Creați mesaje eficiente în afara biroului (+15 șabloane gratuite)

Zi de zi, vă prezentați la locul de muncă și muncești din greu, astfel încât tu și echipa ta să-ți atingi obiectivele. Acum iei o pauză atât de necesară și trebuie să scrii un mesaj rapid în afara biroului (OOO).

nu te supara; te avem acoperit.

În acest articol, veți învăța cum să scrieți un mesaj eficient în afara biroului folosind șabloane și exemple pentru inspirație. Veți vedea, de asemenea, cum să configurați răspunsul automat în serviciile de e-mail .

Trimiterea unui mesaj în afara biroului este o modalitate profesionistă și politicoasă de a le informa pe ceilalți că sunteți offline și indisponibil. Este considerată eticheta de lucru adecvată atunci când sunteți în vacanță, la o conferință de afaceri sau în concediu medical. Mesajul de răspuns automat arată că nu puteți răspunde imediat, dar nici nu ignorați e-mailul.

Mesajul dvs. în afara biroului contează

Oamenii așteaptă de obicei un răspuns la e-mailurile lor într-o zi sau două. Dacă nu răspundeți, de obicei, expeditorul ghicește de ce nu vă întoarceți la el.

Această eroare de comunicare este deosebit de supărătoare dacă lucrați într-un rol orientat spre client, cum ar fi serviciul pentru clienți, comunicare, vânzări sau marketing. Când te întorci, ai o căsuță de e-mail plină dintr-o listă lungă de oameni frustrați. Riști să fii copleșit de numărul de e-mailuri la care trebuie să răspunzi sau să ratezi e-mailuri importante, ceea ce duce la o pierdere a productivității.

Răspunsul dvs. automat de e-mail în afara biroului rezolvă această problemă. Stabilește limite clare pentru timpul liber în era noastră de disponibilitate electronică perpetuă. Când expeditorul știe că sunteți plecat pentru o anumită perioadă, este mai puțin probabil să vă bombardeze cu mai multe e-mailuri pe același subiect.

Ei pot decide dacă doresc să aștepte întoarcerea dvs. sau să vă contacteze în alt mod. De asemenea, ei pot contacta orice coleg de muncă care vă acoperă în absența dvs., reducând aglomerația la întoarcere. Acest lucru evită întârzierile sau întreruperile activității în curs sau ale parteneriatelor cu clienții.

Un mesaj în afara biroului bine elaborat vă ajută să vă conectați cu destinatarul. Poate fi la fel de simplu ca să împărtășești ceva despre vacanța sau vacanța ta. Micile note personale îl fac pe destinatar să se simtă îngrijit, ceea ce poate aprofunda relația de afaceri.

Ce să includeți în mesajul de absență a biroului

Nu trebuie să scrieți un e-mail lung prin care să explicați că sunteți OOO. Un mesaj bun în afara biroului trebuie să includă:

• Data exactă de început și data de încheiere.
• Informațiile de contact ale persoanei (persoanelor) la care să contactați pentru asistență imediată; dacă menționați mai multe puncte de contact, specificați pe cine să contactați pentru fiecare tip de sarcină.
• Uneori, motivul pentru care nu sunteți de la birou. Te cunoști pe tine și cultura ta de birou, așa că în cele din urmă decideți dacă cineva trebuie să vă cunoască afacerea.

Asigurați-vă că includeți faptul că sunteți în afara biroului în rândul dvs. de subiect cu data.

Cum să scrieți un mesaj bun în afara biroului

Adunați toate detaliile dvs. care trebuie să fie în răspunsul în afara biroului. Urmați regulile generale de scriere a unui e-mail profesional.

• Includeți un subiect bun, atrăgător dacă este posibil.
• Adaugă salutări.
• Păstrați mesajul dvs. OOO scurt.
• Adăugați cuvinte de plăcere precum „Mulțumesc pentru că ne-ați contactat” sau „Vorbiți în curând” la sfârșit.
• Introduceți semnătura și semnătura.
• Verificați-vă mesajul de lipsă de la birou înainte de a apăsa pe Salvare.
  
