Buat Pesan Di Luar Kantor yang Efektif (+15 Templat Gratis)

Hari demi hari, Anda menunjukkan pekerjaan Anda dan bekerja keras, sehingga Anda dan tim Anda mencapai tujuan Anda. Sekarang Anda mengambil istirahat yang sangat dibutuhkan, dan Anda perlu menulis pesan cepat di luar kantor (OOO).

Jangan khawatir; kami membantu Anda.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari cara menulis pesan di luar kantor yang efektif menggunakan templat dan contoh sebagai inspirasi. Anda juga akan melihat cara menyiapkan balasan otomatis di layanan email .

Mengirim pesan di luar kantor adalah cara yang profesional dan sopan untuk memberi tahu orang lain bahwa Anda sedang luring dan tidak tersedia. Ini dianggap etiket kerja yang tepat saat Anda sedang berlibur, di konferensi bisnis, atau cuti sakit. Pesan balasan otomatis menunjukkan bahwa Anda tidak dapat segera merespons, tetapi Anda juga tidak mengabaikan email tersebut.

Pesan di luar kantor Anda penting

Orang biasanya mengharapkan balasan email mereka dalam satu atau dua hari. No-reply biasanya berarti pengirim menebak mengapa Anda tidak membalasnya.

Kesalahan komunikasi ini sangat merepotkan jika Anda bekerja dalam peran yang berhadapan dengan klien seperti layanan pelanggan, komunikasi, penjualan, atau pemasaran. Saat Anda kembali, Anda memiliki kotak masuk yang meluap dari daftar panjang orang yang frustrasi. Anda berisiko kewalahan dengan jumlah email yang harus Anda jawab atau melewatkan email penting, yang menyebabkan hilangnya produktivitas.

Balasan email keluar kantor otomatis Anda memecahkan masalah ini. Ini menetapkan batasan yang jelas untuk waktu istirahat Anda di era ketersediaan elektronik terus-menerus. Ketika pengirim tahu Anda pergi untuk jangka waktu tertentu, mereka cenderung membombardir Anda dengan banyak email tentang subjek yang sama.

Mereka dapat memutuskan apakah mereka ingin menunggu Anda kembali atau menghubungi Anda dengan cara lain. Mereka juga dapat menghubungi rekan kerja mana pun yang melindungi Anda saat Anda tidak ada, sehingga mengurangi penumpukan saat Anda kembali. Hal ini untuk menghindari penundaan atau gangguan pada pekerjaan yang sedang berlangsung atau kemitraan dengan klien.

Pesan di luar kantor yang dibuat dengan baik membantu Anda terhubung dengan penerima. Ini bisa sesederhana berbagi sesuatu tentang liburan atau liburan Anda. Catatan pribadi kecil membuat penerima merasa diperhatikan, yang dapat memperdalam hubungan bisnis.

Apa yang harus disertakan dalam pesan di luar kantor Anda

Anda tidak perlu menulis email panjang yang menjelaskan bahwa Anda OOO. Pesan di luar kantor yang baik harus menyertakan:

• Tanggal mulai dan tanggal akhir yang tepat.
• Informasi kontak orang(-orang) yang dihubungi untuk mendapatkan bantuan segera; jika Anda menyebutkan beberapa titik kontak, tentukan siapa yang harus dihubungi untuk setiap jenis tugas.
• Kadang-kadang, alasan mengapa Anda berada di luar kantor. Anda mengenal diri sendiri dan budaya kantor Anda, jadi pada akhirnya Anda memutuskan apakah ada orang yang perlu mengetahui bisnis Anda.

Pastikan untuk menyertakan bahwa Anda berada di luar kantor di baris subjek Anda dengan tanggal.

Cara menulis pesan di luar kantor yang baik

Kumpulkan semua detail Anda yang perlu ada dalam respons di luar kantor. Ikuti aturan umum penulisan email profesional.

• Sertakan baris subjek yang bagus, menarik jika memungkinkan.
• Tambahkan salam.
• Buat pesan OOO Anda singkat.
• Tambahkan basa-basi seperti "Terima kasih telah menghubungi" atau "Bicara segera" di bagian akhir.
• Sisipkan tanda tangan dan tanda tangan.
• Koreksi pesan di luar kantor Anda sebelum menekan simpan.
  
