Créez des messages d'absence efficaces (+15 modèles gratuits)

Jour après jour, vous vous présentez à votre travail et travaillez dur, afin que vous et votre équipe atteigniez vos objectifs. Maintenant, vous prenez une pause bien méritée et vous devez écrire un message d'absence rapide (OOO).

Ne vous inquiétez pas ; nous avons ce qu'il vous faut.

Dans cet article, vous apprendrez à rédiger un message d'absence efficace en vous inspirant de modèles et d'exemples. Vous verrez également comment configurer votre réponse automatique dans les services de messagerie .

L'envoi d'un message d'absence du bureau est un moyen professionnel et poli de faire savoir aux autres que vous êtes hors ligne et indisponible. C'est considéré comme une bonne étiquette de travail lorsque vous êtes en vacances, à une conférence d'affaires ou en congé de maladie. Le message de réponse automatique indique que vous ne pouvez pas répondre immédiatement, mais vous n'ignorez pas non plus l'e-mail.

Votre message d'absence est important

Les gens s'attendent généralement à une réponse à leurs e-mails dans un délai d'un jour ou deux. Une non-réponse signifie généralement que l'expéditeur devine pourquoi vous ne lui répondez pas.

Cette erreur de communication est particulièrement gênante si vous travaillez dans un rôle en contact avec le client comme le service client, la communication, les ventes ou le marketing. À votre retour, vous avez une boîte de réception débordante d'une longue liste de personnes frustrées. Vous risquez d'être submergé par le nombre d'e-mails auxquels vous devez répondre ou de manquer des e-mails importants, entraînant une perte de productivité.

Votre réponse automatique par e-mail d'absence du bureau résout ce problème. Il définit des limites claires pour votre temps libre à notre époque de disponibilité électronique perpétuelle. Lorsque l'expéditeur sait que vous êtes absent pendant une période donnée, il est moins susceptible de vous bombarder de plusieurs e-mails sur le même sujet.

Ils peuvent décider s'ils veulent attendre votre retour ou vous contacter d'une autre manière. Ils peuvent également contacter le collègue qui vous remplace en votre absence, ce qui réduit les accumulations à votre retour. Cela évite les retards ou les interruptions des travaux en cours ou des partenariats avec les clients.

Un message d'absence du bureau bien conçu vous aide à entrer en contact avec le destinataire. Cela peut être aussi simple que de partager quelque chose sur vos vacances ou vos vacances. Les petites notes personnelles font que le destinataire se sent pris en charge, ce qui peut approfondir la relation commerciale.

Quoi inclure dans votre message d'absence du bureau

Vous n'avez pas besoin d'écrire un long e-mail expliquant que vous êtes OOO. Un bon message d'absence du bureau doit inclure :

• La date de début et la date de fin exactes.
• Coordonnées de la ou des personnes à contacter pour une assistance immédiate ; si vous mentionnez plusieurs points de contact, précisez qui contacter pour chaque type de tâche.
• Parfois, la raison pour laquelle vous êtes absent du bureau. Vous vous connaissez et connaissez la culture de votre bureau, donc en fin de compte, vous décidez si quelqu'un a besoin de connaître votre entreprise.

Assurez-vous d'inclure que vous êtes absent du bureau dans votre ligne d'objet avec la date.

Comment écrire un bon message d'absence du bureau

Rassemblez tous vos détails qui doivent figurer dans la réponse d'absence du bureau. Suivez les règles générales de rédaction d'un email professionnel.

• Incluez une bonne ligne d'objet, accrocheuse si possible.
• Ajoutez des salutations.
• Gardez votre message OOO court.
• Ajoutez des plaisanteries comme "Merci d'avoir tendu la main" ou "À bientôt" à la fin.
• Insérez l'approbation et la signature.
• Relisez votre message d'absence du bureau avant de cliquer sur Enregistrer.
  
  

Ce qu'il faut éviter dans un message d'absence du bureau

Il n'y a pas de format standard pour rédiger une réponse d'absence du bureau, mais évitez ces pratiques dans votre message d'absence du bureau professionnel.

Ne donnez pas trop d'informations

Votre message d'absence n'a pas besoin d'être un essai autobiographique. Restez simple, court et précis. Vous n'avez qu'à informer les gens du moment où vous serez absent, peut-être pourquoi, et avec qui communiquer en votre absence.

