製作有效的外出消息（+15 個免費模板）

日復一日，您認真工作並努力工作，因此您和您的團隊實現了目標。 現在您正在急需休息，您需要寫一條快速外出 (OOO) 消息。

別擔心； 我們已經為您準備好了。

在本文中，您將學習如何使用模板和示例來獲取靈感，從而編寫有效的外出消息。 您還將了解如何在電子郵件服務中設置自動回复。

發送外出消息是一種專業且禮貌的方式，可以讓其他人知道您不在線且無法聯繫。 當您休假、參加商務會議或請病假時，這被認為是適當的工作禮儀。 自動回复消息顯示您無法立即回复，但您也沒有忽略這封電子郵件。

您的外出消息很重要

人們通常希望在一兩天內回复他們的電子郵件。 不回复通常意味著發件人在猜測您不回复他們的原因。

如果您擔任面向客戶的角色，如客戶服務、溝通、銷售或市場營銷，這種溝通錯誤尤其麻煩。 當你回來時，你的收件箱裡滿是一長串沮喪的人。 您可能會因必須回复的電子郵件數量而不知所措，或丟失重要電子郵件，從而導致工作效率下降。

您的自動外出電子郵件回复解決了這個問題。 它為您在我們永久電子可用性時代的休假設定了明確的界限。 當發件人知道您在特定時間段內不在時，他們就不太可能用關於同一主題的多封電子郵件轟炸您。

他們可以決定是等待您返回還是以其他方式與您聯繫。 他們還可以聯繫您不在時為您代班的任何同事，從而減少您返回時的堆積。 這可以避免延誤或中斷正在進行的工作或與客戶的合作關係。

精心製作的外出消息可幫助您與收件人建立聯繫。 它可以像分享您的假期或假日一樣簡單。 貼心的小紙條讓收件人感受到被關愛，可以加深業務關係。

外出消息中應包含的內容

你不必寫一封冗長的電子郵件來解釋你是 OOO。 一個好的外出消息需要包括：

• 確切的開始日期和結束日期。
• 需要立即幫助的人員的聯繫信息； 如果您提到多個聯繫人，請指定每種任務的聯繫人。
• 有時，您不在辦公室的原因。 您了解自己和您的辦公室文化，因此最終由您決定是否有人需要了解您的業務。

確保在主題行中註明您不在辦公室和日期。

如何寫出好的外出留言

收集外出回復中需要的所有詳細信息。 遵循撰寫專業電子郵件的一般規則。

• 包括一個好的主題行，如果可能的話要吸引人。
• 添加問候語。
• 保持你的 OOO 信息簡短。
• 在最後添加諸如“感謝您伸出援手”或“盡快交談”之類的客套話。
• 插入簽字和簽名。
• 在點擊保存之前校對您的外出消息。
  
  

在外出消息中應避免什麼

外出回复沒有標準格式，但在你的外出專業信息中要避免這些做法。

不要提供太多信息

你的外出留言不必是一篇自傳體的文章。 保持簡單、簡短、切題。 您只需要告知人們您將離開的時間、可能的原因以及您不在時與誰聯繫。

未經他們的同意，不要包括你同事​​的名字

未經同事同意就使用同事的名字是不專業的。 您不希望收到來自同事的困惑和憤怒的電話，詢問他們為什麼在您休假時與您的客戶進行額外的工作。 因此，請事先詢問您的同事，如果他們同意，請添加他們。

不要承諾你會在某個日期或盡快回复

雖然說“你一回來就會回复”是一種常見的做法，但不要通過給出確切的日期或時間範圍給自己施加太大壓力。 趕上工作、電子郵件和電話需要時間。 不要許下你可能不得不食言的承諾。 如果您仍然希望包括一個時間表，請設定切合實際的期望。

沉浸在幽默和創造力中

想說你要去度假以擺脫你鄙視的工作嗎？ 不。

如果客戶或主管不認同您的幽默感，您嘗試變得有趣或富有創意可能會適得其反。 這並不意味著您不會變得有創意或有趣。 今天有愚蠢的外出消息是標準的。 但是在讓冰島馬寫你的自動回復之前評估你的職位、公司文化和預期的專業水平。 你永遠不知道誰會讀它。