  

Ce să evitați într-un mesaj în afara biroului

Nu există un format standard pentru scrierea unui răspuns în absența biroului, dar evitați aceste practici în mesajul dvs. profesional în absența biroului.

Nu da prea multe informații

Mesajul tău în afara biroului nu trebuie să fie un eseu autobiografic. Păstrați-l simplu, scurt și la obiect. Trebuie doar să informezi oamenii despre când vei pleca, poate de ce și cu cine să comunici în absența ta.

Nu includeți numele colegului dvs. fără acordul acestuia

Introducerea numelui unui coleg de muncă fără aprobarea acestuia este neprofesională. Nu vrei să primești apeluri confuze și supărate de la colegul tău, care te întreabă de ce au de lucru suplimentar cu clienții tăi când ești în vacanță. Așa că întreabă-l pe colegul tău de muncă în prealabil și adaugă-l dacă sunt de acord.

Nu promite că vei răspunde la o dată sau cât de curând

Deși este o practică obișnuită să spuneți „veți răspunde odată ce vă întoarceți”, nu vă puneți prea multă presiune, oferind o dată exactă sau un interval de timp. Va dura timp pentru a ajunge din urmă cu munca, e-mailurile și apelurile. Nu face o promisiune pe care s-ar putea să-l încalci. Dacă tot preferați să includeți un interval de timp, stabiliți așteptări realiste.

Dați umor și creativitate

Vrei să spui că pleci în vacanță pentru a te detoxifia de la meseria pe care o disprețuiești? Nu.

Încercările tale de a fi amuzant sau creativi s-ar putea întoarce împotriva lui dacă un client sau un supervizor nu îți împărtășește simțul umorului. Asta nu înseamnă că nu trebuie să fii creativ sau amuzant. Este standard astăzi să ai mesaje stupide în afara biroului. Dar evaluează-ți poziția, cultura companiei și profesionalismul așteptat înainte de a lăsa un cal islandez să-ți scrie răspunsul automat . Nu știi niciodată cine l-ar putea citi.

Când să configurați un mesaj în afara biroului

Configurați un mesaj în absența biroului când veți fi plecat, indiferent de cât timp - sau nu mult - veți fi plecat. Aceasta include atunci când plecați în concediu pentru:

• Concediu de odihna
• Sărbători
• Conferințe, workshop-uri, întâlniri de afaceri sau excursii
• Urgențe personale
• Sabatic
• Concediul parental
• Concediu medical

În joc: 10 exemple de mesaje profesionale în afara biroului

Dacă te străduiești să găsești cuvintele potrivite pe care să le introduci în mesajul tău în afara biroului, împrumută unul dintre aceste șabloane gata făcute, profesionale, pentru mesaje în afara biroului pe care le poți folosi imediat. De asemenea, vă puteți personaliza e-mailul în funcție de nevoile dvs.

1. Mesaj simplu în absența biroului fără motiv

Trimiteți un mesaj standard OOO fără a explica motivul absenței dumneavoastră.

Subiect: Nu se află la birou până la [data returnării]

Buna ziua,

Multumesc pentru e-mail. Nu sunt de la birou până la [data] și am acces limitat la e-mailul meu.

În cazul oricărei solicitări urgente, vă rugăm să contactați colegul meu [nume], [desemnare], la [email/telefon].

Apreciez răbdarea dumneavoastră și vă voi răspunde la e-mail când mă întorc.

Îmi pare rău pentru neplăcerile create.

Cel mai bun,

[Semnatura ta]

2. Mesaj de vacanță în afara biroului

Subiect: În vacanță de la [data] la [data] ️

Bună,

Multumesc pentru mesajul tau.

Sunt în vacanță de la [data] la [data] și îmi iau timp liber de pe toate dispozitivele. Voi vedea mesajele tale când mă întorc.

Dacă aveți nevoie de asistență imediată, contactați colegul meu [nume], [desemnare], la [e-mail].

Multumesc pentru intelegere.

O zi bună!

