Cara Menghentikan Email Masuk ke Spam

Diterbitkan: 2023-01-19

Tingkat penempatan kotak masuk (IPR) menunjukkan email yang mencapai kotak masuk penerima daripada berakhir di folder spam atau sampah mereka. Sejak 2015, HKI global telah tumbuh dari 79% menjadi 85%. Ini berarti hanya satu dari enam email komersial yang meleset dari target.

Apakah Anda ingin mencapai tingkat ini atau bahkan meningkatkannya untuk tujuan pemasaran Anda? Di bawah ini, Anda akan menemukan panduan komprehensif tentang cara menghentikan email Anda masuk ke spam.

Email Saya Terjebak dalam Spam – Apa yang Salah dengannya?

Katakanlah kampanye email Anda mencakup 1.000 penerima, dan hanya 600 pesan yang mencapai kotak masuk target. Emailnya sama untuk semua penerima, tetapi 400 di antaranya disaring menjadi spam oleh penyedia layanan email. Jadi, salah siapa itu? Baik pengirim maupun penerima memiliki peran untuk dimainkan di sini.

Untuk mencapai kotak masuk, setiap kampanye email harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh filter spam penerima. Ini adalah seperangkat protokol yang memutuskan apakah akan membiarkan pesan masuk atau tidak. Jadi, itu hanya hambatan yang perlu Anda ketahui cara melewatinya. Dan jika Anda mengetahui prinsip kerjanya, Anda akan dapat menghindari filter spam.

Cara Kerja Filter Email

Keberhasilan kampanye email Anda sangat bergantung pada teknologi filter. Filter tidak hanya memblokir pesan masuk tetapi juga mengaturnya. Saat ini, banyak penyedia layanan email mengelompokkan pesan Anda berdasarkan kategori sosial, komersial, buletin, dan lainnya. Mereka memanfaatkan kriteria khusus untuk mengevaluasi pesan masuk dan menempatkannya di folder yang relevan.

Filter spam bekerja dengan cara yang sama dan menetapkan skor spam ke pesan. Jika skor memenuhi ambang batas tertentu, email akan masuk ke kotak masuk. Jika tidak, Anda akan menemukannya di folder spam. Ada daftar panjang kriteria spam, dan itu dimodifikasi dan diadaptasi setiap hari. Praktik pemfilteran biasanya dirahasiakan, tetapi kami tahu bahwa praktik tersebut mencakup area fokus berikut.

Jenis Filter Spam

  • Konten – periksa konten pesan masuk untuk kata-kata pemicu spam, lampiran berbahaya, kode HTML yang disempurnakan, dll.
  • Header – periksa header pesan masuk untuk informasi yang menular atau dipalsukan.
  • Daftar hitam – periksa apakah pesan masuk telah dikirim dari pengirim yang tidak ditentukan dalam daftar hitam.
  • Berbasis aturan atau heuristik – periksa pesan masuk sesuai dengan kriteria yang ditentukan pengguna. Ini mungkin termasuk pemicu spam untuk pengirim tertentu, kata-kata di baris subjek, dll.
  • Izin – meminta persetujuan dari penerima untuk menerima pesan masuk.
  • Challenge-response – meminta persetujuan dari pengirim untuk mengirim pesan (dengan memasukkan kata sandi atau metode otorisasi lainnya).

Filter spam dapat berbeda, tidak hanya berdasarkan kriteria yang akan dinilai, tetapi juga cara penerapannya. Berikut adalah opsi yang paling umum:

  • Gateway – periksa pesan masuk sesuai dengan kriteria yang dianggap filter sebagai spam berdasarkan analisis email masuk. Biasanya, filter gateway diimplementasikan sebagai server fisik untuk mendeteksi phishing, malware, virus, dan spam. Contoh: Barracuda, SpamTitan, IronPort.
  • Dihosting – periksa pesan masuk setelah disetujui oleh filter spam gateway. Filter yang dihosting, juga dikenal sebagai pihak ketiga, menggunakan kriteria konten dan reputasi untuk menetapkan skor spam ke email. Contoh: Cloudmark, Spambrella, MailCleaner.

Apa yang Anda Butuhkan untuk Membuat Email Anti-Spam

Memerangi spam terlihat cukup sederhana. Namun setiap jenis filter email terdiri dari banyak protokol atau aturan yang harus diikuti.

Misalnya, filter tajuk tidak terbatas pada informasi di tajuk. Mereka mempertimbangkan reputasi domain pengirim dan alamat IP, memeriksa kebijakan autentikasi email, dan seterusnya. Namun demikian, tidak ada keajaiban dalam menangani filter spam, dan kami akan mengajari Anda cara membuat kampanye email Anda anti-spam.

