صياغة رسائل فعالة خارج المكتب (+15 قالب مجاني)

يومًا بعد يوم ، تظهر في وظيفتك وتعمل بجد ، حتى تحقق أنت وفريقك أهدافك. أنت الآن تأخذ استراحة هي في أمس الحاجة إليها ، وتحتاج إلى كتابة رسالة سريعة خارج المكتب (OOO).

لا تأكل لقد حصلت على تغطيتها.

في هذه المقالة ، ستتعلم كيفية كتابة رسالة فعالة خارج المكتب باستخدام قوالب وأمثلة للإلهام. سترى أيضًا كيفية إعداد الرد التلقائي في خدمات البريد الإلكتروني .

يعد إرسال رسالة خارج المكتب طريقة احترافية ومهذبة لإعلام الآخرين بأنك غير متصل وغير متاح. تعتبر آداب العمل المناسبة عندما تكون في إجازة أو في مؤتمر عمل أو في إجازة مرضية. تُظهر رسالة الرد التلقائي أنه لا يمكنك الرد على الفور ، لكنك لا تتجاهل البريد الإلكتروني أيضًا.

رسالتك خارج المكتب مهمة

عادة ما يتوقع الناس الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم في غضون يوم أو يومين. يعني عدم الرد عادةً أن المرسل يخمن سبب عدم رجوعك إليه.

يعد خطأ الاتصال هذا مزعجًا بشكل خاص إذا كنت تعمل في دور يواجه العميل مثل خدمة العملاء أو الاتصالات أو المبيعات أو التسويق. عندما تعود ، يكون لديك بريد وارد ممتلئ من قائمة طويلة من الأشخاص المحبطين. أنت تخاطر بالإرهاق من عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتعين عليك الرد عليها أو فقدان رسائل البريد الإلكتروني المهمة ، مما يؤدي إلى خسارة في الإنتاجية.

رد البريد الإلكتروني التلقائي خارج المكتب يحل هذه المشكلة. إنه يضع حدودًا واضحة لوقت إجازتك في عصرنا من التوافر الإلكتروني الدائم. عندما يعلم المرسل أنك بعيد عنك لفترة معينة ، فمن غير المرجح أن يقصفك برسائل بريد إلكتروني متعددة حول نفس الموضوع.

يمكنهم أن يقرروا ما إذا كانوا يريدون انتظار عودتك أو الاتصال بك بطريقة أخرى. يمكنهم أيضًا الاتصال بأي زميل في العمل يقوم بتغطيتك في غيابك ، مما يقلل من التراكم عند العودة. هذا يتجنب التأخير أو الانقطاع عن العمل المستمر أو الشراكات مع العملاء.

تساعدك رسالة خارج المكتب جيدة التصميم على التواصل مع المستلم. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل مشاركة شيء ما عن عطلتك أو عطلتك. تجعل الملاحظات الشخصية الصغيرة المستلم يشعر بالرعاية ، مما قد يعمق علاقة العمل.

ما يجب تضمينه في رسالتك خارج المكتب

لست مضطرًا إلى كتابة رسالة بريد إلكتروني مطولة توضح فيها أنك OOO. يجب أن تتضمن الرسالة الجيدة خارج المكتب ما يلي:

• تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء بالضبط.
• معلومات الاتصال الخاصة بالشخص (الأشخاص) للتواصل معه للحصول على مساعدة فورية ؛ إذا ذكرت عدة نقاط اتصال ، فحدد من تريد الاتصال به لكل نوع من المهام.
• في بعض الأحيان ، سبب خروجك من المكتب. أنت تعرف نفسك وثقافة مكتبك ، لذلك تقرر في النهاية ما إذا كان أي شخص بحاجة إلى معرفة عملك.

تأكد من تضمين أنك خارج المكتب في سطر الموضوع مع التاريخ.

كيف تكتب رسالة جيدة خارج المكتب

اجمع كل التفاصيل التي تريد أن تكون في استجابة خارج المكتب. اتبع القواعد العامة لكتابة بريد إلكتروني احترافي.

• قم بتضمين سطر موضوع جيد وجذاب إن أمكن.
• أضف تحيات.
• اجعل رسالة OOO قصيرة.
• أضف مجاملات مثل "شكرًا لك على التواصل" أو "تحدث قريبًا" في النهاية.
• أدخل التوقيع والتوقيع.
• قم بتدقيق رسالتك خارج المكتب قبل أن تضغط على حفظ.
  
