Twórz skuteczne wiadomości poza biurem (+15 darmowych szablonów)

Dzień w dzień pojawiasz się w pracy i ciężko pracujesz, aby ty i twój zespół osiągali swoje cele. Teraz robisz sobie bardzo potrzebną przerwę i musisz napisać szybką wiadomość o nieobecności (OOO).

Nie denerwować; jesteśmy z Tobą.

Z tego artykułu dowiesz się, jak napisać skuteczną wiadomość o nieobecności, korzystając z szablonów i przykładów inspiracji. Zobaczysz również, jak skonfigurować automatyczną odpowiedź w usługach e-mail .

Wysyłanie wiadomości o nieobecności to profesjonalny i uprzejmy sposób poinformowania innych, że jesteś offline i niedostępny. Jest to uważane za właściwą etykietę pracy, gdy jesteś na wakacjach, na konferencji biznesowej lub na zwolnieniu lekarskim. Wiadomość z automatyczną odpowiedzią pokazuje, że nie możesz odpowiedzieć natychmiast, ale nie ignorujesz też wiadomości e-mail.

Twoja wiadomość o nieobecności w biurze ma znaczenie

Ludzie zazwyczaj oczekują odpowiedzi na swoje e-maile w ciągu jednego lub dwóch dni. Brak odpowiedzi zwykle oznacza, że ​​nadawca zgaduje, dlaczego się z nim nie kontaktujesz.

Ten błąd komunikacyjny jest szczególnie kłopotliwy, jeśli pracujesz w roli zorientowanej na klienta, takiej jak obsługa klienta, komunikacja, sprzedaż lub marketing. Kiedy wracasz, masz przepełnioną skrzynkę odbiorczą z długą listą sfrustrowanych osób. Ryzykujesz przytłoczeniem liczbą e-maili , na które musisz odpowiedzieć, lub przegapieniem ważnych e-maili, co prowadzi do utraty produktywności.

Twoja automatyczna odpowiedź e-mail o nieobecności rozwiązuje ten problem. Wyznacza jasne granice czasu wolnego w erze nieustannej dostępności elektronicznej. Gdy nadawca wie, że nie ma Cię przez określony czas, jest mniej prawdopodobne, że zasypie Cię wieloma e-mailami na ten sam temat.

Mogą zdecydować, czy chcą czekać na Twój powrót, czy też skontaktować się z Tobą w inny sposób. Mogą również skontaktować się z dowolnym współpracownikiem, który Cię zastępuje podczas Twojej nieobecności, zmniejszając liczbę spiętrzeń po Twoim powrocie. Pozwala to uniknąć opóźnień lub zakłóceń w bieżącej pracy lub współpracy z klientami.

Dobrze przygotowana wiadomość „poza biurem” pomaga nawiązać kontakt z odbiorcą. Może to być tak proste, jak podzielenie się czymś o wakacjach lub wakacjach. Małe osobiste notatki sprawiają, że odbiorca czuje się zaopiekowany, co może pogłębić relacje biznesowe.

Co zawrzeć w wiadomości o nieobecności

Nie musisz pisać długiego e-maila wyjaśniającego, że jesteś OOO. Dobra wiadomość o nieobecności musi zawierać:

• Dokładna data rozpoczęcia i data zakończenia.
• Dane kontaktowe osoby lub osób, do których należy zwrócić się o natychmiastową pomoc; jeśli wymienisz wiele punktów kontaktowych, określ, z kim należy się kontaktować w przypadku każdego rodzaju zadania.
• Czasami powód, dla którego jesteś poza biurem. Znasz siebie i swoją kulturę biurową, więc ostatecznie decydujesz, czy ktoś powinien znać Twoją firmę.

Upewnij się, że w temacie wraz z datą podajesz informację, że jesteś poza biurem.

Jak napisać dobrą wiadomość o nieobecności

Zbierz wszystkie swoje dane, które muszą znaleźć się w odpowiedzi na nieobecność w biurze. Postępuj zgodnie z ogólnymi zasadami pisania profesjonalnego e-maila.

• Dołącz dobry temat, chwytliwy, jeśli to możliwe.
• Dodaj pozdrowienia.
• Postaraj się, aby Twoja wiadomość OOO była krótka.
• Dodaj uprzejmości, takie jak „Dziękujemy za kontakt” lub „Porozmawiaj wkrótce” na końcu.
• Wstaw podpis i podpis.
• Sprawdź wiadomość o nieobecności, zanim klikniesz przycisk Zapisz.
  