Bagian 1 – Reputasi Pengirim yang Sempurna

Reputasi Domain

Filter email akan menilai reputasi domain Anda berdasarkan metrik berikut:

  • Tingkat keluhan – berapa banyak pesan dari semua email yang dikirim dari domain Anda telah dilaporkan oleh penerima sebagai spam (berdasarkan persentase). Ini adalah nilai paling penting untuk reputasi dan keterkiriman domain Anda secara umum. Tingkat keluhan yang tinggi adalah tanda bahwa pemasaran email Anda tidak diinginkan – itu menargetkan penerima palsu atau memberikan nilai yang buruk. Tingkat keluhan optimal adalah di bawah 0,1%.
  • Tingkat penempatan kotak masuk – berapa banyak pesan dari semua email yang dikirim dari domain Anda yang telah masuk kotak masuk (berdasarkan persentase). Metrik ini lebih akurat daripada tingkat pengiriman karena hanya menghitung email masuk. IPR optimal adalah di atas 80%.
  • Tingkat penempatan spam – berapa banyak pesan dari semua email yang dikirim dari domain Anda telah terjebak dalam spam (berdasarkan persentase). Sasaran Anda adalah mengurangi metrik ini sebanyak mungkin. Tingkat penempatan spam yang optimal adalah di bawah 10%.
  • Rasio pantulan keras – berapa banyak pesan dari semua email yang dikirim dari domain Anda telah dikirim kembali karena alamat penerima tidak valid atau tidak ada (berdasarkan persentase). Metrik ini lebih berharga daripada rasio pantulan lunak yang menghitung email yang ditolak karena masalah jangka pendek (kotak surat penuh, server mati). Rasio pantulan keras yang optimal adalah di bawah 2%.

Autentikasi Domain atau Email

Otentikasi adalah elemen penting lain dari reputasi domain Anda. Ini adalah hal yang harus dimiliki oleh setiap pengirim yang sah untuk melindungi domain dari phishing dan spoofing. Otentikasi email bertumpu pada tiga standar yang diadopsi secara luas:

  • SPF – memvalidasi apakah alamat IP berwenang untuk mengirim email dari domain tertentu
  • DKIM – autentikasi email menggunakan kunci untuk verifikasi tanda tangan
  • DMARC – autentikasi email menggunakan standar SPF dan DKIM

Reputasi Alamat IP

Daftar hitam adalah metrik penting untuk mengukur reputasi alamat IP. Anda tidak boleh terdaftar dalam daftar hitam apa pun dari BRBL ke Jalur Kembali. Jika karena alasan tertentu Anda pernah melakukannya, pastikan untuk meluncurkan proses penghapusan daftar hitam. Hal yang paling menantang di sini adalah mencari tahu alasannya.

Selain itu, beberapa filter email mempertimbangkan metrik lain seperti keluhan, serangan jebakan spam, pesan yang ditolak, dan sebagainya. Jenis alamat IP, dedicated atau shared , juga penting.

  • Didedikasikan – satu pengirim bertanggung jawab atas reputasi alamat IP
  • Dibagikan – beberapa pengirim bertanggung jawab atas reputasi alamat IP

Oleh karena itu, disarankan untuk memilih opsi khusus jika kampanye email Anda melebihi 500 ribu email setiap minggu.

Alamat IP baru seperti mobil baru – perlu periode pembobolan. Penyedia layanan email menerapkan langkah-langkah pembatasan ke alamat baru untuk memerangi spammer.

Akibatnya, jika Anda segera mengirim email dalam jumlah besar, kumpulan email yang signifikan mungkin masuk ke folder spam. Karenanya, Anda harus memuat alamat IP baru Anda selangkah demi selangkah. Setelah Anda menunjukkan lalu lintas yang konsisten, ESP Anda akan mengidentifikasi alamat IP Anda sebagai alamat yang sah, dan pembatasan akan dinonaktifkan.

Alat untuk Memeriksa Reputasi Pengirim

  • Skor Pengirim dengan Jalur Pengembalian – alat populer untuk menilai reputasi pengirim dan mencari tahu bagaimana penyedia layanan email melihat alamat IP.
  • Monitor Reputasi IP oleh GlockApps – memungkinkan Anda memeriksa apakah IP Anda telah masuk daftar hitam atau tidak. Selain itu, Anda dapat menggunakan alat ini untuk menghapus alamat IP khusus Anda.
  • Sistem Reputasi Barracuda – alat untuk memeriksa alamat IP dan domain Anda berdasarkan basis data alamat IP real-time dengan laporan yang buruk dan bagus.
  • Reputasi Email oleh Cisco's Talos – periksa reputasi Anda dengan tiga peringkat skor: Baik, Netral, dan Buruk. Netral berarti pesan yang dikirim dari domain atau alamat IP masih dapat difilter atau diblokir.