N'incluez pas le nom de votre collègue sans son consentement

Mettre le nom d'un collègue sans son approbation n'est pas professionnel. Vous ne voulez pas recevoir d'appels confus et en colère de votre collègue vous demandant pourquoi il a du travail supplémentaire avec vos clients lorsque vous êtes en vacances. Alors demandez à votre collègue à l'avance et ajoutez-le s'il est d'accord.

Ne promettez pas que vous répondrez à une date ou dès que possible

Bien qu'il soit courant de dire « tu répondras à ton retour », ne te mets pas trop de pression en donnant une date ou un délai précis. Il faudra du temps pour rattraper le travail, les e-mails et les appels. Ne faites pas de promesse que vous devrez peut-être rompre. Si vous préférez toujours inclure un délai, définissez des attentes réalistes.

Laissez-vous emporter par l'humour et la créativité

Vous voulez dire que vous partez en vacances pour vous désintoxiquer du travail que vous méprisez ? Ne le faites pas.

Vos tentatives d'être drôle ou créatif pourraient se retourner contre vous si un client ou un superviseur ne partage pas votre sens de l'humour. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas être créatif ou drôle. Il est courant aujourd'hui d'avoir des messages d'absence du bureau idiots. Mais évaluez votre poste, la culture de votre entreprise et le professionnalisme attendu avant de laisser un cheval islandais rédiger votre réponse automatique . Vous ne savez jamais qui pourrait le lire.

Quand configurer un message d'absence du bureau

Configurez un message d'absence du bureau lorsque vous serez absent, peu importe combien de temps - ou pas longtemps - vous allez être absent. Cela comprend lorsque vous partez en congé pour :

• Vacances
• Vacances
• Conférences, ateliers, réunions d'affaires ou voyages
• Urgences personnelles
• Sabbatique
• Congé parental
• Congé de maladie

À gagner : 10 exemples de messages d'absence professionnels

Si vous avez du mal à trouver les bons mots à mettre dans votre message d'absence du bureau, empruntez l'un de ces modèles de message d'absence du bureau prêts à l'emploi et professionnels que vous pouvez utiliser immédiatement. Vous pouvez également personnaliser votre e-mail en fonction de vos besoins.

1. Message d'absence simple sans raison

Envoyez un message OOO standard sans expliquer la raison de votre absence.

Objet : Absent(e) du bureau jusqu'au [date de retour]

Bonjour,

Merci pour ton e-mail. Je suis absent du bureau jusqu'au [date] et j'ai un accès limité à mon courrier électronique.

En cas de demande urgente, veuillez contacter mon collègue [nom], [désignation], au [email/téléphone].

J'apprécie votre patience et je répondrai à votre e-mail à mon retour.

Désolé pour le dérangement.

Meilleur,

[Votre signature]

2. Message d'absence du bureau pendant les vacances

Objet : En vacances du [date] au [date] ️

Salut,

Merci pour votre message.

Je suis en vacances du [date] au [date] et je prends congé de tous les appareils. Je verrai vos messages à mon retour.

Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, contactez mon collègue [nom], [désignation], à [email].

Merci de votre compréhension.

Passe une bonne journée!

Acclamations,

[Votre signature]

3. Message d'absence du bureau pendant les fêtes

Ligne d'objet : OOO jusqu'au [date de retour] pour la période des fêtes

Salutations de la saison!

Merci de nous avoir contactés.

Je suis actuellement absent de ma boîte de réception pour les fêtes de fin d'année. Si votre message peut attendre, je répondrai à mon retour le [date de retour].

Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter [nom], [désignation] à [email].

En vous souhaitant un merveilleux temps des Fêtes,

[Votre signature]

4. Message d'absence de maternité/paternité

Ligne d'objet : Absente du bureau pour congé parental jusqu'au [date de retour]

Salutations!

Merci pour ton mail. Actuellement, je suis absent du bureau pour mon congé [maternité/paternité/parental].

Je prévois de revenir dans [mois du retour/date du retour]. D'ici là, je ne vérifierai pas mes e-mails.

Vous pouvez contacter mes collègues pour toute assistance entre-temps.

Pour toute question sur [nom du projet en cours], contactez [nom], [désignation] à [email/numéro de téléphone].

Pour [tâche spécifique], contactez [nom], [désignation] à [email/numéro de téléphone].

Si votre message n'est pas urgent, n'hésitez pas à le renvoyer dans [mois de retour].

