

Co użytkownicy nie lubią:

„Chciałby mieć możliwość przechowywania załączników do umów bez aktualizacji do droższego pakietu. Obecnie korzystam z pakietu Przedsiębiorca i gdyby uwzględniono tę funkcję dołączania powiązanych dokumentów do umowy o przechowanie, moja rekomendacja byłaby dziesiątka, a nie siódemka.”

- Przegląd ContractSafe , David B.

9. Wyjęty spod prawa

Outlaw to oprogramowanie do zarządzania umowami, które koncentruje się na wprowadzaniu prostoty i łatwości w złożony świat umów prawnych. Dla użytkowników interfejs jest łatwy w użyciu i konfiguracji dla każdego zespołu, nawet dla tych, którzy mają zdalnych członków. Outlaw może również zintegrować się ze wszystkimi innymi istniejącymi narzędziami biznesowymi, przepływami pracy i systemami. Funkcje tego systemu zarządzania umowami obejmują automatyzację, redagowanie, współpracę z klientami i zespołami, funkcje podpisu elektronicznego, śledzenie postępów, przechowywanie i zarządzanie umowami.

Co użytkownicy lubią:

„Cały proces, od wygenerowania umowy po uzyskanie podpisu, jest w Outlaw niezwykle płynny. Nie tylko dla siebie, ale także dla moich klientów. Funkcja e-podpisywania i alerty e-mail to zdecydowanie ogromny plus – transakcję można zamknąć z dowolnego miejsca na świecie, o każdej porze dnia”.

- Przegląd wyjęty spod prawa , Brandon B.

Co użytkownicy nie lubią:

„Podczas konfigurowania naszych szablonów umów w Outlaw było trochę nauki, zwłaszcza w przypadku naszych dłuższych i skomplikowanych umów. Ale zespół wsparcia był tak oddany i cierpliwy podczas naszego procesu wdrażania, co było dla nas odświeżającym doświadczeniem. Teraz mój zespół jest w stanie tworzyć nowe szablony przy minimalnej pomocy zespołu Outlaw”.

- Outlaw Review , Catalina S.

10. Strażnik

Gatekeeper to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania umowami, które koncentruje się na relacjach z dostawcami i pomaga firmom uzyskać jak największą wartość z ich umów. To narzędzie zostało zaprojektowane, aby odpowiedzieć na trudne pytania dotyczące zarządzania umowami, na przykład, czy firma uzyskuje najlepszą wartość z umowy.

Dzięki Gatekeeperowi wszystkie kontrakty mogą być przechowywane w jednej centralnej lokalizacji, oszczędzając czas, pieniądze i wysiłki firmy, aby zachować porządek. To rozwiązanie wykorzystuje automatyzację i sztuczną inteligencję, aby odciążyć organizacje od zarządzania.

Co użytkownicy lubią:

Przyjrzeliśmy się około tuzinowi rozwiązań do zarządzania umowami, a podejście Gatekeepera do przyjmowania i e-negocjacji jest naprawdę wyjątkowe. Portal pracowników ułatwił naszym krajowym biurom terenowym przesyłanie umów do przeglądu, a przepływy pracy Kanban pomagają kierownictwu pozostać na szczycie zatwierdzeń i zapewnić przejrzystość procesu negocjacji i zatwierdzania."

- Przegląd strażnika, użytkownik

Co użytkownicy nie lubią:

„ Przesyłanie naszych kontraktów dla poszczególnych zespołów, z których wszystkie zawierają różne treści i szczegóły konta, jest procesem ręcznym, który może prowadzić do niespójności i opóźnień w zapewnieniu pełnego działania systemu zgodnie z naszymi potrzebami. To oczywiście nie jest problem z Gatekeeperem ale w przypadku małej i średniej firmy warto wziąć to pod uwagę na początkowym etapie planowania projektu.

- Recenzja strażnika, Cynthia K.

Z łatwością zarządzaj swoimi transakcjami

Wdrażanie nowego rozwiązania programowego w stosie technologicznym zwykle wiąże się z ryzykiem. Jednak te bezpłatne opcje usuwają to obciążenie finansowe, jednocześnie oferując wszystkie niezbędne funkcje narzędzia do zarządzania umowami, których potrzebujesz, aby Twoja strategia była kompletna, wydajna i zgodna.

Potrzebujesz pomocy z resztą strategii zarządzania umowami? Oto kilka wskazówek, jak zbudować je od podstaw.