Cómo evitar que los correos electrónicos se conviertan en spam

La tasa de ubicación de la bandeja de entrada (IPR) denota correos electrónicos que llegaron a la bandeja de entrada del destinatario en lugar de terminar en su carpeta de correo no deseado o basura. Desde 2015, el IPR global ha crecido del 79% al 85%. Esto significa que solo uno de cada seis correos electrónicos comerciales no da en el blanco.

¿Le gustaría alcanzar esta tasa o incluso mejorarla para sus propósitos de marketing? A continuación, encontrará una guía completa sobre cómo evitar que sus correos electrónicos se conviertan en spam.

Mi correo electrónico quedó atrapado en spam: ¿qué tiene de malo?

Digamos que su campaña de correo electrónico cubrió 1K destinatarios y solo 600 mensajes llegaron a las bandejas de entrada de destino. El correo electrónico era el mismo para todos los destinatarios, pero 400 de ellos fueron filtrados como spam por los proveedores de servicios de correo electrónico. Entonces, ¿de quién fue la culpa? Tanto el remitente como el destinatario tienen un papel que desempeñar aquí.

Para llegar a la bandeja de entrada, cualquier campaña de correo electrónico debe cumplir con los requisitos establecidos por los filtros de spam del destinatario. Estos son un conjunto de protocolos que deciden si dejar entrar un mensaje entrante o no. Entonces, es solo un obstáculo que necesita saber cómo pasar. Y si conoce sus principios de funcionamiento, podrá evitar los filtros de spam.

Cómo funcionan los filtros de correo electrónico

El éxito de su campaña de correo electrónico depende en gran medida de la tecnología de filtrado. Los filtros no solo bloquean los mensajes entrantes, sino que también los organizan. Hoy en día, muchos proveedores de servicios de correo electrónico dividen sus mensajes en categorías sociales, comerciales, boletines y otras. Aprovechan criterios específicos para evaluar un mensaje entrante y colocarlo en la carpeta correspondiente.

Los filtros de spam funcionan de la misma manera y asignan una puntuación de spam al mensaje. Si la puntuación alcanza un cierto umbral, el correo electrónico se enviará a la bandeja de entrada. De lo contrario, lo encontrarás en la carpeta de correo no deseado. Hay una larga lista de criterios de spam, y se modifica y adapta todos los días. Las prácticas de filtrado generalmente no se divulgan, pero sabemos que incluyen las siguientes áreas de enfoque.

Tipos de filtros de spam

• Contenido : verifique el contenido de un mensaje entrante en busca de palabras desencadenantes de spam, archivos adjuntos maliciosos, código HTML refinado, etc.
• Encabezado : verifique el encabezado de un mensaje entrante en busca de información infecciosa o falsificada.
• Lista negra : compruebe si se ha enviado un mensaje entrante de un remitente no especificado en la lista negra.
• Basado en reglas o heurístico : verifique un mensaje entrante de acuerdo con los criterios definidos por el usuario. Estos pueden incluir disparadores de spam para remitentes específicos, palabras en la línea de asunto, etc.
• Permiso : solicite la aprobación del destinatario para aceptar un mensaje entrante.
• Desafío-respuesta : solicita la aprobación del remitente para enviar un mensaje (ingresando una contraseña u otro método de autorización).

Los filtros de spam pueden diferir, no solo por los criterios a evaluar, sino también por cómo se implementan. Estas son las opciones más comunes:

• Puerta de enlace: verifique un mensaje entrante de acuerdo con los criterios que el filtro considera spam según el análisis del correo electrónico entrante. Por lo general, un filtro de puerta de enlace se implementa como un servidor físico para detectar phishing, malware, virus y spam. Ejemplos: Barracuda, SpamTitan, IronPort.
• Alojado : verifique un mensaje entrante después de que haya sido aprobado por el filtro de correo no deseado de la puerta de enlace. Los filtros alojados, también conocidos como de terceros, utilizan criterios de contenido y reputación para asignar una puntuación de spam al correo electrónico. Ejemplos: Cloudmark, Spambrella, MailCleaner.

Lo que necesita para hacer un correo electrónico a prueba de spam

La lucha contra el spam parece bastante simple. Pero cada tipo de filtro de correo electrónico comprende muchos protocolos o reglas a seguir.

