如何阻止電子郵件變成垃圾郵件

已發表: 2023-01-19

收件箱放置率 (IPR) 表示電子郵件到達收件人的收件箱，而不是最終進入他們的垃圾郵件或垃圾文件夾。 2015年以來，全球知識產權佔比從79%增長到85%。 這意味著只有六分之一的商業電子郵件未達到目標。

出於營銷目的，您是否希望達到或什至提高這個比率？ 下面，您將找到有關如何阻止電子郵件變成垃圾郵件的綜合指南。

我的電子郵件被垃圾郵件困住了——這是怎麼回事？

假設您的電子郵件活動覆蓋了 1000 名收件人，並且只有 600 封郵件到達了目標收件箱。 所有收件人的電子郵件都是相同的，但其中 400 封被電子郵件服務提供商過濾為垃圾郵件。 那麼，這是誰的錯？ 發件人和收件人都可以在這裡發揮作用。

要到達收件箱，任何電子郵件活動都必須符合收件人的垃圾郵件過濾器設置的要求。 這些是一組決定是否允許傳入消息的協議。 所以，這只是一個障礙，你需要知道如何通過。 如果您了解它的工作原理，您將能夠避開垃圾郵件過濾器。

電子郵件過濾器的工作原理

電子郵件活動的成功在很大程度上依賴於過濾技術。 過濾器不僅可以阻止傳入的消息，還可以組織它們。 如今，許多電子郵件服務提供商按社交、商業、時事通訊和其他類別對您的郵件進行分類。 他們利用特定標準來評估收到的消息並將其放入相關文件夾中。

垃圾郵件過濾器以相同的方式工作，並為郵件分配垃圾郵件分數。 如果分數達到某個閾值，電子郵件將被收件箱。 否則，您會在垃圾郵件文件夾中找到它。 有一長串垃圾郵件標準，並且每天都會對其進行修改和調整。 過濾實踐通常是未公開的，但我們知道它們包括以下重點領域。

垃圾郵件過濾器的類型

  • 內容——檢查傳入消息的內容是否存在垃圾郵件觸發詞、惡意附件、經過優化的 HTML 代碼等。
  • 標頭——檢查傳入消息的標頭是否存在傳染性或偽造的信息。
  • 黑名單– 檢查傳入消息是否來自未在黑名單中指定的發件人。
  • 基於規則或啟發式——根據用戶定義的標準檢查傳入消息。 這些可能包括特定發件人的垃圾郵件觸發器、主題行中的單詞等。
  • 許可——請求收件人批准接受傳入的消息。
  • 質詢-響應——請求發件人批准發送消息（通過輸入密碼或其他授權方法）。

垃圾郵件過濾器可能會有所不同，不僅在評估標準方面，而且在實施方式方面也有所不同。 以下是最常見的選項：

  • 網關– 根據過濾器根據對傳入電子郵件的分析將其視為垃圾郵件的標準檢查傳入郵件。 通常，網關過濾器作為物理服務器來實現，以檢測網絡釣魚、惡意軟件、病毒和垃圾郵件。 示例：Barracuda、SpamTitan、IronPort。
  • 託管– 在網關垃圾郵件過濾器批准後檢查傳入郵件。 託管過濾器，也稱為第三方過濾器，使用內容和信譽標準為電子郵件分配垃圾郵件分數。 示例：Cloudmark、Spambrella、MailCleaner。

製作防垃圾郵件所需的條件

打擊垃圾郵件看起來非常簡單。 但是每種類型的電子郵件過濾器都包含許多要遵循的協議或規則。

例如，標頭過濾器不限於標頭中的信息。 它們會考慮發件人域和 IP 地址的信譽，檢查電子郵件身份驗證策略等。 儘管如此，處理垃圾郵件過濾器並沒有什麼神奇之處，我們將教您如何讓您的電子郵件活動抵禦垃圾郵件。

第 1 部分 – 無可挑剔的發件人信譽

域名信譽

電子郵件過濾器將根據以下指標評估您的域的聲譽：

  • 投訴率——從您的域發送的所有電子郵件中，有多少郵件被收件人報告為垃圾郵件（按百分比）。 一般來說，這是對您的域聲譽和交付能力最關鍵的價值。 高投訴率表明您的電子郵件營銷是不受歡迎的——它要么針對虛假收件人，要么提供低價值。 最佳投訴率低於 0.1%。
  • 收件箱放置率——從您的域發送的所有電子郵件中有多少郵件被收件箱（按百分比）。 該指標比送達率更準確，因為它只計算收件箱中的電子郵件。 最佳IPR在80%以上。
  • 垃圾郵件放置率——從您的域發送的所有電子郵件中有多少郵件被困在垃圾郵件中（按百分比）。 您的目標是盡可能減少此指標。 最佳垃圾郵件放置率低於 10%。
  • 硬退回率– 從您的域發送的所有電子郵件中有多少郵件由於收件人地址無效或不存在而被退回（按百分比）。 該指標比計算由於短期問題（郵箱滿、服務器停機）而被拒絕的電子郵件的軟退回率更有價值。 最佳硬退回率低於 2%。

