Como impedir que os e-mails caiam no spam

Publicados: 2023-01-19

A taxa de colocação na caixa de entrada (IPR) denota e-mails que chegaram à caixa de entrada do destinatário, em vez de irem para a pasta de spam ou lixo eletrônico. Desde 2015, o IPR global cresceu de 79% para 85%. Isso significa que apenas um em cada seis e-mails comerciais erra o alvo.

Você gostaria de atingir essa taxa ou até melhorá-la para fins de marketing? Abaixo, você encontrará um guia abrangente sobre como impedir que seus e-mails sejam enviados para spam.

Meu e-mail ficou preso em spam – o que há de errado com isso?

Digamos que sua campanha de e-mail abrangesse 1.000 destinatários e apenas 600 mensagens chegassem às caixas de entrada de destino. O e-mail era o mesmo para todos os destinatários, mas 400 deles foram filtrados como spam pelos provedores de serviços de e-mail. Então, de quem foi a culpa? Tanto o remetente quanto o destinatário têm um papel a desempenhar aqui.

Para chegar à caixa de entrada, qualquer campanha de e-mail deve cumprir os requisitos definidos pelos filtros de spam do destinatário. Estes são um conjunto de protocolos que decidem se uma mensagem recebida deve ser recebida ou não. Então, é apenas um obstáculo que você precisa saber passar. E se você estiver ciente de seus princípios de funcionamento, poderá evitar os filtros de spam.

Como funcionam os filtros de e-mail

O sucesso de sua campanha de e-mail depende muito da tecnologia de filtro. Os filtros não apenas bloqueiam as mensagens recebidas, mas também as organizam. Hoje, muitos provedores de serviços de e-mail dividem suas mensagens por categorias sociais, comerciais, boletins informativos e outras. Eles utilizam critérios específicos para avaliar uma mensagem recebida e colocá-la na pasta relevante.

Os filtros de spam funcionam da mesma maneira e atribuem uma pontuação de spam à mensagem. Se a pontuação atingir um determinado limite, o e-mail será enviado para a caixa de entrada. Caso contrário, você o encontrará na pasta de spam. Existe uma longa lista de critérios de spam, e ela é modificada e adaptada todos os dias. As práticas de filtragem geralmente não são divulgadas, mas sabemos que incluem as seguintes áreas de foco.

Tipos de filtros de spam

Conteúdo – verifique o conteúdo de uma mensagem recebida em busca de palavras acionadoras de spam, anexos maliciosos, código HTML refinado, etc.
Cabeçalho – verifique o cabeçalho de uma mensagem recebida em busca de informações infecciosas ou falsificadas.
Lista negra – verifique se uma mensagem recebida foi enviada de um remetente não especificado na lista negra.
Baseado em regras ou heurístico – verifica uma mensagem recebida de acordo com critérios definidos pelo usuário. Isso pode incluir gatilhos de spam para remetentes específicos, palavras na linha de assunto, etc.
Permissão – solicitar aprovação do destinatário para aceitar uma mensagem recebida.
Desafio-resposta – solicita a aprovação do remetente para enviar uma mensagem (digitando uma senha ou outro método de autorização).

Os filtros de spam podem diferir, não apenas pelos critérios a serem avaliados, mas também pela forma como são implementados. Aqui estão as opções mais comuns:

Gateway – verifica uma mensagem recebida de acordo com os critérios que o filtro considera spam com base na análise do e-mail recebido. Normalmente, um filtro de gateway é implementado como um servidor físico para detectar phishing, malware, vírus e spam. Exemplos: Barracuda, SpamTitan, IronPort.
Hospedado – verifica uma mensagem recebida depois que ela foi aprovada pelo filtro de spam do gateway. Filtros hospedados, também conhecidos como terceiros, usam critérios de conteúdo e reputação para atribuir uma pontuação de spam ao e-mail. Exemplos: Cloudmark, Spambrella, MailCleaner.

O que você precisa para criar um e-mail à prova de spam

O combate ao spam parece bastante simples. Mas cada tipo de filtro de e-mail compreende muitos protocolos ou regras a serem seguidas.

Por exemplo, os filtros de cabeçalho não se limitam às informações nos cabeçalhos. Eles levam em consideração a reputação do domínio e endereço IP de um remetente, verificam a política de autenticação de e-mail e assim por diante. No entanto, não há mágica em lidar com filtros de spam, e vamos ensiná-lo a tornar sua campanha de e-mail à prova de spam.

