Czym są konferencje prasowe? Jak planować odprawy jak profesjonalista

Czy kiedykolwiek zorganizowałeś imprezę tylko po to, by dowiedzieć się, że nikt się nie pojawił?

Tak może wyglądać najgorszy koszmar specjalisty ds. public relations (PR).

Gdy włączysz wiadomości, prawdopodobnie zobaczysz wydarzenie, w którym znana osoba odpowiada grupie dziennikarzy lub reporterów. Czytając dzienniki, można znaleźć podobne historie spotkań znanych osobistości z przedstawicielami prasy.

Odbywające się tu wydarzenie to konferencja prasowa.

Konferencje prasowe to PR-owa wersja imprezy. Tutaj uczestnicy reprezentują głos publiczności – prasy. Jak każde wydarzenie, konferencje prasowe wymagają wcześniejszego przygotowania, czasu i wysiłku . Sukces konferencji prasowej opiera się nie tylko na ogromnym przygotowaniu, ale także na wysokiej jakości frekwencji i relacji.

Powszechnym błędem jest przekonanie, że konferencje prasowe są zarezerwowane dla polityków lub celebrytów z najwyższej półki. Zamiast tego są niesamowitym narzędziem public relations, które firmy mogą wykorzystać do zwiększenia zasięgu i świadomości marki.

Oprogramowanie do dystrybucji komunikatów prasowych pomaga firmom w dalszym rozpowszechnianiu informacji. Narzędzia te pozwalają firmom publikować i rozpowszechniać komunikaty prasowe, gromadzić i mierzyć dane analityczne oraz pozostawać w kontakcie z różnymi mediami i organizacjami.

Zagłębmy się w konferencje prasowe i dowiedzmy się, jak się do nich przygotować.

Oglądanie konferencji prasowych w poszukiwaniu ogłoszeń sportowych i wypowiedzi o tragediach jest powszechne. Ponieważ informacje rozchodzą się tak szybko, często trzeba wyprzedzić wiadomości ze swoją historią, zamiast czekać, aż ludzie wymyślą swoją narrację.

Konferencje prasowe to wydarzenia szczególne. Nadużywanie ich może spowodować rotację odbiorców i znacznie wpłynąć na reputację Twojej firmy wśród reporterów i odbiorców, podobnie jak chłopiec, który wykrzyknął wilka.

Powinieneś organizować konferencję prasową tylko wtedy, gdy wydarzenie jest warte opublikowania, aktualne i odpowiednie. Kiedy są nadużywane, takie wydarzenia tracą zasięg, a reporterzy tracą zaufanie do twoich umiejętności PR. Jeśli temat nie jest interesujący i ekscytujący, prawdopodobnie nie powinieneś organizować konferencji prasowej.

Znaczenie konferencji prasowej

Konferencja prasowa to jeden z najskuteczniejszych sposobów komunikacji z mediami i zwrócenia ich uwagi.

Materiały PR, takie jak komunikaty prasowe, szablony i zestawy medialne, to świetne sposoby na to, aby Twoje wiadomości zostały usłyszane, ale konferencje prasowe to sposób na specjalną okazję lub pilną kwestię.

Mówcą na konferencji prasowej jest zwykle polityk, celebryta, adwokat, sportowiec lub szef policji. Konferencja prasowa to okazja do przedstawienia ich wersji wydarzeń na wielu platformach medialnych. Osoba planująca to wydarzenie to w większości specjalista od public relations.

Zalety i wady konferencji prasowej

Konferencja prasowa może mieć wiele zalet i wad, biorąc pod uwagę zakres jej organizacji i zaangażowanych w nią prelegentów. Oto niektóre z najczęstszych zalet i wad organizowania konferencji prasowych, które pomogą Ci zdecydować, czy ich zorganizowanie ma sens.