Noroc,

[Semnatura ta]

3. Mesaj de vacanță în afara biroului

Subiect: OOO până la [data returnării] pentru sezonul sărbătorilor

Salutări de sezon!

Vă mulțumim că ne-ați contactat.

Momentan sunt departe de inbox pentru sezonul sărbătorilor. Dacă mesajul dvs. poate aștepta, vă voi răspunde odată ce revin la [data returnării].

Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să contactați [nume], [desemnare] la [email].

Vă doresc sărbători minunate,

[Semnatura ta]

4. Mesaj de maternitate/paternitate în afara biroului

Subiect: În afara biroului pentru concediu pentru creșterea copilului până la [data întoarcerii]

Salutari!

Mulțumesc pentru e-mail. În prezent, sunt plecat de la birou pentru concediul meu [de maternitate/ paternitate/parentală].

Mă aștept să mă întorc în [luna de returnare/data returnării]. Până atunci, nu îmi voi verifica e-mailurile.

Între timp, puteți contacta colegii mei pentru orice ajutor.

Pentru orice întrebări referitoare la [numele proiectului în curs], contactați [nume], [desemnare] la [e-mail/număr de telefon].

Pentru [sarcină specifică], contactați [nume], [desemnare] la [e-mail/număr de telefon].

Dacă mesajul dvs. nu este sensibil la timp, nu ezitați să-l retrimiteți în [luna de returnare].

Aștept cu nerăbdare să mă conectez cu tine la întoarcerea mea.

Salutari,

[Semnatura ta]

5. Mesaj de concediu medical în afara biroului

Subiect: concediu medical până la [data]

Bună,

Vă mulțumim că ne-ați contactat. Din păcate, sunt plecat din birou în concediu medical. Mă aștept să mă întorc până la [data].

Dacă aveți nevoie de ajutor imediat, vă rugăm să trimiteți un mesaj [nume], [desemnare] la [e-mail/telefon]. Ei îmi gestionează responsabilitățile în timp ce sunt plecat.

Multumesc pentru intelegere,

[Semnatura ta]

6. Mesajul evenimentului în afara biroului companiei

Subiect: Plec pentru un eveniment de companie până la [data]

Bună,

Vă mulțumim că ați luat legătura. În prezent sunt departe de biroul meu, deoarece sunt ocupat la [numele evenimentului] al companiei noastre de la [data] la [data].

Voi verifica periodic e-mailurile și voi răspunde cât timp îmi permite.

Pentru orice întrebări urgente, nu ezitați să contactați [nume], [desemnare] la [e-mail/telefon].

Răbdarea ta este apreciată.

Toate cele bune,

[Semnatura ta]

7. Mesaj de călătorie de afaceri în afara biroului

Subiect: plecat într-o călătorie de afaceri în [oraș] până la [data]

Buna ziua,

Plec într-o călătorie de afaceri în [loc] până la [data returnării]. Voi răspunde la e-mailul dvs. când timpul îmi permite sau la întoarcerea mea.

Dacă aveți probleme urgente, vă rugăm să contactați [nume], [desemnare] la [e-mail/telefon].

Dacă și tu ești în [loc], anunță-mă. Mi-ar plăcea să mă conectez cu tine!

Cu sinceritate,

[Semnatura ta]

8. Mesajul conferinței în afara biroului

Subiect: Participare în afara biroului [numele conferinței]

Buna ziua,

Multumesc pentru mail. În prezent particip la [numele conferinței] de la [data] până la [data] cu acces limitat la e-mailurile mele.

Pentru orice chestiune urgentă, contactați colegul meu [nume] la [e-mail/telefon]. În caz contrar, sunt bucuros să răspund la cererea dumneavoastră când mă întorc.

Îmi pare rău pentru neplăcerile create.

Cu sinceritate,

[Semnatura ta]

9. Mesaj de scurtă durată în afara biroului

Ieșirea de la birou pentru o perioadă scurtă este acum destul de comună în rândul echipelor care lucrează de acasă . Utilizați următorul șablon pentru a vă informa colegii că veți lipsi pentru ceva timp.