Parte 1 - Reputação Impecável do Remetente

Reputação de domínio

Os filtros de e-mail avaliarão a reputação do seu domínio com base nas seguintes métricas:

Taxa de reclamação – quantas mensagens de todos os e-mails enviados de seu domínio foram relatadas pelos destinatários como spam (em porcentagem). Este é o valor mais crítico para a reputação do seu domínio e capacidade de entrega em geral. Uma alta taxa de reclamações é um sinal de que seu marketing por e-mail é indesejado – ele visa destinatários falsos ou oferece um valor insatisfatório. A taxa ótima de reclamação é inferior a 0,1%.
Taxa de colocação na caixa de entrada – quantas mensagens de todos os e-mails enviados de seu domínio foram enviadas para a caixa de entrada (por porcentagem). Essa métrica é mais precisa do que a taxa de entrega porque contabiliza apenas os e-mails recebidos. O IPR ótimo está acima de 80%.
Taxa de veiculação de spam – quantas mensagens de todos os e-mails enviados de seu domínio ficaram presas em spam (por porcentagem). Seu objetivo é reduzir essa métrica o máximo possível. A taxa ideal de colocação de spam é inferior a 10%.
Taxa de hard bounce – quantas mensagens de todos os e-mails enviados de seu domínio foram enviadas de volta devido a um endereço de destinatário inválido ou inexistente (por porcentagem). Essa métrica é mais valiosa do que uma taxa de rejeição suave que conta os e-mails rejeitados devido a um problema de curto prazo (caixa de correio cheia, servidor inativo). A taxa de hard bounce ideal é inferior a 2%.

Autenticação de domínio ou e-mail

A autenticação é outro elemento vital da reputação do seu domínio. É algo obrigatório para qualquer remetente legítimo proteger o domínio contra phishing e falsificação. A autenticação de e-mail baseia-se em três padrões amplamente adotados:

SPF – valida se um endereço IP está autorizado a enviar e-mails de um determinado domínio
DKIM – autenticação de e-mails usando chaves para verificação de assinatura
DMARC – autenticação de e-mail usando os padrões SPF e DKIM

Reputação do Endereço IP

A lista negra é uma métrica crucial para medir a reputação do endereço IP. Você não deve estar listado em nenhuma lista negra de BRBL para Return Path. Se por algum motivo você estiver, certifique-se de iniciar um processo de remoção da lista negra. O mais desafiador aqui é descobrir o motivo.

Além disso, alguns filtros de e-mail consideram outras métricas, como reclamações, ocorrências de armadilhas de spam, mensagens rejeitadas e assim por diante. O tipo de endereço IP, dedicado ou compartilhado , também é importante.

Dedicado – um remetente é responsável pela reputação do endereço IP
Compartilhado – vários remetentes são responsáveis pela reputação do endereço IP

Portanto, é aconselhável optar pela opção dedicada se sua campanha de e-mail exceder 500 mil e-mails por semana.

Um novo endereço IP é como um carro novo – ele precisa de um período de amaciamento. Os provedores de serviços de e-mail aplicam medidas restritivas a novos endereços para combater os spammers.

Como resultado, se você enviar um grande volume de e-mails imediatamente, um lote significativo pode chegar à pasta de spam. Portanto, você deve carregar seu novo endereço IP passo a passo. Depois de mostrar tráfego consistente, seu ESP identificará seu endereço IP como legítimo e a restrição será desativada.

Ferramentas para verificar a reputação do remetente

Pontuação do remetente por caminho de retorno – uma ferramenta popular para avaliar a reputação do remetente e descobrir como os provedores de serviços de e-mail visualizam um endereço IP.
IP Reputation Monitor da GlockApps – permite verificar se o seu IP foi colocado na lista negra ou não. Além disso, você pode usar a ferramenta para remover seu endereço IP dedicado.
Barracuda Reputation System – uma ferramenta para verificar seu endereço IP e domínio com base em um banco de dados em tempo real de endereços IP com relatórios ruins e bons.
Reputação de e-mail pelo Talos da Cisco – verifique sua reputação por três classificações de pontuação: Bom, Neutro e Ruim. Neutro significa que as mensagens enviadas do domínio ou endereço IP ainda podem ser filtradas ou bloqueadas.