  

ما الذي يجب تجنبه في رسالة خارج المكتب

لا يوجد تنسيق قياسي لكتابة رد خارج المكتب ، ولكن تجنب هذه الممارسات في رسالتك المهنية خارج المكتب.

لا تعطي الكثير من المعلومات

لا يلزم أن تكون رسالتك خارج المكتب مقالة عن سيرتك الذاتية. اجعله بسيطًا وقصيرًا ومباشرًا. ما عليك سوى إبلاغ الناس بموعد غيابك ، وربما لماذا ، ومن ستتواصل معه في غيابك.

لا تقم بتضمين اسم زميلك دون موافقته

يعتبر وضع اسم زميل في العمل دون موافقته أمرًا غير مهني. لا ترغب في الحصول على مكالمات مشوشة وغاضبة من زميلك يسأل عن سبب حصوله على عمل إضافي مع عملائك عندما تكون في إجازة. لذا اسأل زميلك في العمل مسبقًا وأضفهم إذا وافقوا.

لا تعد بأنك سترد في موعد أو في أسرع وقت ممكن

في حين أنه من الممارسات الشائعة أن تقول ، "سترد بمجرد عودتك" ، لا تضغط كثيرًا على نفسك بإعطاء تاريخ محدد أو إطار زمني محدد. سيستغرق الأمر وقتًا لمتابعة العمل ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات. لا تقدم وعدًا بأنك قد تضطر إلى الانقراض. إذا كنت لا تزال تفضل تضمين إطار زمني ، فضع توقعات واقعية.

استمتع بروح الدعابة والإبداع

هل تريد أن تقول أنك ذاهب في إجازة للتخلص من السموم من الوظيفة التي تحتقرها؟ لا.

قد تأتي محاولاتك في أن تكون مرحًا أو مبدعًا بنتائج عكسية إذا كان العميل أو المشرف لا يشاركك روح الدعابة. هذا لا يعني أنك لن تكون مبدعًا أو مرحًا. من المعتاد اليوم أن يكون لديك رسائل سخيفة خارج المكتب. لكن قم بتقييم منصبك وثقافة شركتك والاحترافية المتوقعة قبل السماح لخيول أيسلندي بكتابة ردك التلقائي . أنت لا تعرف أبدا من قد يقرأها.

متى يجب إعداد رسالة خارج المكتب

قم بإعداد رسالة خارج المكتب عندما تغادر ، بغض النظر عن المدة - أو ليست طويلة - ستكون بعيدًا. وهذا يشمل وقت الذهاب في إجازة من أجل:

• عطلة
• العطل
• المؤتمرات وورش العمل واجتماعات العمل أو الرحلات
• حالات الطوارئ الشخصية
• تفرغ
• اجازة امومة
• أجازة مرضية

Up for Grabs: 10 أمثلة على الرسائل الاحترافية خارج المكتب

إذا كنت تكافح للعثور على الكلمات الصحيحة لوضعها في رسالتك خارج المكتب ، فاستعير أحد قوالب الرسائل الجاهزة والمهنية خارج المكتب والتي يمكنك استخدامها على الفور. يمكنك أيضًا تخصيص بريدك الإلكتروني بناءً على احتياجاتك.

1. رسالة بسيطة خارج المكتب بدون سبب

أرسل رسالة OOO عادية دون توضيح سبب غيابك.

سطر الموضوع: خارج المكتب حتى [تاريخ العودة]

مرحبًا،

شكرا لك على بريدك الإلكترونى. أنا خارج المكتب حتى [التاريخ] ولدي وصول محدود إلى بريدي الإلكتروني.

في حالة وجود أي طلب عاجل ، يرجى الاتصال بزميلي [الاسم] ، [التعيين] ، على [البريد الإلكتروني / الهاتف].

أقدر سعة صدرك وسأرد على رسالتك الإلكترونية عندما أعود.

آسف للإزعاج.

الأفضل،

[توقيعك]

2. رسالة إجازة خارج المكتب

سطر الموضوع: في إجازة من [تاريخ] إلى [تاريخ] ️

أهلاً،

شكرا لرسالتك.

أنا في إجازة من [تاريخ] إلى [تاريخ] وأخذ إجازة من جميع الأجهزة. سأرى رسائلك عندما أعود.

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، فتواصل مع زميلي [الاسم] ، [التعيين] ، على [البريد الإلكتروني].

شكرا لتفهمك.

أتمنى لك يوماً عظيماً!

هتافات،

[توقيعك]

3. رسالة موسم الأعياد خارج المكتب

سطر الموضوع: OOO حتى [تاريخ العودة] لموسم العطلات

تحية موسمية!

شكرا لك على التواصل.