Zalety

Konferencje prasowe mają wiele zalet. Przyjrzyjmy się niektórym zaletom planowania i przeprowadzania konferencji:

• To wygodne i oszczędzające czas. Konferencje prasowe mogą za jednym razem przekazać główne przesłanie wielu osobom. Podczas konferencji prasowej wszyscy reporterzy lub dziennikarze zbierają się w jednym miejscu. Mówca ogłasza tylko raz, zamiast spotykać się z kilkoma dziennikarzami i wygłaszać to samo oświadczenie lub odpowiadać na te same pytania.
• Zapewnia maksymalne oddziaływanie przekazywanej informacji lub ogłoszenia. Fakt, że wielu reporterów lub dziennikarzy uczestniczyło w konferencji prasowej, sprawia, że ​​ogłoszenie jest warte opublikowania.
• Pozwala dotrzeć do większej grupy odbiorców. Niezależnie od liczby reporterów obecnych na konferencji, będzie ona miała szeroki zasięg, gdy rozpowszechnią wiadomości swoimi kanałami.
• Pomaga budować relacje z przedstawicielami prasy lub mediów. Posiadanie przyjaciół w mediach jest bardzo korzystne, a angażowanie ich w konferencje prasowe to dobry sposób na rozpoczęcie strategii relacji z mediami .
• Pozwala kontrolować przepływ informacji. Mówisz prasie tylko to, co chcesz, żeby wiedziała. Wyłącznie od Ciebie zależy, jakie informacje udostępniać, a jakie ukrywać.

Niedogodności

Chociaż konferencje prasowe mają wiele zalet, mają też kilka wad, a mianowicie:

• Wymaga planowania. Musisz zaplanować konferencję prasową z wyprzedzeniem, aby odnieść sukces, w tym logistykę, korespondencję między zaangażowanymi stronami i kilka innych czynników.
• Jest mniej ukierunkowany. Nawet jeśli ktoś nie jest częścią Twojej grupy docelowej, nadal jest narażony na informacje lub ogłoszenia, które udostępniasz, a dziennikarze publikują.

Kiedy zorganizować konferencję prasową

Konferencja prasowa obejmuje różne aspekty marketingu, relacji z mediami, brandingu i komunikacji w jednym wydarzeniu.

Kilka okazji uzasadnia konferencję. Oto kilka przykładów miejsc, w których firmy często organizują konferencje prasowe:

• Ogłaszanie zmian w strukturze organizacyjnej. W większych firmach ogłaszanie zmian lub przekształceń w zarządzaniu i przywództwie może przyciągnąć powszechną uwagę. Na przykład, jeśli firma mianuje nowego dyrektora generalnego, dobrze jest zorganizować konferencję prasową, aby go przedstawić.
• Wejście na giełdę. Kiedy firmy wchodzą na giełdę, zwykle organizują konferencję prasową, aby ogłosić nadchodzącą pierwszą ofertę publiczną (IPO).
• Wdrażanie nowych produktów i usług. Jeśli Twoja firma wprowadza nową linię produktów lub wprowadza nowe usługi, zorganizowanie konferencji może pomóc w skutecznym i wydajnym rozpowszechnianiu informacji.
• Tworzenie nowych partnerstw. Konferencje prasowe to świetne miejsce do ogłaszania ważnych współpracy lub partnerstw z innymi firmami lub instytucjami.
• Kontrolowanie uszkodzeń. Konferencja prasowa pomaga rozwiązać problemy lub skargi klientów lub ogółu społeczeństwa dotyczące produktów i usług firmy.
• Marketing wydarzenia. Publikuje informacje o zbliżającym się wydarzeniu lub działalności firmy, umożliwiając uczestnictwo ogółowi społeczeństwa lub rynkowi docelowemu.

Jak zorganizować konferencję prasową

Jak być może już wiesz, konferencja prasowa to wydarzenie medialne, podczas którego prelegenci wygłaszają oświadczenia i odpowiadają na pytania obecnych na nich dziennikarzy. Ale jak dojść do punktu trzymania go?

Najprostszym sposobem na rozbicie przygotowań do konferencji prasowej jest podzielenie planu na trzy etapy: przed, w trakcie i po. W ten sposób możesz skupić się na jednej ruchomej części naraz, zamiast żonglować wieloma rzeczami naraz.

Przed konferencją prasową

Musisz ukończyć większość pracy przed konferencją prasową. Najważniejszą częścią przygotowań jest dotarcie do mediów. Stwórz intrygujący temat , aby przyciągnąć media na swoje wydarzenie. FOMO (strach przed przegapieniem) sprawia, że ​​prasa zapewnia ci pożądane relacje w mediach.

Idealny czas na rozpoczęcie przygotowań do konferencji prasowej to dwa tygodnie, ale czasami trzeba działać nawet przed wyznaczonym terminem. Przygotowanie do konferencji prasowej trwa znacznie dłużej niż sama konferencja prasowa.