何時設置外出消息

在您離開時設置外出消息，無論您離開多長時間（或不長）。 這包括您休假的時間：

• 假期
• 假期
• 會議、研討會、商務會議或旅行
• 個人緊急情況
• 休假
• 育嬰假
• 病假

爭搶：10 個專業的外出消息示例

如果您正在努力尋找合適的詞來放入您的外出消息，請借用這些現成的、專業的、您可以立即使用的外出消息模板之一。 您還可以根據需要自定義電子郵件。

1. 沒有理由的簡單外出消息

發送標準的 OOO 消息，但不解釋您缺席的原因。

主題行：不在辦公室，直到 [返回日期]

你好，

謝謝您的來信。 我在 [日期] 之前不在辦公室，並且對我的電子郵件的訪問權限有限。

如有任何緊急請求，請通過 [電子郵件/電話] 聯繫我的同事 [姓名]，[職務]。

感謝您的耐心等待，我回來後會回复您的電子郵件。

帶來不便敬請諒解。

最好的，

[你的簽名]

2.假期外出留言

主題行：從[日期]到[日期]休假️

你好，

感謝您的留言。

我從 [date] 到 [date] 正在休假，我正在休假所有設備。 我回來後會看到你的消息。

如果您需要立即幫助，請通過 [電子郵件] 聯繫我的同事 [姓名]，[職務]。

謝謝你的理解。

祝你有美好的一天！

乾杯，

[你的簽名]

3.假期外出消息

主題行： OOO 直到 [返回日期] 假期

季節的問候！

感謝您伸出援手。

我目前不在假期的收件箱中。 如果您的消息可以等待，我會在 [返回日期] 返回後回复。

如果您需要任何即時幫助，請通過 [email] 聯繫 [name]，[designation]。

祝你度過一個美好的假期，

[你的簽名]

4. 產假/陪產假信息

主題行：不在辦公室休育兒假，直到 [返回日期]

問候！

謝謝你的電郵。 目前，我正在休[產假/陪產假/育兒假]。

我希望在 [返回月份/返回日期] 返回。 在那之前，我不會檢查我的電子郵件。

在此期間，您可以聯繫我的同事尋求任何幫助。

如對 [正在進行的項目名稱] 有任何疑問，請通過 [電子郵件/電話號碼] 聯繫 [名稱]，[指定]。

對於 [特定任務]，聯繫 [姓名]，[指定] [電子郵件/電話號碼]。

如果您的消息對時間不敏感，請隨時在 [返回月份] 重新發送。

期待在我回來後與您聯繫。

問候，

[你的簽名]

5.病假外出留言

主題行：請病假至 [日期]

你好，

感謝您伸出援手。 不幸的是，我正在休病假。 我希望在 [日期] 之前返回。

如果您需要即時幫助，請在 [電子郵件/電話] 中向 [姓名]、[指定] 發送消息。 我不在時，他們負責管理我的職責。

謝謝你的理解，

[你的簽名]

6、公司活動外出留言

主題行：參加公司活動直到 [日期]

你好，

感謝您取得聯繫。 我目前不在辦公桌前，因為我從 [日期] 到 [日期] 忙於我們公司的 [活動名稱]。

我會定期查看電子郵件並在時間允許時回复。

如有任何緊急查詢，請隨時通過 [電子郵件/電話] 聯繫 [姓名]、[指定]。

感謝您的耐心等待。

此致，

[你的簽名]

7、出差外出留言

主題行：出差到[城市]直到[日期]

你好，

我出差到 [place] 直到 [return date]。 當時間允許或我回來時，我會回复你的電子郵件。

如果您有任何緊急事項，請通過[電子郵件/電話]聯繫[姓名]，[指定]。

如果你也在 [place]，請告訴我。 我很想和你聯繫！

真摯地，

[你的簽名]