  

Apa yang harus dihindari dalam pesan di luar kantor

Tidak ada format standar untuk menulis tanggapan tidak di kantor, tetapi hindari praktik ini dalam pesan tidak di kantor profesional Anda.

Jangan terlalu banyak memberikan informasi

Pesan di luar kantor Anda tidak harus berupa esai otobiografi. Tetap sederhana, singkat, dan to the point. Anda hanya perlu memberi tahu orang-orang tentang kapan Anda akan pergi, mungkin mengapa, dan dengan siapa Anda harus berkomunikasi saat Anda tidak ada.

Jangan sertakan nama kolega Anda tanpa persetujuan mereka

Memasukkan nama rekan kerja tanpa persetujuan mereka tidak profesional. Anda tidak ingin mendapat telepon bingung dan marah dari kolega Anda yang menanyakan mengapa mereka mendapat pekerjaan ekstra dengan klien Anda saat Anda sedang berlibur. Jadi tanyakan kepada rekan kerja Anda sebelumnya dan tambahkan mereka jika mereka setuju.

Jangan berjanji Anda akan merespons pada saat kencan atau secepatnya

Meskipun merupakan praktik umum untuk mengatakan, "Anda akan merespons setelah Anda kembali", jangan terlalu memaksakan diri dengan memberikan tanggal atau kerangka waktu yang pasti. Butuh waktu untuk mengejar pekerjaan, email, dan panggilan. Jangan membuat janji yang mungkin harus Anda ingkari. Jika Anda masih memilih untuk menyertakan kerangka waktu, tetapkan ekspektasi yang realistis.

Nikmati humor dan kreativitas

Ingin mengatakan Anda akan berlibur untuk detoksifikasi dari pekerjaan yang Anda benci? Jangan.

Upaya Anda untuk menjadi lucu atau kreatif dapat menjadi bumerang jika klien atau penyelia tidak memiliki selera humor yang sama dengan Anda. Ini tidak berarti Anda tidak bisa menjadi kreatif atau lucu. Ini standar hari ini untuk memiliki pesan konyol di luar kantor. Tetapi nilai posisi Anda, budaya perusahaan , dan profesionalisme yang diharapkan sebelum membiarkan kuda Islandia menulis balasan otomatis Anda . Anda tidak pernah tahu siapa yang mungkin membacanya.

Kapan menyiapkan pesan di luar kantor

Siapkan pesan di luar kantor saat Anda akan pergi, tidak peduli berapa lama – atau tidak lama – Anda akan pergi. Ini termasuk ketika Anda pergi cuti untuk:

• Liburan
• Liburan
• Konferensi, lokakarya, pertemuan bisnis atau perjalanan
• darurat pribadi
• Cuti panjang
• Cuti orang tua
• Cuti sakit

Untuk diperebutkan: 10 contoh pesan di luar kantor profesional

Jika Anda kesulitan menemukan kata yang tepat untuk dimasukkan ke dalam pesan di luar kantor, pinjam salah satu templat pesan di luar kantor yang sudah jadi, profesional, dan dapat langsung Anda gunakan. Anda juga dapat menyesuaikan email Anda berdasarkan kebutuhan Anda.

1. Pesan keluar kantor sederhana tanpa alasan

Kirim pesan OOO standar tanpa menjelaskan alasan ketidakhadiran Anda.

Baris subjek: Di luar kantor sampai [tanggal kembali]

Halo,

Terima kasih atas email Anda. Saya berada di luar kantor hingga [tanggal] dan memiliki akses terbatas ke email saya.

Jika ada permintaan mendesak, silakan hubungi kolega saya [nama], [nama], di [email/telepon].

Saya menghargai kesabaran Anda dan akan menanggapi email Anda ketika saya kembali.

Maaf untuk ketidaknyamanannya.

Terbaik,

[Tanda tangan Anda]

2. Pesan cuti di luar kantor

Baris subjek: Berlibur dari [tanggal] ke [tanggal] ️

Hai,

Terima kasih untuk pesan Anda.

Saya sedang berlibur dari [date] to [date] dan mengambil cuti dari semua perangkat. Saya akan melihat pesan Anda ketika saya kembali.

Jika Anda memerlukan bantuan segera, hubungi rekan saya [nama], [nama], di [email].