Por ejemplo, los filtros de encabezado no se limitan a la información de los encabezados. Toman en cuenta la reputación del dominio y la dirección IP del remitente, verifican la política de autenticación de correo electrónico, etc. Sin embargo, no hay magia en el manejo de los filtros de spam, y le enseñaremos cómo hacer que su campaña de correo electrónico sea a prueba de spam.

Parte 1: Reputación impecable del remitente

Reputación de dominio

Los filtros de correo electrónico evaluarán la reputación de su dominio en función de las siguientes métricas:

• Tasa de quejas : cuántos mensajes de todos los correos electrónicos enviados desde su dominio han sido reportados por los destinatarios como spam (por porcentaje). Este es el valor más crítico para la reputación de su dominio y la capacidad de entrega en general. Una alta tasa de quejas es una señal de que su marketing por correo electrónico no es deseado: se dirige a destinatarios falsos o ofrece poco valor. La tasa óptima de quejas está por debajo del 0,1%.
• Tasa de ubicación de la bandeja de entrada : cuántos mensajes de todos los correos electrónicos enviados desde su dominio se han enviado a la bandeja de entrada (por porcentaje). Esta métrica es más precisa que la tasa de entrega porque solo cuenta los correos electrónicos recibidos. El IPR óptimo está por encima del 80%.
• Tasa de colocación de spam : cuántos mensajes de todos los correos electrónicos enviados desde su dominio han quedado atrapados en spam (por porcentaje). Su objetivo es reducir esta métrica tanto como sea posible. La tasa óptima de colocación de spam está por debajo del 10%.
• Tasa de rebote duro : cuántos mensajes de todos los correos electrónicos enviados desde su dominio se han devuelto debido a una dirección de destinatario no válida o inexistente (por porcentaje). Esta métrica es más valiosa que una tasa de rebote suave que cuenta los correos electrónicos rechazados debido a un problema a corto plazo (buzón de correo lleno, servidor inactivo). La tasa de rebote duro óptima es inferior al 2%.

Autenticación de dominio o correo electrónico

La autenticación es otro elemento vital de la reputación de su dominio. Es imprescindible para cualquier remitente legítimo proteger el dominio contra el phishing y la suplantación de identidad. La autenticación de correo electrónico se basa en tres estándares ampliamente adoptados:

• SPF: valida si una dirección IP está autorizada para enviar correos electrónicos desde un dominio en particular
• DKIM: autenticación de correos electrónicos mediante claves para la verificación de firmas
• DMARC: autenticación de correo electrónico utilizando los estándares SPF y DKIM

Reputación de direcciones IP

La lista negra es una métrica crucial para medir la reputación de la dirección IP. No debe aparecer en ninguna lista negra desde BRBL hasta Return Path. Si por alguna razón lo ha estado, asegúrese de iniciar un proceso de eliminación de la lista negra. Lo más desafiante aquí es encontrar la razón.

Aparte de eso, algunos filtros de correo electrónico consideran otras métricas como quejas, aciertos de trampas de spam, mensajes rechazados, etc. El tipo de dirección IP, dedicada o compartida , también es importante.

• Dedicado: un remitente es responsable de la reputación de la dirección IP
• Compartido: múltiples remitentes son responsables de la reputación de la dirección IP

Por lo tanto, es recomendable optar por la opción dedicada si su campaña de correo electrónico supera los 500K correos electrónicos cada semana.

Una nueva dirección IP es como un automóvil nuevo: necesita un período de rodaje. Los proveedores de servicios de correo electrónico aplican medidas restrictivas a las nuevas direcciones para combatir a los spammers.

Como resultado, si envía un gran volumen de correos electrónicos de inmediato, un lote significativo puede llegar a la carpeta de correo no deseado. Por lo tanto, debe cargar su nueva dirección IP paso a paso. Una vez que muestre un tráfico constante, su ESP identificará su dirección IP como legítima y la restricción se desactivará.

Herramientas para comprobar la reputación del remitente

• Sender Score by Return Path: una herramienta popular para evaluar la reputación del remitente y averiguar cómo los proveedores de servicios de correo electrónico ven una dirección IP.
• Monitor de reputación de IP de GlockApps: le permite verificar si su IP ha sido incluida en la lista negra o no. Además, puede usar la herramienta para eliminar de la lista su dirección IP dedicada.
• Barracuda Reputation System: una herramienta para verificar su dirección IP y dominio basada en una base de datos en tiempo real de direcciones IP con informes malos y buenos.
• Reputación de correo electrónico por Talos de Cisco: verifique su reputación mediante tres clasificaciones de puntuación: buena, neutral y mala. Neutral significa que los mensajes enviados desde el dominio o la dirección IP aún pueden filtrarse o bloquearse.