Subiect: Deplasare până la [ora]/Deplasare în această [dimineață/după-amiază/seară]

Salutari!

Sunt departe de dispozitivele mele pentru o programare/o comisie personală de la [ora] la [ora]. Dacă mesajul dvs. nu poate aștepta, vă rugăm să contactați acum [nume], [desemnare] la [e-mail/telefon]. În caz contrar, îți voi răspunde după ce revin online.

Îmi pare rău pentru neplăcerile create.

Salutari,

[Semnatura ta]

10. Mesaj intern în afara biroului

Furnizorii de software de e-mail oferă acum opțiuni pentru a trimite un răspuns automat separat echipelor interne și colaboratorilor externi. Spune-le colegilor despre absența ta cu acest șablon.

Subiect: OOO până la [data]. Trimiteți solicitarea dumneavoastră urgentă către [echipă]

Bună!

Vă mulțumesc pentru e-mail, dar în prezent sunt OOO până la [data]. Puteți găsi actualizări pentru toate [numele proiectului] în folderul [numele folderului] partajat cu echipa.

Contactați membrul echipei mele [nume], [desemnare] la [e-mail/telefon] dacă aveți nelămuriri sau întrebări.

Mulțumiri,

[Semnatura ta]

5 șabloane unice de mesaje în afara biroului

Mesajele dvs. automate de răspuns în afara biroului nu trebuie să se refere numai la absența dvs. Puteți transforma acest lucru într-un mod de a interacționa cu oamenii. Fă-l informativ, memorabil și chiar distractiv. Expeditorul nu va fi la fel de dezamăgit să primească răspunsul dvs. automat. Și puteți crea unele conexiuni sau puteți obține beneficii neașteptate adăugând doar o linie la e-mailul dvs. Luați în considerare utilizarea acestor cinci moduri de a face acest lucru.

1. Oferă o resursă și promovează-ți conținutul

Includeți o resursă. Poate fi un simplu articol de blog sau o recomandare inspirată pentru un buletin informativ sau un webinar de care te-ai bucurat recent. De asemenea, puteți promova conținutul companiei dvs. pentru a obține niște cititori noi. Încercați acest mesaj șablon.

Subiect: Nu aici, dar am niște resurse pentru tine!

Bună,

Vă mulțumim că ne-ați contactat! Sunt plecat de la birou până la [data].

Dacă aveți nevoie de ajutor imediat, luați legătura cu colegul meu [nume], [ desemnare], la [ e-mail].

Dacă mesajul tău poate aștepta, voi răspunde odată ce mă întorc.

Între timp, vă recomand să consultați acest articol excelent [„titlu articol] de [nume], explicând [subiect]. Sper sa iti placa.

Mulțumesc din nou,

[Semnatura ta]

2. Promovează-ți produsul

Pentru oricine din vânzări sau marketing, nimic nu este mai bun decât să-și promoveze brandul sau produsul. Dacă acesta ești tu, folosește-ți răspunsul în afara biroului pentru a face exact asta.

Subiect: Sunt OOO, dar ghidul tău gratuit pentru [numele produsului] vă așteaptă!

Buna ziua,

Multumesc pentru mesaj. Sunt offline de la [data] la [data].

Mă contactați pentru a afla mai multe despre [numele nostru de expertiză/produs/serviciu]?

Din fericire, avem resurse gata făcute pentru a vă ajuta să începeți. Citiți ghidul nostru despre [produs/serviciu] și, de asemenea, vedeți ce spun clienții noștri despre acesta aici [adăugați link].

Simțiți-vă liber să contactați colegul meu de muncă [nume], [desemnare] la [e-mail] dacă aveți întrebări urgente.

Voi lua legătura cu tine când mă întorc.

Noroc,

[Semnatura ta]

3. Generați clienți potențiali

Conectați-vă buletinul informativ, elementele care pot fi conectate , cum ar fi o carte albă descărcabilă, sau magneți de plumb, cum ar fi chestionare, în răspunsul automat în afara biroului. Este una dintre cele mai simple moduri de a lucra la generarea de lead-uri în timp ce ești plecat.

