制作有效的外出消息（+15 个免费模板）

日复一日，您认真工作并努力工作，因此您和您的团队实现了目标。 现在您正在急需休息，您需要写一条快速外出 (OOO) 消息。

别担心； 我们已经为您准备好了。

在本文中，您将学习如何使用模板和示例来获取灵感，从而编写有效的外出消息。 您还将了解如何在电子邮件服务中设置自动回复。

发送外出消息是一种专业且礼貌的方式，可以让其他人知道您不在线且无法联系。 当您休假、参加商务会议或请病假时，这被认为是适当的工作礼仪。 自动回复消息显示您无法立即回复，但您也没有忽略这封电子邮件。

您的外出消息很重要

人们通常希望在一两天内回复他们的电子邮件。 不回复通常意味着发件人在猜测您不回复他们的原因。

如果您担任面向客户的角色，如客户服务、沟通、销售或市场营销，这种沟通错误尤其麻烦。 当你回来时，你的收件箱里满是一长串沮丧的人。 您可能会因必须回复的电子邮件数量而不知所措，或丢失重要电子邮件，从而导致工作效率下降。

您的自动外出电子邮件回复解决了这个问题。 它为您在我们永久电子可用性时代的休假设定了明确的界限。 当发件人知道您在特定时间段内不在时，他们就不太可能用关于同一主题的多封电子邮件轰炸您。

他们可以决定是等待您返回还是以其他方式与您联系。 他们还可以联系您不在时为您代班的任何同事，从而减少您返回时的堆积。 这可以避免延误或中断正在进行的工作或与客户的合作关系。

精心制作的外出消息可帮助您与收件人建立联系。 它可以像分享您的假期或假日一样简单。 贴心的小纸条让收件人感受到被关爱，可以加深业务关系。

外出消息中应包含的内容

你不必写一封冗长的电子邮件来解释你是 OOO。 一个好的外出消息需要包括：

• 确切的开始日期和结束日期。
• 需要立即帮助的人员的联系信息； 如果您提到多个联系人，请指定每种任务的联系人。
• 有时，您不在办公室的原因。 您了解自己和您的办公室文化，因此最终由您决定是否有人需要了解您的业务。

确保在主题行中注明您不在办公室和日期。

如何写出好的外出留言

收集外出回复中需要的所有详细信息。 遵循撰写专业电子邮件的一般规则。

• 包括一个好的主题行，如果可能的话要吸引人。
• 添加问候语。
• 保持你的 OOO 信息简短。
• 在最后添加诸如“感谢您伸出援手”或“尽快交谈”之类的客套话。
• 插入签字和签名。
• 在点击保存之前校对您的外出消息。
  
  

在外出消息中应避免什么

外出回复没有标准格式，但在你的外出专业信息中要避免这些做法。

不要提供太多信息

你的外出留言不必是一篇自传体的文章。 保持简单、简短、切题。 您只需要告知人们您将离开的时间、可能的原因以及您不在时与谁联系。

未经他们的同意，不要包括你同事​​的名字

未经同事同意就使用同事的名字是不专业的。 您不希望收到来自同事的困惑和愤怒的电话，询问他们为什么在您休假时与您的客户进行额外的工作。 因此，请事先询问您的同事，如果他们同意，请添加他们。

不要承诺你会在某个日期或尽快回复

虽然说“你一回来就会回复”是一种常见的做法，但不要通过给出确切的日期或时间范围给自己施加太大压力。 赶上工作、电子邮件和电话需要时间。 不要许下你可能不得不食言的承诺。 如果您仍然希望包括一个时间表，请设定切合实际的期望。

沉浸在幽默和创造力中

想说你要去度假以摆脱你鄙视的工作吗？ 不。

如果客户或主管不认同您的幽默感，您尝试变得有趣或富有创意可能会适得其反。 这并不意味着您不会变得有创意或有趣。 今天有愚蠢的外出消息是标准的。 但是在让冰岛马写你的自动回复之前评估你的职位、公司文化和预期的专业水平。 你永远不知道谁会读它。

何时设置外出消息

在您离开时设置外出消息，无论您离开多长时间（或不长）。 这包括您休假的时间：

• 假期
• 假期
• 会议、研讨会、商务会议或旅行
• 个人紧急情况
• 休假
• 育婴假
• 病假

争抢：10 个专业的外出消息示例

如果您正在努力寻找合适的词来放入您的外出消息，请借用这些现成的、专业的、您可以立即使用的外出消息模板之一。 您还可以根据需要自定义电子邮件。

1. 没有理由的简单外出消息

发送标准的 OOO 消息，但不解释您缺席的原因。

主题行：不在办公室，直到 [返回日期]

