Jak zatrzymać wysyłanie e-maili do spamu

Współczynnik umieszczania w skrzynce odbiorczej (IPR) oznacza e-maile, które dotarły do ​​skrzynki odbiorczej odbiorcy, zamiast trafiać do folderu ze spamem lub śmieciami. Od 2015 r. światowe prawa własności intelektualnej wzrosły z 79% do 85%. Oznacza to, że tylko jeden na sześć komercyjnych e-maili nie trafia w cel.

Czy chciałbyś osiągnąć ten wskaźnik lub nawet poprawić go dla swoich celów marketingowych? Poniżej znajdziesz wyczerpujący przewodnik, jak zapobiegać trafianiu e-maili do spamu.

Mój e-mail utknął w spamie – co jest z nim nie tak?

Załóżmy, że Twoja kampania e-mailowa objęła 1000 odbiorców, a tylko 600 wiadomości dotarło do docelowych skrzynek odbiorczych. E-mail był taki sam dla wszystkich odbiorców, ale 400 z nich zostało odfiltrowanych jako spam przez dostawców usług pocztowych. Więc, czyja to była wina? Zarówno nadawca, jak i odbiorca mają tu do odegrania pewną rolę.

Aby dotrzeć do skrzynki odbiorczej, każda kampania e-mailowa musi spełniać wymagania stawiane przez filtry antyspamowe odbiorcy. Jest to zestaw protokołów, które decydują, czy wpuścić wiadomość przychodzącą, czy nie. Jest to więc tylko przeszkoda, przez którą trzeba wiedzieć, jak przejść. A jeśli znasz zasady jego działania, będziesz w stanie ominąć filtry antyspamowe.

Jak działają filtry poczty e-mail

Sukces Twojej kampanii e-mailowej w dużym stopniu zależy od technologii filtrowania. Filtry nie tylko blokują przychodzące wiadomości, ale także je porządkują. Obecnie wielu dostawców usług poczty e-mail dzieli wiadomości według kategorii społecznościowych, handlowych, biuletynów i innych. Wykorzystują określone kryteria do oceny przychodzącej wiadomości i umieszczają ją w odpowiednim folderze.

Filtry antyspamowe działają w ten sam sposób i przypisują wiadomości ocenę spamu. Jeśli wynik osiągnie określony próg, wiadomość e-mail zostanie wysłana do skrzynki odbiorczej. W przeciwnym razie znajdziesz go w folderze ze spamem. Istnieje długa lista kryteriów spamu, która jest codziennie modyfikowana i dostosowywana. Praktyki filtrowania są zwykle nieujawniane, ale wiemy, że obejmują one następujące obszary zainteresowania.

Rodzaje filtrów spamu

• Treść – sprawdź zawartość wiadomości przychodzącej pod kątem słów wyzwalających spam, złośliwych załączników, poprawionego kodu HTML itp.
• Nagłówek — sprawdź nagłówek przychodzącej wiadomości pod kątem zainfekowanych lub sfałszowanych informacji.
• Czarna lista – sprawdź, czy wiadomość przychodząca nie została wysłana od nadawcy, którego nie ma na czarnej liście.
• Oparta na regułach lub heurystyczna – sprawdzanie wiadomości przychodzącej według kryteriów zdefiniowanych przez użytkownika. Mogą to być wyzwalacze spamu dla określonych nadawców, słowa w temacie itp.
• Zezwolenie – poproś odbiorcę o zatwierdzenie przyjęcia wiadomości przychodzącej.
• Challenge-response – poproś nadawcę o zgodę na wysłanie wiadomości (poprzez podanie hasła lub innej metody autoryzacji).

Filtry antyspamowe mogą się różnić nie tylko ocenianymi kryteriami, ale także sposobem ich wdrażania. Oto najczęstsze opcje:

• Brama – sprawdź wiadomość przychodzącą według kryteriów, które filtr uznaje za spam na podstawie analizy przychodzącej wiadomości e-mail. Zwykle filtr bramy jest implementowany jako fizyczny serwer do wykrywania phishingu, złośliwego oprogramowania, wirusów i spamu. Przykłady: Barracuda, SpamTitan, IronPort.
• Hostowana – sprawdź wiadomość przychodzącą po jej zatwierdzeniu przez filtr antyspamowy bramki. Filtry hostowane, znane również jako zewnętrzne, wykorzystują kryteria dotyczące treści i reputacji, aby przypisać e-mailowi ​​ocenę spamu. Przykłady: Cloudmark, Spambrella, MailCleaner.