Subiect: Am plecat, dar am ceva pentru tine.

Bună,

Vă mulțumim că ne-ați contactat! În prezent sunt plecat de la serviciu până la [data] fără acces la căsuța mea de e-mail.

Dacă aveți nevoie de ceva acum, contactați [name] la [email].

Între timp, ați citit buletinul nostru informativ săptămânal [numele buletinului informativ + link]? Împărtășim povești interesante, actualizări și sfaturi și trucuri pe [subiect]. Cred că te vei bucura. Înscrie-te aici [link]!

O să-ți răspund cu siguranță odată ce mă întorc.

Mulțumesc,

Noroc,

[Semnatura ta]

Acest șablon este pentru generarea de clienți potențiali prin newsletter. Îl puteți folosi pentru a introduce oricare dintre formularele dvs. de generare de clienți potențiali.

4. Rețea

Participați la un eveniment sau plecați într-o călătorie de afaceri? Nu le spune doar că mergi la o conferință. Folosiți această șansă pentru a crea relații cu parteneri de afaceri și cunoscuți. Puteți chiar să le permiteți să rezerve o oră în calendarul dvs. pentru o întâlnire mai târziu.

Subiect: Sunt la [numele evenimentului] în [locul] Ești?/Poate ne putem întâlni la [conferință]

Buna ziua,

În prezent sunt departe de biroul meu, participând la [numele evenimentului] la [locul] de la [data] la [data de întoarcere].

Voi răspunde la e-mailul dvs. când timpul va permite.

Dacă doriți să participați la eveniment, anunțați-mă. Mi-ar plăcea să am șansa de a intra în legătură cu tine acolo. Puteți afla mai multe despre prezența noastră la standul numărul [x] la conferință.

Sau dacă sunteți în [loc] în această perioadă, anunțați-mă dacă vreți să beți o cafea împreună. Contactați-mi colegul [nume], [desemnare] la [email] dacă mesajul dvs. necesită atenție imediată.

Vorbim curand!

[Semnatura ta]

5. Îmbunătățiți rețelele sociale ale mărcii dvs

Adăugați o linie simplă și comercializați contul de socializare al companiei dvs. cât timp sunteți plecat. Acest lucru funcționează deosebit de bine pentru a atrage oamenii dacă aveți o prezență grozavă în rețelele sociale.

Subiect: Sunt OOO, dar ai văzut ultima noastră postare?

Bună,

Multumesc pentru mesaj. Sunt plecat de la birou până la [data] din [motiv].

Vă rugăm să luați legătura cu [nume], [desemnare] la [e-mail] dacă aveți întrebări imediate.

Între timp, ați văzut ultima noastră postare pe [site-ul de socializare]? Am împărtășit câteva informații destul de interesante despre [subiect]. Nu vrei să-l ratezi.

Urmărește-ne pe [linkuri social media] pentru mai multe povești distractive.

Vorbim curand,

[Semnatura ta]

7 exemple amuzante și creative în afara biroului care să te inspire

De asemenea, puteți deveni creativ și amuzant cu răspunsurile dvs. în afara biroului, fără a trece peste bord. Dacă e-mailul tău poate aduce un zâmbet pe fața expeditorului și poate lumina o zi stresantă, creezi o conexiune emoțională instantanee cu acel individ. La urma urmei, umorul îi face pe oameni mai identificabili și mai autentici.

Unii dintre cei de la G2 au găsit câteva exemple de mesaje amuzante și creative în afara biroului care să te inspire.

1. Alegerea smoking-urilor pentru nunta câinelui meu

Sursa: Shreya Mattoo

Nu se întâmplă adesea să îți iei o zi liberă pentru a-ți alege smoking-urile pentru nunta câinelui tău. Și când o faci, de ce să nu spui și restului lumii și să le primești și ajutorul? E-mailul funcționează deoarece expeditorul își împărtășește situația personală și unică, umanizează e-mailul impersonal și îl face amuzant.