Parte 2 - Conteúdo de E-mail Polido

Algum tempo atrás, o conteúdo era a principal captura dos filtros de e-mail de spam. Eles verificaram as mensagens recebidas em busca de palavras-chave de gatilho de spam, links na lista negra e outros elementos inapropriados. Hoje, a verificação de conteúdo tem prioridade mais baixa do que a reputação do remetente, mas os filtros de conteúdo ainda são acionáveis.

Linha de assunto

Evite palavras-chave promocionais como compra/venda/desconto nas linhas de assunto
Palavras digitadas com todas as letras maiúsculas são falta de educação
Pontos de exclamação são proibidos
Concentre-se no que pode despertar o interesse do destinatário, como recursos ou especificações do produto/serviço que você promove
Linhas de assunto personalizadas podem aumentar a taxa de abertura em 10%

Preste atenção especial a este elemento da sua campanha de e-mail. Com uma linha de assunto fraca, você ainda poderá passar pelos filtros de spam. Mas um destinatário pode marcar seu e-mail como spam, o que prejudicará a reputação do remetente.

Texto de corpo

Os destinatários tendem a desconfiar de textos ilegíveis e gramaticalmente ruins. Além disso, os filtros de conteúdo podem colocar sua campanha de e-mail como spam se o número de erros ortográficos no corpo do texto for alto o suficiente. Portanto, verifique a gramática e revise o corpo do texto. A legibilidade também é crucial para o envolvimento positivo do destinatário, portanto, lembre-se disso também.

Se você combinar texto sem formatação com uma imagem em sua campanha de e-mail, mantenha uma proporção de conteúdo equilibrada – 60% de texto sem formatação e 40% de imagem. O problema é que os filtros de spam podem capturar um e-mail se não puderem verificar o texto devido a imagens grandes.

HTML

É uma prática regular para os profissionais de marketing por e-mail enviar mensagens com várias partes que contêm texto simples e HTML. Este último permite melhorar o engajamento de seus e-mails e tornar o conteúdo atraente. E aqui, você tem que ser cauteloso também. Uma seção HTML com erros de formatação ou tags quebradas é um caminho certo para a caixa de spam. Sempre verifique seu conteúdo HTML antes de enviá-lo.

Imagens

Já foi mencionado que uma imagem incorporada não deve ultrapassar 40% do corpo total da mensagem. Além disso, pode ser útil evitar imagens pesadas. Como alternativa, você pode compactar a imagem e criar um link para ela em seu servidor da Web ou em qualquer serviço confiável. Isso diminuirá o tamanho da mensagem e acelerará o processamento e o carregamento da campanha de e-mail.

Anexos

Um anexo é uma bandeira vermelha para filtros de e-mail. Filtros de e-mail sólidos colocarão um e-mail comercial ou transacional com um anexo em spam imediatamente. Portanto, o melhor que você pode fazer é fornecer um link para um determinado arquivo colocado em seu site ou outro local confiável.

Conteudo de midia

O abuso de conteúdo de mídia em sua campanha de e-mail aumenta o spam de sua mensagem. Além disso, reduz o engajamento do destinatário. Se houver alguma mídia que sua campanha não pode dispensar, adicione um link para ela. Além disso, evite scripts dinâmicos – os filtros de spam não os deixarão entrar.

Ferramentas para verificar o conteúdo do e-mail

Nesta postagem de blog sobre ferramentas de teste de e-mail, você encontrará uma seleção abrangente de visualizadores e verificadores de conteúdo de e-mail. Alguns serviços como Litmus ou Email on Acid são ferramentas completas de visualização de e-mail. Verificação de e-mail em HTML ou PutsMail concentram-se apenas no conteúdo HTML. Para verificar sua linha de assunto, você pode optar pelo Avaliador de linha de assunto de e-mail ou Enviar verificação. O aplicativo Hemingway é uma solução perfeita para validar a legibilidade do seu texto.