8.會議外出留言

主題行：外出參加[會議名稱]

你好，

謝謝你的郵件。 我目前正在參加從 [日期] 到 [日期] 的 [會議名稱]，但我的電子郵件訪問權限有限。

如有任何緊迫事宜，請通過 [電子郵件/電話] 聯繫我的同事 [姓名]。 否則，我很樂意在返回時響應您的請求。

帶來不便敬請諒解。

真摯地，

[你的簽名]

9. 短期外出留言

在家工作的團隊中，短時間離開辦公室現在很常見。 使用以下模板通知您的同事您將離開一段時間。

主題行：離開直到[時間]/離開這個[早上/下午/晚上]

問候！

從 [時間] 到 [時間]，我不在我的設備上進行約會/個人差事。 如果您的消息迫不及待，請通過 [電子郵件/電話] 聯繫 [姓名]、[指定]。 否則，我會在恢復在線後回复您。

帶來不便敬請諒解。

問候，

[你的簽名]

10.內部外出消息

電子郵件軟件提供商現在提供向內部團隊和外部合作者發送單獨的自動回复的選項。 使用此模板告訴您的同事您的缺勤。

主題行： OOO 到 [日期]。 將您的緊急請求發送給[團隊]

你好呀！

感謝您的電子郵件，但我目前 OOO 直到 [日期]。 您可以在與團隊共享的 [文件夾名稱] 文件夾中找到所有 [項目名稱] 的更新。

如果您有任何疑慮或問題，請通過 [電子郵件/電話] 聯繫我的團隊成員 [姓名]、[職務]。

謝謝，

[你的簽名]

5 個獨特的外出消息模板

您的外出自動回复消息不必僅僅是關於您的缺席。 你可以把它變成一種與人互動的方式。 讓它內容豐富、令人難忘，甚至有趣。 發件人不會因為收到您的自動回复而感到失望。 您可以通過在電子郵件中添加一行來建立一些聯繫或獲得一些意想不到的好處。 考慮使用這五種方法來做到這一點。

1. 提供資源並宣傳您的內容

包括一個資源。 它可以是一篇簡單的博客文章或鼓舞人心的時事通訊推薦，或者您最近喜歡的網絡研討會。 您還可以宣傳貴公司的內容以獲得一些新讀者。 試試這個模板消息。

主題行：不在這裡，但我為您準備了一些資源！

你好，

感謝您伸出援手！ 我離開辦公室直到[日期]。

如果您需要立即幫助，請通過 [電子郵件] 聯繫我的同事 [姓名]，[職位]。

如果您的消息可以等待，我會在回來後回复。

同時，我建議您查看 [name] 的這篇優秀文章 [“article headline]”，解釋 [subject]。 我希望你喜歡它。

再次感謝，

[你的簽名]

2. 推廣你的產品

對於任何從事銷售或市場營銷的人來說，沒有什麼比推廣他們的品牌或產品更好的了。 如果是您，請使用外出回復來做到這一點。

主題行：我是 OOO，但您的 [產品名稱] 免費指南正在等待！

你好，

謝謝你的留言。 從 [日期] 到 [日期] 我處於離線狀態。

您是否與我聯繫以了解更多關於我們的 [專長/產品/服務名稱] 的信息？

幸運的是，我們有現成的資源可以幫助您入門。 閱讀我們關於 [產品/服務] 的指南，還可以在此處查看我們的客戶對此的評價 [添加鏈接]。

如果您有任何緊急疑問，請隨時通過 [email] 與我的同事 [name]、[designation] 聯繫。

我回來後會與你聯繫。

乾杯，

[你的簽名]

3.產生潛在客戶

在您的外出自動回復中插入您的時事通訊、可鏈接的資產（如可下載的白皮書）或鉛磁鐵（如測驗）。 這是在您離開時處理潛在客戶生成的最簡單方法之一。

主題行：我出去了，但我有東西給你。

你好，

感謝您伸出援手！ 我目前下班直到 [日期]，無法訪問我的收件箱。

如果您現在需要什麼，請通過 [email] 聯繫 [name]。

與此同時，您是否閱讀了我們的每週時事通訊 [時事通訊名稱 + 鏈接]？ 我們分享有關 [主題] 的激動人心的故事、更新以及提示和技巧。 我想你會喜歡的。 在這裡[鏈接]註冊！