Terima kasih atas pengertian.

Semoga hari mu menyenangkan!

Bersulang,

[Tanda tangan Anda]

3. Pesan di luar kantor musim liburan

Baris subjek: OOO hingga [tanggal kembali] untuk musim liburan

Salam musim!

Terima kasih telah menghubungi kami.

Saat ini saya jauh dari kotak masuk saya untuk musim liburan. Jika pesan Anda dapat menunggu, saya akan membalas setelah saya kembali pada [tanggal kembali].

Jika Anda memerlukan bantuan segera, silakan hubungi [nama], [nama] di [email].

Semoga musim liburan Anda menyenangkan,

[Tanda tangan Anda]

4. Pesan keluar kantor Bersalin/Paternitas

Baris subjek: Di luar kantor untuk cuti melahirkan sampai [tanggal kembali]

Salam pembuka!

Terima kasih untuk email anda. Saat ini, saya berada di luar kantor untuk cuti [maternity/ paternity/parental] saya.

Saya berharap untuk kembali pada [bulan pengembalian/tanggal pengembalian]. Sampai saat itu, saya tidak akan memeriksa email saya.

Sementara itu, Anda dapat menghubungi kolega saya untuk mendapatkan bantuan apa pun.

Untuk pertanyaan tentang [nama proyek yang sedang berlangsung], hubungi [nama], [penunjukan] di [email/nomor telepon].

Untuk [tugas khusus], hubungi [nama], [penunjukan] di [email/nomor telepon].

Jika pesan Anda tidak berbatas waktu, jangan ragu untuk mengirimkannya kembali di [bulan pengembalian].

Menantikan untuk terhubung dengan Anda setelah saya kembali.

Salam,

[Tanda tangan Anda]

5. Pesan cuti medis di luar kantor

Baris subjek: Cuti medis hingga [tanggal]

Hai,

Terima kasih telah menghubungi. Sayangnya, saya keluar dari kantor karena cuti medis. Saya berharap untuk kembali pada [tanggal].

Jika Anda memerlukan bantuan segera, silakan kirim pesan ke [nama], [nama] di [email/telepon]. Mereka mengelola tanggung jawab saya saat saya pergi.

Terima kasih atas pengertian,

[Tanda tangan Anda]

6. Pesan di luar acara perusahaan

Baris subjek: Pergi untuk acara perusahaan hingga [tanggal]

Hai,

Terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini saya jauh dari meja saya karena saya sibuk di [nama acara] perusahaan kami dari [tanggal] hingga [tanggal].

Saya akan memeriksa email secara berkala dan menanggapinya jika waktu memungkinkan.

Untuk pertanyaan mendesak apa pun, jangan ragu untuk menghubungi [nama], [nama] di [email/telepon].

Kesabaran Anda dihargai.

Salam,

[Tanda tangan Anda]

7. Pesan di luar perjalanan bisnis

Baris subjek: Keluar dalam perjalanan bisnis ke [kota] hingga [tanggal]

Halo,

Saya sedang dalam perjalanan bisnis ke [tempat] sampai [tanggal kembali]. Saya akan menanggapi email Anda ketika waktu mengizinkan atau setelah saya kembali.

Jika Anda memiliki masalah mendesak, silakan hubungi [nama], [nama] di [email/telepon].

Jika Anda juga berada di [tempat], beri tahu saya. Saya ingin sekali terhubung dengan Anda!

Sungguh-sungguh,

[Tanda tangan Anda]

8. Pesan konferensi di luar kantor

Baris subjek: Tidak hadir di kantor [nama konferensi]

Halo,

Terima kasih atas suratnya. Saat ini saya menghadiri [nama konferensi] dari [tanggal] hingga [tanggal] dengan akses terbatas ke email saya.

Untuk masalah mendesak apa pun, hubungi rekan saya [nama] di [email/telepon]. Jika tidak, saya akan dengan senang hati menanggapi permintaan Anda saat saya kembali.

Maaf untuk ketidaknyamanannya.

Sungguh-sungguh,

[Tanda tangan Anda]

9. Pesan keluar kantor jangka pendek

Pergi keluar kantor untuk waktu yang singkat sekarang cukup umum di antara tim yang bekerja dari rumah . Gunakan template berikut untuk memberi tahu kolega Anda bahwa Anda akan pergi selama beberapa waktu.