  

Czego unikać w wiadomości o nieobecności

Nie ma standardowego formatu pisania odpowiedzi o nieobecności, ale unikaj tych praktyk w swojej profesjonalnej wiadomości o nieobecności.

Nie podawaj za dużo informacji

Twoja wiadomość o nieobecności nie musi być esejem autobiograficznym. Prosto, krótko i na temat. Musisz tylko poinformować ludzi o tym, kiedy będziesz nieobecny, być może dlaczego i z kim się komunikować pod Twoją nieobecność.

Nie podawaj imienia i nazwiska współpracownika bez jego zgody

Podanie nazwiska współpracownika bez jego zgody jest nieprofesjonalne. Nie chcesz otrzymywać zdezorientowanych i wściekłych telefonów od kolegi z pytaniem, dlaczego ma dodatkową pracę z klientami, kiedy jesteś na wakacjach. Zapytaj więc swojego współpracownika wcześniej i dodaj go, jeśli się zgodzi.

Nie obiecuj, że odpowiesz w określonym terminie lub tak szybko, jak to możliwe

Chociaż powszechną praktyką jest mówienie „odpiszesz, gdy wrócisz”, nie wywieraj na sobie zbyt dużej presji, podając dokładną datę lub ramy czasowe. Nadrobienie zaległości w pracy, e-mailach i rozmowach telefonicznych zajmie trochę czasu. Nie składaj obietnicy, którą być może będziesz musiał złamać. Jeśli nadal wolisz uwzględnić ramy czasowe, ustal realistyczne oczekiwania.

Daj się ponieść poczuciu humoru i kreatywności

Chcesz powiedzieć, że jedziesz na wakacje, aby oczyścić się z pracy, którą gardzisz? nie.

Twoje próby bycia zabawnym lub kreatywnym mogą przynieść odwrotny skutek, jeśli klient lub przełożony nie podziela twojego poczucia humoru. Nie oznacza to, że nie możesz być kreatywny lub zabawny. Głupie wiadomości o nieobecności w biurze to dziś norma. Ale oceń swoją pozycję, kulturę firmy i oczekiwany profesjonalizm, zanim pozwolisz islandzkiemu koniowi napisać Twoją automatyczną odpowiedź . Nigdy nie wiadomo, kto może to przeczytać.

Kiedy skonfigurować wiadomość o nieobecności

Skonfiguruj wiadomość o nieobecności, niezależnie od tego, jak długo – lub nie długo – będziesz nieobecny. Obejmuje to urlop na:

• Wakacje
• Wakacje
• Konferencje, warsztaty, spotkania biznesowe czy wyjazdy
• Nagłe wypadki osobiste
• szabasowy
• Urlop rodzicielski
• Zwolnienie lekarskie

Do zgarnięcia: 10 profesjonalnych przykładów wiadomości o nieobecności

Jeśli masz trudności ze znalezieniem odpowiednich słów do umieszczenia wiadomości o nieobecności w biurze, wypożycz jeden z gotowych, profesjonalnych szablonów wiadomości o nieobecności, których możesz od razu użyć. Możesz także dostosować swój e-mail do swoich potrzeb.

1. Prosta wiadomość o nieobecności bez powodu

Wyślij standardową wiadomość OOO bez wyjaśnienia przyczyny nieobecności.

Temat: Poza biurem do [data powrotu]

Witam,

Dziekuje za Twoj email. Nie ma mnie w biurze do [data] i mam ograniczony dostęp do poczty e-mail.

W przypadku pilnej prośby proszę o kontakt z moim współpracownikiem [imię i nazwisko], [oznaczenie], pod adresem [e-mail/telefon].

Doceniam Twoją cierpliwość i odpowiem na Twój e-mail po powrocie.

Przepraszam za niedogodności.

To, co najlepsze,

[Twój podpis]

2. Wiadomość o nieobecności na urlopie

Temat: Na urlopie od [data] do [data] ️

Cześć,

Dziękuję za Twoją wiadomość.

Jestem na wakacjach od [data] do [data] i biorę wolne od wszystkich urządzeń. Zobaczę twoje wiadomości, kiedy wrócę.

Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z moim współpracownikiem [imię i nazwisko], [nazwa], pod adresem [email].

Dziękuję za zrozumienie.

Miłego dnia!

Twoje zdrowie,

[Twój podpis]

3. Wiadomość o nieobecności w sezonie wakacyjnym

Temat: OOO do [data powrotu] w okresie wakacyjnym

Życzenia świąteczne!

Dziękujemy za kontakt.

Obecnie jestem poza skrzynką odbiorczą w okresie świątecznym. Jeśli Twoja wiadomość może poczekać, odpowiem po powrocie [data powrotu].

Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z [nazwa], [oznaczenie] pod adresem [email].

Życzę wspaniałego sezonu wakacyjnego,

[Twój podpis]

4. Wiadomość o nieobecności w pracy ze względu na macierzyństwo/ojcostwo

Temat: Nieobecność na urlopie rodzicielskim do [data powrotu]

Pozdrowienia!

Dziękuję za Twój e-mail. Obecnie przebywam poza biurem z powodu urlopu [macierzyńskiego/ojcowskiego/rodzicielskiego].

Spodziewam się powrotu za [miesiąc powrotu/data powrotu]. Do tego czasu nie będę sprawdzać poczty.

W międzyczasie możesz skontaktować się z moimi współpracownikami, aby uzyskać wszelką pomoc.

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących [nazwa trwającego projektu], skontaktuj się z [imię i nazwisko], [oznaczenie] pod adresem [e-mail/numer telefonu].

W sprawie [konkretnego zadania] skontaktuj się z [imię i nazwisko], [oznaczenie] pod adresem [e-mail/numer telefonu].

Jeśli Twoja wiadomość nie zależy od czasu, wyślij ją ponownie za [miesiąc zwrotu].

Nie mogę się doczekać kontaktu z tobą po moim powrocie.

Pozdrowienia,

[Twój podpis]

5. Komunikat o zwolnieniu lekarskim

Temat: Zwolnienie lekarskie do [data]

Cześć,

Dziękujemy za kontakt. Niestety przebywam poza biurem na zwolnieniu lekarskim. Oczekuję powrotu do [data].

Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, wyślij wiadomość [imię i nazwisko], [oznaczenie] na adres [email/telefon]. Zarządzają moimi obowiązkami podczas mojej nieobecności.

Dziękuję za zrozumienie,

[Twój podpis]

6. Komunikat firmowy o nieobecności w biurze

Temat: Wyjazd na imprezę firmową do [data]

Cześć,

Dziękujemy za kontakt. Obecnie jestem z dala od biurka, ponieważ jestem zajęty w naszej firmie [nazwa wydarzenia] od [data] do [data].

Będę okresowo sprawdzać e-maile i odpowiadać, gdy czas na to pozwoli.

W przypadku pilnych pytań prosimy o kontakt z [imię i nazwisko], [oznaczenie] pod adresem [email/telefon].

Twoja cierpliwość jest doceniana.

Z poważaniem,

[Twój podpis]

7. Wiadomość o podróży służbowej poza biurem

Temat: Wyjazd służbowy do [miasto] do [data]

Witam,

Jestem w podróży służbowej do [miejsce] do [data powrotu]. Odpowiem na Twój e-mail, gdy czas na to pozwoli lub po powrocie.

Jeśli masz jakieś pilne sprawy, skontaktuj się z [imię i nazwisko], [oznaczenie] pod adresem [email/phone].

Jeśli też jesteś w [miejsce], daj znać. Bardzo chciałbym się z tobą połączyć!

Z poważaniem,

[Twój podpis]

8. Komunikat o nieobecności konferencji

Temat: Uczestnictwo poza biurem [nazwa konferencji]

Witam,

Dzięki za pocztę. Obecnie biorę udział w [nazwa konferencji] od [data] do [data] z ograniczonym dostępem do moich e-maili.

W pilnych sprawach skontaktuj się z moim współpracownikiem [imię i nazwisko] pod adresem [email/telefon]. W przeciwnym razie chętnie odpowiem na Twoją prośbę po powrocie.

Przepraszam za niedogodności.

Z poważaniem,

[Twój podpis]

9. Krótkoterminowa wiadomość o nieobecności w biurze

Wychodzenie z biura na krótki czas jest obecnie dość powszechne wśród zespołów pracujących z domu . Skorzystaj z poniższego szablonu, aby poinformować współpracowników o swojej nieobecności na jakiś czas.