Czego potrzebujesz, aby utworzyć wiadomość e-mail odporną na spam

Walka ze spamem wydaje się całkiem prosta. Ale każdy typ filtra poczty e-mail obejmuje wiele protokołów lub zasad, których należy przestrzegać.

Na przykład filtry nagłówków nie ograniczają się do informacji w nagłówkach. Biorą pod uwagę reputację domeny i adresu IP nadawcy, sprawdzają zasady uwierzytelniania poczty e-mail i tak dalej. Niemniej jednak nie ma magii w radzeniu sobie z filtrami antyspamowymi, a my nauczymy Cię, jak zabezpieczyć kampanię e-mailową przed spamem.

Część 1 – Nienaganna reputacja nadawcy

Reputacja domeny

Filtry poczty e-mail ocenią reputację Twojej domeny na podstawie następujących wskaźników:

• Wskaźnik reklamacji – ile wiadomości ze wszystkich e-maili wysłanych z Twojej domeny zostało zgłoszonych przez odbiorców jako spam (w procentach). Jest to najbardziej krytyczna wartość dla reputacji Twojej domeny i ogólnej dostarczalności. Wysoki wskaźnik reklamacji to znak, że Twój e-mail marketing jest niechciany – albo jest skierowany do fałszywych odbiorców, albo przynosi niską wartość. Optymalny wskaźnik reklamacji wynosi poniżej 0,1%.
• Współczynnik umieszczenia w skrzynce odbiorczej – ile wiadomości ze wszystkich e-maili wysłanych z Twojej domeny zostało odebranych (w procentach). Ten wskaźnik jest dokładniejszy niż wskaźnik dostarczania, ponieważ uwzględnia tylko e-maile odebrane. Optymalny IPR wynosi powyżej 80%.
• Współczynnik umieszczania spamu — ile wiadomości ze wszystkich e-maili wysłanych z Twojej domeny zostało uwięzionych w spamie (procentowo). Twoim celem jest maksymalne ograniczenie tego wskaźnika. Optymalny wskaźnik umieszczania spamu wynosi poniżej 10%.
• Twardy współczynnik odrzuceń – ile wiadomości ze wszystkich e-maili wysłanych z Twojej domeny zostało odesłanych z powodu nieprawidłowego lub nieistniejącego adresu odbiorcy (w procentach). Ten wskaźnik jest bardziej wartościowy niż miękki współczynnik odrzuceń, który zlicza odrzucone wiadomości e-mail z powodu krótkoterminowego problemu (pełna skrzynka pocztowa, serwer nie działa). Optymalny współczynnik twardych odrzuceń wynosi poniżej 2%.

Uwierzytelnianie domeny lub poczty e-mail

Uwierzytelnianie to kolejny istotny element reputacji Twojej domeny. Ochrona domeny przed phishingiem i fałszowaniem jest obowiązkowa dla każdego legalnego nadawcy. Uwierzytelnianie poczty e-mail opiera się na trzech szeroko przyjętych standardach:

• SPF – sprawdza, czy adres IP jest uprawniony do wysyłania wiadomości e-mail z określonej domeny
• DKIM – uwierzytelnianie wiadomości e-mail za pomocą kluczy do weryfikacji podpisu
• DMARC – uwierzytelnianie poczty e-mail z wykorzystaniem standardów SPF i DKIM

Reputacja adresu IP

Czarna lista jest kluczowym wskaźnikiem pomiaru reputacji adresów IP. Nie powinieneś znajdować się na żadnej czarnej liście od BRBL do Return Path. Jeśli z jakiegoś powodu byłeś, upewnij się, że uruchomiłeś proces usuwania czarnej listy. Najtrudniejsze jest tutaj znalezienie przyczyny.

