So verhindern Sie, dass E-Mails in den Spam gelangen

Veröffentlicht: 2023-01-19

Die Inbox Placement Rate (IPR) bezeichnet E-Mails, die den Posteingang des Empfängers erreicht haben, anstatt im Spam- oder Junk-Ordner zu landen. Seit 2015 ist das weltweite IPR von 79 % auf 85 % gestiegen. Damit verfehlt nur jede sechste Werbe-E-Mail das Ziel.

Sie möchten diese Quote erreichen oder für Ihre Marketingzwecke sogar verbessern? Unten finden Sie eine umfassende Anleitung, wie Sie verhindern können, dass Ihre E-Mails zu Spam werden.

Meine E-Mail ist im Spam gefangen – was ist falsch daran?

Nehmen wir an, Ihre E-Mail-Kampagne hat 1.000 Empfänger erreicht und nur 600 Nachrichten erreichten die Zielposteingänge. Die E-Mail war für alle Empfänger gleich, aber 400 von ihnen wurden von E-Mail-Dienstanbietern als Spam gefiltert. Also, wessen Schuld war es? Hier spielen sowohl der Absender als auch der Empfänger eine Rolle.

Um in den Posteingang zu gelangen, muss jede E-Mail-Kampagne die Anforderungen der Spamfilter des Empfängers erfüllen. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Protokollen, die entscheiden, ob eine eingehende Nachricht hereingelassen wird oder nicht. Es ist also nur ein Hindernis, das Sie überwinden müssen. Und wenn Sie sich seiner Funktionsprinzipien bewusst sind, können Sie Spam-Filter vermeiden.

Funktionsweise von E-Mail-Filtern

Der Erfolg Ihrer E-Mail-Kampagne hängt stark von der Filtertechnologie ab. Filter blockieren nicht nur eingehende Nachrichten, sondern organisieren sie auch. Heutzutage unterteilen viele E-Mail-Dienstanbieter Ihre Nachrichten nach sozialen, kommerziellen, Newsletter- und anderen Kategorien. Sie bewerten eine eingehende Nachricht nach bestimmten Kriterien und legen sie im entsprechenden Ordner ab.

Spamfilter funktionieren auf die gleiche Weise und weisen der Nachricht einen Spam-Score zu. Wenn die Punktzahl einen bestimmten Schwellenwert erreicht, wird die E-Mail in den Posteingang gestellt. Andernfalls finden Sie es im Spam-Ordner. Die Liste der Spam-Kriterien ist lang und wird täglich modifiziert und angepasst. Die Filterpraktiken werden normalerweise nicht offengelegt, aber wir wissen, dass sie die folgenden Schwerpunktbereiche umfassen.

Arten von Spam-Filtern

  • Inhalt – Überprüfen Sie den Inhalt einer eingehenden Nachricht auf Spam-Auslösewörter, schädliche Anhänge, verfeinerten HTML-Code usw.
  • Header – Überprüfen Sie den Header einer eingehenden Nachricht auf infektiöse oder gefälschte Informationen.
  • Blacklist – Prüfen Sie, ob eine eingehende Nachricht von einem Absender gesendet wurde, der nicht in der Blacklist aufgeführt ist.
  • Regelbasiert oder heuristisch – prüfen Sie eine eingehende Nachricht nach benutzerdefinierten Kriterien. Dies können Spam-Auslöser für bestimmte Absender, Wörter in der Betreffzeile usw. sein.
  • Berechtigung – Fordern Sie die Genehmigung des Empfängers an, eine eingehende Nachricht anzunehmen.
  • Challenge-Response – Fordern Sie die Zustimmung des Absenders zum Senden einer Nachricht an (durch Eingabe eines Passworts oder einer anderen Autorisierungsmethode).

Spam-Filter können sich nicht nur durch die zu bewertenden Kriterien unterscheiden, sondern auch durch ihre Implementierung. Hier sind die gängigsten Optionen:

  • Gateway – Überprüfen Sie eine eingehende Nachricht anhand der Kriterien, die der Filter basierend auf der Analyse der eingehenden E-Mail als Spam einstuft. Normalerweise wird ein Gateway-Filter als physischer Server implementiert, um Phishing, Malware, Viren und Spam zu erkennen. Beispiele: Barracuda, SpamTitan, IronPort.
  • Gehostet – Überprüfen Sie eine eingehende Nachricht, nachdem sie vom Gateway-Spamfilter genehmigt wurde. Gehostete Filter, auch bekannt als Drittanbieter, verwenden Inhalts- und Reputationskriterien, um der E-Mail einen Spam-Score zuzuweisen. Beispiele: Cloudmark, Spambrella, MailCleaner.