域或電子郵件身份驗證

身份驗證是您域聲譽的另一個重要因素。 對於任何合法發件人來說，保護域免受網絡釣魚和欺騙是必不可少的。 電子郵件身份驗證基於三個廣泛採用的標準：

  • SPF – 驗證 IP 地址是否被授權從特定域發送電子郵件
  • DKIM – 使用密鑰驗證電子郵件的身份驗證
  • DMARC – 使用 SPF 和 DKIM 標準的電子郵件身份驗證

IP 地址信譽

黑名單是衡量 IP 地址信譽的重要指標。 您不應被列入從 BRBL 到 Return Path 的任何黑名單。 如果出於某種原因您去過，請確保啟動黑名單刪除過程。 這裡最具挑戰性的事情是找出原因。

除此之外，一些電子郵件過濾器還考慮其他指標，如投訴、垃圾郵件陷阱命中、拒絕郵件等。 IP 地址的類型，專用的還是共享的，也很重要。

  • 專用 - 一個發件人負責 IP 地址信譽
  • 共享 - 多個發件人負責 IP 地址信譽

因此，如果您的電子郵件活動每週超過 50 萬封電子郵件，建議選擇專用選項。

新的 IP 地址就像一輛嶄新的汽車，需要磨合期。 電子郵件服務提供商對新地址採取限制措施以打擊垃圾郵件發送者。

因此，如果您立即發送大量電子郵件，大量電子郵件可能會進入垃圾郵件文件夾。 因此，您應該逐步加載您的新 IP 地址。 一旦您顯示一致的流量，您的 ESP 就會將您的 IP 地址識別為合法地址，並且限制將被關閉。

檢查發件人信譽的工具

  • 按返迴路徑劃分的發件人分數——一種流行的工具，用於評估發件人的信譽並了解電子郵件服務提供商如何查看 IP 地址。
  • GlockApps 的 IP 信譽監控器 – 讓您檢查您的 IP 是否已被列入黑名單。 此外，您還可以使用該工具刪除您的專用 IP 地址。
  • Barracuda Reputation System – 一種基於 IP 地址實時數據庫檢查您的 IP 地址和域的工具，報告有好有壞。
  • Cisco Talos 的電子郵件信譽 – 通過三個評分等級檢查您的信譽：良好、中立和差。 中性意味著從域或 IP 地址發送的消息可能仍會被過濾或阻止。

第 2 部分 – 完善的電子郵件內容

前段時間，內容是垃圾郵件過濾器的主要捕獲對象。 他們檢查傳入消息中的垃圾郵件觸發關鍵字、列入黑名單的鏈接和其他不當元素。 如今，內容檢查的優先級低於發件人的信譽，但內容過濾器仍然可用。

主題行

  • 避免在主題行中使用促銷關鍵字，例如購買/銷售/折扣
  • 全部大寫的單詞是不禮貌的
  • 感嘆號是不行的
  • 關注可能觸發收件人興趣的內容，例如您宣傳的產品/服務的功能或規格
  • 個性化主題行可將打開率提高 10%

請特別注意電子郵件活動的這一元素。 使用弱主題行，您仍然可以通過垃圾郵件過濾器。 但是收件人可以將您的電子郵件標記為垃圾郵件，這會損害您的發件人聲譽。

文章主體

收件人往往不信任難以閱讀和語法糟糕的文本。 此外，如果您的正文中的拼寫錯誤數量足夠多，內容過濾器可能會將您的電子郵件活動變成垃圾郵件。 因此，請務必檢查語法併校對正文。 可讀性對於積極的收件人參與也至關重要，所以也要注意這一點。

如果您在電子郵件活動中將純文本與圖片結合使用，請保持平衡的內容比例——60% 的純文本和 40% 的圖片。 問題是，如果垃圾郵件過濾器由於大圖像而無法掃描文本，它們可能會捕獲一封電子郵件。

HTML

電子郵件營銷人員通常會發送包含純文本和 HTML 的多部分消息。 後者可讓您提高電子郵件的參與度並使內容引人注目。 在這裡，您也必須保持謹慎。 包含格式錯誤或損壞標籤的 HTML 部分肯定會進入垃圾郵件箱。 在發送之前務必檢查您的 HTML 內容。

圖片

已經提到嵌入圖像不應超過整個消息正文的 40%。 此外，完全避免沉重的圖像可能很有用。 或者，您可以壓縮圖像並在您的 Web 服務器或任何可靠的服務上鍊接到它。 這將減小郵件大小並加速電子郵件活動的處理和加載。