我回來後一定會回复你。

謝謝，

乾杯，

[你的簽名]

此模板用於通過時事通訊生成潛在客戶。 您可以使用它來插入任何潛在客戶生成表格。

4.網絡

參加活動或出差？ 不要只是告訴他們你要去參加一個會議。 利用這個機會與商業夥伴和熟人建立聯繫。 您甚至可以讓他們在您的日曆中為以後的會議預定時間。

主題行：我在 [place] 的 [event name] 你是嗎？/也許我們可以在 [conference] 見面

你好，

從 [日期] 到 [返回日期]，我目前不在辦公桌前參加 [地點] 的 [活動名稱]。

我會在時間允許時回复您的電子郵件。

如果你想參加這個活動，請告訴我。 我很想有機會在那裡與你聯繫。 您可以在大會的 [x] 號展位了解更多信息。

或者，如果這段時間你在 [地方]，請告訴我你是否想一起喝杯咖啡。 如果您的消息需要立即引起注意，請通過 [email] 聯繫我的同事 [name]，[designation]。

一會再聊！

[你的簽名]

5. 提升品牌的社交媒體

添加一個簡單的行並在您離開時營銷您公司的社交媒體帳戶。 如果你在社交媒體上有很大的影響力，這對吸引人特別有效。

主題行：我是 OOO，但你看到我們的最新帖子了嗎？

你好，

感謝你的信息。 我因 [原因] 離開辦公室直到 [日期]。

如果您有任何直接問題，請通過 [email] 與 [name]、[designation] 聯繫。

同時，您看到我們在 [社交媒體網站] 上的最新帖子了嗎？ 我們在 [subject] 上分享了一些非常有趣的信息。 你不想錯過它。

在 [社交媒體鏈接] 上關注我們，了解更多有趣的故事。

以後再聊，

[你的簽名]

7 個有趣且富有創意的外出示例，激發您的靈感

您還可以通過外出回复獲得創意和樂趣，而不會太過分。 如果您的郵件可以給發件人帶來微笑並讓充滿壓力的一天變得輕鬆，那麼您就可以與該人建立即時的情感聯繫。 畢竟，幽默讓人更親切、更真實。

G2的一些人發現了一些有趣且富有創意的外出消息示例來激發您的靈感。

1. 為我的狗的婚禮選擇燕尾服

資料來源： Shreya Mattoo

您通常不會請假一天來為您的狗的婚禮選擇燕尾服。 當您這樣做時，為什麼不告訴世界其他地方並獲得他們的幫助呢？ 電子郵件之所以有效，是因為發件人分享了他們的個人和獨特情況，使非個人郵件人性化並使其變得有趣。

2. 我在海灘

資料來源：冬青亨特

炫耀你得到了什麼。 如果您可以在不冒犯他人的情況下進行娛樂和娛樂，請點擊自動回复器來吹噓一下您的行踪，並通過這樣的厚顏無恥的消息分享您喜歡的內容。 發件人如實告知他們正在休假，但警告收件人注意延遲回复或醉酒回复。

3.忙著吃意大利面和披薩

資料來源：推特

而已。 簡單、直接和坦率地承認電子郵件另一端的人比平時更不可能回复。

4. 如有任何緊急情況，請聯繫 Casie

你好，

我在休假。 就像，一個真正的假期。 就像，我威脅人們說我不會帶筆記本電腦去度假。 所以我不太可能在 8 月 1 日之前回复。

現在，如果你真的、真的需要什麼，你可以試著從下面的列表中找人來處理你的請求、問題和危機。 注意這段時間【supervisor】也下班了，所以老實說，這個部門目前完全沒有領導力。 就像我在那裡的時候。 如果您需要立即幫助，可以聯繫 [name] 和我的貓 Cassie 以獲取任何緊急情況。