你好，

谢谢您的来信。 我在 [日期] 之前不在办公室，并且对我的电子邮件的访问权限有限。

如有任何紧急请求，请通过 [电子邮件/电话] 联系我的同事 [姓名]，[职务]。

感谢您的耐心等待，我回来后会回复您的电子邮件。

带来不便敬请谅解。

最好的，

[你的签名]

2.假期外出留言

主题行：从[日期]到[日期]休假️

你好，

感谢您的留言。

我从 [date] 到 [date] 正在休假，我正在休假所有设备。 我回来后会看到你的消息。

如果您需要立即帮助，请通过 [电子邮件] 联系我的同事 [姓名]，[职务]。

谢谢你的理解。

祝你有美好的一天！

干杯，

[你的签名]

3.假期外出消息

主题行： OOO 直到 [返回日期] 假期

季节的问候！

感谢您伸出援手。

我目前不在假期的收件箱中。 如果您的消息可以等待，我会在 [返回日期] 返回后回复。

如果您需要任何即时帮助，请通过 [email] 联系 [name]，[designation]。

祝你度过一个美好的假期，

[你的签名]

4. 产假/陪产假消息

主题行：不在办公室休育儿假，直到 [返回日期]

问候！

谢谢你的电邮。 目前，我正在休[产假/陪产假/育儿假]。

我希望在 [返回月份/返回日期] 返回。 在那之前，我不会检查我的电子邮件。

在此期间，您可以联系我的同事寻求任何帮助。

如对 [正在进行的项目名称] 有任何疑问，请通过 [电子邮件/电话号码] 联系 [名称]，[指定]。

对于 [特定任务]，联系 [姓名]，[指定] [电子邮件/电话号码]。

如果您的消息对时间不敏感，请随时在 [返回月份] 重新发送。

期待在我回来后与您联系。

问候，

[你的签名]

5.病假外出留言

主题行：请病假至 [日期]

你好，

感谢您伸出援手。 不幸的是，我正在休病假。 我希望在 [日期] 之前返回。

如果您需要即时帮助，请在 [电子邮件/电话] 中向 [姓名]、[指定] 发送消息。 我不在时，他们负责管理我的职责。

谢谢你的理解，

[你的签名]

6、公司活动外出留言

主题行：参加公司活动直到 [日期]

你好，

感谢您取得联系。 我目前不在办公桌前，因为我从 [日期] 到 [日期] 忙于我们公司的 [活动名称]。

我会定期查看电子邮件并在时间允许时回复。

如有任何紧急查询，请随时通过 [电子邮件/电话] 联系 [姓名]、[指定]。

感谢您的耐心等待。

此致，

[你的签名]

7、出差外出留言

主题行：出差到[城市]直到[日期]

你好，

我出差到 [place] 直到 [return date]。 当时间允许或我回来时，我会回复你的电子邮件。

如果您有任何紧急事项，请通过[电子邮件/电话]联系[姓名]，[指定]。

如果你也在 [place]，请告诉我。 我很想和你联系！

真挚地，

[你的签名]

8.会议外出留言

主题行：外出参加[会议名称]

你好，

谢谢你的邮件。 我目前正在参加从 [日期] 到 [日期] 的 [会议名称]，但我的电子邮件访问权限有限。

如有任何紧迫事宜，请通过 [电子邮件/电话] 联系我的同事 [姓名]。 否则，我很乐意在返回时响应您的请求。

带来不便敬请谅解。

真挚地，

[你的签名]

9. 短期外出留言

在家工作的团队中，短时间离开办公室现在很常见。 使用以下模板通知您的同事您将离开一段时间。

主题行：离开直到[时间]/离开这个[早上/下午/晚上]

问候！

从 [时间] 到 [时间]，我不在我的设备上进行约会/个人差事。 如果您的消息迫不及待，请通过 [电子邮件/电话] 联系 [姓名]、[指定]。 否则，我会在恢复在线后回复您。

带来不便敬请谅解。

问候，

[你的签名]

10.内部外出消息

电子邮件软件提供商现在提供向内部团队和外部合作者发送单独的自动回复的选项。 使用此模板告诉您的同事您的缺勤。

主题行： OOO 到 [日期]。 将您的紧急请求发送给[团队]

你好呀！

感谢您的电子邮件，但我目前 OOO 直到 [日期]。 您可以在与团队共享的 [文件夹名称] 文件夹中找到所有 [项目名称] 的更新。

如果您有任何疑虑或问题，请通过 [电子邮件/电话] 联系我的团队成员 [姓名]、[职务]。

谢谢，

[你的签名]