附件

附件是電子郵件過濾器的危險信號。 可靠的電子郵件過濾器會立即將帶有附件的商業或交易電子郵件放入垃圾郵件中。 因此，您能做的最好的事情就是提供指向放置在您網站或其他可靠位置的特定文件的鏈接。

媒體內容

在電子郵件活動中濫用媒體內容會增加郵件的垃圾郵件。 此外，它降低了接收者的參與度。 如果您的活動離不開某些媒體，請添加指向它的鏈接。 此外，避免使用動態腳本——垃圾郵件過濾器不會讓它們進入。

檢查電子郵件內容的工具

在這篇關於電子郵件測試工具的博文中，您將找到全面的電子郵件內容預覽器和檢查器選擇。 Litmus 或 Email on Acid 等一些服務是成熟的電子郵件預覽工具。 HTML Email Check 或 PutsMail 只關注 HTML 內容。 要檢查您的主題行，您可以選擇 Email Subject Line Grader 或 Send Check It。 海明威應用程序是驗證文本可讀性的完美解決方案。

第 3 部分——訂婚的收件人

如果您想要高水平的交付能力，請確保您的收件人參與其中。 複雜的電子郵件過濾器會評估參與度，其中包括以下指標：

  • 打開率——有多少收件人打開了您的電子郵件
  • 點擊率——收件人點擊您電子郵件活動中的鏈接的次數
  • 點擊率——有多少收件人點擊了您電子郵件活動中的至少一個鏈接
  • 轉化率——有多少收件人完成了預期的轉化目標

您很可能使用相同的指標來衡量電子郵件活動的有效性。 但在此之前，您需要確保電子郵件會到達收件箱。 這是你應該注意的。

電子郵件格式

  • 電子郵件應在大多數客戶端和設備中正確打開。 使用預覽測試工具來檢查這一點。
  • 電子郵件應該加載得很快。 避免大圖像和動態腳本。
  • 嵌入表單也是垃圾郵件過濾器的危險信號。 最好用鏈接或 CTA 按鈕替換嵌入式表單。
  • 確保消息沒有損壞的鏈接。
  • 不要濫用顏色和字體。 電子郵件過濾器考慮不規則的字體顏色和大小，以及不可見的文本。 即使帶有濫用文本設計的郵件通過了垃圾郵件過濾器，收件人也可能會手動將其發送到垃圾郵件文件夾。

電子郵件品牌

  • 在“來自”標題中使用您的品牌名稱。 這降低了垃圾郵件投訴率並提高了打開率。 此外，使用前台人員作為電子郵件活動發件人也是一種很好的做法。 在這種情況下，將“from <your brand>”添加到標題以增加可信度。 例如，來自 Mailtrap 的 Patrick Cosworth 。
  • 您可以為電子郵件活動的其他元素打上烙印，包括主題行、標題，甚至鏈接。 這有利於建立識別和按文件夾對電子郵件進行排序。
  • 電子郵件活動的設計和內容應符合您的品牌。 此外，視覺品牌最好與您所針對的角色保持一致。

跟進

跟進是另一種贏得電子郵件服務提供商信譽的方式。 當您跟進您的收件人時，您表明您想要吸引他們。 但這裡的平衡很重要。 短時間內的大規模電子郵件攻擊是可疑的，並可能導致垃圾郵件文件夾。 每週或每兩週提醒自己一次（取決於您的活動）。 此外，這有助於提高您的域聲譽。

不要忘記退訂鏈接

如果您的電子郵件活動缺少取消訂閱按鈕/鏈接，這也是進入垃圾郵件文件夾的好方法。 如果沒有可用的退出選項，電子郵件服務提供商會將群發電子郵件識別為垃圾郵件。

由於 2003 年的 CAN-SPAM（控制非請求色情和營銷攻擊）法案，這是合法的。因此，如果您認為可以通過在交易電子郵件中省略此按鈕或鏈接來提高退訂率，您你犯了一個錯誤。

發送前使用垃圾郵件檢查器測試您的電子郵件

假設您已執行上述所有步驟並準備好啟動您的廣告系列。 等一下，最後一步仍然存在。 選擇一個電子郵件垃圾郵件檢查器並測試您的電子郵件。 您有許多選項可供選擇，包括 Mailtrap、Mail Tester、GlockApps 等等。

對於某些垃圾郵件檢查程序，您需要將電子郵件發送到指定地址，然後您會收到一份報告。 您可以查看您的消息，了解如何改進它，找出身份驗證和黑名單狀態，並查看是否有任何損壞的鏈接。

其他工具可以在不發送電子郵件的情況下評估您的電子郵件。 只需粘貼郵件的所有內容（包括標題），您就會看到缺少的內容以及它被 SpamAssassin 誘捕的可能性有多大。 一旦您設法達到最高分，就可以啟動電子郵件活動。 我們希望您的 IPR 不會低於 90%。

祝你好運！

本指南最初由 Zakhar Yung 為 Mailtrap 博客撰寫。