Baris subjek: Pergi sampai [waktu]/Pergi ini [pagi/siang/sore]

Salam pembuka!

Saya jauh dari perangkat saya untuk janji temu/tugas pribadi dari [waktu] ke [waktu]. Jika pesan Anda tidak dapat menunggu, hubungi sekarang [nama], [nama] di [email/telepon]. Jika tidak, saya akan membalas Anda setelah saya kembali online.

Maaf untuk ketidaknyamanannya.

Salam,

[Tanda tangan Anda]

10. Pesan keluar kantor internal

Penyedia perangkat lunak email sekarang menawarkan opsi untuk mengirim balasan otomatis terpisah ke tim internal dan kolaborator eksternal. Beri tahu kolega Anda tentang ketidakhadiran Anda dengan templat ini.

Baris subjek: OOO sampai [tanggal]. Kirim permintaan mendesak Anda ke [team]

Hai, yang di sana!

Terima kasih atas email Anda, tetapi saat ini saya OOO sampai [tanggal]. Anda dapat menemukan pembaruan untuk semua [nama proyek] di folder [nama folder] yang dibagikan dengan tim.

Hubungi anggota tim saya [nama], [penunjukan] di [email/telepon] jika Anda memiliki masalah atau pertanyaan.

Terima kasih,

[Tanda tangan Anda]

5 templat pesan keluar kantor yang unik

Pesan balasan keluar kantor otomatis Anda tidak harus semata-mata tentang ketidakhadiran Anda. Anda dapat mengubahnya menjadi cara untuk terlibat dengan orang-orang. Jadikan itu informatif, mudah diingat, dan bahkan menyenangkan. Pengirim tidak akan kecewa karena mendapatkan balasan otomatis dari Anda. Dan Anda dapat membuat beberapa koneksi atau mendapatkan beberapa manfaat tak terduga hanya dengan menambahkan satu baris ke email Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan lima cara ini untuk melakukannya.

1. Tawarkan sumber daya dan promosikan konten Anda

Sertakan sumber daya. Ini bisa berupa artikel blog sederhana atau rekomendasi buletin yang menginspirasi, atau webinar yang baru saja Anda nikmati. Anda juga dapat mempromosikan konten perusahaan Anda untuk mendapatkan beberapa pembaca baru. Coba pesan template ini.

Baris subjek: Tidak di sini, tapi saya punya beberapa sumber daya untuk Anda!

Hai,

Terima kasih telah menghubungi! Saya jauh dari kantor sampai [tanggal].

Jika Anda memerlukan bantuan segera, hubungi rekan saya [nama], [nama], di [email].

Jika pesan Anda bisa menunggu, saya akan menjawab setelah saya kembali.

Sementara itu, saya sarankan Anda melihat artikel yang bagus ini [“artikel headline] oleh [nama], menjelaskan [subjek]. Saya harap Anda menikmatinya.

Terima kasih lagi,

[Tanda tangan Anda]

2. Promosikan produk Anda

Bagi siapa pun dalam penjualan atau pemasaran, tidak ada yang lebih baik daripada mempromosikan merek atau produk mereka . Jika ini Anda, gunakan balasan di luar kantor untuk melakukan hal itu.

Baris subjek: Saya OOO, tetapi panduan gratis Anda untuk [nama produk] menunggu!

Halo,

Terima kasih atas pesan Anda. Saya offline dari [tanggal] sampai [tanggal].

Apakah Anda menghubungi saya untuk mempelajari lebih lanjut tentang [nama keahlian/produk/layanan] kami?

Untungnya, kami memiliki sumber daya siap pakai untuk membantu Anda memulai. Baca panduan kami tentang [produk/layanan] dan lihat juga apa yang dikatakan pelanggan kami tentang hal itu di sini [tambahkan tautan].

Jangan ragu untuk menghubungi [nama] rekan kerja saya, [nama] di [email] jika Anda memiliki pertanyaan mendesak.

Aku akan menghubungimu saat aku kembali.