現在我意識到你有可能還在讀這篇文章，我開始懷疑你是否沒有更好的事情要做。

我的意思是，我知道現在是 7 月的最後一周，但如果你整天都在閱讀不在辦公室的回复（而且肯定不是所有回复都像這一樣有趣），我覺得你需要幫助. 但再次嘗試上面的電子郵件，我沒空。

儘管如此，如果你此時還在閱讀，我覺得我需要獎勵你。 所以，有點詩意。

這不公平

勞累過度的主席說

當他準備外出回复時

我給他們方向

帶著一絲深情

但是這週，我不是他們的人

待會見。

謝謝

資料來源：推特

這是一條很長的外出消息，但很有趣。 它取笑了繼續閱讀不在辦公室回复的人，但最後用一首詩來緩和打擊。

5. 讓你的寵物做出回應

資源： 推特

現在，有什麼比指示您的發件人聯繫貓娜塔莉更好的呢？ 來自貓的回應。 這就是 Raj 對他的自動回复器所做的。 Raj——我的意思是——Natalie 的回復為自動回复注入了個性並且會贏得一些笑聲。 收到它的人不會責怪貓沒有回應，現在他們會嗎？

這是一個 pawfect 模板，如果你有一隻狗，你可以使用它：

主題行：{名字]不在，[寵物名字]值班

你好，

感謝您的留言！

[你的名字]目前因[原因]不在辦公室，直到[返回日期]。

幸運的是，我，[你的名字]的狗，[寵物名字]，在這裡回复你。

但不幸的是，我唯一知道的詞是 BOW BOW，

所以我可以用 BOW BOW BOW BOW 和一些可愛的狗視頻來招待你。 [隨附的]

如果您需要任何其他幫助，請通過 [email] 聯繫 [your name] 的同事 [colleague name]。

弓弓，

弓，

[寵物的名字]

別忘了：您隨時可以通過簡單地填寫表格，將您的電子郵件發送給冰島馬代表您寫信。

6.追逐風暴

謝謝您的來信。

我目前在俄克拉荷馬州追逐風暴，我將在 6 月返回馬薩諸塞州時回复您的電子郵件。 如果您的郵件有時間限制，我會盡量在 72 小時內回复。 否則，如果你想在那之前引起我的注意，你必須屬於以下四類之一：

1. 你是天氣頻道的代表，寫信告訴我吉姆坎托雷在暴風雪中被閃電擊中，我是他選定的繼任者。
2. 你想收養我妹妹。 注意：我們有嚴格的不退貨政策。
3. 你是一位尼日利亞公主，寫信告訴我你將向我的銀行賬戶存入 400 萬美元，並且需要我的銀行帳號、SSN 和路由號碼。
4. 你是 Drew Faust 校長寫信讓我知道哈佛想讓我的大氣科學項目成為哈佛的一個真正的重點，我得到了一棟以我的名字命名的建築（或者至少是一個以我的名字命名的停車位。）

資料來源：推特

這種巧妙的外出消息傳達出發件人不太可能以幽默和個性來回復對時間不敏感的電子郵件。 他們通過添加幽默情境來勸阻人們不要伸出援手，在這種情境下人們可以發送電子郵件，比如尼日利亞公主準備給他錢。

這裡有一個模板供您以相同的方式創建您的模板。

主題行：我不在，但如果您需要幫助……

謝謝你的留言。

我因 [原因] 離開工作直到 [返回數據]。

如需任何幫助，請通過 [電子郵件] 聯繫 [姓名]、[指定]。

如果您仍然認為有緊急問題需要聯繫我，請確保您屬於以下四類之一：

1. 你有 [樂隊名稱] 音樂會的門票，想把其中一張給我
2. 您是一位尼日利亞公主，想要將 500 萬美元存入我的賬戶，並且需要我的帳號、SSN 和手機號碼。
3. 你看到了一個不明飛行物，拍下了外星人從它上下來的照片和視頻，想讓我確認一下。
4. 你想收養我的[兄弟姐妹]； 如果是這個原因，請給我打電話。 我們實行一日送達和嚴格的不退貨政策。