2. Sunt la PLAJĂ

Sursa: Holly Hunt

Află ce ai primit. Dacă poți fi distractiv și amuzant fără să jignești, apăsați pe răspunsul automat pentru a vă lăuda puțin despre locul în care vă aflați și împărtășiți ceea ce vă place cu un mesaj obraznic ca acesta. Expeditorul este sincer cu privire la faptul că sunt în vacanță, dar îl avertizează pe destinatar despre răspunsurile întârziate sau în stare de ebrietate.

3. Ocupat cu paste și pizza

Sursa: Twitter

Asta e. Recunoaștere simplă, directă și sinceră că persoana de la celălalt capăt al e-mailului este mai puțin probabil să răspundă decât de obicei.

4. Contactați Casie pentru orice agenție de urgență

Bună,

Sunt în concediu. Ca, o adevărată vacanță. De exemplu, i-am amenințat pe oameni că nu-mi iau vacanța cu laptopul. Deci este destul de puțin probabil să răspund înainte de 1 august.

Acum, dacă într-adevăr aveți nevoie de ceva, puteți încerca să găsiți pe cineva din lista de mai jos, care să se ocupe de solicitările, problemele și crizele dvs. Rețineți că [supervizorul] este, de asemenea, oprit în acest timp, așa că, sincer, departamentul este în prezent lipsit de conducere. Ca atunci când sunt acolo. Dacă aveți nevoie de ajutor imediat, puteți contacta [nume] și Cassie, pisica mea, pentru orice agenție de urgență.

Acum îmi dau seama că există o șansă să mai citești asta și încep să mă întreb dacă nu ai ceva mai bun de făcut.

Adică, știu că este ultima săptămână a lunii iulie, dar dacă tot ce faci este să-ți petreci ziua citind răspunsuri din afara biroului (și cu siguranță nu toate vor fi la fel de distractive ca acestea), simt că ai nevoie de ajutor . Dar din nou, încercați e-mailurile de mai sus, nu sunt disponibil.

Totuși, dacă încă mai citești în acest moment, simt că trebuie să te răsplătesc. Deci, puțină poezie.

Nu este corect

spuse Scaunul suprasolicitat

În timp ce își pregătea răspunsul în afara biroului

Le dau îndrumare

Cu un strop de afectiune

Dar săptămâna asta, pur și simplu nu sunt tipul lor

Ne vedem în curând.

Mulțumiri

Sursa: Twitter

Acesta este un mesaj lung în afara biroului, dar este amuzant. O tachinează pe persoana care continuă să citească răspunsul în afara biroului, dar atenuează lovitura cu o poezie la sfârșit.

5. Fă-ți animalul de companie să răspundă

Sursă: Stare de nervozitate

Acum, ce este mai bun decât să-ți direcționezi expeditorii să contacteze Natalie, pisica? Un răspuns de la pisică. Asta a făcut Raj cu răspunsul său automat. Raj – adică – răspunsul lui Natalie injectează personalitate în răspunsul automat și va câștiga câteva râsete. Persoana care o primește nu va învinovăți pisica pentru că nu răspunde, nu-i așa?

Iată un șablon pawfect pe care îl poți folosi dacă ai un câine:

Subiect : {Nume] este plecat, [Numele animalului de companie] se raportează la datorie

Bună,

Multumesc pentru mesajul tau!

[Numele dvs.] nu este în prezent din birou pentru [motiv] până la [ data returnării].

Din fericire, eu, câinele [numele tău], [numele animalului de companie], sunt aici pentru a-ți răspunde.

Dar, din nefericire, singurul cuvânt pe care-l cunosc este ARC BOW,

Așa că vă pot distra cu BOW BOW BOW BOW și câteva videoclipuri drăguțe cu câini. [Atașat]

Dacă aveți nevoie de orice altă asistență, vă rugăm să contactați colegul [numele dvs.] [numele colegului] la [email].

Arc Arc,

Arc,

[Numele animalului]

Și nu uitați: puteți oricând să vă trimiteți e-mailurile către ecvine islandeze pentru a le scrie în numele dvs. completând un formular.