Bersulang,

[Tanda tangan Anda]

3. Hasilkan prospek

Colokkan buletin Anda, aset yang dapat ditautkan seperti whitepaper yang dapat diunduh, atau magnet utama seperti kuis di balasan otomatis di luar kantor Anda. Ini adalah salah satu cara paling sederhana untuk mengerjakan perolehan prospek saat Anda pergi.

Baris subjek: Saya keluar, tapi saya punya sesuatu untuk Anda.

Hai,

Terima kasih telah menghubungi! Saat ini saya tidak bekerja sampai [tanggal] tanpa akses ke kotak masuk saya.

Jika Anda membutuhkan sesuatu sekarang, hubungi [nama] di [email].

Sementara itu, apakah Anda sudah membaca buletin mingguan kami [nama buletin + tautan]? Kami berbagi cerita menarik, pembaruan, serta tip dan trik tentang [materi pelajaran]. Saya pikir Anda akan menikmatinya. Daftar di sini [tautan]!

Saya pasti akan membalas Anda begitu saya kembali.

Terima kasih,

Bersulang,

[Tanda tangan Anda]

Templat ini untuk pembuatan prospek melalui buletin. Anda dapat menggunakannya untuk menyisipkan salah satu formulir perolehan prospek Anda.

4. Jaringan

Menghadiri acara atau melakukan perjalanan bisnis? Jangan hanya memberi tahu mereka bahwa Anda akan pergi ke konferensi. Gunakan kesempatan ini untuk berjejaring dengan mitra bisnis dan kenalan. Anda bahkan dapat mengizinkan mereka memesan waktu di kalender Anda untuk rapat nanti.

Baris subjek: Saya di [nama acara] di [tempat] Apakah Anda?/Mungkin kita bisa bertemu di [konferensi]

Halo,

Saat ini saya jauh dari meja saya untuk menghadiri [nama acara] di [tempat] dari [tanggal] hingga [tanggal kembali].

Saya akan membalas email Anda ketika waktu memungkinkan.

Jika Anda ingin menghadiri acara tersebut, beri tahu saya. Saya ingin sekali mendapat kesempatan untuk terhubung dengan Anda di sana. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang kehadiran kami di stan nomor [x] di konferensi tersebut.

Atau jika Anda berada di [tempat] selama ini, beri tahu saya jika Anda ingin minum kopi bersama. Hubungi kolega saya [nama], [penunjukan] di [email] jika pesan Anda memerlukan perhatian segera.

Segera berbicara!

[Tanda tangan Anda]

5. Tingkatkan media sosial merek Anda

Tambahkan garis sederhana dan pasarkan akun media sosial perusahaan Anda saat Anda pergi. Ini bekerja sangat baik untuk menggaet orang jika Anda memiliki kehadiran media sosial yang hebat.

Baris subjek: Saya OOO, tetapi apakah Anda sudah melihat postingan terbaru kami?

Hai,

Terima kasih untuk pesannya. Saya jauh dari kantor sampai [tanggal] karena [alasan].

Harap hubungi [nama], [nama] di [email] jika Anda memiliki pertanyaan segera.

Sementara itu, apakah Anda sudah melihat postingan terbaru kami di [situs media sosial] ? Kami membagikan beberapa info yang cukup menarik tentang [subjek]. Anda tidak ingin melewatkannya.

Ikuti kami di [tautan media sosial] untuk cerita yang lebih menyenangkan.

Berbicara dengan Anda segera,

[Tanda tangan Anda]

7 contoh out-of-office lucu dan kreatif untuk menginspirasi Anda

Anda juga bisa menjadi kreatif dan lucu dengan balasan di luar kantor tanpa berlebihan. Jika surat Anda dapat membuat pengirim tersenyum dan mencerahkan hari yang penuh tekanan, Anda menciptakan hubungan emosional instan dengan orang tersebut. Lagipula, humor membuat orang lebih relatable dan otentik.

Beberapa orang di G2 menemukan beberapa contoh pesan di luar kantor yang lucu dan kreatif untuk menginspirasi Anda.

1. Memilih tuksedo untuk pernikahan anjing saya

Sumber: Shreya Mattoo

Jarang Anda mengambil hari libur untuk memilih tuksedo untuk pernikahan anjing Anda. Dan ketika Anda melakukannya, mengapa tidak memberi tahu seluruh dunia dan meminta bantuan mereka juga? Email berfungsi karena pengirim membagikan situasi pribadi dan unik mereka, memanusiakan email impersonal, dan membuatnya lucu.