[你的簽名]

7. 一直都是表情符號

資料來源：推特

如果您是視覺型人士並且您的公司文化和客戶允許，您可以使用可愛的表情符號來傳達您的外出信息，如上圖所示。 表情符號通信簡單有效，可以讓其他人解讀您的意圖，並為您的自動回复添加一些樂趣。

記住，並不是所有的笑話都管用，也不是所有的笑話對每個人都適用。 因此，請注意在您的專業圈子中，哪些人會喜歡幽默的自動回复，哪些人可能不喜歡。 您不想在假期結束後立即與 HR 會面。

如何設置外出自動回复

現在，您已準備好外出消息。 以下是如何在不同的電子郵件軟件中設置外出自動回复器。

如何在 Gmail 上設置外出回复

如果您使用Google workspace ，請按照以下步驟在 Gmail 上設置自動回复。

在 Gmail 的右上角，單擊“設置” >查看所有設置。

向下滾動到 Vacation responder。

• 點擊“休假回复”
• 在給定的框中填寫日期、主題行和簡單的外出消息
• 如果您想向您的聯繫人和組織中的人員發送自動回复，請單擊相應的框
• 點擊“保存更改”

您的外出自動回复器已設置。

一旦您的假期回復開啟，您將看到一個頂部欄，其中有一個選項可以像這樣結束假期電子郵件。

單擊“立即結束”以關閉外出回复。

如何在 Outlook 上設置外出回复

如果您使用Microsoft Outlook發送電子郵件，請按照以下步驟設置外出自動回复。

資料來源：微軟

• 選擇文件 >自動回复
• 選擇“發送自動回复”
• 點擊“ Only send during this time range ”來編輯日期和時間範圍
• 輸入您的自動回复消息，然後單擊“確定”。 這將為從組織內部向您發送電子郵件的人打開自動回复
• 對於組織外部的人員，單擊“我的組織外部”選項卡並輸入相同的消息或不同的自動回复
• 點擊確定

您已經準備好休假了。

如何在 Slack 上設置外出消息

如今，使用 Slack 和 Teams 等即時消息應用程序比使用電子郵件更常見。 因此，也請考慮在這些頻道上發布您的外出消息。 請按照以下步驟在您的slack中將您的狀態更新為外出：

• 單擊 Slack 窗口右上角的個人資料圖片。
• 點擊“更新您的狀態”
• 在出現的彈出窗口中，輸入您的自定義外出狀態，然後設置時間。
• 獎勵：您甚至可以為您的狀態添加表情符號。
  
  

如何在 Teams 上設置外出消息

在 Microsoft Teams 中安排自動回复的過程類似於 Slack。

• 單擊 Teams 窗口頂部個人資料圖片中的“設置狀態消息”。
  
  
• 在彈出窗口中，單擊底部的“安排外出”選項。
  
  

資料來源：微軟

• 在“不在辦公室”窗口中，輸入您的專業外出消息，然後打開“打開自動回复”旁邊的切換按鈕。
  
  
  

  資料來源：微軟

• 單擊“僅在某個時間段內發送回复”以選擇日期範圍。
• 您還可以通過單擊“向我的組織外部發送回复”啟用向公司外部人員發送自動回复。 您可以編輯要發送給外部聯繫人的消息。
• 完成後，點擊保存。

如果您沒有設置時間範圍，請不要忘記在回來時關閉自動回复。

節日快樂！

現在您已準備好設置您的創意外出電子郵件。 使用我們的模板之一，填寫必要的詳細信息，打開您的自動回复器，然後發布消息。 請記住在點擊保存之前檢查外出電子郵件的每個元素。 最後一件事：享受你的假期——你應得的！

還是一頭霧水？ 探索並學習如何撰寫人們閱讀的專業電子郵件。