Oprócz tego niektóre filtry e-mail uwzględniają inne dane, takie jak skargi, trafienia w pułapki spamowe, odrzucone wiadomości i tak dalej. Ważny jest również rodzaj adresu IP, dedykowany lub współdzielony .

• Dedykowany – za reputację adresu IP odpowiada jeden nadawca
• Współdzielony – za reputację adresu IP odpowiada wielu nadawców

Dlatego wskazane jest wybranie opcji dedykowanej, jeśli Twoja kampania e-mailowa przekracza 500 000 e-maili tygodniowo.

Nowy adres IP jest jak nowy samochód – potrzebuje okresu docierania. Dostawcy usług pocztowych stosują środki ograniczające w stosunku do nowych adresów w celu zwalczania spamerów.

W rezultacie, jeśli od razu wyślesz dużą liczbę e-maili, znaczna ich część może trafić do folderu ze spamem. Dlatego należy krok po kroku ładować nowy adres IP. Gdy pokażesz spójny ruch, Twój ESP zidentyfikuje Twój adres IP jako prawidłowy, a ograniczenie zostanie wyłączone.

Narzędzia do sprawdzania reputacji nadawcy

• Sender Score by Return Path – popularne narzędzie do oceny reputacji nadawcy i dowiedzenia się, jak dostawcy usług pocztowych postrzegają adres IP.
• IP Reputation Monitor firmy GlockApps – pozwala sprawdzić, czy Twój adres IP znalazł się na czarnej liście, czy nie. Możesz także użyć tego narzędzia do usunięcia swojego dedykowanego adresu IP.
• Barracuda Reputation System – narzędzie do sprawdzania Twojego adresu IP i domeny w oparciu o bazę danych adresów IP w czasie rzeczywistym z raportami słabymi i dobrymi.
• Email Reputation by Cisco's Talos – sprawdź swoją reputację na podstawie trzech rankingów wyników: Dobra, Neutralna i Słaba. Neutralny oznacza, że ​​wiadomości wysyłane z domeny lub adresu IP mogą nadal być filtrowane lub blokowane.

Część 2 – Dopracowana treść wiadomości e-mail

Jakiś czas temu treść była głównym celem filtrów spamu. Sprawdzali przychodzące wiadomości pod kątem słów kluczowych wyzwalających spam, linków z czarnej listy i innych nieodpowiednich elementów. Obecnie sprawdzanie treści ma niższy priorytet niż reputacja nadawcy, ale filtry treści nadal działają.

Wiersz tematu

• Unikaj promocyjnych słów kluczowych, takich jak kup/sprzedaż/rabat w tematach
• Słowa pisane wielkimi literami to złe maniery
• Wykrzykniki są nie do przejścia
• Skoncentruj się na tym, co może wzbudzić zainteresowanie odbiorcy, np. na cechach lub specyfikacjach promowanego przez Ciebie produktu/usługi
• Spersonalizowane tematy mogą zwiększyć współczynnik otwarć o 10%

Zwróć szczególną uwagę na ten element swojej kampanii e-mailowej. Przy słabym temacie nadal będziesz w stanie przejść przez filtry antyspamowe. Ale odbiorca może oznaczyć Twój e-mail jako spam, co wpłynie negatywnie na Twoją reputację nadawcy.

Tekst treści

Odbiorcy mają tendencję do nieufności wobec nieczytelnego i ubogiego gramatycznie tekstu. Poza tym filtry treści mogą sprawić, że Twoja kampania e-mailowa zostanie uznana za spam, jeśli liczba błędów ortograficznych w tekście głównym jest wystarczająco wysoka. Dlatego upewnij się, że sprawdzasz gramatykę i sprawdzasz swój tekst główny. Czytelność jest również kluczowa dla pozytywnego zaangażowania odbiorców, więc miej to na uwadze.

Jeśli łączysz zwykły tekst z obrazem w swojej kampanii e-mailowej, zachowaj zrównoważony stosunek treści – 60% zwykły tekst i 40% obraz. Chodzi o to, że filtry antyspamowe mogą przechwycić wiadomość e-mail, jeśli nie mogą zeskanować tekstu z powodu dużych obrazów.