Parte 3 - Destinatário Engajado

Se você deseja capacidade de entrega de alto nível, certifique-se de que seus destinatários estejam engajados. Filtros de e-mail complexos avaliam o engajamento, que compreende as seguintes métricas:

Taxa de abertura – quantos destinatários abriram seus e-mails
Taxa de cliques – quantas vezes um destinatário clicou no link da sua campanha de e-mail
Taxa de cliques – quantos destinatários clicaram em pelo menos um link em sua campanha de e-mail
Taxa de conversão – quantos destinatários concluíram a meta de conversão desejada

É mais provável que você esteja usando as mesmas métricas para medir a eficácia de sua campanha de e-mail. Mas antes disso, você precisa ter certeza de que o e-mail chegará à caixa de entrada. E aqui está o que você deve cuidar.

Formatação de e-mail

Um e-mail deve abrir corretamente na maioria dos clientes e dispositivos. Use as ferramentas de teste de visualização para verificar isso.
Um e-mail deve carregar rapidamente. Evite imagens grandes e scripts dinâmicos.
A incorporação de formulários também é uma bandeira vermelha para filtros de spam. É melhor substituir os formulários incorporados por um link ou um botão CTA.
Certifique-se de que a mensagem esteja livre de links quebrados.
Não abuse de cores e fontes. Os filtros de e-mail consideram cores e tamanhos de fonte irregulares, bem como texto invisível. Mesmo que uma mensagem com design de texto abusivo passe por filtros de spam, é provável que o destinatário a envie para a pasta de spam manualmente.

Branding por e-mail

Use o nome da sua marca no cabeçalho “de”. Isso reduz a taxa de reclamações de spam e aumenta a taxa de abertura. Além disso, é uma boa prática usar uma pessoa de frente como remetente da campanha de e-mail. Nesse caso, adicione “de <sua marca>” ao cabeçalho para aumentar a credibilidade. Por exemplo, Patrick Cosworth de Mailtrap .
Você pode marcar outros elementos de sua campanha de e-mail, incluindo linhas de assunto, cabeçalhos e até links. Isso é bom para criar reconhecimento e classificar o e-mail por pastas.
O design e o conteúdo da sua campanha de e-mail devem estar alinhados com a sua marca. Além disso, a marca visual é melhor quando é consistente com as personas que você deseja.

Acompanhamentos

O acompanhamento é outra maneira de ganhar a credibilidade dos provedores de serviços de e-mail. Ao acompanhar seus destinatários, você mostra que deseja envolvê-los. Mas o equilíbrio aqui é importante. Ataques massivos de e-mail em curtos períodos são suspeitos e podem levar à pasta de spam. Lembre-se uma vez por semana ou duas (dependendo da sua atividade). Além disso, isso contribui para o progresso da reputação do seu domínio.

Não se esqueça do link de cancelamento de assinatura

Se a sua campanha de e-mail não tiver um botão/link de cancelamento de inscrição, também é uma boa maneira de acabar na pasta de spam. Os provedores de serviços de e-mail identificam e-mails em massa como spam se nenhuma opção de exclusão estiver disponível.

Isso é legal devido à Lei CAN-SPAM (Controlando o Ataque à Pornografia e Marketing Não Solicitados) de 2003. Portanto, se você acha que pode melhorar a taxa de cancelamento de inscrição omitindo este botão ou link em seus e-mails transacionais, você está cometendo um erro.

Teste seu e-mail com um verificador de spam antes de enviar

Digamos que você realizou todas as etapas acima e está pronto para lançar sua campanha. Espere um segundo, a última etapa permanece. Escolha um verificador de spam de e-mail e teste seu e-mail. Você tem muitas opções para escolher, incluindo Mailtrap, Mail Tester, GlockApps e assim por diante.

Para alguns verificadores de spam, você precisa enviar seu e-mail para um endereço especificado e, em seguida, obter um relatório. Você pode visualizar sua mensagem, aprender como melhorá-la, descobrir a autenticação e o status da lista negra e verificar se há links quebrados.

Outras ferramentas podem avaliar seu e-mail sem enviá-lo. Basta colar todo o conteúdo da sua mensagem, incluindo cabeçalhos, e você verá o que está faltando e qual a probabilidade de ser capturado pelo SpamAssassin. Depois de conseguir atingir a pontuação mais alta, a campanha de e-mail pode ser lançada. Esperamos que seu IPR não caia abaixo de 90%.

Boa sorte!

Este guia foi inicialmente escrito por Zakhar Yung para o blog Mailtrap.