สร้างข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานที่มีประสิทธิภาพ (+15 เทมเพลตฟรี)

วันแล้ววันเล่า คุณมาทำงานและทำงานหนัก คุณและทีมจึงบรรลุเป้าหมาย ตอนนี้คุณกำลังหยุดพักที่จำเป็นมาก และคุณต้องเขียนข้อความแจ้งลางาน (OOO) ด่วน

ไม่ต้องกังวล; เรามีคุณครอบคลุม

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีเขียนข้อความแจ้งลางานอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้เทมเพลตและตัวอย่างเพื่อเป็นแรงบันดาลใจ คุณจะเห็นวิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน บริการอีเมล

การส่งข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเป็นวิธีที่มืออาชีพและสุภาพในการบอกให้ผู้อื่นรู้ว่าคุณออฟไลน์และไม่ว่าง ถือเป็นมารยาทในการทำงานที่เหมาะสมเมื่อคุณลาพักร้อน ประชุมธุรกิจ หรือลาป่วย ข้อความตอบกลับอัตโนมัติแสดงว่าคุณไม่สามารถตอบกลับได้ทันที แต่คุณไม่ได้เพิกเฉยต่ออีเมลเช่นกัน

ข้อความแจ้งลางานของคุณมีความสำคัญ

ผู้คนมักจะคาดหวังการตอบกลับอีเมลภายในหนึ่งหรือสองวัน โดยทั่วไป การไม่ตอบกลับหมายความว่าผู้ส่งเดาว่าทำไมคุณถึงไม่ตอบกลับ

ข้อผิดพลาดในการสื่อสารนี้เป็นปัญหาอย่างยิ่งหากคุณทำงานในบทบาทที่ต้องติดต่อกับลูกค้า เช่น ฝ่ายบริการลูกค้า การสื่อสาร การขาย หรือการตลาด เมื่อคุณกลับมา คุณมีกล่องจดหมายล้นจากรายชื่อคนที่ผิดหวังมากมาย คุณเสี่ยงต่อการได้รับ อีเมลจำนวนมากที่ ต้องตอบหรือพลาดอีเมลสำคัญ ซึ่งนำไปสู่การสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน

การตอบกลับอีเมลอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานช่วยแก้ปัญหานี้ได้ มันกำหนดขอบเขตที่ชัดเจนสำหรับเวลาว่างของคุณในยุคแห่งความพร้อมใช้งานทางอิเล็กทรอนิกส์ตลอดกาลของเรา เมื่อผู้ส่งรู้ว่าคุณไม่อยู่ในช่วงเวลาหนึ่ง พวกเขามีโอกาสน้อยที่จะโจมตีคุณด้วยอีเมลหลายฉบับในเรื่องเดียวกัน

พวกเขาสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการรอการกลับมาของคุณหรือติดต่อคุณด้วยวิธีอื่น พวกเขายังสามารถติดต่อเพื่อนร่วมงานคนใดก็ได้ที่จะช่วยเหลือคุณในช่วงที่คุณไม่อยู่ ซึ่งช่วยลดปัญหาการกองพะเนินเมื่อคุณกลับมา สิ่งนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงความล่าช้าหรือการหยุดชะงักของงานที่กำลังดำเนินอยู่หรือการเป็นหุ้นส่วนกับลูกค้า

ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานที่ออกแบบมาอย่างดีช่วยให้คุณติดต่อกับผู้รับได้ สามารถทำได้ง่ายๆ แค่แบ่งปันบางอย่างเกี่ยวกับวันหยุดหรือวันหยุดของคุณ บันทึกส่วนตัวเล็กๆ น้อยๆ ทำให้ผู้รับรู้สึกห่วงใย ซึ่งจะทำให้ความสัมพันธ์ทางธุรกิจแน่นแฟ้นยิ่งขึ้น

สิ่งที่จะรวมไว้ในข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณ

คุณไม่จำเป็นต้องเขียนอีเมลยาวๆ เพื่ออธิบายว่าคุณคือ OOO ข้อความลางานที่ดีต้องมี:

• วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดที่แน่นอน
• ข้อมูลติดต่อของบุคคลที่จะติดต่อเพื่อขอความช่วยเหลือในทันที หากคุณพูดถึงจุดติดต่อหลายจุด ให้ระบุผู้ที่จะติดต่อสำหรับงานแต่ละประเภท
• ในบางครั้ง สาเหตุที่ทำให้คุณไม่อยู่ที่สำนักงาน คุณรู้จักตัวเองและวัฒนธรรมในสำนักงานของคุณ ดังนั้นในที่สุดคุณจึงตัดสินใจได้ว่ามีใครจำเป็นต้องรู้จักธุรกิจของคุณหรือไม่

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลางานใน บรรทัดเรื่อง ของคุณพร้อมวันที่

วิธีเขียนข้อความลางานที่ดี

รวบรวมรายละเอียดทั้งหมดของคุณที่จำเป็นในการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ปฏิบัติตามกฎทั่วไปในการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ

• รวมหัวเรื่องที่ดี ลวงถ้าเป็นไปได้
• เพิ่มคำทักทาย
• ทำให้ข้อความ OOO ของคุณสั้น
• เพิ่มคำทักทาย เช่น “ขอบคุณที่ติดต่อมา” หรือ “คุยกันเร็วๆ นี้” ในตอนท้าย
• ใส่เครื่องหมายปิดและลายเซ็น
• ตรวจทานข้อความแจ้งลางานของคุณก่อนที่คุณจะกดบันทึก
  
  

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ไม่มีรูปแบบมาตรฐานสำหรับการเขียนตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน แต่ควรหลีกเลี่ยงแนวทางปฏิบัติเหล่านี้ในข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานแบบมืออาชีพ

อย่าให้ข้อมูลมากเกินไป

ข้อความลางานของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นเรียงความอัตชีวประวัติ ทำให้ง่าย สั้น และตรงประเด็น คุณเพียงแค่ต้องแจ้งให้คนอื่นทราบว่าคุณจะไม่อยู่เมื่อใด เพราะเหตุใด และจะต้องติดต่อใครเมื่อคุณไม่อยู่

อย่าใส่ชื่อเพื่อนร่วมงานของคุณโดยไม่ได้รับความยินยอม

การใส่ชื่อเพื่อนร่วมงานโดยไม่ได้รับการอนุมัตินั้นไม่เป็นมืออาชีพ คุณคงไม่อยากรับสายที่สับสนและโกรธเคืองจากเพื่อนร่วมงานของคุณที่ถามว่าทำไมพวกเขาถึงมีงานพิเศษกับลูกค้าของคุณเมื่อคุณไปเที่ยวพักผ่อน ดังนั้นขอให้เพื่อนร่วมงานของคุณทราบล่วงหน้า และเพิ่มพวกเขาหากพวกเขาเห็นด้วย

อย่าสัญญาว่าคุณจะตอบกลับในวันที่หรือโดยเร็วที่สุด

แม้ว่าเป็นเรื่องปกติที่จะพูดว่า “คุณจะตอบกลับเมื่อคุณกลับมา” แต่อย่ากดดันตัวเองมากเกินไปด้วยการระบุวันที่หรือกรอบเวลาที่แน่นอน ต้องใช้เวลาเพื่อติดตามงาน อีเมล และการโทร อย่าสัญญาว่าคุณอาจจะต้องผิดสัญญา หากคุณยังต้องการรวมกรอบเวลา ให้ตั้งความคาดหวังตามความเป็นจริง

สนุกสนานไปกับอารมณ์ขันและความคิดสร้างสรรค์

ต้องการบอกว่าคุณกำลังไปพักผ่อนเพื่อล้างพิษจากงานที่คุณดูถูก? อย่า.

ความพยายามของคุณที่จะตลกหรือสร้างสรรค์อาจส่งผลย้อนกลับหากลูกค้าหรือหัวหน้างานไม่มีอารมณ์ขันเหมือนคุณ นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่มีความคิดสร้างสรรค์หรือตลกขบขัน ทุกวันนี้เป็นเรื่องปกติที่จะมีข้อความแจ้งเรื่องลางาน แต่ประเมินตำแหน่งของคุณ วัฒนธรรมบริษัท และความเป็นมืออาชีพที่คาดหวังก่อนที่จะ ให้ม้าไอซ์แลนด์เขียน ข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณ คุณไม่มีทางรู้ว่าใครจะอ่านมัน

เมื่อใดควรตั้งค่าข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ตั้งค่าข้อความเมื่อลางานเมื่อคุณไม่อยู่ ไม่ว่าคุณจะจากไปนานแค่ไหนหรือไม่นานก็ตาม ซึ่งรวมถึงเมื่อคุณลาเพื่อ:

• วันหยุด
• วันหยุด
• การประชุมเชิงปฏิบัติการการประชุมทางธุรกิจหรือการเดินทาง
• เหตุฉุกเฉินส่วนบุคคล
• วันเสาร์
• การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตร
• ลาป่วย

พร้อมใช้งาน: 10 ตัวอย่างข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานแบบมืออาชีพ

หากคุณประสบปัญหาในการหาคำที่เหมาะสมเพื่อใส่ในข้อความลางานของคุณ ให้ยืมแม่แบบข้อความลางานสำเร็จรูปแบบมืออาชีพที่คุณสามารถนำไปใช้ได้ทันที คุณยังสามารถ ปรับแต่งอีเมล ตามความต้องการของคุณได้อีกด้วย

1. ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานที่เรียบง่ายโดยไม่มีเหตุผล

ส่งข้อความ OOO มาตรฐานโดยไม่ต้องอธิบายเหตุผลที่คุณไม่อยู่

หัวเรื่อง: ลางานจนถึง [วันที่กลับมา]

สวัสดี,

ขอขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ. ฉันลางานจนถึง [วันที่] และเข้าถึงอีเมลของฉันได้อย่างจำกัด

ในกรณีที่มีการร้องขอเร่งด่วน โปรดติดต่อเพื่อนร่วมงานของฉัน [ชื่อ], [ตำแหน่ง] ที่ [อีเมล/โทรศัพท์]

ฉันขอขอบคุณที่อดทนรอและจะตอบกลับอีเมลของคุณเมื่อฉันกลับมา

ขออภัยในความไม่สะดวก.

ดีที่สุด,

[ลายเซ็นของคุณ]

2. ข้อความลาพักร้อนเมื่อลางาน

หัวเรื่อง: ในวันหยุดจาก [วันที่] ถึง [วันที่] ️

สวัสดี,

ขอบคุณสำหรับข้อความ.

ฉันลาพักร้อนตั้งแต่ [วันที่] ถึง [วันที่] และกำลังหยุดใช้อุปกรณ์ทั้งหมด ฉันจะเห็นข้อความของคุณเมื่อฉันกลับมา

หากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันที โปรดติดต่อเพื่อนร่วมงานของฉัน [ชื่อ], [ตำแหน่ง] ที่ [อีเมล]

ขอบคุณที่เข้าใจ.

มีวันที่ดี!

ไชโย

[ลายเซ็นของคุณ]

3. ข้อความแจ้งวันหยุดเทศกาล

หัวเรื่อง: OOO จนถึง [วันที่เดินทางกลับ] ในช่วงเทศกาลวันหยุด

ทักทายฤดูกาล!