6. Urmărirea furtunilor

Multumesc pentru e-mail.

Momentan sunt în Oklahoma urmărind furtunile și voi răspunde la e-mailul tău când mă voi întoarce în Massachusetts în iunie. Dacă e-mailul dvs. are o constrângere de timp, voi face tot posibilul să vă răspund în termen de 72 de ore. În caz contrar, dacă vrei să-mi dorești atenția înainte de atunci, trebuie să te încadrezi în una dintre cele patru categorii:

1. Sunteți un reprezentant de la The Weather Channel și îmi scrieți pentru a-mi anunța că Jim Cantore a fost lovit de fulger într-o furtună de zăpadă, iar eu sunt succesorul său ales.
2. Ai vrea să o înfii pe sora mea. NOTĂ: avem o politică strictă de interzicere a returului.
3. Sunteți o prințesă nigeriană și îmi scrieți pentru a-mi anunța că veți depune 4 milioane de dolari în contul meu bancar și aveți nevoie de numărul meu bancar, SSN și numărul de rutare.
4. Sunteți președintele Drew Faust, care scrie pentru a-mi anunța că Harvard vrea să transforme programul meu de științe atmosferice într-o concentrare reală la Harvard și că primesc o clădire care poartă numele meu (sau cel puțin un loc de parcare care poartă numele meu.)

Sursa: Twitter

Acest mesaj inteligent în afara biroului transmite că este puțin probabil ca expeditorul să răspundă la e-mailurile care nu sunt sensibile la timp cu o doză de umor și personalitate. Ei îi descurajează pe oameni să se adreseze adăugând situații pline de umor în care oamenii pot trimite un e-mail, cum ar fi prințesa nigeriană gata să-i dea bani.

Iată un șablon pentru a-l crea pe al tău în același mod.

Subiect: Sunt plecat, dar dacă ai nevoie de ajutor...

Multumesc pentru mesaj.

Sunt plecat de la serviciu până la [datele de întoarcere] din [motiv].

Pentru orice asistență, vă rugăm să contactați [nume], [desemnare] la [ e-mail].

Dacă tot crezi că trebuie să mă contactezi pentru o problemă urgentă, asigură-te că te încadrezi în una dintre cele patru categorii:

1. Ai bilete la concertul [numele trupei] și vrei să-mi oferi unul dintre ele
2. Sunteți o prințesă nigeriană care dorește să depună 5 milioane de dolari în contul meu și are nevoie de numărul meu de cont, SSN și numărul de telefon mobil.
3. Ai văzut un OZN, ai făcut fotografii și videoclipuri cu extratereștrii coborând din el și vrei să confirm.
4. Vrei să-mi adopti [fratele]; dacă acesta este motivul, sună-mă. Avem livrare într-o zi și o politică strictă de interzicere a returului.

[semnatura ta]

7. Sunt emoji-uri până la capăt

Sursa: Twitter

Dacă ești o persoană vizuală, iar cultura și clientela companiei tale o permit, poți folosi emoji-uri drăguțe pentru a-ți transmite mesajul în afara biroului, ca cel de mai sus. Corespondența emoji este simplă și eficientă, îi face pe alții să descifreze ceea ce faci tu și adaugă puțină distracție răspunsului tău automat.

Amintiți-vă, nu toate glumele funcționează și nu toate glumele funcționează la fel cu toată lumea. Așa că fiți atenți la cine din cercul dvs. profesional va fi bine cu răspunsurile automate pline de umor și cine poate să nu fie. Nu doriți să vă întâlniți cu HR imediat după vacanță.

Cum să vă configurați răspunsul automat în afara biroului

Până acum, sunteți gata cu mesajul de absență de la birou. Iată cum vă puteți configura autoresponderul în afara biroului în diferite programe de e-mail.

Cum să setați răspunsuri în afara biroului pe Gmail

Dacă utilizați Google Workspace , urmați acești pași pentru a configura răspunsul automat pe Gmail.