Temat: Nieobecny do [godzina]/Nieobecny dzisiaj [rano/po południu/wieczorem]

Pozdrowienia!

Jestem z dala od swoich urządzeń ze względu na spotkanie/sprawę osobistą od [time] do [ time]. Jeśli Twoja wiadomość nie może czekać, skontaktuj się teraz z [imię i nazwisko], [oznaczenie] pod adresem [e-mail/telefon]. W przeciwnym razie odpowiem, gdy znów będę online.

Przepraszam za niedogodności.

Pozdrowienia,

[Twój podpis]

10. Wewnętrzny komunikat o nieobecności

Dostawcy oprogramowania do obsługi poczty e-mail oferują teraz opcję wysyłania osobnej automatycznej odpowiedzi do wewnętrznych zespołów i zewnętrznych współpracowników. Poinformuj kolegów o swojej nieobecności za pomocą tego szablonu.

Temat: OOO do [data]. Wyślij pilną prośbę do [zespół]

Cześć!

Dziękuję za Twój e-mail, ale obecnie mam OOO do [data]. Możesz znaleźć aktualizacje dotyczące wszystkich [nazwa projektu] w folderze [nazwa folderu] udostępnionym zespołowi.

Skontaktuj się z członkiem mojego zespołu [imię i nazwisko], [oznaczenie] pod adresem [email/phone], jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub pytania.

Dziękuję,

[Twój podpis]

5 unikalnych szablonów wiadomości o nieobecności

Twoje automatyczne wiadomości zwrotne „poza biurem” nie muszą dotyczyć wyłącznie Twojej nieobecności. Możesz zamienić to w sposób interakcji z ludźmi. Spraw, aby było to pouczające, niezapomniane, a nawet zabawne. Nadawca nie będzie tak rozczarowany, gdy otrzyma automatyczną odpowiedź. Możesz też nawiązać kontakty lub uzyskać nieoczekiwane korzyści, dodając tylko jedną linijkę do swojego e-maila. Rozważ użycie tych pięciu sposobów, aby to zrobić.

1. Oferuj zasoby i promuj swoje treści

Dołącz zasób. Może to być prosty artykuł na blogu, inspirująca rekomendacja newslettera lub webinar, który ostatnio oglądałeś. Możesz także promować treści swojej firmy, aby zdobyć nowych czytelników. Wypróbuj ten szablon wiadomości.

Temat: Nie tutaj, ale mam dla Ciebie trochę zasobów!

Cześć,

Dziękujemy za kontakt! Nie ma mnie w biurze do [data].

Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z moim współpracownikiem [imię i nazwisko], [ oznaczenie] pod adresem [ e-mail].

Jeśli Twoja wiadomość może poczekać, odpowiem po powrocie.

Tymczasem polecam zapoznać się z tym znakomitym artykułem [„nagłówek artykułu] autorstwa [nazwisko], wyjaśniającym [temat]. Mam nadzieję, że ci się spodoba.

Dzięki jeszcze raz,

[Twój podpis]

2. Promuj swój produkt

Dla każdego, kto zajmuje się sprzedażą lub marketingiem, nie ma nic lepszego niż promowanie swojej marki lub produktu. Jeśli to ty, użyj odpowiedzi „poza biurem”, aby to zrobić.

Wiersz tematu: Jestem OOO, ale czeka na Ciebie darmowy przewodnik po produkcie [nazwa produktu]!

Witam,

Dzięki za wiadomość. Jestem offline od [data] do [data].

Czy kontaktujesz się ze mną, aby dowiedzieć się więcej o naszej [nazwa ekspertyzy/produktu/usługi]?

Na szczęście mamy gotowe zasoby, które pomogą Ci zacząć. Przeczytaj nasz przewodnik po [produkt/usługa], a także zobacz, co mówią o nim nasi klienci tutaj [dodaj link].

Jeśli masz jakieś pilne pytania, skontaktuj się z moim współpracownikiem [imię i nazwisko], [oznaczenie] pod adresem [email].

Skontaktuję się z tobą, kiedy wrócę.

Twoje zdrowie,

[Twój podpis]

3. Generuj leady

Dołącz swój biuletyn, zasoby , które można połączyć, takie jak oficjalne dokumenty do pobrania, lub magnesy wiodące, takie jak quizy, w automatycznej odpowiedzi poza biurem. To jeden z najprostszych sposobów pracy nad generowaniem leadów podczas Twojej nieobecności.