أنا حاليًا بعيد عن صندوق الوارد الخاص بي لموسم العطلات. إذا كان من الممكن أن تنتظر رسالتك ، فسأرد بمجرد عودتي في [تاريخ العودة].

إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بـ [الاسم] ، [التعيين] على [البريد الإلكتروني].

أتمنى لكم عطلة رائعة ،

[توقيعك]

4. رسالة الأمومة / الأبوة خارج المكتب

سطر الموضوع: خارج المكتب لإجازة والدية حتى [تاريخ العودة]

تحيات!

شكرا على رسالة البريد اللإلكترونى. حاليًا ، أنا خارج المكتب في إجازة [الأمومة / الأبوة / الوالدية].

أتوقع العودة في [شهر العودة / تاريخ العودة]. حتى ذلك الحين ، لن أتحقق من رسائلي الإلكترونية.

يمكنك التواصل مع زملائي للحصول على أي مساعدة في الوقت الحالي.

لأية استفسارات حول [اسم المشروع الجاري] ، اتصل بـ [الاسم] ، [التعيين] على [البريد الإلكتروني / رقم الهاتف].

بالنسبة إلى [مهمة محددة] ، اتصل بـ [الاسم] ، [التعيين] على [البريد الإلكتروني / رقم الهاتف].

إذا كانت رسالتك غير حساسة للوقت ، فلا تتردد في إعادة إرسالها في [شهر العودة].

أتطلع إلى التواصل معك عند عودتي.

يعتبر،

[توقيعك]

5. رسالة إجازة طبية خارج المكتب

سطر الموضوع: إجازة طبية حتى [التاريخ]

أهلاً،

شكرا على رسالتك. للأسف ، أنا خارج المكتب في إجازة طبية. أتوقع العودة بحلول [التاريخ].

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى إرسال رسالة إلى [الاسم] ، [التعيين] على [البريد الإلكتروني / الهاتف]. إنهم يديرون مسؤولياتي أثناء غيابي.

شكرا لتفهمك،

[توقيعك]

6. رسالة الشركة خارج المكتب لحدث

سطر الموضوع: بعيدًا عن حدث شركة حتى [التاريخ]

أهلاً،

شكرا لتواصلك. أنا الآن بعيد عن مكتبي لأنني مشغول في [اسم الحدث] في شركتنا من [التاريخ] إلى [التاريخ].

سوف أتحقق من رسائل البريد الإلكتروني بشكل دوري وأرد عليها كلما سمح الوقت بذلك.

لأية استفسارات عاجلة ، لا تتردد في التواصل مع [الاسم] ، [التعيين] على [البريد الإلكتروني / الهاتف].

نقدر صبرك.

مع أطيب التحيات،

[توقيعك]

7. رسالة رحلة عمل خارج المكتب

سطر الموضوع: الخروج في رحلة عمل إلى [المدينة] حتى [التاريخ]

مرحبًا،

أنا في رحلة عمل إلى [المكان] حتى [تاريخ العودة]. سأرد على بريدك الإلكتروني عندما يسمح الوقت بذلك أو عند عودتي.

إذا كانت لديك أية مسائل عاجلة ، يرجى الاتصال بـ [الاسم] ، [التعيين] على [البريد الإلكتروني / الهاتف].

إذا كنت أيضًا في [المكان] ، فأعلمني بذلك. أحب أن تواصل معكم!

بإخلاص،

[توقيعك]

8. رسالة المؤتمر خارج المكتب

سطر الموضوع: خارج المكتب يحضر [اسم المؤتمر]

مرحبًا،

شكرا لالبريد. أحضر حاليًا [اسم المؤتمر] من [التاريخ] حتى [التاريخ] مع وصول محدود إلى رسائلي الإلكترونية.

لأية أمور ملحة ، تواصل مع زميلي [الاسم] على [البريد الإلكتروني / الهاتف]. بخلاف ذلك ، يسعدني الرد على طلبك عندما أعود.

آسف للإزعاج.

بإخلاص،

[توقيعك]

9. رسالة قصيرة المدى خارج المكتب

أصبح الخروج من المكتب لفترة قصيرة أمرًا شائعًا الآن بين الفرق التي تعمل من المنزل . استخدم النموذج التالي لإعلام زملائك بأنك ستكون بعيدًا لبعض الوقت.

سطر الموضوع: بالخارج حتى [الوقت] / بعيدًا هذا [الصباح / بعد الظهر / المساء]

تحيات!