ขอบคุณที่ติดต่อมา

ขณะนี้ฉันไม่อยู่ในกล่องจดหมายของฉันในช่วงเทศกาลวันหยุด หากข้อความของคุณรอได้ ฉันจะตอบกลับเมื่อกลับมาในวันที่ [return date]

หากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันที โปรดติดต่อ [ชื่อ], [ชื่อ] ที่ [อีเมล]

ขออวยพรให้คุณมีช่วงเทศกาลวันหยุดที่ยอดเยี่ยม

[ลายเซ็นของคุณ]

4. ข้อความแจ้งลางานสำหรับมารดา/บิดา

หัวเรื่อง: ลางานเพื่อเลี้ยงดูบุตรจนถึง [วันที่เดินทางกลับ]

ทักทาย!

ขอบคุณสำหรับอีเมล์ของคุณ. ขณะนี้ ฉันออกจากที่ทำงานเพื่อลา [คลอดบุตร/ บิดา/ผู้ปกครอง]

ฉันคาดว่าจะกลับมาใน [เดือนที่ส่งคืน/วันที่ส่งคืน] จนกว่าจะถึงเวลานั้น ฉันจะไม่เช็คอีเมลของฉัน

คุณสามารถติดต่อเพื่อนร่วมงานของฉันเพื่อขอความช่วยเหลือได้ในระหว่างนี้

สำหรับข้อสงสัยใด ๆ เกี่ยวกับ [ชื่อโครงการต่อเนื่อง] โปรดติดต่อ [ชื่อ], [ตำแหน่ง] ที่ [อีเมล/หมายเลขโทรศัพท์]

สำหรับ [งานเฉพาะ] ติดต่อ [ชื่อ], [ตำแหน่ง] ที่ [อีเมล/หมายเลขโทรศัพท์]

หากข้อความของคุณไม่คำนึงถึงเวลา โปรดอย่าลังเลที่จะส่งอีกครั้งใน [เดือนที่ส่งคืน]

รอคอยที่จะติดต่อกับคุณเมื่อฉันกลับมา

ความนับถือ,

[ลายเซ็นของคุณ]

5. ข้อความลางานทางการแพทย์

หัวเรื่อง: ลาป่วยจนถึง [วันที่]

สวัสดี,

ขอบคุณที่ติดต่อมา ขออภัย ฉันลาพักรักษาตัวอยู่นอกสำนักงาน ฉันคาดว่าจะกลับมาภายใน [วันที่]

หากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันที โปรดส่งข้อความถึง [ชื่อ], [ชื่อ] ที่ [อีเมล/โทรศัพท์] พวกเขากำลังจัดการความรับผิดชอบของฉันในขณะที่ฉันไม่อยู่

ขอบคุณที่เข้าใจ,

[ลายเซ็นของคุณ]

6. ข้อความแจ้งเหตุการณ์ไม่อยู่ที่สำนักงานของบริษัท

หัวเรื่อง: ไม่อยู่สำหรับกิจกรรมของบริษัทจนถึง [วันที่]

สวัสดี,

ขอบคุณที่ติดต่อมา ขณะนี้ฉันไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานเนื่องจากยุ่งอยู่กับ [ชื่อกิจกรรม] ของบริษัทตั้งแต่ [วันที่] ถึง [วันที่]

ฉันจะตรวจสอบอีเมลเป็นระยะๆ และตอบกลับตามเวลาที่อนุญาต

สำหรับข้อสงสัยเร่งด่วน โปรดติดต่อ [ชื่อ], [ชื่อ] ที่ [อีเมล/โทรศัพท์]

ขอขอบคุณสำหรับความอดทนของคุณ

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

[ลายเซ็นของคุณ]

7. ข้อความการเดินทางเพื่อธุรกิจเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

หัวเรื่อง: ออกไปทำธุรกิจที่ [เมือง] จนถึง [วันที่]

สวัสดี,

ฉันกำลังเดินทางไปทำธุรกิจที่ [สถานที่] จนถึง [วันที่เดินทางกลับ] ฉันจะตอบกลับอีเมลของคุณเมื่อถึงเวลาหรือเมื่อฉันกลับมา

หากคุณมีเรื่องเร่งด่วน โปรดติดต่อ [ชื่อ], [ตำแหน่ง] ที่ [อีเมล/โทรศัพท์]

หากคุณอยู่ใน [สถานที่] ด้วย โปรดแจ้งให้เราทราบ ฉันชอบที่จะเชื่อมต่อกับคุณ!

ขอแสดงความนับถือ,

[ลายเซ็นของคุณ]

8. ข้อความการประชุมเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

หัวเรื่อง: การเข้าร่วมนอกสำนักงาน [ชื่อการประชุม]

สวัสดี,

ขอบคุณสำหรับจดหมาย ขณะนี้ฉันกำลังเข้าร่วม [ชื่อการประชุม] ตั้งแต่ [วันที่] ถึง [วันที่] โดยจำกัดการเข้าถึงอีเมลของฉัน

สำหรับเรื่องเร่งด่วนใดๆ โปรดติดต่อเพื่อนร่วมงานของฉัน [ชื่อ] ที่ [อีเมล/โทรศัพท์] มิฉะนั้น เรายินดีที่จะตอบกลับคำขอของคุณเมื่อฉันกลับมา

ขออภัยในความไม่สะดวก.

ขอแสดงความนับถือ,

[ลายเซ็นของคุณ]

9. ข้อความแจ้งลางานระยะสั้น

การออกจากสำนักงานในช่วงเวลาสั้น ๆ เป็นเรื่องปกติไปแล้วสำหรับทีมงานที่ ทำงานจากที่บ้าน ใช้เทมเพลตต่อไปนี้เพื่อแจ้งเพื่อนร่วมงานของคุณว่าคุณจะไม่อยู่พักหนึ่ง

Subject line: ไม่อยู่จนถึง [เวลา]/ไม่อยู่นี้ [เช้า/บ่าย/เย็น]

ทักทาย!