HTML

Regularną praktyką e-marketerów jest wysyłanie wieloczęściowych wiadomości zawierających zarówno zwykły tekst, jak i HTML. Ta ostatnia pozwala zwiększyć zaangażowanie Twoich e-maili i sprawić, by treść przyciągała wzrok. I tutaj też trzeba być ostrożnym. Sekcja HTML zawierająca błędy formatowania lub uszkodzone tagi to pewna droga do spamu. Zawsze sprawdzaj zawartość HTML przed jej wysłaniem.

Zdjęcia

Wspomniano już, że osadzony obraz nie powinien przekraczać 40% całkowitej treści wiadomości. Ponadto przydatne może być całkowite unikanie ciężkich obrazów. Alternatywnie możesz skompresować obraz i umieścić link do niego na swoim serwerze internetowym lub dowolnej wiarygodnej usłudze. Zmniejszy to rozmiar wiadomości i przyspieszy przetwarzanie i ładowanie kampanii e-mailowej.

Załączniki

Załącznik to czerwona flaga dla filtrów wiadomości e-mail. Solidne filtry poczty e-mail od razu umieszczają komercyjną lub transakcyjną wiadomość e-mail z załącznikiem w spamie. Najlepsze, co możesz zrobić, to podać link do konkretnego pliku umieszczonego na Twojej stronie internetowej lub w innej wiarygodnej lokalizacji.

Zawartość mediów

Nadużywanie treści multimedialnych w kampanii e-mailowej zwiększa spamowanie wiadomości. Poza tym zmniejsza zaangażowanie odbiorcy. Jeśli są jakieś media, bez których Twoja kampania nie może się obejść, dodaj do nich link. Unikaj także skryptów dynamicznych – filtry antyspamowe ich nie wpuszczą.

Narzędzia do sprawdzania treści wiadomości e-mail

W tym wpisie na blogu dotyczącym narzędzi do testowania wiadomości e-mail znajdziesz obszerny wybór przeglądarek i kontrolerów treści wiadomości e-mail. Niektóre usługi, takie jak Litmus lub Email on Acid, są pełnoprawnymi narzędziami do podglądu wiadomości e-mail. HTML Email Check lub PutsMail skupiają się tylko na treści HTML. Aby sprawdzić swój wiersz tematu, możesz wybrać funkcję oceniania wiersza tematu wiadomości e-mail lub opcję Wyślij Sprawdź. Aplikacja Hemingway to idealne rozwiązanie do sprawdzania czytelności tekstu.

Część 3 – Zaangażowany odbiorca

Jeśli zależy Ci na wysokiej dostarczalności, upewnij się, że Twoi odbiorcy są zaangażowani. Skomplikowane filtry poczty e-mail oceniają zaangażowanie, które obejmuje następujące wskaźniki:

• Współczynnik otwarć – ilu odbiorców otworzyło Twoje e-maile
• Click rate – ile razy odbiorca kliknął w link w Twojej kampanii e-mailowej
• Współczynnik klikalności – ilu odbiorców kliknęło w co najmniej jeden link w Twojej kampanii e-mailowej
• Współczynnik konwersji – ilu odbiorców zrealizowało pożądany cel konwersji

Najprawdopodobniej używasz tych samych wskaźników do mierzenia skuteczności swojej kampanii e-mailowej. Ale wcześniej musisz mieć pewność, że wiadomość e-mail trafi do skrzynki odbiorczej. I oto, o co warto zadbać.