Temat: Wyszedłem, ale mam coś dla ciebie.

Cześć,

Dziękujemy za kontakt! Obecnie jestem nieobecny w pracy do [data] i nie mam dostępu do mojej skrzynki odbiorczej.

Jeśli potrzebujesz czegoś teraz, skontaktuj się z [name] pod adresem [email].

W międzyczasie, czy czytałeś nasz cotygodniowy biuletyn [nazwa biuletynu + link]? Dzielimy się ekscytującymi historiami, aktualizacjami oraz wskazówkami i sztuczkami na [tematyka]. Myślę, że ci się spodoba. Zarejestruj się tutaj [link]!

Na pewno się odezwę po powrocie.

Dziękuję Ci,

Twoje zdrowie,

[Twój podpis]

Ten szablon służy do generowania potencjalnych klientów za pośrednictwem biuletynu. Możesz go użyć do wstawienia dowolnego formularza generowania leadów.

4. Sieć

Uczestniczysz w wydarzeniu lub wybierasz się w podróż służbową? Nie mów im, że wybierasz się na konferencję. Wykorzystaj tę szansę, aby nawiązać kontakty z partnerami biznesowymi i znajomymi. Możesz nawet pozwolić im zarezerwować czas w Twoim kalendarzu na późniejsze spotkanie.

Temat: Jestem na [nazwa wydarzenia] w [miejsce] A ty?/Może spotkamy się na [konferencji]

Witam,

Obecnie jestem poza biurkiem, biorąc udział w [nazwa wydarzenia] w [miejsce] od [data] do [data powrotu].

Odpowiem na Twój e-mail, gdy czas pozwoli.

Jeśli chcesz wziąć udział w wydarzeniu, daj mi znać. Bardzo chciałbym mieć możliwość kontaktu z tobą tam. Więcej o naszej obecności można dowiedzieć się na stoisku numer [x] na konferencji.

Lub jeśli jesteś w [miejsce] w tym czasie, daj mi znać, czy chcesz razem napić się kawy. Skontaktuj się z moim współpracownikiem [imię i nazwisko], [oznaczenie] pod adresem [email], jeśli Twoja wiadomość wymaga natychmiastowej uwagi.

Porozmawiamy wkrótce!

[Twój podpis]

5. Wzmocnij media społecznościowe swojej marki

Dodaj prostą linię i reklamuj konto swojej firmy w mediach społecznościowych, gdy Cię nie ma. Działa to szczególnie dobrze, aby przyciągnąć ludzi, jeśli masz świetną obecność w mediach społecznościowych.

Temat: Jestem OOO, ale czy widzieliście nasz najnowszy post?

Cześć,

Dzięki za wiadomość. Nie ma mnie w biurze do [data] z [powód].

Skontaktuj się z [nazwisko], [oznaczenie] pod adresem [email], jeśli masz jakieś natychmiastowe pytania.

W międzyczasie, czy widziałeś nasz najnowszy post na [witrynie mediów społecznościowych]? Udostępniliśmy całkiem interesujące informacje na temat [temat]. Nie chcesz tego przegapić.

Śledź nas na [linki do mediów społecznościowych], aby uzyskać więcej zabawnych historii.

Porozmawiaj z tobą wkrótce,

[Twój podpis]

7 zabawnych i kreatywnych przykładów poza biurem, które Cię zainspirują

Możesz także wykazać się kreatywnością i zabawą dzięki odpowiedziom „poza biurem” bez popadania w przesadę. Jeśli Twoja poczta może wywołać uśmiech na twarzy nadawcy i rozjaśnić stresujący dzień, tworzysz natychmiastową, emocjonalną więź z tą osobą. W końcu humor sprawia, że ​​ludzie są bardziej bliscy i autentyczni.

Niektórzy ludzie z G2 znaleźli zabawne i kreatywne przykłady wiadomości o nieobecności, które mogą Cię zainspirować.

1. Wybór smokingu na ślub mojego psa

Źródło: Shreya Mattoo

Nieczęsto zdarza się, że bierzesz dzień wolny, aby wybrać smokingi na ślub swojego psa. A kiedy już to zrobisz, dlaczego nie powiedzieć o tym reszcie świata i poprosić ich o pomoc? E-mail działa, ponieważ nadawca dzieli się swoją osobistą i wyjątkową sytuacją, humanizuje bezosobową pocztę i czyni ją zabawną.