Was Sie brauchen, um eine Spam-sichere E-Mail zu erstellen

Die Bekämpfung von Spam sieht ziemlich einfach aus. Aber jede Art von E-Mail-Filter umfasst viele Protokolle oder Regeln, die befolgt werden müssen.

Kopfzeilenfilter sind beispielsweise nicht auf die Informationen in den Kopfzeilen beschränkt. Sie berücksichtigen die Reputation der Domäne und IP-Adresse eines Absenders, überprüfen die E-Mail-Authentifizierungsrichtlinie und so weiter. Nichtsdestotrotz ist der Umgang mit Spamfiltern keine Hexerei, und wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre E-Mail-Kampagne spamsicher machen.

Teil 1 – Einwandfreier Ruf des Absenders

Domain-Reputation

E-Mail-Filter bewerten die Reputation Ihrer Domain basierend auf den folgenden Metriken:

  • Beschwerderate – wie viele Nachrichten aller von Ihrer Domain gesendeten E-Mails wurden von Empfängern als Spam gemeldet (in Prozent). Dies ist der kritischste Wert für Ihre Domain-Reputation und Zustellbarkeit im Allgemeinen. Eine hohe Beschwerdequote ist ein Zeichen dafür, dass Ihr E-Mail-Marketing unerwünscht ist – es zielt entweder auf falsche Empfänger ab oder liefert einen schlechten Wert. Die optimale Reklamationsquote liegt unter 0,1 %.
  • Platzierungsrate des Posteingangs – wie viele Nachrichten aller von Ihrer Domain gesendeten E-Mails in den Posteingang gelangt sind (in Prozent). Diese Metrik ist genauer als die Zustellrate, da sie nur eingehende E-Mails zählt. Das optimale IPR liegt über 80 %.
  • Spam-Platzierungsrate – Wie viele Nachrichten aller von Ihrer Domain gesendeten E-Mails wurden in Spam eingeschlossen (in Prozent). Ihr Ziel ist es, diese Metrik so weit wie möglich zu reduzieren. Die optimale Spam-Platzierungsrate liegt unter 10 %.
  • Hard Bounce Rate – Wie viele Nachrichten aller von Ihrer Domain gesendeten E-Mails wurden aufgrund einer ungültigen oder nicht vorhandenen Empfängeradresse zurückgesendet (in Prozent). Diese Metrik ist wertvoller als eine Soft-Bounce-Rate, die die abgelehnten E-Mails aufgrund eines kurzfristigen Problems (volles Postfach, Server aus) zählt. Die optimale Hard-Bounce-Rate liegt unter 2 %.

Domänen- oder E-Mail-Authentifizierung

Die Authentifizierung ist ein weiteres wichtiges Element Ihrer Domain-Reputation. Es ist ein Muss für jeden legitimen Absender, die Domain vor Phishing und Spoofing zu schützen. Die E-Mail-Authentifizierung basiert auf drei weit verbreiteten Standards:

  • SPF – überprüft, ob eine IP-Adresse berechtigt ist, E-Mails von einer bestimmten Domäne zu senden
  • DKIM – Authentifizierung von E-Mails mit Schlüsseln zur Signaturprüfung
  • DMARC – E-Mail-Authentifizierung mit SPF- und DKIM-Standards

Reputation der IP-Adresse

Blacklist ist eine entscheidende Metrik zur Messung der Reputation von IP-Adressen. Sie sollten auf keiner schwarzen Liste von BRBL bis Return Path aufgeführt sein. Wenn Sie dies aus irgendeinem Grund getan haben, stellen Sie sicher, dass Sie einen Blacklist-Entfernungsprozess starten. Das Schwierigste dabei ist, den Grund herauszufinden.

Abgesehen davon berücksichtigen einige E-Mail-Filter andere Metriken wie Beschwerden, Spam-Trap-Treffer, abgelehnte Nachrichten und so weiter. Der Typ der IP-Adresse, dediziert oder gemeinsam genutzt , ist ebenfalls wichtig.

  • Dediziert – ein Absender ist für die Reputation der IP-Adresse verantwortlich
  • Geteilt – mehrere Absender sind für die Reputation der IP-Adresse verantwortlich

Daher ist es ratsam, sich für die dedizierte Option zu entscheiden, wenn Ihre E-Mail-Kampagne 500.000 E-Mails pro Woche überschreitet.

Eine neue IP-Adresse ist wie ein brandneues Auto – es braucht eine Einfahrzeit. E-Mail-Dienstanbieter wenden einschränkende Maßnahmen auf neue Adressen an, um Spammer zu bekämpfen.

Wenn Sie also sofort eine große Menge an E-Mails senden, kann ein erheblicher Stapel im Spam-Ordner landen. Daher sollten Sie Ihre neue IP-Adresse Schritt für Schritt laden. Sobald Sie konsistenten Datenverkehr anzeigen, identifiziert Ihr ESP Ihre IP-Adresse als legitim und die Einschränkung wird deaktiviert.