ฉันอยู่ห่างจากอุปกรณ์เพื่อนัดหมาย/ทำธุระส่วนตัวตั้งแต่ [เวลา] ถึง [ เวลา] หากข้อความของคุณไม่สามารถรอได้ โปรดติดต่อ [ชื่อ], [ตำแหน่ง] ที่ [อีเมล/โทรศัพท์] มิฉะนั้น ฉันจะตอบกลับคุณเมื่อกลับมาออนไลน์อีกครั้ง

ขออภัยในความไม่สะดวก.

ความนับถือ,

[ลายเซ็นของคุณ]

10. ข้อความแจ้งลางานภายใน

ขณะนี้ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์อีเมลมีตัวเลือกในการส่งการตอบกลับอัตโนมัติแยกต่างหากไปยังทีมภายในและผู้ทำงานร่วมกันภายนอก บอกเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับการขาดงานของคุณด้วยเทมเพลตนี้

หัวเรื่อง: OOO จนถึง [วันที่] ส่งคำขอด่วนของคุณไปที่ [ทีม]

สวัสดี!

ขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ แต่ขณะนี้ฉันอยู่ในสถานะ OOO จนถึง [วันที่] คุณสามารถค้นหาการอัปเดตของ [ชื่อโครงการ] ทั้งหมดในโฟลเดอร์ [ชื่อโฟลเดอร์] ที่แชร์กับทีม

ติดต่อสมาชิกในทีมของฉัน [ชื่อ], [ตำแหน่ง] ที่ [อีเมล/โทรศัพท์] หากคุณมีข้อกังวลหรือคำถามใดๆ

ขอบคุณ,

[ลายเซ็นของคุณ]

เทมเพลตข้อความไม่อยู่ที่สำนักงาน 5 แบบที่ไม่ซ้ำใคร

ข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานไม่จำเป็นต้องเกี่ยวกับการขาดงานของคุณเพียงอย่างเดียว คุณสามารถเปลี่ยนสิ่งนี้เป็นวิธีการมีส่วนร่วมกับผู้คน ทำให้ข้อมูลน่าจดจำและสนุกสนาน ผู้ส่งจะไม่ผิดหวังที่ได้รับการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ และคุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อหรือรับผลประโยชน์ที่คาดไม่ถึงได้โดยการเพิ่มบรรทัดในอีเมลของคุณ ลองใช้วิธีทั้งห้านี้ดู

1. เสนอทรัพยากรและส่งเสริมเนื้อหาของคุณ

รวมทรัพยากร อาจเป็นบทความบล็อกง่ายๆ หรือคำแนะนำจดหมายข่าวที่สร้างแรงบันดาลใจ หรือการสัมมนาผ่านเว็บที่คุณเพิ่งเพลิดเพลิน คุณยังสามารถโปรโมตเนื้อหาของบริษัทเพื่อให้มีผู้อ่านใหม่ๆ ลองใช้ข้อความเทมเพลตนี้

หัวเรื่อง: ไม่ได้อยู่ที่นี่ แต่ฉันมีแหล่งข้อมูลสำหรับคุณ!

สวัสดี,

ขอขอบคุณที่ติดต่อเรา! ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานจนถึง [วันที่]

หากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันที โปรดติดต่อเพื่อนร่วมงานของฉัน [ชื่อ], [ ตำแหน่ง] ที่ [ อีเมล]

หากข้อความของคุณรอได้ ฉันจะตอบกลับเมื่อกลับมา

ในขณะเดียวกัน ฉันขอแนะนำให้คุณอ่านบทความที่ยอดเยี่ยมนี้ ["หัวข้อบทความ] โดย [ชื่อ] ซึ่งอธิบายถึง [หัวเรื่อง] ฉันหวังว่าคุณจะสนุกกับมัน.

ขอบคุณอีกครั้ง,

[ลายเซ็นของคุณ]

2. โปรโมตผลิตภัณฑ์ของคุณ

สำหรับใครก็ตามในการขายหรือการตลาด ไม่มีอะไรดีไปกว่า การโปรโมตแบรนด์ หรือผลิตภัณฑ์ของพวกเขา หากคุณเป็นเช่นนี้ ให้ใช้การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเพื่อทำเช่นนั้น

หัวเรื่อง: ฉันชื่อ OOO แต่คำแนะนำฟรีสำหรับ [ชื่อผลิตภัณฑ์] กำลังรออยู่!

สวัสดี,

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันออฟไลน์ตั้งแต่ [วันที่] ถึง [วันที่]

คุณกำลังติดต่อฉันเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ [ชื่อความเชี่ยวชาญ/ผลิตภัณฑ์/บริการ] ของเราหรือไม่

โชคดีที่เรามีทรัพยากรพร้อมให้คุณเริ่มต้น อ่านคำแนะนำของเราเกี่ยวกับ [ผลิตภัณฑ์/บริการ] และดูสิ่งที่ลูกค้าพูดถึงได้ที่นี่ [เพิ่มลิงก์]

อย่าลังเลที่จะติดต่อเพื่อนร่วมงานของฉัน [ชื่อ], [ตำแหน่ง] ที่ [อีเมล] หากคุณมีข้อสงสัยเร่งด่วน

ฉันจะติดต่อคุณเมื่อฉันกลับมา

ไชโย

[ลายเซ็นของคุณ]

3. สร้างโอกาสในการขาย

เสียบจดหมายข่าว เนื้อหา ที่เชื่อมโยงได้ เช่น เอกสารรายงานที่ดาวน์โหลดได้ หรือแม่เหล็กนำทาง เช่น แบบทดสอบ ในการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการ สร้างโอกาส ในการขายในขณะที่คุณไม่อยู่