Parte 2: contenido de correo electrónico pulido

Hace algún tiempo, el contenido era la captura principal de los filtros de correo electrónico no deseado. Revisaron los mensajes entrantes en busca de palabras clave desencadenantes de spam, enlaces en la lista negra y otros elementos inapropiados. Hoy en día, la verificación de contenido tiene una prioridad menor que la reputación del remitente, pero los filtros de contenido aún son procesables.

Línea de asunto

• Evite palabras clave promocionales como compra/venta/descuento en las líneas de asunto
• Las palabras escritas con todas las letras mayúsculas son de mala educación.
• Los signos de exclamación no son válidos
• Concéntrese en lo que puede despertar el interés del destinatario, como características o especificaciones del producto o servicio que promociona.
• Las líneas de asunto personalizadas pueden aumentar la tasa de apertura en un 10%

Preste especial atención a este elemento de su campaña de correo electrónico. Con una línea de asunto débil, aún podrá pasar los filtros de correo no deseado. Pero un destinatario puede marcar su correo electrónico como correo no deseado, lo que afectará su reputación como remitente.

Cuerpo de texto

Los destinatarios tienden a desconfiar del texto ilegible y gramaticalmente pobre. Además, los filtros de contenido pueden convertir su campaña de correo electrónico en spam si la cantidad de errores ortográficos en el texto del cuerpo es lo suficientemente alta. Por lo tanto, asegúrese de revisar la gramática y corregir el texto de su cuerpo. La legibilidad también es crucial para la participación positiva del destinatario, así que tenlo en cuenta también.

Si combina texto sin formato con una imagen en su campaña de correo electrónico, mantenga una relación de contenido equilibrada: 60 % de texto sin formato y 40 % de imagen. La cuestión es que los filtros de correo no deseado pueden detectar un correo electrónico si no pueden escanear el texto debido a las imágenes grandes.

HTML

Es una práctica habitual que los especialistas en marketing por correo electrónico envíen mensajes de varias partes que contienen tanto texto sin formato como HTML. Este último le permite mejorar la participación de sus correos electrónicos y hacer que el contenido sea llamativo. Y aquí, también hay que ser cauteloso. Una sección HTML que tiene errores de formato o etiquetas rotas es una forma segura de llegar a la casilla de spam. Siempre revise su contenido HTML antes de enviarlo.

Imágenes

Ya se mencionó que una imagen incrustada no debe exceder el 40% del cuerpo total del mensaje. Además, podría ser útil para evitar imágenes pesadas. Como alternativa, puede comprimir la imagen y vincularla en su servidor web o en cualquier servicio creíble. Esto disminuirá el tamaño del mensaje y acelerará el procesamiento y la carga de la campaña de correo electrónico.

Archivos adjuntos

Un archivo adjunto es una bandera roja para los filtros de correo electrónico. Los filtros de correo electrónico sólidos colocarán un correo electrónico comercial o transaccional con un archivo adjunto en el correo no deseado de inmediato. Por lo tanto, lo mejor que puede hacer es proporcionar un enlace a un archivo en particular ubicado en su sitio web o en otra ubicación confiable.

Contenido multimedia

El abuso del contenido de los medios en su campaña de correo electrónico aumenta el spam de su mensaje. Además, reduce el compromiso del destinatario. Si hay algún medio sin el cual su campaña no puede prescindir, agréguele un enlace. Además, evite los scripts dinámicos: los filtros de spam no los dejarán entrar.

Herramientas para verificar el contenido del correo electrónico

En esta publicación de blog sobre herramientas de prueba de correo electrónico, encontrará una selección completa de visualizadores y verificadores de contenido de correo electrónico. Algunos servicios como Litmus o Email on Acid son herramientas completas de vista previa de correo electrónico. HTML Email Check o PutsMail se enfocan solo en contenido HTML. Para verificar su línea de asunto, puede optar por Enviar un calificador de línea de asunto por correo electrónico o Enviar verificación. La aplicación Hemingway es una solución perfecta para validar la legibilidad de su texto.