În colțul din dreapta sus al Gmail, dați clic pe Setări > Vedeți toate setările .

Derulați în jos la Răspuns de vacanță.

• Faceți clic pe „ Răspuns de vacanță activat”
• Completați datele, subiectul și mesajul dvs. simplu de lipsă de la birou în casetele date
• Dacă doriți să trimiteți un răspuns automat persoanelor de contact și persoanelor din organizația dvs., faceți clic pe casetele respective
• Faceți clic pe „Salvați modificările”

Autoresponderul dvs. în afara biroului este setat.

Odată ce răspunsul dvs. de vacanță este activat, veți primi o bară de sus cu opțiunea de a încheia e-mailul de vacanță astfel.

Faceți clic pe „ Încheiați acum” pentru a dezactiva răspunsul automat.

Cum să setați răspunsuri în afara biroului pe Outlook

Dacă utilizați Microsoft Outlook pentru e-mailurile dvs., iată pașii pentru a configura răspunsul automat în afara biroului.

Sursa: Microsoft

• Selectați Fișier > Răspunsuri automate
• Selectați „ Trimiteți răspunsuri automate ”
• Faceți clic pe „ Trimite doar în acest interval de timp ” pentru a edita intervalul de dată și oră
• Introduceți mesajul de răspuns automat și faceți clic pe OK . Aceasta va activa răspunsul automat pentru persoanele care vă trimit e-mail din interiorul organizației
• Pentru cei din afara organizației, faceți clic pe fila „În afara organizației mele” și introduceți același mesaj sau un răspuns automat diferit
• Faceți clic pe OK

Ești pregătit pentru timpul liber.

Cum să setați mesaje în afara biroului pe Slack

În zilele noastre, este obișnuit să folosiți aplicații de mesagerie instantanee precum Slack și Teams mai mult decât e-mailurile. Așadar, luați în considerare să afișați mesajul de absență de la birou și pe acele canale. Urmați acești pași pentru a vă actualiza starea la lipsă de la birou în starea dumneavoastră liberă :

• Faceți clic pe fotografia de profil din partea dreaptă sus a ferestrei Slack.
• Faceți clic pe „ Actualizați-vă starea ”
• În fereastra pop care apare, introduceți starea personalizată de absență la birou, apoi setați ora.
• Bonus: poți chiar să adaugi emoji la starea ta.
  
  

Cum să setați un mesaj de lipsă de la birou pe Teams

Procesul de programare a unui răspuns automat în Microsoft Teams este similar cu Slack.

• Faceți clic pe „ Setare mesaj de stare ” în fotografia de profil din partea de sus a ferestrei Teams.
  
  
• În fereastra pop-up, faceți clic pe opțiunea „ Programați în afara biroului ” din partea de jos.
  
  

Sursa: Microsoft

• În fereastra În afara biroului, introduceți mesajul profesional în afara biroului și activați butonul de comutare de lângă „ Activați răspunsurile automate” .
  
  
  

  Sursa: Microsoft

• Faceți clic pe „ Trimiteți răspunsuri numai într-o perioadă de timp ” pentru a selecta un interval de date.
• De asemenea, puteți activa trimiterea de răspunsuri automate către persoane din afara companiei dvs. făcând clic pe „ Trimiteți răspunsuri în afara organizației mele ”. Puteți edita mesajul pe care doriți să-l trimiteți persoanelor de contact externe.
• După ce ați terminat, faceți clic pe Salvați .

Nu uitați să dezactivați răspunsurile automate când vă întoarceți dacă nu ați setat un interval de timp.

Sărbători fericite!

Acum sunteți gata să vă configurați e-mailul creativ în afara biroului. Utilizați unul dintre șabloanele noastre, completați detaliile necesare, activați răspunsul automat și puneți mesajul. Amintiți-vă să verificați fiecare element al e-mailului dvs. în afara biroului înainte de a apăsa pe Salvare. Și un ultim lucru: bucurați-vă de timpul liber - îl meriți!

Inca confuz? Explorează și învață cum să scrii e-mailuri profesionale pe care le citesc oamenii.