ชื่อ เรื่อง: ฉันออกไปแล้ว แต่ฉันมีอะไรจะให้คุณ

สวัสดี,

ขอขอบคุณที่ติดต่อเรา! ขณะนี้ฉันไม่อยู่ที่ทำงานจนถึง [วันที่] โดยไม่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายของฉันได้

ถ้าคุณต้องการบางอย่างตอนนี้ ให้ติดต่อ [ชื่อ] ที่ [อีเมล]

ในระหว่างนี้ คุณได้อ่านจดหมายข่าวรายสัปดาห์ของเรา [ชื่อจดหมายข่าว + ลิงก์] หรือไม่ เราแชร์เรื่องราวที่น่าตื่นเต้น ข้อมูลอัปเดต และกลเม็ดเคล็ดลับเกี่ยวกับ [หัวข้อเรื่อง] ฉันคิดว่าคุณจะสนุกกับมัน ลงทะเบียนที่นี่ [ลิงค์]!

ฉันจะตอบกลับคุณอย่างแน่นอนเมื่อฉันกลับมา

ขอขอบคุณ,

ไชโย

[ลายเซ็นของคุณ]

เทมเพลตนี้ใช้สำหรับการสร้างโอกาสในการขายผ่านจดหมายข่าว คุณสามารถใช้เพื่อแทรกแบบฟอร์มการสร้างความสนใจในตัวสินค้าของคุณ

4. เครือข่าย

เข้าร่วมกิจกรรมหรือเดินทางไปทำธุรกิจ? อย่าเพิ่งบอกว่าคุณกำลังจะไปประชุม ใช้โอกาสนี้สร้างเครือข่ายกับพันธมิตรทางธุรกิจและคนรู้จัก คุณยังสามารถอนุญาตให้พวกเขาจองเวลาในปฏิทินของคุณสำหรับการประชุมในภายหลัง

หัวเรื่อง: ฉันอยู่ที่ [ชื่อกิจกรรม] ใน [สถานที่] คุณใช่ไหม/บางทีเราอาจจะพบกันที่ [การประชุม]

สวัสดี,

ขณะนี้ฉันไม่อยู่ที่โต๊ะของฉัน เข้าร่วม [ชื่อกิจกรรม] ที่ [สถานที่] ตั้งแต่ [วันที่] ถึง [วันที่เดินทางกลับ]

ฉันจะตอบกลับอีเมลของคุณเมื่อมีเวลา

หากท่านประสงค์จะเข้าร่วมงาน โปรดแจ้งให้เราทราบ ฉันชอบโอกาสที่จะติดต่อกับคุณที่นั่น คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการมีอยู่ของเราได้ที่บูธหมายเลข [x] ในการประชุม

หรือถ้าคุณอยู่ใน [สถานที่] ในช่วงเวลานี้ โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการดื่มกาแฟด้วยกัน ติดต่อเพื่อนร่วมงานของฉัน [ชื่อ], [ตำแหน่ง] ที่ [อีเมล] หากข้อความของคุณต้องการให้ดำเนินการทันที

คุยกันเร็วๆ นี้!

[ลายเซ็นของคุณ]

5. เพิ่มโซเชียลมีเดียของแบรนด์คุณ

เพิ่มบรรทัดที่เรียบง่ายและ ทำการตลาดบัญชีโซเชียลมีเดียของบริษัทของ คุณในขณะที่คุณไม่อยู่ วิธีนี้ใช้ได้ดีเป็นพิเศษในการดึงดูดผู้คนหากคุณมีตัวตนบนโซเชียลมีเดียที่ยอดเยี่ยม

Subject line: ฉันชื่อ OOO แต่คุณเห็นโพสต์ล่าสุดของเราไหม

สวัสดี,

ขอบคุณสำหรับข้อความ ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานจนถึง [วันที่] ด้วย [เหตุผล]

กรุณาติดต่อ [ชื่อ], [ชื่อ] ที่ [อีเมล] หากคุณมีคำถามเร่งด่วน

ในขณะเดียวกัน คุณเห็นโพสต์ล่าสุดของเราบน [ไซต์โซเชียลมีเดีย] หรือไม่ เราได้แชร์ข้อมูลที่น่าสนใจเกี่ยวกับ [เรื่อง] คุณไม่ต้องการที่จะพลาดมัน

ติดตามเราบน [ลิงก์โซเชียลมีเดีย] สำหรับเรื่องราวสนุกๆ เพิ่มเติม

คุยกันใหม่,

[ลายเซ็นของคุณ]

7 ตัวอย่างนอกออฟฟิศที่ตลกและสร้างสรรค์ที่จะสร้างแรงบันดาลใจให้คุณ

คุณยังสามารถสร้างสรรค์และตลกด้วยการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานโดยไม่ต้องลงน้ำ หากจดหมายของคุณสามารถทำให้ผู้ส่งมีรอยยิ้มและทำให้วันที่ตึงเครียดสดใสขึ้นได้ คุณจะสร้างความสัมพันธ์ทางอารมณ์กับบุคคลนั้นได้ทันที ท้ายที่สุดแล้ว อารมณ์ขันทำให้ผู้คนมีความสัมพันธ์และจริงใจมากขึ้น

พนักงานบางคนที่ G2 พบตัวอย่างข้อความที่ไม่อยู่ในสำนักงานที่ตลกและสร้างสรรค์เพื่อเป็นแรงบันดาลใจให้คุณ