5 个独特的外出消息模板

您的外出自动回复消息不必仅仅是关于您的缺席。 你可以把它变成一种与人互动的方式。 让它内容丰富、令人难忘，甚至有趣。 发件人不会因为收到您的自动回复而感到失望。 您可以通过在电子邮件中添加一行来建立一些联系或获得一些意想不到的好处。 考虑使用这五种方法来做到这一点。

1. 提供资源并宣传您的内容

包括一个资源。 它可以是一篇简单的博客文章或鼓舞人心的时事通讯推荐，或者您最近喜欢的网络研讨会。 您还可以宣传贵公司的内容以获得一些新读者。 试试这个模板消息。

主题行：不在这里，但我为您准备了一些资源！

你好，

感谢您伸出援手！ 我离开办公室直到[日期]。

如果您需要立即帮助，请通过 [电子邮件] 联系我的同事 [姓名]，[职位]。

如果您的消息可以等待，我会在回来后回复。

同时，我建议您查看 [name] 的这篇优秀文章 [“article headline]”，解释 [subject]。 我希望你喜欢它。

再次感谢，

[你的签名]

2. 推广你的产品

对于任何从事销售或市场营销的人来说，没有什么比推广他们的品牌或产品更好的了。 如果是您，请使用外出回复来做到这一点。

主题行：我是 OOO，但您的 [产品名称] 免费指南正在等待！

你好，

谢谢你的留言。 从 [日期] 到 [日期] 我处于离线状态。

您是否与我联系以了解更多关于我们的 [专长/产品/服务名称] 的信息？

幸运的是，我们有现成的资源可以帮助您入门。 阅读我们关于 [产品/服务] 的指南，还可以在此处查看我们的客户对此的评价 [添加链接]。

如果您有任何紧急疑问，请随时通过 [email] 与我的同事 [name]、[designation] 联系。

我回来后会与你联系。

干杯，

[你的签名]

3.产生潜在客户

在您的外出自动回复中插入您的时事通讯、可链接的资产（如可下载的白皮书）或铅磁铁（如测验）。 这是在您离开时处理潜在客户生成的最简单方法之一。

主题行：我出去了，但我有东西给你。

你好，

感谢您伸出援手！ 我目前下班直到 [日期]，无法访问我的收件箱。

如果您现在需要什么，请通过 [email] 联系 [name]。

与此同时，您是否阅读了我们的每周时事通讯 [时事通讯名称 + 链接]？ 我们分享有关 [主题] 的激动人心的故事、更新以及提示和技巧。 我想你会喜欢的。 在这里[链接]注册！

我回来后一定会回复你。

谢谢，

干杯，

[你的签名]

此模板用于通过时事通讯生成潜在客户。 您可以使用它来插入任何潜在客户生成表格。

4.网络

参加活动或出差？ 不要只是告诉他们你要去参加一个会议。 利用这个机会与商业伙伴和熟人建立联系。 您甚至可以让他们在您的日历中为以后的会议预定时间。

主题行：我在 [place] 的 [event name] 你是吗？/也许我们可以在 [conference] 见面

你好，

从 [日期] 到 [返回日期]，我目前不在办公桌前参加 [地点] 的 [活动名称]。

我会在时间允许时回复您的电子邮件。

如果你想参加这个活动，请告诉我。 我很想有机会在那里与你联系。 您可以在大会的 [x] 号展位了解更多信息。

或者，如果这段时间你在 [地方]，请告诉我你是否想一起喝杯咖啡。 如果您的消息需要立即引起注意，请通过 [email] 联系我的同事 [name]，[designation]。

一会再聊！

[你的签名]

5. 提升品牌的社交媒体

添加一个简单的行并在您离开时营销您公司的社交媒体帐户。 如果你在社交媒体上有很大的影响力，这对吸引人特别有效。

主题行：我是 OOO，但你看到我们的最新帖子了吗？

你好，

感谢你的信息。 我因 [原因] 离开办公室直到 [日期]。

如果您有任何直接问题，请通过 [email] 与 [name]、[designation] 联系。

同时，您看到我们在 [社交媒体网站] 上的最新帖子了吗？ 我们在 [subject] 上分享了一些非常有趣的信息。 你不想错过它。

在 [社交媒体链接] 上关注我们，了解更多有趣的故事。

以后再聊，

[你的签名]

7 个有趣且富有创意的外出示例，激发您的灵感

您还可以通过外出回复获得创意和乐趣，而不会太过分。 如果您的邮件可以给发件人带来微笑并让充满压力的一天变得轻松，那么您就可以与该人建立即时的情感联系。 毕竟，幽默让人更亲切、更真实。