أنا بعيد عن أجهزتي لحضور موعد / مهمة شخصية من [وقت] إلى [وقت]. إذا لم تنتظر رسالتك ، يُرجى التواصل مع [الاسم] ، [التعيين] على [البريد الإلكتروني / الهاتف]. وإلا ، فسأرد عليك بمجرد عودتي إلى الإنترنت.

آسف للإزعاج.

يعتبر،

[توقيعك]

10. رسالة داخلية خارج المكتب

يقدم موفرو برامج البريد الإلكتروني الآن خيارات لإرسال رد تلقائي منفصل إلى الفرق الداخلية والمتعاونين الخارجيين. أخبر زملائك عن غيابك باستخدام هذا النموذج.

سطر الموضوع: OOO حتى [التاريخ]. أرسل طلبك العاجل إلى [فريق]

أهلاً!

شكرا لك على بريدك الإلكتروني ، ولكن أنا حاليا OOO حتى [التاريخ]. يمكنك العثور على تحديثات لجميع [اسم المشروع] في مجلد [اسم المجلد] المشترك مع الفريق.

اتصل بعضو فريقي [الاسم] ، [التعيين] على [البريد الإلكتروني / الهاتف] إذا كانت لديك أية مخاوف أو أسئلة.

شكرًا،

[توقيعك]

5 قوالب فريدة للرسائل خارج المكتب

لا يجب أن تكون رسائل الرد التلقائي خارج المكتب متعلقة بغيابك فقط. يمكنك تحويل هذا إلى وسيلة للتفاعل مع الناس. اجعلها غنية بالمعلومات ، ولا تنسى ، وحتى ممتعة. لن يشعر المرسل بخيبة أمل في تلقي ردك التلقائي. ويمكنك إنشاء بعض الاتصالات أو الحصول على بعض الفوائد غير المتوقعة عن طريق إضافة سطر فقط إلى بريدك الإلكتروني. ضع في اعتبارك استخدام هذه الطرق الخمس للقيام بذلك.

1. تقديم مورد والترويج للمحتوى الخاص بك

قم بتضمين مورد. يمكن أن تكون مقالة مدونة بسيطة أو توصية ملهمة في رسالة إخبارية ، أو ندوة عبر الإنترنت استمتعت بها مؤخرًا. يمكنك أيضًا الترويج لمحتوى شركتك للحصول على بعض القراء الجدد. جرب رسالة القالب هذه.

سطر الموضوع: ليس هنا ، ولكن لدي بعض الموارد لك!

أهلاً،

شكرا على رسالتك! أنا بعيد عن المكتب حتى [التاريخ].

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، فتواصل مع زميلي [الاسم] ، [التعيين] ، على [البريد الإلكتروني].

إذا كانت رسالتك تنتظر ، فسأرد بمجرد عودتي.

في غضون ذلك ، أوصيك بالاطلاع على هذه المقالة الممتازة ["عنوان المقالة] بواسطة [الاسم] ، موضحًا [الموضوع]. آمل أن تستمتع به.

شكرًا لك مرة أخرى،

[توقيعك]

2. الترويج لمنتجك

بالنسبة لأي شخص يعمل في مجال المبيعات أو التسويق ، لا يوجد شيء أفضل من الترويج لعلامته التجارية أو منتجه. إذا كان هذا أنت ، فاستخدم ردك خارج المكتب للقيام بذلك.

سطر الموضوع: أنا OOO ، ولكن دليلك المجاني لـ [اسم المنتج] في انتظارك!

مرحبًا،

شكرا على رسالتك. أنا غير متصل بالإنترنت من [تاريخ] إلى [تاريخ].

هل تتواصل معي لمعرفة المزيد حول [خبرتنا / اسم المنتج / الخدمة]؟

لحسن الحظ ، لدينا موارد جاهزة للبدء. اقرأ دليلنا حول [المنتج / الخدمة] واطلع أيضًا على ما يقوله عملاؤنا عنها هنا [إضافة رابط].

لا تتردد في التواصل مع زميلي في العمل [الاسم] ، [التعيين] على [البريد الإلكتروني] إذا كان لديك أي استفسارات عاجلة.

سأتواصل معك عندما أعود.

هتافات،

[توقيعك]

3. توليد خيوط

قم بتوصيل رسالتك الإخبارية أو الأصول القابلة للربط مثل ورقة بيضاء قابلة للتنزيل أو مغناطيس رئيسي مثل الاختبارات في ردك التلقائي خارج المكتب. إنها إحدى أبسط الطرق للعمل على توليد العملاء المحتملين أثناء غيابك.

سطر الموضوع: أنا بالخارج ، لكن لدي شيء لك.