Organizacja konferencji prasowej zaczyna się od etapu planowania. Na tym etapie zaczynasz od zera i pracujesz aż do punktu, w którym możesz go płynnie uruchomić. Sukces konferencji prasowej zależy w dużej mierze od planowania. Jeśli zostanie to zrobione źle, wynikowe wydarzenie nie zakończy się sukcesem.

Poświęć wystarczająco dużo czasu na planowanie. Nie chcesz się spieszyć o 11. Planowanie dobrze jest zacząć kilka tygodni przed konferencją prasową. Dzięki temu masz nie tylko wystarczająco dużo czasu na złożenie wszystkiego do kupy, ale także więcej miejsca na wprowadzanie poprawek w ostatniej chwili.

Planując konferencję prasową, oto kilka obszarów, na których należy się skupić.

Temat

Podstawowym celem konferencji prasowej jest rozpowszechnienie informacji wśród interesariuszy. Bardzo ważne jest, aby wybrać odpowiedni temat, który służy firmie jako narzędzie do przekazania jej przesłania.

Dziennikarze zawsze wypatrują kolejnego ważnego wydarzenia. Jeśli Twój temat nie jest wystarczająco przekonujący, aby go omówić, nie będą zainteresowani udziałem w Twojej konferencji.

Data i godzina

Prowadząc konferencję prasową nie można zaplanować dowolnego dnia i godziny ani decydować wyłącznie o tym, czy prelegent jest wolny. Zamiast tego wybierz datę dla swojego zespołu i obecnych dziennikarzy. Nie zwlekaj do tego stopnia, że ​​Twoja wypowiedź nie będzie już interesować mediów.

Krytyczny jest również czas konferencji prasowej. Najlepiej wybrać, kiedy media najprawdopodobniej będą uczestniczyć. Zrób to w czasie, kiedy możesz zmaksymalizować zasięg prasy przy maksymalnym udziale mediów.

Upewnij się, że konferencja prasowa nie zbiega się z innym wydarzeniem, które może odwrócić uwagę dziennikarzy. Weź pod uwagę harmonogram zaproszonych przedstawicieli mediów, szczególnie z terminami pracy lub innymi ważnymi wydarzeniami.

Lokalizacja

Miejsce konferencji prasowej jest równie ważne jak data i godzina. Dojazd na miejsce powinien być łatwy dla dziennikarzy. Długi czas podróży może zniechęcić ich do udziału w wydarzeniu.

Idealnie byłoby, gdyby lokalizacja była związana z wydarzeniem lub ogłoszeniem. Większość firm organizuje konferencje prasowe w swoich siedzibach, zwłaszcza w dużych pomieszczeniach lub obszarach, w których mieszczą się duże grupy. Aby konferencja prasowa zakończyła się sukcesem, lokalizacja powinna mieć wszystkie niezbędne udogodnienia i sprzęt, w tym dostęp do sieci, parking oraz inne narzędzia i narzędzia dla reporterów.

Wybór atrakcyjnej lokalizacji to podstawa. Trudno jest zorganizować konferencję prasową w ograniczonej przestrzeni ze słabym oświetleniem i wentylacją. Może to negatywnie wpłynąć na postrzeganie Twojej marki.

Miejsce ułatwiające interakcję i komunikację pomaga dotrzeć do właściwych odbiorców. Jeśli Twoja konferencja prasowa odbywa się na ruchliwej ulicy lub arterii komunikacyjnej, publiczność ma trudności z usłyszeniem Cię, a mówcy nie mogą się skoncentrować z powodu nadmiernego hałasu.

Prelegenci i moderatorzy

Konferencje medialne angażują dwóch ważnych graczy: mówcę i moderatora.

Mówca reprezentuje firmę lub firmę na konferencji prasowej. Dostarczają wiadomość, ogłaszają wiadomości i odpowiadają na pytania dziennikarzy, więc trzeba ich mądrze wybierać.

Niezależnie od tego, czy mówca jest starszym członkiem, czy dobrze zna firmę, musi się uczyć i szkolić przed wydarzeniem. Przygotowanie jest zawsze lepsze niż pójście w locie. Spontaniczność jest mile widziana, ale nie może być podstawą całej imprezy.