Parte 3: Destinatario comprometido

Si desea una capacidad de entrega de alto nivel, asegúrese de que sus destinatarios estén comprometidos. Los complejos filtros de correo electrónico evalúan el compromiso, que comprende las siguientes métricas:

• Tasa de apertura: cuántos destinatarios abrieron sus correos electrónicos
• Tasa de clics: cuántas veces un destinatario hizo clic en el enlace de su campaña de correo electrónico
• Tasa de clics: cuántos destinatarios hicieron clic en al menos un enlace en su campaña de correo electrónico
• Tasa de conversión: cuántos destinatarios completaron el objetivo de conversión deseado

Lo más probable es que esté utilizando las mismas métricas para medir la efectividad de su campaña de correo electrónico. Pero antes de esto, debe asegurarse de que el correo electrónico llegue a la bandeja de entrada. Y esto es lo que debes cuidar.

Formato de correo electrónico

• Un correo electrónico debería abrirse correctamente en la mayoría de los clientes y dispositivos. Use las herramientas de prueba de vista previa para verificar esto.
• Un correo electrónico debe cargarse rápido. Evite imágenes grandes y scripts dinámicos.
• Los formularios incrustados también son una señal de alerta para los filtros de spam. Es mejor reemplazar los formularios incrustados con un enlace o un botón CTA.
• Asegúrese de que el mensaje no tenga enlaces rotos.
• No abuses de los colores y las tipografías. Los filtros de correo electrónico tienen en cuenta los colores y tamaños de fuente irregulares, así como el texto invisible. Incluso si un mensaje con un diseño de texto abusado pasa por los filtros de correo no deseado, es probable que un destinatario lo envíe a la carpeta de correo no deseado manualmente.

Marca de correo electrónico

• Utilice el nombre de su marca en el encabezado "de". Esto reduce la tasa de quejas de spam y aumenta la tasa de apertura. Además, es una buena práctica utilizar un testaferro como remitente de la campaña de correo electrónico. En este caso, agregue "de <su marca>" al encabezado para aumentar la credibilidad. Por ejemplo, Patrick Cosworth de Mailtrap .
• Puede marcar otros elementos de su campaña de correo electrónico, incluidas líneas de asunto, encabezados e incluso enlaces. Esto es bueno para generar reconocimiento y clasificar el correo electrónico por carpetas.
• El diseño y el contenido de su campaña de correo electrónico deben estar en línea con su marca. Además, la marca visual es mejor cuando es coherente con las personas a las que se dirige.

Seguimientos

El seguimiento es otra forma de ganarse la credibilidad de los proveedores de servicios de correo electrónico. Cuando hace un seguimiento de sus destinatarios, demuestra que desea involucrarlos. Pero el equilibrio aquí es importante. Los ataques masivos de correo electrónico en períodos cortos son sospechosos y pueden llevar a la carpeta de correo no deseado. Recuérdalo una o dos veces por semana (dependiendo de tu actividad). Además, esto contribuye al progreso de la reputación de su dominio.

No olvides el enlace para cancelar la suscripción

Si su campaña de correo electrónico carece de un botón/enlace para darse de baja, también es una buena manera de terminar en la carpeta de correo no deseado. Los proveedores de servicios de correo electrónico identifican los correos electrónicos masivos como spam si no hay una opción de exclusión disponible.

Esto es legal debido a la Ley CAN-SPAM (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing) de 2003. Por lo tanto, si cree que puede mejorar la tasa de cancelación de suscripción al omitir este botón o enlace en sus correos electrónicos transaccionales, está cometiendo un error.

Pruebe su correo electrónico con un verificador de spam antes de enviarlo

Supongamos que ha llevado a cabo todos los pasos anteriores y está listo para lanzar su campaña. Espera un segundo, queda el último paso. Elija un verificador de spam de correo electrónico y pruebe su correo electrónico. Tiene muchas opciones para elegir, incluidas Mailtrap, Mail Tester, GlockApps, etc.

Para algunos verificadores de spam, debe enviar su correo electrónico a una dirección específica y luego recibe un informe. Puede ver su mensaje, aprender a mejorarlo, averiguar el estado de autenticación y lista negra, y ver si hay enlaces rotos.

Otras herramientas pueden evaluar su correo electrónico sin enviarlo. Simplemente pegue todo el contenido de su mensaje, incluidos los encabezados, y verá lo que falta y la probabilidad de que SpamAssassin lo atrape. Una vez que haya logrado alcanzar la puntuación más alta, se puede lanzar la campaña de correo electrónico. Esperamos que su IPR no caiga por debajo del 90%.

¡Buena suerte!

Esta guía fue escrita inicialmente por Zakhar Yung para el blog Mailtrap.