أهلاً،

شكرا على رسالتك! أنا حاليًا بعيد عن العمل حتى [التاريخ] ولا يمكنني الوصول إلى صندوق الوارد الخاص بي.

إذا كنت بحاجة إلى شيء في الوقت الحالي ، فاتصل بـ [الاسم] على [البريد الإلكتروني].

في غضون ذلك ، هل قرأت نشرتنا الإخبارية الأسبوعية [اسم النشرة الإخبارية + رابط]؟ نشارك القصص المثيرة والتحديثات والنصائح والحيل حول [الموضوع]. أعتقد أنك ستستمتع به. سجل هنا [رابط]!

سأكون على يقين من الرد عليك بمجرد عودتي.

شكرًا لك،

هتافات،

[توقيعك]

هذا النموذج مخصص لتوليد العملاء المحتملين عبر النشرة الإخبارية. يمكنك استخدامه لإدراج أي من نماذج إنشاء العملاء المحتملين.

4. الشبكة

حضور حدث أو الذهاب في رحلة عمل؟ لا تخبرهم فقط أنك ذاهب إلى مؤتمر. اغتنم هذه الفرصة للتواصل مع شركاء الأعمال والمعارف. يمكنك حتى السماح لهم بحجز موعد في التقويم الخاص بك للاجتماع لاحقًا.

سطر الموضوع: أنا في [اسم الحدث] في [مكان] هل أنت؟ / ربما يمكننا أن نلتقي في [مؤتمر]

مرحبًا،

أنا حاليًا بعيد عن مكتبي لحضور [اسم الحدث] في [المكان] من [التاريخ] إلى [تاريخ العودة].

سأرد على بريدك الإلكتروني عندما يسمح الوقت بذلك.

إذا كنت ترغب في حضور الحدث ، فيرجى إبلاغي بذلك. أود الحصول على فرصة للتواصل معك هناك. يمكنك معرفة المزيد عن وجودنا في الكشك رقم [x] في المؤتمر.

أو إذا كنت في [مكان] خلال هذا الوقت ، فأخبرني إذا كنت تريد تناول القهوة معًا. اتصل بزميلي [الاسم] ، [التعيين] على [البريد الإلكتروني] إذا كانت رسالتك تتطلب اهتمامًا فوريًا.

نتكلم قريبا!

[توقيعك]

5. تعزيز وسائل الإعلام الاجتماعية لعلامتك التجارية

أضف خطًا بسيطًا وقم بتسويق حساب الوسائط الاجتماعية لشركتك أثناء رحيلك. يعمل هذا جيدًا بشكل خاص لجذب الأشخاص إذا كان لديك حضور كبير على وسائل التواصل الاجتماعي.

سطر الموضوع: أنا OOO ، لكن هل رأيت أحدث منشوراتنا؟

أهلاً،

شكرا على الرسالة. أنا بعيد عن المكتب حتى [التاريخ] [سبب].

يرجى الاتصال بـ [الاسم] ، [التعيين] على [البريد الإلكتروني] إذا كان لديك أي أسئلة فورية.

في غضون ذلك ، هل رأيت أحدث منشوراتنا على [موقع التواصل الاجتماعي]؟ شاركنا بعض المعلومات الشيقة حول [الموضوع]. أنت لا تريد أن تفوتها.

تابعنا على [روابط وسائل التواصل الاجتماعي] لمزيد من القصص الممتعة.

سأكلمك قريبا،

[توقيعك]

7 أمثلة مضحكة وخلاقة خارج المكتب لإلهامك

يمكنك أيضًا أن تكون مبدعًا ومضحكًا مع ردودك خارج المكتب دون المبالغة في ذلك. إذا كان بإمكان بريدك أن يجلب الابتسامة على وجه المرسل ويضيء يومًا مرهقًا ، فإنك تنشئ اتصالًا عاطفيًا فوريًا مع هذا الشخص. بعد كل شيء ، تجعل الفكاهة الناس أكثر موثوقية وأصالة.

وجد بعض الأشخاص في G2 بعض الأمثلة المضحكة والإبداعية للرسائل خارج المكتب لإلهامك.

1. اختيار البدلات الرسمية لحفل زفاف كلبي

المصدر: شريا ماتو

ليس من المعتاد أن تأخذ إجازة ليوم واحد لاختيار البدلات الرسمية لحفل زفاف كلبك. وعندما تفعل ذلك ، فلماذا لا تخبر بقية العالم وتحصل على مساعدتهم أيضًا؟ يعمل البريد الإلكتروني لأن المرسل يشارك موقفه الشخصي والفريد ، ويضفي طابعًا إنسانيًا على البريد غير الشخصي ، ويجعله مضحكًا.