Bagian 2 – Konten Email yang Dipoles

Beberapa waktu lalu, konten tersebut menjadi sasaran utama filter email spam. Mereka memeriksa pesan masuk untuk kata kunci pemicu spam, tautan daftar hitam, dan elemen tidak pantas lainnya. Saat ini, pemeriksaan konten memiliki prioritas yang lebih rendah daripada reputasi pengirim, tetapi filter konten masih dapat ditindaklanjuti.

Garis subjek

  • Hindari kata kunci promosi seperti beli/jual/diskon di baris subjek
  • Kata-kata yang diketik dengan huruf besar semua adalah perilaku yang buruk
  • Tanda seru tidak boleh digunakan
  • Fokus pada apa yang dapat memicu minat penerima seperti fitur atau spesifikasi produk/layanan yang Anda promosikan
  • Baris subjek yang dipersonalisasi dapat meningkatkan tingkat pembukaan sebesar 10%

Berikan perhatian khusus pada elemen kampanye email Anda ini. Dengan baris subjek yang lemah, Anda masih bisa melewati filter spam. Tetapi penerima dapat menandai email Anda sebagai spam yang akan merusak reputasi pengirim Anda.

Teks Tubuh

Penerima cenderung tidak mempercayai teks yang tidak dapat dibaca dan tata bahasanya buruk. Selain itu, filter konten dapat membuat kampanye email Anda menjadi spam jika jumlah kesalahan ejaan di teks isi Anda cukup tinggi. Karena itu, pastikan untuk memeriksa tata bahasa dan mengoreksi teks tubuh Anda. Keterbacaan juga penting untuk keterlibatan penerima yang positif, jadi ingatlah itu juga.

Jika Anda menggabungkan teks biasa dengan gambar dalam kampanye email Anda, pertahankan rasio konten yang seimbang – 60% teks biasa dan 40% gambar. Masalahnya adalah filter spam dapat menangkap email jika mereka tidak dapat memindai teks karena gambar besar.

HTML

Ini adalah praktik rutin bagi pemasar email untuk mengirim pesan multi-bagian yang berisi teks biasa dan HTML. Yang terakhir memungkinkan Anda meningkatkan keterlibatan email Anda dan membuat konten menarik. Dan di sini, Anda juga harus berhati-hati. Bagian HTML yang memiliki kesalahan pemformatan atau tag rusak adalah cara yang pasti untuk masuk ke kotak spam. Selalu periksa konten HTML Anda sebelum mengirimkannya.

Gambar-gambar

Sudah disebutkan bahwa gambar yang disematkan tidak boleh melebihi 40% dari total isi pesan. Juga, mungkin berguna untuk menghindari gambar yang berat sama sekali. Sebagai alternatif, Anda dapat mengompres gambar dan menautkannya di server web Anda atau layanan yang kredibel. Ini akan mengurangi ukuran pesan dan mempercepat pemrosesan dan pemuatan kampanye email.

Lampiran

Lampiran adalah bendera merah untuk filter email. Filter email yang solid akan segera menempatkan email komersial atau transaksional dengan lampiran di spam. Jadi, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah memberikan tautan ke file tertentu yang ditempatkan di situs web Anda atau lokasi lain yang kredibel.

Konten media

Penyalahgunaan konten media dalam kampanye email Anda meningkatkan spam dalam pesan Anda. Selain itu, mengurangi keterlibatan penerima. Jika ada beberapa media yang tidak dapat dilakukan oleh kampanye Anda, tambahkan tautan ke media tersebut. Selain itu, hindari skrip dinamis – filter spam tidak mengizinkannya masuk.

Alat untuk Memeriksa Konten Email

Dalam posting blog tentang alat pengujian email ini, Anda akan menemukan pilihan lengkap pratinjau dan pemeriksa konten email. Beberapa layanan seperti Litmus atau Email on Acid adalah alat pratinjau email lengkap. Cek Email HTML atau PutsMail fokus pada konten HTML saja. Untuk memeriksa baris subjek Anda, Anda dapat memilih Email Subject Line Grader atau Send Check It. Aplikasi Hemingway adalah solusi sempurna untuk memvalidasi keterbacaan teks Anda.