Formatowanie wiadomości e-mail

• Wiadomość e-mail powinna otwierać się poprawnie w większości klientów i urządzeń. Aby to sprawdzić, użyj narzędzi do testowania podglądu.
• Wiadomość e-mail powinna ładować się szybko. Unikaj dużych obrazów i dynamicznych skryptów.
• Osadzanie formularzy to także czerwona flaga dla filtrów antyspamowych. Osadzone formularze lepiej zastąpić linkiem lub przyciskiem CTA.
• Upewnij się, że wiadomość nie zawiera uszkodzonych linków.
• Nie nadużywaj kolorów i czcionek. Filtry wiadomości e-mail uwzględniają nieregularne kolory i rozmiary czcionek, a także niewidoczny tekst. Nawet jeśli wiadomość zawierająca nadużywany tekst przejdzie przez filtry antyspamowe, odbiorca prawdopodobnie wyśle ​​ją ręcznie do folderu ze spamem.

Branding e-mailowy

• Użyj nazwy swojej marki w nagłówku „od”. Zmniejsza to wskaźnik skarg na spam i zwiększa współczynnik otwarć. Dobrą praktyką jest również wykorzystywanie osoby frontowej jako nadawcy kampanii e-mailowej. W takim przypadku dodaj „od <twoja marka>” do nagłówka, aby zwiększyć wiarygodność. Na przykład Patrick Cosworth z Mailtrap .
• Możesz oznakować inne elementy swojej kampanii e-mailowej, w tym wiersze tematu, nagłówki, a nawet linki. Jest to dobre do budowania rozpoznawalności i sortowania wiadomości e-mail według folderów.
• Projekt i treść Twojej kampanii e-mailowej powinny być zgodne z Twoją marką. Ponadto branding wizualny jest najlepszy, gdy jest spójny z osobami, do których jesteś skierowany.

Kontynuacje

Kontynuacja to kolejny sposób na zdobycie wiarygodności dostawców usług e-mail. Gdy kontaktujesz się z odbiorcami, pokazujesz, że chcesz ich zaangażować. Ale równowaga tutaj jest ważna. Masowe ataki e-mailowe w krótkich odstępach czasu są podejrzane i mogą prowadzić do folderu ze spamem. Przypomnij sobie raz na tydzień lub dwa (w zależności od Twojej aktywności). Przyczynia się to również do poprawy reputacji Twojej domeny.

Nie zapomnij o linku do rezygnacji z subskrypcji

Jeśli w Twojej kampanii e-mailowej brakuje przycisku/linku rezygnacji z subskrypcji, jest to również dobry sposób na wylądowanie w folderze ze spamem. Dostawcy usług poczty e-mail identyfikują masowe wiadomości e-mail jako spam, jeśli nie jest dostępna opcja rezygnacji.

Jest to zgodne z prawem ze względu na ustawę CAN-SPAM (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing) z 2003 r. Jeśli więc uważasz, że możesz poprawić wskaźnik rezygnacji z subskrypcji, pomijając ten przycisk lub link w e-mailach transakcyjnych, ponownie popełniasz błąd.

Przetestuj swój e-mail za pomocą narzędzia do sprawdzania spamu przed wysłaniem

Załóżmy, że wykonałeś wszystkie powyższe kroki i możesz rozpocząć kampanię. Chwileczkę, pozostaje ostatni krok. Wybierz program do sprawdzania spamu w wiadomościach e-mail i przetestuj swój adres e-mail. Masz wiele opcji do wyboru, w tym Mailtrap, Mail Tester, GlockApps i tak dalej.

W przypadku niektórych programów do sprawdzania spamu musisz wysłać wiadomość e-mail na określony adres, a następnie otrzymasz raport. Możesz wyświetlić swoją wiadomość, dowiedzieć się, jak ją ulepszyć, sprawdzić status uwierzytelniania i czarnej listy oraz sprawdzić, czy nie ma tam uszkodzonych linków.

Inne narzędzia mogą ocenić Twoją wiadomość e-mail bez jej wysyłania. Po prostu wklej całą treść wiadomości, w tym nagłówki, a zobaczysz, czego brakuje i jakie jest prawdopodobieństwo, że zostanie złapana przez SpamAssassin. Gdy uda Ci się osiągnąć najwyższy wynik, możesz rozpocząć kampanię e-mailową. Mamy nadzieję, że Twoje prawa własności intelektualnej nie spadną poniżej 90%.

Powodzenia!

Ten przewodnik został pierwotnie napisany przez Zakhara Yunga dla bloga Mailtrap.