2. أنا في الشاطئ

المصدر: هولي هانت

تباهي بما لديك. إذا كنت تستطيع أن تكون مسليًا وممتعًا دون الإساءة ، فاضغط على المجيب الآلي لتتباهى قليلاً بمكان وجودك وشارك ما تستمتع به برسالة صفيقة كهذه. يكون المرسل صادقًا بشأن حقيقة أنه في إجازة ولكنه يحذر المستلم من ردود الفعل المتأخرة أو المخمور.

3. الانشغال بتناول المعكرونة والبيتزا

المصدر: تويتر

هذا هو. اعتراف بسيط وصريح وصريح بأن الشخص الموجود على الطرف الآخر من البريد الإلكتروني أقل احتمالية من المعتاد للرد.

4. اتصل بـ Casie بخصوص أي حالات طوارئ

أهلاً،

أنا في إجازة. مثل ، إجازة حقيقية. مثل ، هددت الناس بأنني لن آخذ إجازة الكمبيوتر المحمول. لذلك من غير المحتمل أن أجيب قبل الأول من آب (أغسطس).

الآن ، إذا كنت حقًا بحاجة إلى شيء ما ، يمكنك محاولة العثور على شخص من القائمة أدناه للتعامل مع طلباتك ومشاكلك وأزماتك. لاحظ أن [المشرف] متوقف أيضًا خلال هذا الوقت ، لذا وبصراحة ، فإن القسم حاليًا يفتقر تمامًا إلى القيادة. مثل عندما أكون هناك. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يمكنك الاتصال بـ [الاسم] وكاسي ، قطتي ، في أي حالات طوارئ.

أدرك الآن أن هناك فرصة لأنك ما زلت تقرأ هذا ، وبدأت أتساءل عما إذا لم يكن لديك شيء أفضل لتفعله.

أعني ، أعلم أنه الأسبوع الأخير من شهر يوليو ، ولكن إذا كان كل ما تفعله هو قضاء يومك في قراءة الردود خارج المكتب (وبالتأكيد لن تكون جميعها ممتعة مثل هذا) ، أشعر أنك بحاجة إلى المساعدة . لكن مرة أخرى ، جرب رسائل البريد الإلكتروني أعلاه ، لست متاحًا.

ومع ذلك ، إذا كنت لا تزال تقرأ في هذه المرحلة ، فأنا أشعر أنني بحاجة إلى مكافأتك. لذا ، القليل من الشعر.

هذا ليس عدلاً

قال الكرسي المرهق

أثناء تحضيره رده خارج المكتب

أعطيهم التوجيه

مع لمسة من المودة

لكن هذا الأسبوع ، أنا لست رجلهم

أراك قريبا.

شكرًا

المصدر: تويتر

هذه رسالة طويلة خارج المكتب ، لكنها مسلية. إنه يضايق الشخص الذي يواصل قراءة رد خارج المكتب ولكنه يخفف من الضربة بقصيدة في النهاية.

5. اجعل حيوانك الأليف يستجيب

مصدر: تويتر

الآن ، ما هو أفضل من توجيه المرسلين للاتصال بـ ناتالي ، القطة؟ رد من القطة. هذا ما فعله راج بمجيبه الآلي. راج - أعني - رد ناتالي يضخ الشخصية في الرد التلقائي وسيثير بعض الضحك. الشخص الذي يستقبلها لن يلوم القطة لعدم استجابتها ، أليس كذلك الآن؟

إليك نموذج pawfect يمكنك استخدامه إذا كان لديك كلب:

سطر الموضوع : {الاسم] بعيد ، [اسم الحيوان] الإبلاغ عن الخدمة

أهلاً،

شكرا لرسالتك!

[اسمك] خارج المكتب حاليًا لـ [السبب] حتى [تاريخ العودة].

لحسن الحظ ، أنا كلب [اسمك] ، [اسم حيوان أليف] ، هنا للرد عليك.

لكن لسوء الحظ ، الكلمة الوحيدة التي أعرفها هي BOW BOW ،

حتى أتمكن من الترفيه عنك مع BOW BOW BOW BOW وبعض مقاطع فيديو الكلاب اللطيفة. [تعلق]

إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة أخرى ، يرجى الاتصال بزميل [اسمك] [اسم زميل] على [البريد الإلكتروني].

القوس القوس،

قَوس،

[اسم الحيوان الأليف]

ولا تنس: يمكنك دائمًا إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى الخيول الأيسلندية للكتابة نيابة عنك عن طريق ملء نموذج.