Au plaisir de communiquer avec vous à mon retour.

Salutations,

[Votre signature]

5. Message d'absence du bureau pour raison médicale

Objet : Congé médical jusqu'au [date]

Salut,

Merci de nous avoir contactés. Malheureusement, je suis absent du bureau en congé de maladie. Je prévois de revenir d'ici le [date].

Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez envoyer un message à [nom], [désignation] à [email/téléphone]. Ils gèrent mes responsabilités pendant mon absence.

Merci de votre compréhension,

[Votre signature]

6. Message d'absence du bureau lors d'un événement d'entreprise

Ligne d'objet : Absent pour un événement d'entreprise jusqu'au [date]

Salut,

Merci de m'avoir contacté. Je suis actuellement absent de mon bureau car je suis occupé au [nom de l'événement] de notre entreprise du [date] au [date].

Je vérifierai les e-mails périodiquement et répondrai si le temps le permet.

Pour toute question urgente, n'hésitez pas à contacter [nom], [désignation] à [email/téléphone].

Votre patience est appréciée.

Meilleures salutations,

[Votre signature]

7. Message d'absence du bureau lors d'un voyage d'affaires

Objet : En voyage d'affaires à [ville] jusqu'au [date]

Bonjour,

Je suis en voyage d'affaires à [lieu] jusqu'au [date de retour]. Je répondrai à votre e-mail lorsque le temps le permettra ou à mon retour.

Si vous avez des questions urgentes, veuillez contacter [nom], [désignation] au [email/téléphone].

Si vous êtes également à [lieu], faites-le moi savoir. J'aimerais communiquer avec vous!

Sincèrement,

[Votre signature]

8. Message d'absence du bureau de la conférence

Objet : Absent(e) du bureau pour assister à [nom de la conférence]

Bonjour,

Merci pour le courrier. Je participe actuellement à la [nom de la conférence] du [date] au [date] avec un accès limité à mes e-mails.

Pour toute question urgente, contactez mon collègue [nom] au [email/téléphone]. Sinon, je me ferai un plaisir de répondre à votre demande à mon retour.

Désolé pour le dérangement.

Sincèrement,

[Votre signature]

9. Message d'absence à court terme

Sortir du bureau pendant une courte période est maintenant assez courant parmi les équipes travaillant à domicile . Utilisez le modèle suivant pour informer vos collègues que vous serez absent pendant un certain temps.

Objet : Absent jusqu'à [heure]/Absent ce [matin/après-midi/soir]

Salutations!

Je suis absent de mes appareils pour un rendez-vous/une course personnelle de [heure] à [heure]. Si votre message ne peut pas attendre, veuillez contacter maintenant [nom], [désignation] à [email/téléphone]. Sinon, je vous répondrai dès que je serai de retour en ligne.

Désolé pour le dérangement.

Salutations,

[Votre signature]

10. Message interne d'absence du bureau

Les fournisseurs de logiciels de messagerie offrent désormais des options pour envoyer une réponse automatique distincte aux équipes internes et aux collaborateurs externes. Informez vos collègues de votre absence grâce à ce modèle.

Ligne d'objet : OOO jusqu'au [date]. Envoyez votre demande urgente à [équipe]

Bonjour à tous!

Merci pour votre e-mail, mais je suis actuellement OOO jusqu'au [date]. Vous pouvez trouver des mises à jour sur tous les [nom du projet] dans le dossier [nom du dossier] partagé avec l'équipe.

Contactez le membre de mon équipe [nom], [désignation] à [courriel/téléphone] si vous avez des préoccupations ou des questions.

Merci,

[Votre signature]

5 modèles de messages d'absence uniques

Vos messages automatiques de réponse d'absence du bureau ne doivent pas nécessairement concerner uniquement votre absence. Vous pouvez transformer cela en un moyen de dialoguer avec les gens. Rendez-le informatif, mémorable et même amusant. L'expéditeur ne sera pas aussi déçu de recevoir votre réponse automatique. Et vous pouvez créer des connexions ou obtenir des avantages inattendus en ajoutant simplement une ligne à votre e-mail. Pensez à utiliser ces cinq façons de le faire.

1. Offrez une ressource et faites la promotion de votre contenu

Inclure une ressource. Il peut s'agir d'un simple article de blog ou d'une recommandation de newsletter inspirante, ou d'un webinaire que vous avez récemment apprécié. Vous pouvez également promouvoir le contenu de votre entreprise pour attirer de nouveaux lecteurs. Essayez ce modèle de message.