Bagian 3 – Penerima yang Terlibat

Jika Anda menginginkan keterkiriman tingkat tinggi, pastikan penerima Anda terlibat. Filter email yang rumit memang menilai keterlibatan, yang terdiri dari metrik berikut:

  • Tarif terbuka – berapa banyak penerima yang membuka email Anda
  • Tingkat klik – berapa kali penerima mengklik tautan di kampanye email Anda
  • Rasio klik-tayang – berapa banyak penerima yang mengklik setidaknya satu tautan dalam kampanye email Anda
  • Tingkat konversi – berapa banyak penerima yang menyelesaikan sasaran konversi yang diinginkan

Kemungkinan besar Anda menggunakan metrik yang sama untuk mengukur efektivitas kampanye email Anda. Tetapi sebelum ini, Anda perlu memastikan bahwa email tersebut akan masuk ke kotak masuk. Dan inilah yang harus Anda jaga.

Pemformatan Email

  • Email harus terbuka dengan benar di sebagian besar klien dan perangkat. Gunakan alat pengujian pratinjau untuk memeriksa ini.
  • Email harus dimuat dengan cepat. Hindari gambar besar dan skrip dinamis.
  • Menyematkan formulir juga merupakan peringatan untuk filter spam. Lebih baik mengganti formulir yang disematkan dengan tautan atau tombol CTA.
  • Pastikan pesan bebas dari tautan yang rusak.
  • Jangan menyalahgunakan warna dan font. Filter email mempertimbangkan warna dan ukuran font yang tidak teratur, serta teks yang tidak terlihat. Bahkan jika pesan dengan desain teks yang disalahgunakan melewati filter spam, penerima kemungkinan akan mengirimkannya ke folder spam secara manual.

Merek Email

  • Gunakan nama merek Anda di header "dari". Ini mengurangi tingkat keluhan spam dan meningkatkan tingkat pembukaan. Selain itu, merupakan praktik yang baik untuk menggunakan orang depan sebagai pengirim kampanye email. Dalam hal ini, tambahkan “from <your brand>” ke header untuk meningkatkan kredibilitas. Misalnya, Patrick Cosworth dari Mailtrap .
  • Anda dapat menandai elemen lain dari kampanye email Anda termasuk baris subjek, tajuk, dan bahkan tautan. Ini bagus untuk membangun pengenalan dan menyortir email berdasarkan folder.
  • Desain dan konten kampanye email Anda harus sejalan dengan merek Anda. Selain itu, branding visual paling baik jika konsisten dengan persona yang Anda tuju.

Tindak lanjut

Tindak lanjut adalah cara lain untuk mendapatkan kredibilitas penyedia layanan email. Saat Anda menindaklanjuti dengan penerima, Anda menunjukkan bahwa Anda ingin melibatkan mereka. Tapi keseimbangan di sini penting. Serangan email besar-besaran dalam waktu singkat mencurigakan dan dapat mengarah ke folder spam. Ingatkan diri Anda satu atau dua minggu sekali (tergantung aktivitas Anda). Juga, ini berkontribusi pada kemajuan reputasi domain Anda.

Jangan Lupa Link Unsubscribe

Jika kampanye email Anda tidak memiliki tombol/tautan berhenti berlangganan, itu juga merupakan cara yang baik untuk berakhir di folder spam. Penyedia layanan email mengidentifikasi email massal sebagai spam jika tidak ada pilihan opt-out yang tersedia.

Ini legal karena Undang-Undang CAN-SPAM (Mengontrol Penyerangan Pornografi dan Pemasaran yang Tidak Diminta) tahun 2003. Jadi, jika Anda berpikir bahwa Anda dapat meningkatkan tingkat berhenti berlangganan dengan menghilangkan tombol atau tautan ini di email transaksional Anda, Anda' kembali melakukan kesalahan.

Uji Email Anda dengan Pemeriksa Spam Sebelum Mengirim

Katakanlah Anda telah melakukan semua langkah di atas dan siap meluncurkan kampanye Anda. Tunggu sebentar, langkah terakhir tetap ada. Pilih pemeriksa spam email dan uji email Anda. Anda memiliki banyak opsi untuk dipilih termasuk Mailtrap, Mail Tester, GlockApps, dan sebagainya.

Untuk beberapa pemeriksa spam, Anda perlu mengirim email ke alamat tertentu, lalu Anda mendapatkan laporan. Anda dapat melihat pesan Anda, mempelajari cara memperbaikinya, mengetahui status autentikasi dan daftar hitam, dan melihat apakah ada tautan yang rusak.

Alat lain dapat menilai email Anda tanpa mengirimkannya. Cukup rekatkan semua konten pesan Anda termasuk tajuk dan Anda akan melihat apa yang hilang dan seberapa besar kemungkinannya untuk dijebak oleh SpamAssassin. Setelah Anda berhasil mencapai skor tertinggi, kampanye email dapat diluncurkan. Kami harap HAKI Anda tidak turun di bawah 90%.

Semoga beruntung!

Panduan ini awalnya ditulis oleh Zakhar Yung untuk blog Mailtrap.