6. مطاردة العواصف

شكرا لك على بريدك الإلكترونى.

أنا حاليًا في أوكلاهوما أطارد العواصف وسأرد على رسالتك الإلكترونية عندما أعود إلى ماساتشوستس في يونيو. إذا كانت رسالتك الإلكترونية بها قيود زمنية ، فسأبذل قصارى جهدي للإجابة في غضون 72 ساعة. خلاف ذلك ، إذا كنت تريد انتباهي قبل ذلك ، فيجب أن تندرج في واحدة من أربع فئات:

1. أنت ممثل من The Weather Channel تكتب لي أن أعلم أن Jim Cantore قد صُدم ببرق في عاصفة ثلجية ، وأنا خليفته المختار.
2. تود أن تتبنى أختي. ملاحظة: لدينا سياسة صارمة بعدم الإرجاع.
3. أنت أميرة نيجيرية تكتب لي تخبرني أنك ستودع 4 ملايين دولار في حسابي المصرفي وتحتاج إلى رقم حسابي المصرفي ورقم الضمان الاجتماعي ورقم التوجيه.
4. أنت الرئيس درو فاوست تكتب لتخبرني أن جامعة هارفارد تريد أن تجعل برنامج علوم الغلاف الجوي الخاص بي تركيزًا فعليًا في جامعة هارفارد وأنني أحصل على مبنى يحمل اسمي (أو على الأقل مكان لوقوف السيارات باسمي).

المصدر: تويتر

تنقل هذه الرسالة الذكية خارج المكتب أنه من غير المرجح أن يستجيب المرسل لرسائل البريد الإلكتروني غير الحساسة للوقت بجرعة من الفكاهة والشخصية. إنهم يثنون الناس عن التواصل عن طريق إضافة مواقف فكاهية يمكن للناس في ظلها إرسال بريد إلكتروني ، مثل الأميرة النيجيرية المستعدة لمنحه المال.

إليك نموذجًا لإنشاء نموذج خاص بك بنفس الطريقة.

سطر الموضوع: أنا بعيد ، لكن إذا احتجت إلى مساعدة ...

شكرا على رسالتك.

أنا بعيد عن العمل حتى [إعادة البيانات] [سبب].

للحصول على أي مساعدة ، يرجى التواصل مع [الاسم] ، [التعيين] على [البريد الإلكتروني].

إذا كنت لا تزال تعتقد أنك بحاجة إلى التواصل معي بشأن مسألة عاجلة ، فتأكد من تصنيفك ضمن إحدى الفئات الأربع:

1. لديك تذاكر لحفل [اسم الفرقة] وتريد أن تمنحني إحداها
2. أنت أميرة نيجيرية تريد إيداع 5 ملايين دولار في حسابي وتحتاج إلى رقم حسابي و SSN ورقم الهاتف المحمول.
3. لقد شاهدت جسمًا طائرًا ، والتقطت صوراً ومقاطع فيديو لأجانب يزيلونه ، وتريدون مني أن أؤكد ذلك.
4. تريد أن تتبنى [شقيقي] ؛ إذا كان هذا هو السبب ، اتصل بي. لدينا تسليم ليوم واحد وسياسة صارمة لعدم الإرجاع.

[توقيعك]

7. إنها رموز تعبيرية على طول الطريق

المصدر: تويتر

إذا كنت شخصًا مرئيًا وسمحت ثقافة شركتك وعملائك بذلك ، فيمكنك استخدام الرموز التعبيرية اللطيفة لنقل رسالتك خارج المكتب ، مثل الرسالة أعلاه. مراسلات الرموز التعبيرية بسيطة وفعالة ، وتجعل الآخرين يفككون ما تنوي فعله ، وتضيف بعض المرح إلى المجيب الآلي الخاص بك.

تذكر ، ليست كل النكات تعمل ، ولا تعمل جميع النكات بنفس الطريقة مع الجميع. لذا كن على دراية بمن في دائرتك المهنية سيكون على ما يرام مع الردود التلقائية المرحة ومن قد لا يكون كذلك. لا تريد مقابلة الموارد البشرية بعد إجازتك مباشرة.

كيفية إعداد الرد التلقائي خارج المكتب

الآن ، أنت جاهز برسالتك خارج المكتب. إليك كيفية إعداد المجيب الآلي خارج المكتب في برامج بريد إلكتروني مختلفة.

كيفية تعيين الردود خارج المكتب على Gmail

إذا كنت تستخدم مساحة عمل Google ، فاتبع هذه الخطوات لإعداد الرد التلقائي على Gmail.