1. การเลือกชุดทักซิโดสำหรับงานแต่งงานของสุนัขของฉัน

ที่มา: เชรียา มัตทู

ไม่บ่อยนักที่คุณจะหยุดงานเพื่อเลือกชุดทักซิโด้สำหรับงานแต่งงานของสุนัข และเมื่อคุณทำได้ ทำไมไม่บอกคนทั้งโลกและขอความช่วยเหลือจากพวกเขาด้วยล่ะ อีเมลใช้งานได้เพราะผู้ส่งแชร์สถานการณ์ส่วนตัวและสถานการณ์เฉพาะของตน ทำให้อีเมลที่ไม่มีตัวตนกลายเป็นมนุษย์ และทำให้มันตลก

2. ฉันอยู่ที่ชายหาด

ที่มา: Holly Hunt

อวดสิ่งที่คุณมี หากคุณสามารถให้ความบันเทิงและความสนุกสนานโดยไม่ทำให้ขุ่นเคืองใจ ให้กดระบบตอบกลับอัตโนมัติเพื่อคุยโวเกี่ยวกับที่อยู่ของคุณและแบ่งปันสิ่งที่คุณชอบด้วยข้อความทะลึ่งๆ แบบนี้ ผู้ส่งมีความจริงว่าพวกเขากำลังไปพักผ่อน แต่เตือนผู้รับเกี่ยวกับการตอบกลับที่ล่าช้าหรือมึนเมา

3. ยุ่งกับการกินพาสต้าและพิซซ่า

ที่มา: ทวิตเตอร์

แค่นั้นแหละ. การยอมรับที่เรียบง่าย ตรงไปตรงมา และตรงไปตรงมาว่าบุคคลที่อยู่อีกด้านของอีเมลมีแนวโน้มที่จะตอบกลับน้อยกว่าปกติ

4. ติดต่อ Casie เพื่อขอความช่วยเหลือ

สวัสดี,

ฉันอยู่ในช่วงพักร้อน ชอบการพักผ่อนที่แท้จริง เช่น ฉันขู่คนอื่นว่าจะไม่ลาพักร้อนใช้แล็ปท็อป ดังนั้นฉันจึงไม่น่าจะตอบกลับก่อนวันที่ 1 สิงหาคม

ตอนนี้ ถ้าคุณต้องการบางอย่างจริงๆ คุณสามารถลองหาคนจากรายการด้านล่างเพื่อจัดการกับคำขอ ปัญหา และวิกฤตของคุณได้ โปรดทราบว่า [หัวหน้างาน] จะปิดในช่วงเวลานี้ด้วย ดังนั้นตามจริงแล้ว แผนกนี้ขาดความเป็นผู้นำโดยสิ้นเชิง เหมือนตอนที่ฉันอยู่ที่นั่น หากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันที คุณสามารถติดต่อ [ชื่อ] และ Cassie แมวของฉันได้หากต้องการความช่วยเหลือใดๆ

ตอนนี้ฉันรู้ว่ามีโอกาสที่คุณยังคงอ่านข้อความนี้อยู่ และฉันเริ่มสงสัยว่าคุณไม่มีสิ่งที่ดีกว่าที่จะทำ

ฉันรู้ว่าเป็นสัปดาห์สุดท้ายของเดือนกรกฎาคม แต่ถ้าคุณใช้เวลาทั้งวันไปกับการอ่านข้อความตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่ออฟฟิศ (และแน่นอนว่าไม่ใช่ทั้งหมดที่จะสนุกสนานเท่านี้) ฉันรู้สึกว่าคุณต้องการความช่วยเหลือ . แต่อีกครั้ง ลองอีเมลด้านบน ฉันไม่ว่าง

ถึงกระนั้น หากคุณยังคงอ่านมาถึงจุดนี้ ฉันรู้สึกว่าฉันต้องตอบแทนคุณ ดังนั้นบทกวีเล็กน้อย

มันไม่ยุติธรรมเลย

ประธานที่ทำงานหนักเกินไปกล่าว

ในขณะที่เขาเตรียมการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ฉันให้แนวทางแก่พวกเขา

ด้วยนัยแห่งความเสน่หา

แต่สัปดาห์นี้ ฉันไม่ใช่คนของพวกเขา

เจอกันเร็ว ๆ นี้.

ขอบคุณ

ที่มา: ทวิตเตอร์

นี่เป็นข้อความลางานที่ค่อนข้างยาว แต่ก็น่าขบขัน มันยั่วคนที่ยังคงอ่านข้อความตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน แต่ทำให้บทกวีเบาลงในตอนท้าย

5. ให้สัตว์เลี้ยงของคุณตอบสนอง

แหล่งที่มา: ทวิตเตอร์

อะไรจะดีไปกว่าการบอกให้ผู้ส่งติดต่อนาตาลี เจ้าเหมียว คำตอบจากแมว นั่นคือสิ่งที่ Raj ทำกับระบบตอบกลับอัตโนมัติของเขา Raj – ฉันหมายถึง – คำตอบของนาตาลีใส่บุคลิกลงในข้อความตอบกลับอัตโนมัติและเรียกเสียงหัวเราะได้ คนที่ได้รับจะไม่โทษแมวที่ไม่ตอบสนองใช่ไหม

นี่คือเทมเพลต pawfect ที่คุณสามารถใช้หากคุณมีสุนัข:

Subject line : {Name] ไม่อยู่ [Pet's name] รายงานตัวปฏิบัติหน้าที่

สวัสดี,

ขอบคุณสำหรับข้อความ!