G2的一些人发现了一些有趣且富有创意的外出消息示例来激发您的灵感。

1. 为我的狗的婚礼选择燕尾服

资料来源： Shreya Mattoo

您通常不会请假一天来为您的狗的婚礼选择燕尾服。 当您这样做时，为什么不告诉世界其他地方并获得他们的帮助呢？ 电子邮件之所以有效，是因为发件人分享了他们的个人和独特情况，使非个人邮件人性化并使其变得有趣。

2. 我在海滩

资料来源：冬青亨特

炫耀你得到了什么。 如果您可以在不冒犯他人的情况下进行娱乐和娱乐，请点击自动回复器来吹嘘一下您的行踪，并通过这样的厚颜无耻的消息分享您喜欢的内容。 发件人如实告知他们正在休假，但警告收件人注意延迟回复或醉酒回复。

3.忙着吃意大利面和披萨

资料来源：推特

而已。 简单、直接和坦率地承认电子邮件另一端的人比平时更不可能回复。

4. 如有任何紧急情况，请联系 Casie

你好，

我在休假。 就像，一个真正的假期。 就像，我威胁人们说我不会带笔记本电脑去度假。 所以我不太可能在 8 月 1 日之前回复。

现在，如果你真的、真的需要什么，你可以试着从下面的列表中找人来处理你的请求、问题和危机。 注意这段时间【supervisor】也下班了，所以老实说，这个部门目前完全没有领导力。 就像我在那里的时候。 如果您需要立即帮助，可以联系 [name] 和我的猫 Cassie 以获取任何紧急情况。

现在我意识到你有可能还在读这篇文章，我开始怀疑你是否没有更好的事情要做。

我的意思是，我知道现在是 7 月的最后一周，但如果你整天都在阅读不在办公室的回复（而且肯定不是所有回复都像这一样有趣），我觉得你需要帮助. 但再次尝试上面的电子邮件，我没空。

尽管如此，如果你此时还在阅读，我觉得我需要奖励你。 所以，有点诗意。

这不公平

劳累过度的主席说

当他准备外出回复时

我给他们方向

带着一丝深情

但是这周，我不是他们的人

待会见。

谢谢

资料来源：推特

这是一条很长的外出消息，但很有趣。 它取笑了继续阅读不在办公室回复的人，但最后用一首诗来缓和打击。

5. 让你的宠物做出回应

资源： 推特

现在，有什么比指示您的发件人联系猫娜塔莉更好的呢？ 来自猫的回应。 这就是 Raj 对他的自动回复器所做的。 Raj——我的意思是——Natalie 的回复为自动回复注入了个性并且会赢得一些笑声。 收到它的人不会责怪猫没有回应，现在他们会吗？

这是一个 pawfect 模板，如果你有一只狗，你可以使用它：

主题行：{名字]不在，[宠物名字]值班

你好，

感谢您的留言！

[你的名字]目前因[原因]不在办公室，直到[返回日期]。

幸运的是，我，[你的名字]的狗，[宠物名字]，在这里回复你。

但不幸的是，我唯一知道的词是 BOW BOW，

所以我可以用 BOW BOW BOW BOW 和一些可爱的狗视频来招待你。 [随附的]

如果您需要任何其他帮助，请通过 [email] 联系 [your name] 的同事 [colleague name]。

弓弓，

弓，

[宠物的名字]

别忘了：您随时可以通过简单地填写表格，将您的电子邮件发送给冰岛马代表您写信。

6.追逐风暴

谢谢您的来信。

我目前在俄克拉荷马州追逐风暴，我将在 6 月返回马萨诸塞州时回复您的电子邮件。 如果您的邮件有时间限制，我会尽量在 72 小时内回复。 否则，如果你想在那之前引起我的注意，你必须属于以下四类之一：

1. 你是天气频道的代表，写信告诉我吉姆坎托雷在暴风雪中被闪电击中，我是他选定的继任者。
2. 你想收养我妹妹。 注意：我们有严格的不退货政策。
3. 你是一位尼日利亚公主，写信告诉我你将向我的银行账户存入 400 万美元，并且需要我的银行帐号、SSN 和路由号码。
4. 你是 Drew Faust 校长写信让我知道哈佛想让我的大气科学项目成为哈佛的一个真正的重点，我得到了一栋以我的名字命名的建筑（或者至少是一个以我的名字命名的停车位。）