2. Jestem na PLAŻY

źródło: Holly Hunt

Pochwal się tym, co masz. Jeśli potrafisz być zabawny i zabawny bez obrażania, kliknij autoresponder, aby pochwalić się trochę swoim miejscem pobytu i podzielić się tym, co lubisz, za pomocą bezczelnej wiadomości takiej jak ta. Nadawca jest zgodny z prawdą, że jest na wakacjach, ale ostrzega odbiorcę przed opóźnionymi lub nietrzeźwymi odpowiedziami.

3. Zajęty jedzeniem makaronu i pizzy

Źródło: Twitter

Otóż ​​to. Proste, proste i szczere przyznanie, że osoba po drugiej stronie wiadomości e-mail jest mniej skłonna do odpowiedzi niż zwykle.

4. Skontaktuj się z Casie w razie potrzeby

Cześć,

Jestem na wakacjach. Jak prawdziwe wakacje. Na przykład groziłem ludziom, że nie biorę laptopa na wakacje. Więc raczej nie odpowiem przed 1 sierpnia.

Teraz, jeśli naprawdę czegoś potrzebujesz, możesz spróbować znaleźć kogoś z poniższej listy, który zajmie się Twoimi prośbami, problemami i kryzysami. Zauważ, że [przełożony] również jest w tym czasie wolny, więc szczerze mówiąc, departamentowi brakuje obecnie przywództwa. Jak kiedy tam jestem. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, możesz skontaktować się z [imię] i Cassie, moją kotką, w razie potrzeby.

Teraz zdaję sobie sprawę, że jest szansa, że ​​nadal to czytasz i zaczynam się zastanawiać, czy nie masz czegoś lepszego do roboty.

To znaczy, wiem, że jest ostatni tydzień lipca, ale jeśli wszystko, co robisz, to spędzanie dnia na czytaniu odpowiedzi o nieobecności (a na pewno nie wszystkie będą tak zabawne jak ta), czuję, że potrzebujesz pomocy . Ale ponownie wypróbuj powyższe e-maile, nie jestem dostępny.

Mimo to, jeśli nadal czytasz w tym momencie, czuję, że muszę cię nagrodzić. A więc trochę poezji.

To po prostu nie jest sprawiedliwe

Powiedział przepracowany Przewodniczący

Gdy przygotowywał swoją odpowiedź poza biurem

Nadaję im kierunek

Z nutą sympatii

Ale w tym tygodniu po prostu nie jestem ich facetem

Do zobaczenia wkrótce.

Dziękuję

Źródło: Twitter

To długa wiadomość o nieobecności, ale jest zabawna. Dokucza osobie, która kontynuuje czytanie odpowiedzi o nieobecności, ale łagodzi cios wierszem na końcu.

5. Spraw, by zwierzę zareagowało

Źródło: Świergot

Cóż może być lepszego niż skierowanie nadawców do skontaktowania się z kotką Natalie? Odpowiedź od kota. To właśnie Raj zrobił ze swoim autoresponderem. Raj – to znaczy – odpowiedź Natalie wprowadza osobowość do automatycznej odpowiedzi i wywołuje śmiech. Osoba, która go otrzyma, nie będzie winić kota za brak odpowiedzi, prawda?

Oto szablon Pawfect, którego możesz użyć, jeśli masz psa:

Temat : {Imię} jest nieobecny, [Imię Zwierzaka] zgłasza się na służbę

Cześć,

Dziękuję za Twoją wiadomość!

[Twoje imię] jest obecnie poza biurem z [powód] do [data powrotu].

Na szczęście ja, pies [twoje imię], [imię zwierzaka], jestem tutaj, aby ci odpowiedzieć.

Ale niestety jedyne słowo jakie znam to ŁUK ŁUK,

Więc mogę cię zabawiać BOW BOW BOW BOW i kilkoma uroczymi filmami o psach. [Przywiązany]

Jeśli potrzebujesz innej pomocy, skontaktuj się ze współpracownikiem [twoje imię i nazwisko] [nazwisko współpracownika] pod adresem [email].