[ชื่อของคุณ] ไม่อยู่ที่สำนักงานเนื่องจาก [เหตุผล] จนถึง [วันที่กลับมา]

โชคดีที่ฉันซึ่งเป็นสุนัขของ [ชื่อคุณ] [ชื่อสัตว์เลี้ยง] อยู่ที่นี่เพื่อตอบคุณ

แต่น่าเสียดาย คำเดียวที่ฉันรู้คือ โบว์ โบว์

ดังนั้นฉันจึงสามารถให้ความบันเทิงแก่คุณด้วย BOW BOW BOW BOW และวิดีโอสุนัขน่ารัก [ที่แนบมา]

หากคุณต้องการความช่วยเหลืออื่นใด โปรดติดต่อเพื่อนร่วมงานของ [ชื่อของคุณ] [ชื่อเพื่อนร่วมงาน] ที่ [อีเมล]

โบว์ โบว์

คันธนู,

[ชื่อสัตว์เลี้ยง]

และอย่าลืม: คุณสามารถส่งอีเมลของคุณไปที่ Icelandic equines เพื่อเขียนในนามของคุณได้ตลอดเวลา เพียงแค่กรอกแบบฟอร์ม

6. ไล่ตามพายุ

ขอขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ.

ขณะนี้ฉันอยู่ในโอคลาโฮมาเพื่อไล่ตามพายุ และจะตอบกลับอีเมลของคุณเมื่อฉันกลับไปแมสซาชูเซตส์ในเดือนมิถุนายน หากอีเมลของคุณมีข้อจำกัดด้านเวลา เราจะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อตอบภายใน 72 ชั่วโมง มิฉะนั้น ถ้าคุณต้องการให้ฉันสนใจก่อนหน้านั้น คุณต้องจัดอยู่ในประเภทใดประเภทหนึ่งจากสี่ประเภทต่อไปนี้:

1. คุณเป็นตัวแทนจาก The Weather Channel ที่เขียนจดหมายถึงฉันเพื่อแจ้งให้ทราบว่า Jim Cantore ถูกฟ้าผ่าท่ามกลางพายุหิมะ และฉันคือผู้สืบทอดที่เขาเลือก
2. คุณต้องการรับน้องสาวของฉันไปเลี้ยง หมายเหตุ: เรามีนโยบายไม่คืนสินค้าอย่างเข้มงวด
3. คุณเป็นเจ้าหญิงชาวไนจีเรียที่เขียนจดหมายถึงฉันว่าคุณจะฝากเงิน 4 ล้านดอลลาร์เข้าบัญชีธนาคารของฉันและต้องการหมายเลขบัญชีธนาคาร, SSN และหมายเลขเส้นทาง
4. คุณคือประธานาธิบดี Drew Faust ที่เขียนจดหมายมาแจ้งให้ฉันทราบว่า Harvard ต้องการทำให้โปรแกรม Atmospheric Sciences ของฉันมีความเข้มข้นอย่างแท้จริงที่ Harvard และฉันได้รับอาคารที่ตั้งชื่อตามฉัน (หรืออย่างน้อยก็ที่จอดรถที่ตั้งชื่อตามฉัน)

ที่มา: ทวิตเตอร์

ข้อความแจ้งลางานอันชาญฉลาดนี้บ่งบอกว่าผู้ส่งไม่น่าจะตอบกลับอีเมลที่ไม่คำนึงถึงเวลาด้วยอารมณ์ขันและบุคลิกภาพ พวกเขาห้ามปรามผู้คนไม่ให้ติดต่อโดยเพิ่มสถานการณ์ตลกขบขันซึ่งผู้คนสามารถส่งอีเมลได้ เช่น เจ้าหญิงไนจีเรียพร้อมที่จะให้เงินเขา

ต่อไปนี้เป็นเทมเพลตสำหรับคุณในการสร้างในลักษณะเดียวกัน

หัวเรื่อง: ฉันไม่อยู่ แต่ถ้าคุณต้องการความช่วยเหลือ...

ขอบคุณสำหรับข้อความ.

ฉันไม่อยู่ที่ทำงานจนถึง [ส่งคืนข้อมูล] สำหรับ [เหตุผล]

หากต้องการความช่วยเหลือใดๆ โปรดติดต่อ [ชื่อ], [ตำแหน่ง] ที่ [ อีเมล]

หากคุณยังคงคิดว่าจำเป็นต้องติดต่อฉันในเรื่องเร่งด่วน โปรดแน่ใจว่าคุณจัดอยู่ในประเภทใดประเภทหนึ่งจากสี่ประเภทต่อไปนี้:

1. คุณมีตั๋วคอนเสิร์ต [band name] และต้องการให้ฉันหนึ่งใบ
2. คุณเป็นเจ้าหญิงชาวไนจีเรียที่ต้องการฝากเงิน 5 ล้านดอลลาร์เข้าบัญชีของฉันและต้องการหมายเลขบัญชี SSN และหมายเลขโทรศัพท์มือถือของฉัน
3. คุณพบเห็นยูเอฟโอ ถ่ายภาพและวิดีโอของมนุษย์ต่างดาวที่ขึ้นจากเรือ และต้องการให้ฉันยืนยัน
4. คุณต้องการรับ [พี่น้อง] ของฉันไปเลี้ยง; ถ้านี่คือเหตุผล โทรหาฉัน เรามีการจัดส่งในหนึ่งวันและนโยบายไม่คืนที่เข้มงวด

[ลายเซ็นของคุณ]

7. เป็นอีโมจิตลอดทาง

ที่มา: ทวิตเตอร์

หากคุณเป็นคนที่มีภาพลักษณ์และวัฒนธรรมองค์กรและลูกค้าของคุณเอื้ออำนวย คุณสามารถใช้อิโมจิน่ารักๆ เพื่อสื่อถึงข้อความลางานของคุณ เช่นเดียวกับข้อความข้างต้น การโต้ตอบด้วยอิโมจินั้นเรียบง่ายและมีประสิทธิภาพ ทำให้ผู้อื่นถอดรหัสสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ และเพิ่มความสนุกให้กับระบบตอบกลับอัตโนมัติของคุณ