2. Saya di PANTAI

Sumber: Perburuan Holly

Pamerkan apa yang Anda punya. Jika Anda bisa menghibur dan menghibur tanpa menyinggung, tekan autoresponder untuk membual sedikit tentang keberadaan Anda dan bagikan apa yang Anda sukai dengan pesan kurang ajar seperti ini. Pengirim jujur ​​tentang fakta bahwa mereka sedang berlibur tetapi memperingatkan penerima tentang tanggapan yang tertunda atau mabuk.

3. Sibuk makan pasta dan pizza

Sumber: Twitter

Itu dia. Pengakuan yang sederhana, lugas, dan terus terang bahwa orang di ujung lain email cenderung tidak merespons dari biasanya.

4. Hubungi Casie untuk mengetahui keadaan darurat apa pun

Hai,

Aku sedang liburan. Seperti, liburan yang sesungguhnya. Seperti, saya mengancam orang bahwa saya tidak mengambil liburan laptop saya. Jadi saya sangat tidak mungkin untuk menanggapi sebelum 1 Agustus.

Sekarang, jika Anda benar-benar membutuhkan sesuatu, Anda dapat mencoba dan menemukan seseorang dari daftar di bawah ini untuk menangani permintaan, masalah, dan krisis Anda. Perhatikan bahwa [penyelia] juga tidak aktif selama ini, jadi sejujurnya, departemen saat ini benar-benar kekurangan kepemimpinan. Seperti saat aku disana. Jika Anda memerlukan bantuan segera, Anda dapat menghubungi [nama] dan Cassie, kucing saya, untuk keperluan darurat apa pun.

Sekarang saya menyadari ada kemungkinan Anda masih membaca ini, dan saya mulai bertanya-tanya apakah Anda tidak memiliki sesuatu yang lebih baik untuk dilakukan.

Maksud saya, saya tahu ini minggu terakhir bulan Juli, tetapi jika semua yang Anda lakukan adalah menghabiskan hari Anda membaca balasan di luar kantor (dan tentunya tidak semuanya akan menghibur seperti ini), saya rasa Anda perlu bantuan . Tapi sekali lagi, coba email di atas, saya tidak tersedia.

Namun, jika Anda masih membaca sampai saat ini, saya merasa perlu memberi penghargaan kepada Anda. Nah, sedikit puisi.

Ini tidak adil

Kata Ketua yang terlalu banyak bekerja

Saat dia menyiapkan balasan di luar kantornya

Saya memberi mereka arahan

Dengan sedikit kasih sayang

Tapi minggu ini, saya bukan orang mereka

Sampai jumpa lagi.

terima kasih

Sumber: Twitter

Ini adalah pesan out-of-office yang panjang, tapi itu lucu. Itu menggoda orang yang terus membaca balasan di luar kantor tetapi melembutkan pukulannya dengan sebuah puisi di bagian akhir.

5. Dapatkan hewan peliharaan Anda untuk merespons

Sumber: Twitter

Sekarang, apa yang lebih baik daripada mengarahkan pengirim Anda untuk menghubungi Natalie, si kucing? Jawaban dari kucing. Itulah yang dilakukan Raj dengan penjawab otomatisnya. Raj – maksud saya – tanggapan Natalie menyuntikkan kepribadian ke dalam balasan otomatis dan akan membuat Anda tertawa. Orang yang menerimanya tidak akan menyalahkan kucing karena tidak merespons, bukan?

Berikut adalah template pawfect yang dapat Anda gunakan jika Anda memiliki anjing:

Subject line : {Name] sedang pergi, [Pet's name] melapor sedang bertugas

Hai,

Terima kasih untuk pesan Anda!

[Nama Anda] saat ini tidak di kantor karena [alasan] sampai [tanggal kembali].

Untungnya, saya, anjing [nama Anda], [nama hewan peliharaan], ada di sini untuk membalas Anda.