Łuk łuk,

Kokarda,

[Imie zwierzaka]

I nie zapomnij: zawsze możesz przekazać swoje e-maile do islandzkich koniowatych, aby pisały w Twoim imieniu, po prostu wypełniając formularz.

6. W pogoni za burzami

Dziekuje za Twoj email.

Obecnie jestem w Oklahomie, ścigam burze i odpowiem na Twój e-mail, kiedy wrócę do Massachusetts w czerwcu. Jeśli Twój e-mail ma ograniczenia czasowe, dołożę wszelkich starań, aby odpowiedzieć w ciągu 72 godzin. W przeciwnym razie, jeśli chcesz mojej uwagi wcześniej, musisz należeć do jednej z czterech kategorii:

1. Jesteś przedstawicielem The Weather Channel, który pisze, aby poinformować mnie, że Jim Cantore został trafiony piorunem podczas burzy śnieżnej, a ja jestem jego wybranym następcą.
2. Chciałbyś adoptować moją siostrę. UWAGA: mamy ścisłą politykę braku zwrotów.
3. Jesteś nigeryjską księżniczką, która informuje mnie, że wpłacisz 4 miliony dolarów na moje konto bankowe i potrzebujesz mojego numeru konta bankowego, SSN i ​​numeru rozliczeniowego.
4. Jesteś prezydentem Drew Faustem, aby poinformować mnie, że Harvard chce, aby mój program nauk o atmosferze był rzeczywistą koncentracją na Harvardzie i abym otrzymał budynek nazwany moim imieniem (lub przynajmniej miejsce parkingowe nazwane moim imieniem).

Źródło: Twitter

Ta sprytna wiadomość o nieobecności informuje, że nadawca raczej nie odpowie na e-maile, które nie są pilne, z dozą humoru i osobowości. Odradzają ludziom kontaktowanie się, dodając zabawne sytuacje, w których ludzie mogą wysłać e-mail, jak nigeryjska księżniczka gotowa dać mu pieniądze.

Oto szablon, który możesz utworzyć w ten sam sposób.

Temat: Jestem nieobecny, ale jeśli potrzebujesz pomocy…

Dzięki za wiadomość.

Jestem nieobecny w pracy do [powrót danych] z [powód].

Aby uzyskać pomoc, skontaktuj się z [imię i nazwisko], [oznaczenie] pod adresem [ e-mail].

Jeśli nadal uważasz, że musisz się ze mną skontaktować w pilnej sprawie, upewnij się, że należysz do jednej z czterech kategorii:

1. Masz bilety na koncert [nazwa zespołu] i chcesz mi jeden z nich podarować
2. Jesteś nigeryjską księżniczką, która chce wpłacić 5 milionów dolarów na moje konto i potrzebuje mojego numeru konta, SSN i ​​numeru telefonu komórkowego.
3. Widziałeś UFO, robiłeś zdjęcia i filmy z kosmitami wysiadającymi z niego na pokładzie i chcesz, żebym to potwierdził.
4. Chcesz adoptować moje [rodzeństwo]; jeśli to jest powód, zadzwoń do mnie. Mamy jednodniową dostawę i surową politykę braku zwrotów.

[Twój podpis]

7. To emotikony do samego końca

Źródło: Twitter

Jeśli jesteś wzrokowcem, a kultura Twojej firmy i klientela na to pozwalają, możesz użyć uroczych emotikonów, aby przekazać wiadomość o nieobecności w biurze, taką jak ta powyżej. Korespondencja emoji jest prosta i efektywna, pozwala innym rozszyfrować, co zamierzasz, i dodaje trochę zabawy do twojego autorespondera.

Pamiętaj, że nie wszystkie żarty działają i nie wszystkie żarty działają tak samo na wszystkich. Uważaj więc, kto w twoim kręgu zawodowym będzie zadowolony z humorystycznych automatycznych odpowiedzi, a kto nie. Nie chcesz spotykać się z HR zaraz po wakacjach.

Jak skonfigurować automatyczną odpowiedź „poza biurem”.

Wiadomość o nieobecności w biurze jest już gotowa. Oto jak skonfigurować autoresponder „poza biurem” w różnych programach pocztowych.

Jak ustawić odpowiedzi poza biurem w Gmailu

Jeśli korzystasz z przestrzeni roboczej Google , wykonaj te czynności, aby skonfigurować automatyczną odpowiedź w Gmailu.