Objet : Pas ici, mais j'ai des ressources pour vous !

Salut,

Merci de nous avoir contactés ! Je suis absent du bureau jusqu'au [date].

Si vous avez besoin d'une aide immédiate, contactez mon collègue [nom], [ désignation], à [ e-mail].

Si votre message peut attendre, je vous répondrai dès mon retour.

En attendant, je vous recommande de consulter cet excellent article ["titre de l'article] de [nom], expliquant [sujet]. J'espère que ça vous plait.

Merci encore,

[Votre signature]

2. Faites la promotion de votre produit

Pour quiconque dans les ventes ou le marketing, rien de mieux que de promouvoir sa marque ou son produit. Si c'est vous, utilisez votre réponse d'absence du bureau pour le faire.

Objet : Je suis OOO, mais votre guide gratuit pour [nom du produit] vous attend !

Bonjour,

Merci pour votre message. Je suis hors ligne du [date] au [date].

Êtes-vous en train de me contacter pour en savoir plus sur notre [nom de l'expertise/du produit/du service] ?

Heureusement, nous avons des ressources prêtes à l'emploi pour vous aider à démarrer. Lisez notre guide sur [produit/service] et découvrez également ce que nos clients en disent ici [ajouter un lien].

N'hésitez pas à contacter mon collègue [nom], [désignation] à [email] si vous avez des questions urgentes.

Je te recontacterai à mon retour.

Acclamations,

[Votre signature]

3. Générez des prospects

Branchez votre newsletter, des ressources pouvant être liées comme un livre blanc téléchargeable ou des aimants principaux comme des quiz dans votre réponse automatique en cas d'absence du bureau. C'est l'un des moyens les plus simples de travailler sur la génération de leads pendant votre absence.

Ligne d'objet : Je suis sorti, mais j'ai quelque chose pour vous.

Salut,

Merci de nous avoir contactés ! Je suis actuellement absent du travail jusqu'au [date] sans accès à ma boîte de réception.

Si vous avez besoin de quelque chose en ce moment, contactez [nom] à [email].

En attendant, avez-vous lu notre newsletter hebdomadaire [nom de la newsletter + lien] ? Nous partageons des histoires passionnantes, des mises à jour et des trucs et astuces sur [sujet]. Je pense que vous l'apprécierez. Inscrivez-vous ici [lien] !

Je ne manquerai pas de vous répondre à mon retour.

Merci,

Acclamations,

[Votre signature]

Ce modèle est destiné à la génération de prospects via la newsletter. Vous pouvez l'utiliser pour insérer n'importe lequel de vos formulaires de génération de leads.

4. Réseau

Vous assistez à un événement ou vous partez en voyage d'affaires ? Ne vous contentez pas de leur dire que vous allez à une conférence. Profitez de cette occasion pour réseauter avec des partenaires commerciaux et des connaissances. Vous pouvez même leur permettre de réserver une heure dans votre calendrier pour une réunion ultérieure.

Ligne d'objet : Je suis à [nom de l'événement] à [lieu] Êtes-vous ?/Peut-être que nous pouvons nous rencontrer à [conférence]

Bonjour,

Je suis actuellement absent de mon bureau pour assister à [nom de l'événement] à [lieu] du [date] au [date de retour].

Je répondrai à votre e-mail lorsque le temps le permettra.

Si vous souhaitez assister à l'événement, faites le moi savoir. J'aimerais avoir la chance de communiquer avec vous là-bas. Vous pouvez en savoir plus sur notre présence au stand numéro [x] lors de la conférence.

Ou si vous êtes à [place] pendant cette période, faites-moi savoir si vous voulez prendre un café ensemble. Contactez mon collègue [nom], [désignation] à [courriel] si votre message nécessite une attention immédiate.

Parlez bientôt!

[Votre signature]

5. Boostez les réseaux sociaux de votre marque

Ajoutez une ligne simple et commercialisez le compte de médias sociaux de votre entreprise pendant votre absence. Cela fonctionne particulièrement bien pour accrocher les gens si vous avez une grande présence sur les réseaux sociaux.

Objet : Je suis OOO, mais avez-vous vu notre dernier message ?

Salut,

Merci pour le message. Je suis absent du bureau jusqu'au [date] pour [raison].