Tapi sayangnya, satu-satunya kata yang saya tahu adalah BOW BOW,

Jadi saya bisa menghibur Anda dengan BOW BOW BOW BOW dan beberapa video anjing lucu. [Terlampir]

Jika Anda memerlukan bantuan lain, silakan hubungi kolega [nama Anda] [nama kolega] di [email].

busur busur,

Busur,

[Nama binatang peliharaan]

Dan jangan lupa: Anda selalu dapat mengirimkan email Anda ke kuda Islandia untuk menulis atas nama Anda hanya dengan mengisi formulir.

6. Mengejar badai

Terima kasih atas email Anda.

Saat ini saya berada di Oklahoma mengejar badai dan akan menanggapi email Anda ketika saya kembali ke Massachusetts pada bulan Juni. Jika email Anda memiliki kendala waktu, saya akan melakukan yang terbaik untuk menjawab dalam waktu 72 jam. Kalau tidak, jika Anda menginginkan perhatian saya sebelum itu, Anda harus termasuk dalam salah satu dari empat kategori:

1. Anda adalah perwakilan dari The Weather Channel yang menulis untuk memberi tahu saya bahwa Jim Cantore telah disambar petir dalam badai salju, dan saya adalah penerus pilihannya.
2. Anda ingin mengadopsi saudara perempuan saya. CATATAN: kami memiliki kebijakan larangan pengembalian yang ketat.
3. Anda adalah putri Nigeria yang menulis untuk memberi tahu saya bahwa Anda akan menyetor $4 juta ke rekening bank saya dan memerlukan nomor rekening bank, SSN, dan nomor perutean saya.
4. Anda adalah Presiden Drew Faust yang menulis untuk memberi tahu saya bahwa Harvard ingin menjadikan program Ilmu Atmosfer saya sebagai konsentrasi aktual di Harvard dan bahwa saya mendapatkan gedung yang dinamai menurut nama saya (atau setidaknya tempat parkir yang dinamai menurut nama saya.)

Sumber: Twitter

Pesan di luar kantor yang cerdas ini menyampaikan bahwa pengirim tidak mungkin menanggapi email yang tidak sensitif terhadap waktu dengan sedikit humor dan kepribadian. Mereka menghalangi orang untuk menjangkau dengan menambahkan situasi lucu di mana orang dapat mengirim email, seperti putri Nigeria yang siap memberinya uang.

Ini adalah template untuk Anda buat dengan cara yang sama.

Baris subjek: Saya sedang pergi, tetapi jika Anda butuh bantuan…

Terima kasih atas pesan Anda.

Saya jauh dari pekerjaan sampai [mengembalikan data] karena [alasan].

Untuk bantuan apa pun, silakan hubungi [nama], [nama] di [email].

Jika Anda masih merasa perlu menghubungi saya untuk masalah mendesak, pastikan Anda termasuk dalam salah satu dari empat kategori:

1. Anda punya tiket ke konser [nama band] dan ingin memberikan salah satunya kepada saya
2. Anda adalah putri Nigeria yang ingin menyetor $5 juta ke akun saya dan memerlukan nomor akun, SSN, dan nomor ponsel saya.
3. Anda melihat UFO, mengambil foto dan video alien yang keluar darinya, dan ingin saya konfirmasi.
4. Anda ingin mengadopsi [saudara] saya; jika ini alasannya, hubungi saya. Kami memiliki pengiriman satu hari dan kebijakan larangan pengembalian yang ketat.

[tanda tangan Anda]

7. Semuanya emoji

Sumber: Twitter

Jika Anda seorang visual dan budaya perusahaan serta klien Anda mengizinkannya, Anda dapat menggunakan emoji imut untuk menyampaikan pesan di luar kantor, seperti di atas. Korespondensi emoji sederhana dan efektif, membuat orang lain menguraikan apa yang Anda lakukan, dan menambahkan kesenangan pada penjawab otomatis Anda.

Ingat, tidak semua lelucon bekerja, dan tidak semua lelucon bekerja dengan cara yang sama untuk semua orang. Jadi perhatikan siapa di lingkaran profesional Anda yang akan baik-baik saja dengan balasan otomatis yang lucu dan siapa yang tidak. Anda tidak mau harus bertemu dengan HR tepat setelah liburan Anda.

Cara menyiapkan balasan otomatis di luar kantor

Sekarang, Anda sudah siap dengan pesan di luar kantor. Inilah cara Anda mengatur penjawab otomatis di luar kantor di perangkat lunak email yang berbeda.