จำไว้ว่า เรื่องตลกไม่ได้ผลทุกเรื่อง และเรื่องตลกทุกเรื่องไม่ได้ผลเหมือนกันกับทุกคน ดังนั้น พึงระลึกไว้เสมอว่าใครในวงวิชาชีพของคุณจะโอเคกับการตอบกลับอัตโนมัติแบบตลกขบขัน และใครบ้างที่ไม่เหมาะกับคุณ คุณไม่ต้องการพบกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลทันทีหลังจากวันหยุดพักผ่อนของคุณ

วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ถึงตอนนี้ คุณก็พร้อมรับข้อความแจ้งลางานแล้ว ต่อไปนี้เป็นวิธีตั้งค่าระบบตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานในซอฟต์แวร์อีเมลต่างๆ

วิธีตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Gmail

หากคุณใช้ Google workspace ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Gmail

ที่มุมขวาบนของ Gmail ให้คลิก การตั้งค่า > ดูการตั้งค่าทั้งหมด

เลื่อนลงไปที่การช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ

• คลิก “ เปิดการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ”
• กรอกวันที่ บรรทัดเรื่อง และข้อความแจ้งลางานง่ายๆ ลงในช่องที่กำหนด
• หากคุณต้องการส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ติดต่อและบุคคลในองค์กรของคุณ ให้คลิกที่ช่องที่เกี่ยวข้อง
• คลิก “บันทึกการเปลี่ยนแปลง”

ตั้งค่าระบบตอบรับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณ

เมื่อเปิดการตอบกลับอีเมลลาพักร้อนแล้ว คุณจะเห็นแถบด้านบนพร้อมตัวเลือกเพื่อสิ้นสุดอีเมลลาพักร้อนในลักษณะนี้

คลิกที่ " สิ้นสุดทันที" เพื่อปิดการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ

วิธีตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook

หากคุณใช้ Microsoft Outlook สำหรับอีเมล ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ที่มา: Microsoft

• เลือก ไฟล์ > ตอบกลับอัตโนมัติ
• เลือก “ ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ ”
• คลิกที่ “ ส่งในช่วงเวลานี้เท่านั้น ” เพื่อแก้ไขวันที่และช่วงเวลา
• พิมพ์ข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณ แล้วคลิก ตกลง การดำเนินการนี้จะเปิดใช้การตอบกลับอัตโนมัติสำหรับผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณจากภายในองค์กร
• สำหรับผู้ที่อยู่นอกองค์กร ให้คลิกแท็บ "นอกองค์กรของฉัน" แล้วพิมพ์ข้อความเดียวกันหรือข้อความตอบกลับอัตโนมัติอื่น
• คลิกตกลง

คุณพร้อมสำหรับวันหยุดของคุณแล้ว

วิธีตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานบน Slack

ทุกวันนี้เป็นเรื่องปกติที่จะใช้ แอปส่งข้อความ อย่าง Slack และ Teams มากกว่าอีเมล ดังนั้น ลองใส่ข้อความแจ้งลางานในช่องเหล่านั้นด้วย ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่ออัปเดตสถานะเป็นลางานในเวลา ว่าง ของคุณ :

• คลิกที่รูปโปรไฟล์ของคุณที่ด้านบนขวาของหน้าต่าง Slack
• คลิกที่ “ อัปเดตสถานะของคุณ ”
• ในป๊อปอัปที่ปรากฏขึ้น ให้พิมพ์สถานะลางานแบบกำหนดเองของคุณ จากนั้นตั้งเวลา
• โบนัส: คุณสามารถเพิ่มอิโมจิในสถานะของคุณได้
  
  

วิธีตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานใน Teams

กระบวนการกำหนดเวลาการตอบกลับอัตโนมัติใน Microsoft Teams นั้นคล้ายกับ Slack

• คลิกที่ " ตั้งค่าข้อความแสดงสถานะ " ในรูปโปรไฟล์ที่ด้านบนของหน้าต่าง Teams
  
  
• ในป๊อปอัป ให้คลิกตัวเลือก " กำหนดเวลาลางาน " ที่ด้านล่าง
  
  

ที่มา: Microsoft

• ในหน้าต่าง Out of Office ให้พิมพ์ข้อความแจ้งลางานอย่างมืออาชีพแล้วเปิดปุ่มเปิดปิดข้าง “ Turn on automatic Replies”
  
  
  

  ที่มา: Microsoft

• คลิกที่ “ ส่งการตอบกลับระหว่างช่วงเวลาเท่านั้น ” เพื่อเลือกช่วงวันที่
• คุณยังสามารถเปิดใช้งานการส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังบุคคลภายนอกบริษัทของคุณโดยคลิกที่ ” ส่งการตอบกลับภายนอกองค์กรของฉัน ” คุณสามารถแก้ไขข้อความที่ต้องการส่งถึงผู้ติดต่อภายนอกได้
• เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก

อย่าลืมปิดระบบตอบกลับอัตโนมัติเมื่อคุณกลับมา หากคุณไม่ได้ตั้งค่าช่วงเวลาไว้

สุขสันต์วันหยุด!

ตอนนี้คุณก็พร้อมที่จะตั้งค่าอีเมลโฆษณาเมื่อลางานแล้ว ใช้หนึ่งในเทมเพลตของเรา กรอกรายละเอียดที่จำเป็น เปิดระบบตอบรับอัตโนมัติของคุณ และใส่ข้อความ อย่าลืมตรวจสอบแต่ละองค์ประกอบของอีเมลแจ้งลางานก่อนที่จะกดบันทึก และสิ่งสุดท้าย: สนุกกับเวลาว่างของคุณ - คุณสมควรได้รับมัน!

ยังสับสน? สำรวจและเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพที่ผู้คนอ่าน