Veuillez contacter [nom], [désignation] à [email] si vous avez des questions immédiates.

En attendant, avez-vous vu notre dernier article sur [site de médias sociaux] ? Nous avons partagé des informations assez intéressantes sur [subject]. Vous ne voulez pas le manquer.

Suivez-nous sur [liens de médias sociaux] pour plus d'histoires amusantes.

A bientôt,

[Votre signature]

7 exemples amusants et créatifs d'absence du bureau pour vous inspirer

Vous pouvez également faire preuve de créativité et d'humour avec vos réponses d'absence du bureau sans en faire trop. Si votre courrier peut apporter un sourire sur le visage d'un expéditeur et égayer une journée stressante, vous créez un lien émotionnel instantané avec cette personne. Après tout, l'humour rend les gens plus proches et plus authentiques.

Certaines personnes de G2 ont trouvé des exemples de messages d'absence amusants et créatifs pour vous inspirer.

1. Choisir des smokings pour le mariage de mon chien

Source : Shreya Mattoo

Ce n'est pas souvent que vous prenez un jour de congé pour choisir des smokings pour le mariage de votre chien. Et quand vous le faites, pourquoi ne pas le dire au reste du monde et obtenir aussi leur aide ? Le courrier électronique fonctionne parce que l'expéditeur partage sa situation personnelle et unique, humanise le courrier impersonnel et le rend amusant.

2. Je suis à la PLAGE

Source : Holly Hunt

Affichez ce que vous avez. Si vous pouvez être divertissant et amusant sans offenser, appuyez sur le répondeur automatique pour vous vanter un peu de vos allées et venues et partagez ce que vous aimez avec un message effronté comme celui-ci. L'expéditeur est honnête sur le fait qu'il est en vacances, mais avertit le destinataire des réponses tardives ou en état d'ébriété.

3. Occupé à manger des pâtes et des pizzas

Source : Gazouillement

C'est ça. Admission simple, directe et franche que la personne à l'autre bout du courrier électronique est moins susceptible que d'habitude de répondre.

4. Contactez Casie pour toute urgence

Salut,

Je suis en vacance. Comme, de vraies vacances. Comme, j'ai menacé les gens que je ne prenais pas mes vacances avec mon ordinateur portable. Il est donc peu probable que je réponde avant le 1er août.

Maintenant, si vous avez vraiment, vraiment besoin de quelque chose, vous pouvez essayer de trouver quelqu'un dans la liste ci-dessous pour traiter vos demandes, problèmes et crises. Notez que [superviseur] est également absent pendant cette période, donc honnêtement, le département manque actuellement complètement de leadership. Comme quand j'y suis. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, vous pouvez contacter [nom] et Cassie, mon chat, pour toute urgence.

Maintenant, je réalise qu'il y a une chance que vous lisiez encore ceci, et je commence à me demander si vous n'avez pas quelque chose de mieux à faire.

Je veux dire, je sais que c'est la dernière semaine de juillet, mais si tout ce que vous faites est de passer votre journée à lire des réponses d'absence du bureau (et elles ne seront sûrement pas toutes aussi divertissantes que celle-ci), je pense que vous avez besoin d'aide . Mais encore une fois, essayez les e-mails ci-dessus, je ne suis pas disponible.

Pourtant, si vous lisez encore à ce stade, je sens que je dois vous récompenser. Alors, un peu de poésie.

C'est pas juste

Dit le président surmené

Alors qu'il préparait sa réponse d'absence du bureau

je leur donne la direction

Avec une pointe d'affection

Mais cette semaine, je ne suis tout simplement pas leur mec

À plus.

Merci

Source : Gazouillement

C'est un long message d'absence du bureau, mais c'est amusant. Il taquine la personne qui continue à lire la réponse d'absence du bureau mais adoucit le coup avec un poème à la fin.

5. Faites réagir votre animal de compagnie

La source: Twitter

Maintenant, quoi de mieux que de demander à vos expéditeurs de contacter Natalie, le chat ? Une réponse du chat. C'est ce que Raj a fait avec son répondeur automatique. Raj – je veux dire – la réponse de Natalie injecte de la personnalité dans la réponse automatique et va faire rire. La personne qui le reçoit ne reprochera pas au chat de ne pas répondre, n'est-ce pas ?

Voici un modèle parfait que vous pouvez utiliser si vous avez un chien :

Ligne d'objet : {Name] est absent, [Pet's name] est en service

Salut,

Merci pour votre message!