Cara mengatur balasan di luar kantor di Gmail

Jika Anda menggunakan ruang kerja Google , ikuti langkah berikut untuk menyiapkan balasan otomatis di Gmail.

Di sudut kanan atas Gmail, klik Pengaturan > Lihat semua pengaturan .

Gulir ke bawah ke Penjawab kala libur.

• Klik “ Penjawab liburan aktif”
• Isi tanggal, baris subjek, dan pesan keluar kantor sederhana Anda di kotak yang tersedia
• Jika Anda ingin mengirim balasan otomatis ke kontak dan orang di organisasi Anda, klik kotak yang sesuai
• Klik "Simpan perubahan"

Penjawab otomatis di luar kantor Anda sudah diatur.

Setelah penjawab kala libur aktif, Anda akan mendapatkan bilah teratas dengan opsi untuk mengakhiri email liburan seperti ini.

Klik " Akhiri sekarang" untuk mematikan penjawab kala libur.

Cara mengatur balasan di luar kantor di Outlook

Jika Anda menggunakan Microsoft Outlook untuk email Anda, berikut adalah langkah-langkah untuk menyiapkan balasan otomatis di luar kantor.

Sumber: Microsoft

• Pilih File > Balasan Otomatis
• Pilih “ Kirim balasan otomatis ”
• Klik " Hanya kirim selama rentang waktu ini " untuk mengedit tanggal dan rentang waktu
• Ketik pesan balasan otomatis Anda dan klik OK . Ini akan mengaktifkan balasan otomatis untuk orang yang mengirimi Anda email dari dalam organisasi
• Untuk yang di luar organisasi, klik tab "Di Luar Organisasi Saya" dan ketik pesan yang sama atau balasan otomatis yang berbeda
• Klik Oke

Anda siap untuk waktu istirahat Anda.

Cara mengatur pesan di luar kantor di Slack

Saat ini sudah umum untuk menggunakan aplikasi perpesanan instan seperti Slack dan Teams lebih dari sekadar email. Jadi pertimbangkan juga untuk memasang pesan di luar kantor Anda di saluran tersebut. Ikuti langkah-langkah ini untuk memperbarui status Anda menjadi tidak di kantor di waktu luang Anda :

• Klik gambar profil Anda di kanan atas jendela Slack Anda.
• Klik “ Perbarui status Anda ”
• Di jendela pop-up yang muncul, ketikkan status di luar kantor khusus Anda, lalu atur waktunya.
• Bonus: Anda bahkan dapat menambahkan emoji ke status Anda.
  
  

Cara mengatur pesan tidak di kantor di Teams

Proses menjadwalkan balasan otomatis di Microsoft Teams mirip dengan Slack.

• Klik “ Tetapkan pesan status ” di gambar profil di bagian atas jendela Tim.
  
  
• Pada pop-up, klik opsi “ Jadwalkan tidak di kantor ” di bagian bawah.
  
  

Sumber: Microsoft

• Di jendela Di Luar Kantor, ketikkan pesan di luar kantor profesional Anda dan aktifkan tombol sakelar di sebelah “ Aktifkan balasan otomatis” .
  
  
  

  Sumber: Microsoft

• Klik " Kirim balasan hanya selama jangka waktu tertentu " untuk memilih rentang tanggal.
• Anda juga dapat mengaktifkan pengiriman balasan otomatis ke orang di luar perusahaan Anda dengan mengeklik " Kirim balasan di luar organisasi saya ". Anda dapat mengedit pesan yang ingin Anda kirim ke kontak eksternal.
• Setelah selesai, klik simpan .

Jangan lupa untuk mematikan penjawab otomatis Anda ketika Anda kembali jika Anda tidak mengatur rentang waktu.

Selamat berlibur!

Sekarang Anda siap menyiapkan email di luar kantor yang kreatif. Gunakan salah satu template kami, isi detail yang diperlukan, aktifkan autoresponder Anda, dan pasang pesan. Ingatlah untuk memeriksa setiap elemen email di luar kantor Anda sebelum menekan simpan. Dan satu hal lagi: nikmati waktu istirahat Anda – Anda pantas mendapatkannya!

Masih bingung? Jelajahi dan pelajari cara menulis email profesional yang dibaca orang.