Twój mówca (mówcy) powinien przygotować i przekazać kluczowe punkty podczas konferencji prasowej. Osoba wypowiadająca się w imieniu Twojego klienta lub firmy musi być świadoma potencjalnej kontroli mediów i wrogości w kontaktach z drażliwym tematem.

Przedstawiciele mediów

Po ustaleniu odpowiedniej daty, godziny i miejsca konferencji prasowej możesz skontaktować się z osobami, w których chcesz uczestniczyć. Skontaktuj się z reporterami i dziennikarzami oraz organizacjami medialnymi i agencjami informacyjnymi, które chcesz zaprosić.

Kontaktując się z przedstawicielami mediów, zawsze podkreślaj główny temat i dane prelegenta. Jeśli zapraszasz media z tygodniowym lub dłuższym wyprzedzeniem, dzień wcześniej wyślij wiadomość e-mail z potwierdzeniem.

Napisz i rozpowszechnij informację prasową

Informacja prasowa to zaproszenie dla mediów na konferencję prasową. W komunikacie prasowym umieść datę, godzinę i miejsce konferencji prasowej. Dodaj także powód, dla którego go trzymasz, i atrakcyjny haczyk, aby przyciągnąć reporterów.

Wyślij informację prasową co najmniej tydzień przed datą wydarzenia. Możesz użyć oprogramowania do dystrybucji komunikatów prasowych, aby masowo udostępniać swoje wiadomości reporterom. Skontaktuj się z mediami, z którymi chcesz wziąć udział w inauguracji, przez e-mail lub telefon, nawet jeśli chodzi o dystrybucję informacji prasowej.

Opracuj zestaw prasowy

Zestaw prasowy zapewnia reporterom przegląd wydarzenia i inne ważne informacje. Zestawy te zawierają foldery z Twoim tematem, wiadomością lub problemem.

Logistyka

Jeśli konferencja prasowa odbywa się poza Twoim miejscem pracy, Twoim obowiązkiem jest nadzorować i obsługiwać logistykę wydarzenia, w tym rezerwację miejsca. W ramach planowania sfinalizuj wszystkie ustalenia dostawców dotyczące oświetlenia, cateringu i dźwięku, aby uniknąć zmian w ostatniej chwili.

Zacznij od przygotowania sali w dniu konferencji. Przetestuj wszystko, czego będziesz używać. Stwórz także wizytówki, zorganizuj dodatkowe siedzenia i zapewnij napoje, takie jak woda i kawa.

Podczas konferencji prasowej

To dzień konferencji, a ty zrobiłeś wszystko, co możliwe, aby się do niej przygotować. Po przybyciu mediów powitaj ich i podpisz ich danymi kontaktowymi. Poprowadź ich na miejsca i rozpocznij imprezę na czas.

Nikt nie lubi tracić czasu. Punktualne rozpoczęcie ma kluczowe znaczenie dla powodzenia wydarzenia i jest konieczne, aby reporterzy chcieli wziąć udział w następnej konferencji prasowej.

Po rozpoczęciu konferencji prasowej mówca powinien rozpocząć od głównych punktów w ciągu pierwszych 15 minut. Powinni następnie otworzyć dyskusję na pytania. Zaplanuj 45-minutowe okno na pytania, ponieważ masz tylko godzinę na zakończenie konferencji.

Możesz mieć moderatora, który śledzi czas i wzywa reporterów. Pomaga to odciążyć mówcę i skupić się na odpowiadaniu na pytania spokojnie i w skupieniu.

Po konferencji prasowej

Gratulacje! Najbardziej stresująca część jest zakończona. Jeśli postępowałeś zgodnie z tymi krokami, nie ma powodu, dla którego konferencja prasowa nie byłaby spektakularnym sukcesem.

Po konferencji prasowej nie zapomnij o osobistym kontakcie z dziennikarzami. Te kontakty mogą ci pomóc w całej karierze PR.

Przygotuj się na najgorsze; mieć nadzieję na najlepsze!

Konferencje prasowe powinny poprawiać Twój wizerunek publiczny, a nie go psuć. Przygotowanie jest kluczem do lepszego reprezentowania Twojej firmy lub klienta. Segregując przygotowania do konferencji prasowej, możesz zapewnić liczną frekwencję na wydarzeniu.

Konferencja prasowa to kolejne narzędzie w pasie specjalisty ds. komunikacji. Dowiedz się, jak stworzyć plan PR i zrealizować pełne spektrum dobrze opracowanej strategii public relations.