[Votre nom] est actuellement absent du bureau pour [raison] jusqu'au [date de retour].

Heureusement, moi, le chien de [votre nom], [nom de l'animal], je suis ici pour vous répondre.

Mais malheureusement, le seul mot que je connaisse est BOW BOW,

Je peux donc vous divertir avec BOW BOW BOW BOW et quelques vidéos de chiens mignons. [Ci-joint]

Si vous avez besoin d'une autre assistance, veuillez contacter le collègue de [votre nom] [nom du collègue] à [email].

Arc Arc,

Arc,

[Le nom de l'animal de compagnie]

Et n'oubliez pas : vous pouvez toujours envoyer vos e-mails aux équidés islandais pour qu'ils écrivent en votre nom en remplissant simplement un formulaire.

6. Chasser les tempêtes

Merci pour ton e-mail.

Je suis actuellement dans l'Oklahoma à la poursuite des tempêtes et je répondrai à votre e-mail à mon retour dans le Massachusetts en juin. Si votre email a une contrainte de temps, je ferai de mon mieux pour vous répondre dans les 72 heures. Sinon, si vous voulez mon attention avant cela, vous devez appartenir à l'une des quatre catégories suivantes :

1. Vous êtes un représentant de The Weather Channel qui m'écrit pour me faire savoir que Jim Cantore a été frappé par la foudre dans une tempête de neige, et je suis son successeur choisi.
2. Vous voudriez adopter ma sœur. REMARQUE : nous avons une politique stricte de non-retour.
3. Vous êtes une princesse nigériane qui m'écrit pour me faire savoir que vous allez déposer 4 millions de dollars sur mon compte bancaire et que vous avez besoin de mon numéro de compte bancaire, de mon SSN et de mon numéro d'acheminement.
4. Vous êtes le président Drew Faust écrivant pour me faire savoir que Harvard veut faire de mon programme de sciences de l'atmosphère une véritable concentration à Harvard et que j'obtiens un bâtiment qui porte mon nom (ou au moins une place de parking qui porte mon nom.)

Source : Gazouillement

Ce message intelligent d'absence du bureau indique que l'expéditeur est peu susceptible de répondre aux e-mails qui ne sont pas urgents avec une dose d'humour et de personnalité. Ils dissuadent les gens de tendre la main en ajoutant des situations humoristiques dans lesquelles les gens peuvent envoyer un e-mail, comme la princesse nigériane prête à lui donner de l'argent.

Voici un modèle pour que vous puissiez créer le vôtre de la même manière.

Objet : Je suis absent, mais si vous avez besoin d'aide…

Merci pour votre message.

Je suis absent du travail jusqu'à [renvoyer les données] pour [raison].

Pour toute assistance, veuillez contacter [nom], [désignation] à [e-mail].

Si vous pensez toujours avoir besoin de me contacter pour une question urgente, assurez-vous d'appartenir à l'une des quatre catégories :

1. Vous avez des billets pour le concert de [nom du groupe] et vous voulez m'en offrir un
2. Vous êtes une princesse nigériane qui souhaite déposer 5 millions de dollars sur mon compte et a besoin de mon numéro de compte, de mon SSN et de mon numéro de téléphone portable.
3. Vous avez aperçu un OVNI, pris des photos et des vidéos d'extraterrestres le débarquant, et vous voulez que je confirme.
4. Vous voulez adopter mon [frère] ; si c'est la raison, appelez-moi. Nous avons une livraison en un jour et une politique stricte de non-retour.

[votre signature]

7. Ce sont des emojis tout le long

Source : Gazouillement

Si vous êtes une personne visuelle et que la culture et la clientèle de votre entreprise le permettent, vous pouvez utiliser de jolis emojis pour transmettre votre message d'absence du bureau, comme celui ci-dessus. La correspondance emoji est simple et efficace, permet aux autres de déchiffrer ce que vous faites et ajoute du plaisir à votre répondeur automatique.

N'oubliez pas que toutes les blagues ne fonctionnent pas et que toutes les blagues ne fonctionnent pas de la même manière avec tout le monde. Soyez donc conscient de qui, dans votre cercle professionnel, acceptera les réponses automatiques humoristiques et qui ne le sera peut-être pas. Vous ne voulez pas avoir à rencontrer les RH juste après vos vacances.