W prawym górnym rogu Gmaila kliknij Ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia .

Przewiń w dół do opcji Odpowiadający na wakacje.

• Kliknij „ Odpowiedź urlopowa włączona”
• W odpowiednich polach wpisz daty, temat i prostą wiadomość o nieobecności
• Jeśli chcesz wysłać automatyczną odpowiedź do swoich kontaktów i osób w Twojej organizacji, kliknij odpowiednie pola
• Kliknij „Zapisz zmiany”

Twoja autoresponder „poza biurem” jest ustawiony.

Po włączeniu odpowiedzi na urlop otrzymasz górny pasek z opcją zakończenia e-maila z urlopem w ten sposób.

Kliknij „ Zakończ teraz” , aby wyłączyć odpowiedź na wakacje.

Jak ustawić odpowiedzi poza biurem w Outlooku

Jeśli korzystasz z programu Microsoft Outlook do obsługi wiadomości e-mail, wykonaj poniższe czynności, aby skonfigurować automatyczną odpowiedź „poza biurem”.

źródło: Microsoft

• Wybierz pozycję Plik > Odpowiedzi automatyczne
• Wybierz „ Wyślij automatyczne odpowiedzi ”
• Kliknij „ Wysyłaj tylko w tym przedziale czasowym ”, aby edytować zakres dat i godzin
• Wpisz swoją automatyczną odpowiedź i kliknij OK . Spowoduje to włączenie automatycznej odpowiedzi dla osób wysyłających e-maile z wewnątrz organizacji
• Dla osób spoza organizacji kliknij zakładkę „Poza moją organizacją” i wpisz tę samą wiadomość lub inną automatyczną odpowiedź
• Kliknij OK

Jesteś ustawiony na swój czas wolny.

Jak ustawić wiadomości o nieobecności na Slacku

W dzisiejszych czasach powszechne jest używanie aplikacji do obsługi wiadomości błyskawicznych , takich jak Slack i Teams, częściej niż wiadomości e-mail. Zastanów się więc nad umieszczeniem wiadomości o nieobecności w biurze również na tych kanałach. Wykonaj następujące kroki, aby zaktualizować swój status na out-of-office w swoim zapasie czasu:

• Kliknij swoje zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu okna Slack.
• Kliknij „ Zaktualizuj swój status ”
• W wyskakującym okienku wpisz swój niestandardowy status nieobecności, a następnie ustaw godzinę.
• Bonus: możesz nawet dodać emotikony do swojego statusu.
  
  

Jak ustawić wiadomość o nieobecności w aplikacji Teams

Proces planowania automatycznej odpowiedzi w Microsoft Teams jest podobny do Slacka.

• Kliknij opcję „ Ustaw komunikat o stanie ” na zdjęciu profilowym u góry okna aplikacji Teams.
  
  
• W wyskakującym okienku kliknij opcję „ Zaplanuj poza biurem ” u dołu.
  
  

źródło: Microsoft

• W oknie Poza biurem wpisz swoją służbową wiadomość o nieobecności i włącz przycisk przełączania obok „ Włącz automatyczne odpowiedzi” .
  
  
  

  źródło: Microsoft

• Kliknij „ Wysyłaj odpowiedzi tylko w określonym przedziale czasu ”, aby wybrać zakres dat.
• Możesz także włączyć wysyłanie automatycznych odpowiedzi do osób spoza Twojej firmy, klikając „ Wysyłaj odpowiedzi poza moją organizację ”. Możesz edytować wiadomość, którą chcesz wysłać do kontaktów zewnętrznych.
• Gdy skończysz, kliknij Zapisz .

Nie zapomnij wyłączyć autoresponderów po powrocie, jeśli nie ustawiłeś przedziału czasowego.

Wesołych świąt!

Teraz wszystko jest gotowe do skonfigurowania e-maila dotyczącego nieobecności w biurze. Skorzystaj z jednego z naszych szablonów, wypełnij wymagane dane, włącz autoresponder i umieść wiadomość. Pamiętaj, aby sprawdzić każdy element wiadomości e-mail o nieobecności, zanim klikniesz przycisk Zapisz. I ostatnia rzecz: ciesz się wolnym czasem – zasługujesz na to!

Nadal zdezorientowany? Poznaj i dowiedz się, jak pisać profesjonalne e-maile, które ludzie czytają.