في الزاوية اليمنى العليا من Gmail ، انقر فوق الإعدادات > مشاهدة جميع الإعدادات .

قم بالتمرير لأسفل إلى المجيب التلقائي.

• انقر على "تشغيل المجيب التلقائي"
• املأ التواريخ وسطر الموضوع ورسالتك البسيطة خارج المكتب في المربعات المحددة
• إذا كنت ترغب في إرسال رد تلقائي إلى جهات الاتصال الخاصة بك والأشخاص في مؤسستك ، فانقر فوق المربعات المعنية
• انقر فوق "حفظ التغييرات"

تم تعيين الرد الآلي الخاص بك خارج المكتب.

بمجرد تشغيل المجيب التلقائي ، ستحصل على شريط علوي به خيار لإنهاء البريد الإلكتروني الخاص بالعطلة مثل هذا.

انقر فوق " إنهاء الآن" لإيقاف تشغيل المجيب التلقائي.

كيفية تعيين الردود خارج المكتب في Outlook

إذا كنت تستخدم Microsoft Outlook لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فإليك الخطوات لإعداد رد تلقائي خارج المكتب.

المصدر: مايكروسوفت

• حدد ملف> الردود التلقائية
• حدد " إرسال ردود تلقائية "
• انقر فوق " إرسال فقط خلال هذا النطاق الزمني " لتعديل نطاق التاريخ والوقت
• اكتب رسالة الرد التلقائي الخاصة بك وانقر فوق موافق . سيؤدي هذا إلى تشغيل الرد التلقائي للأشخاص الذين يرسلون إليك بريدًا إلكترونيًا من داخل المؤسسة
• بالنسبة لمن هم خارج المؤسسة ، انقر فوق علامة التبويب "خارج مؤسستي" واكتب نفس الرسالة أو رد تلقائي مختلف
• انقر فوق موافق

لقد تم تعيين وقت إجازتك.

كيفية تعيين رسائل خارج المكتب على Slack

من الشائع هذه الأيام استخدام تطبيقات المراسلة الفورية مثل Slack و Teams أكثر من رسائل البريد الإلكتروني. لذا ضع في اعتبارك وضع رسالتك خارج المكتب على تلك القنوات أيضًا. اتبع هذه الخطوات لتحديث حالتك إلى خارج المكتب في فترة السماح :

• انقر على صورة ملفك الشخصي في الجزء العلوي الأيمن من نافذة Slack.
• انقر فوق " تحديث حالتك "
• في النافذة المنبثقة التي تظهر ، اكتب حالتك المخصصة خارج المكتب ، ثم عيّن الوقت.
• المكافأة: يمكنك حتى إضافة رموز تعبيرية إلى حالتك.
  
  

كيفية تعيين رسالة خارج المكتب على Teams

تشبه عملية جدولة الرد التلقائي في Microsoft Teams عملية Slack.

• انقر فوق " تعيين رسالة الحالة " في صورة الملف الشخصي أعلى نافذة Teams.
  
  
• في النافذة المنبثقة ، انقر على خيار " جدولة خارج المكتب " في الأسفل.
  
  

المصدر: مايكروسوفت

• في نافذة "خارج المكتب" ، اكتب رسالتك المهنية خارج المكتب وقم بتشغيل زر التبديل بجوار " تشغيل الردود التلقائية" .
  
  
  

  المصدر: مايكروسوفت

• انقر فوق " إرسال الردود خلال فترة زمنية فقط " لتحديد نطاق زمني.
• يمكنك أيضًا تمكين إرسال ردود تلقائية إلى أشخاص خارج شركتك بالنقر فوق " إرسال ردود خارج مؤسستي ". يمكنك تعديل الرسالة التي تريد إرسالها إلى جهات الاتصال الخارجية.
• بمجرد الانتهاء ، انقر فوق حفظ .

لا تنس إيقاف تشغيل أجهزة الرد الآلي الخاصة بك عندما تعود إذا لم تقم بإعداد نطاق زمني.

اجازة سعيدة!

أنت الآن جاهز لإعداد بريدك الإلكتروني الإبداعي خارج المكتب. استخدم أحد القوالب الخاصة بنا ، واملأ التفاصيل المطلوبة ، وشغل المجيب الآلي ، واطرح الرسالة. تذكر أن تتحقق من كل عنصر من عناصر بريدك الإلكتروني خارج المكتب قبل أن تضغط على حفظ. وشيء أخير: استمتع بوقتك - أنت تستحقه!

لازلت مشوش؟ استكشف وتعلم كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية يقرأها الناس.