Comment configurer votre réponse automatique en cas d'absence du bureau

À présent, vous êtes prêt avec votre message d'absence du bureau. Voici comment vous pouvez configurer votre répondeur automatique d'absence du bureau dans différents logiciels de messagerie.

Comment définir des réponses d'absence du bureau sur Gmail

Si vous utilisez Google Workspace , suivez ces étapes pour configurer votre réponse automatique sur Gmail.

Dans le coin supérieur droit de Gmail, cliquez sur Paramètres > Voir tous les paramètres .

Faites défiler vers le bas jusqu'à Répondeur de vacances.

• Cliquez sur " Répondeur de vacances activé"
• Remplissez les dates, la ligne d'objet et votre simple message d'absence du bureau dans les cases indiquées
• Si vous souhaitez envoyer une réponse automatique à vos contacts et aux personnes de votre organisation, cliquez sur les cases correspondantes
• Cliquez sur "Enregistrer les modifications"

Votre répondeur automatique d'absence du bureau est activé.

Une fois que votre répondeur de vacances est activé, vous obtiendrez une barre supérieure avec une option pour mettre fin à l'e-mail de vacances comme celui-ci.

Cliquez sur " Terminer maintenant" pour désactiver le répondeur de vacances.

Comment définir des réponses d'absence du bureau sur Outlook

Si vous utilisez Microsoft Outlook pour vos e-mails, voici les étapes pour configurer votre réponse automatique en cas d'absence du bureau.

Source : Microsoft

• Sélectionnez Fichier > Réponses automatiques
• Sélectionnez « Envoyer des réponses automatiques »
• Cliquez sur " Envoyer uniquement pendant cette plage horaire " pour modifier la date et la plage horaire
• Tapez votre message de réponse automatique et cliquez sur OK . Cela activera la réponse automatique pour les personnes qui vous envoient des e-mails depuis l'intérieur de l'organisation
• Pour ceux qui ne font pas partie de l'organisation, cliquez sur l'onglet "En dehors de mon organisation" et saisissez le même message ou une autre réponse automatique
• Cliquez sur OK

Vous êtes prêt pour votre temps libre.

Comment définir des messages d'absence du bureau sur Slack

Il est courant de nos jours d'utiliser des applications de messagerie instantanée comme Slack et Teams plus que des e-mails. Pensez donc également à diffuser votre message d'absence du bureau sur ces canaux. Suivez ces étapes pour mettre à jour votre statut sur absent du bureau dans votre Slack :

• Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite de votre fenêtre Slack.
• Cliquez sur « Mettre à jour votre statut »
• Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, saisissez votre statut d'absence du bureau personnalisé, puis définissez l'heure.
• Bonus : vous pouvez même ajouter des emojis à votre statut.
  
  

Comment définir un message d'absence du bureau sur Teams

Le processus de planification d'une réponse automatique dans Microsoft Teams est similaire à Slack.

• Cliquez sur « Définir le message d'état » dans l'image de profil en haut de la fenêtre des équipes.
  
  
• Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur l'option " Planifier une absence du bureau " en bas.
  
  

Source : Microsoft

• Dans la fenêtre Absent(e) du bureau, saisissez votre message d'absence professionnel et activez le bouton à bascule à côté de " Activer les réponses automatiques" .
  
  
  

  Source : Microsoft

• Cliquez sur « Envoyer des réponses uniquement pendant une période » pour sélectionner une plage de dates.
• Vous pouvez également activer l'envoi de réponses automatiques à des personnes extérieures à votre entreprise en cliquant sur « Envoyer des réponses en dehors de mon organisation ». Vous pouvez modifier le message que vous souhaitez envoyer aux contacts externes.
• Une fois que vous avez terminé, cliquez sur enregistrer .

N'oubliez pas de désactiver vos répondeurs automatiques à votre retour si vous n'avez pas défini de plage horaire.

Joyeuses fêtes!

Vous êtes maintenant prêt à configurer votre e-mail d'absence du bureau créatif. Utilisez l'un de nos modèles, remplissez les détails requis, activez votre répondeur automatique et affichez le message. N'oubliez pas de vérifier chaque élément de votre e-mail d'absence du bureau avant de cliquer sur Enregistrer. Et une dernière chose : profitez de votre temps libre, vous le méritez !

Encore confus? Explorez et apprenez à rédiger des e-mails professionnels que les gens lisent.