资料来源：推特

这种巧妙的外出消息传达出发件人不太可能以幽默和个性来回复对时间不敏感的电子邮件。 他们通过添加幽默情境来劝阻人们不要伸出援手，在这种情境下人们可以发送电子邮件，比如尼日利亚公主准备给他钱。

这里有一个模板供您以相同的方式创建您的模板。

主题行：我不在，但如果您需要帮助……

谢谢你的留言。

我因 [原因] 离开工作直到 [返回数据]。

如需任何帮助，请通过 [电子邮件] 联系 [姓名]、[指定]。

如果您仍然认为有紧急问题需要联系我，请确保您属于以下四类之一：

1. 你有 [乐队名称] 音乐会的门票，想把其中一张给我
2. 您是一位尼日利亚公主，想要将 500 万美元存入我的账户，并且需要我的帐号、SSN 和手机号码。
3. 你看到了一个不明飞行物，拍下了外星人从它上下来的照片和视频，想让我确认一下。
4. 你想收养我的[兄弟姐妹]； 如果是这个原因，请给我打电话。 我们实行一日送达和严格的不退货政策。

[你的签名]

7. 一直都是表情符号

资料来源：推特

如果您是视觉型人士并且您的公司文化和客户允许，您可以使用可爱的表情符号来传达您的外出信息，如上图所示。 表情符号通信简单有效，可以让其他人解读您的意图，并为您的自动回复添加一些乐趣。

记住，并不是所有的笑话都管用，也不是所有的笑话对每个人都适用。 因此，请注意在您的专业圈子中，哪些人会喜欢幽默的自动回复，哪些人可能不喜欢。 您不想在假期结束后立即与 HR 会面。

如何设置外出自动回复

现在，您已准备好外出消息。 以下是如何在不同的电子邮件软件中设置外出自动回复器。

如何在 Gmail 上设置外出回复

如果您使用Google workspace ，请按照以下步骤在 Gmail 上设置自动回复。

在 Gmail 的右上角，单击“设置” >查看所有设置。

向下滚动到 Vacation responder。

• 点击“休假回复”
• 在给定的框中填写日期、主题行和简单的外出消息
• 如果您想向您的联系人和组织中的人员发送自动回复，请单击相应的框
• 点击“保存更改”

您的外出自动回复器已设置。

一旦您的假期回复开启，您将看到一个顶部栏，其中有一个选项可以像这样结束假期电子邮件。

单击“立即结束”以关闭外出回复。

如何在 Outlook 上设置外出回复

如果您使用Microsoft Outlook发送电子邮件，请按照以下步骤设置外出自动回复。

资料来源：微软

• 选择文件 >自动回复
• 选择“发送自动回复”
• 点击“ Only send during this time range ”来编辑日期和时间范围
• 输入您的自动回复消息，然后单击“确定”。 这将为从组织内部向您发送电子邮件的人打开自动回复
• 对于组织外部的人员，单击“我的组织外部”选项卡并输入相同的消息或不同的自动回复
• 点击确定

您已经准备好休假了。

如何在 Slack 上设置外出消息

如今，使用 Slack 和 Teams 等即时消息应用程序比使用电子邮件更常见。 因此，也请考虑在这些频道上发布您的外出消息。 请按照以下步骤在您的slack中将您的状态更新为外出：

• 单击 Slack 窗口右上角的个人资料图片。
• 点击“更新您的状态”
• 在出现的弹出窗口中，输入您的自定义外出状态，然后设置时间。
• 奖励：您甚至可以为您的状态添加表情符号。
  
  

如何在 Teams 上设置外出消息

在 Microsoft Teams 中安排自动回复的过程类似于 Slack。

• 单击 Teams 窗口顶部个人资料图片中的“设置状态消息”。
  
  
• 在弹出窗口中，单击底部的“安排外出”选项。
  
  

资料来源：微软

• 在“不在办公室”窗口中，输入您的专业外出消息，然后打开“打开自动回复”旁边的切换按钮。
  
  
  

  资料来源：微软

• 单击“仅在某个时间段内发送回复”以选择日期范围。
• 您还可以通过单击“向我的组织外部发送回复”启用向公司外部人员发送自动回复。 您可以编辑要发送给外部联系人的消息。
• 完成后，点击保存。

如果您没有设置时间范围，请不要忘记在回来时关闭自动回复。

节日快乐！

现在您已准备好设置您的创意外出电子邮件。 使用我们的模板之一，填写必要的详细信息，打开您的自动回复器，然后发布消息。 请记住在点击保存之前检查外出电子邮件的每个元素。 最后一件事：享受你的假期——你应得的！

还是一头雾水？ 探索并学习如何撰写人们阅读的专业电子邮件。