Tools zur Überprüfung der Reputation des Absenders

  • Sender Score by Return Path – ein beliebtes Tool, um die Reputation des Absenders zu bewerten und herauszufinden, wie E-Mail-Dienstanbieter eine IP-Adresse sehen.
  • IP Reputation Monitor von GlockApps – lässt Sie überprüfen, ob Ihre IP auf der schwarzen Liste steht oder nicht. Außerdem können Sie das Tool verwenden, um Ihre dedizierte IP-Adresse zu entfernen.
  • Barracuda Reputation System – ein Tool zur Überprüfung Ihrer IP-Adresse und Domain basierend auf einer Echtzeit-Datenbank von IP-Adressen mit schlechten und guten Berichten.
  • E-Mail-Reputation von Talos von Cisco – überprüfen Sie Ihren Ruf anhand von drei Bewertungen: Gut, Neutral und Schlecht. Neutral bedeutet, dass Nachrichten, die von der Domain oder IP-Adresse gesendet werden, weiterhin gefiltert oder blockiert werden können.

Teil 2 – Polierter E-Mail-Inhalt

Vor einiger Zeit war der Inhalt der Hauptfang von Spam-E-Mail-Filtern. Sie überprüften eingehende Nachrichten auf Spam-Trigger-Keywords, Links auf der schwarzen Liste und andere unangemessene Elemente. Heutzutage hat die Inhaltsprüfung eine geringere Priorität als die Reputation des Absenders, aber Inhaltsfilter sind immer noch aktionsfähig.

Betreffzeile

  • Vermeiden Sie verkaufsfördernde Keywords wie Kaufen/Verkaufen/Rabatt in Betreffzeilen
  • Wörter, die nur mit Großbuchstaben geschrieben werden, sind schlechte Manieren
  • Ausrufezeichen sind tabu
  • Konzentrieren Sie sich darauf, was das Interesse des Empfängers wecken könnte, wie Funktionen oder Spezifikationen des Produkts/der Dienstleistung, die Sie bewerben
  • Personalisierte Betreffzeilen können die Öffnungsrate um 10 % steigern

Achten Sie besonders auf dieses Element Ihrer E-Mail-Kampagne. Auch mit einer schwachen Betreffzeile können Sie Spamfilter passieren. Aber ein Empfänger kann Ihre E-Mail als Spam markieren, was Ihren Ruf als Absender beeinträchtigt.

Hauptteil

Empfänger neigen dazu, unlesbaren und grammatikalisch schlechten Texten zu misstrauen. Außerdem können Inhaltsfilter Ihre E-Mail-Kampagne zu Spam machen, wenn die Anzahl der Rechtschreibfehler in Ihrem Haupttext hoch genug ist. Überprüfen Sie daher unbedingt die Grammatik und lesen Sie Ihren Haupttext Korrektur. Die Lesbarkeit ist auch entscheidend für eine positive Bindung der Empfänger, also denken Sie auch daran.

Wenn Sie in Ihrer E-Mail-Kampagne reinen Text mit einem Bild kombinieren, achten Sie auf ein ausgewogenes Inhaltsverhältnis – 60 % reiner Text und 40 % Bild. Die Sache ist die, dass Spamfilter eine E-Mail abfangen können, wenn sie den Text aufgrund großer Bilder nicht scannen können.

HTML

Es ist eine übliche Praxis für E-Mail-Vermarkter, mehrteilige Nachrichten zu versenden, die sowohl reinen Text als auch HTML enthalten. Mit letzterem können Sie das Engagement Ihrer E-Mails verbessern und den Inhalt auffällig machen. Und auch hier gilt es, vorsichtig zu sein. Ein HTML-Abschnitt mit Formatierungsfehlern oder defekten Tags ist ein sicherer Weg in die Spam-Box. Überprüfen Sie immer Ihren HTML-Inhalt, bevor Sie ihn versenden.

Bilder

Es wurde bereits erwähnt, dass ein eingebettetes Bild 40 % des gesamten Nachrichtentextes nicht überschreiten sollte. Außerdem kann es sinnvoll sein, schwere Bilder überhaupt zu vermeiden. Alternativ können Sie das Bild komprimieren und auf Ihrem Webserver oder einem anderen glaubwürdigen Dienst darauf verlinken. Dadurch wird die Nachrichtengröße verringert und die Verarbeitung und das Laden der E-Mail-Kampagne beschleunigt.

Anhänge

Ein Anhang ist ein Warnsignal für E-Mail-Filter. Solide E-Mail-Filter werden eine kommerzielle oder transaktionale E-Mail mit einem Anhang sofort in Spam verschieben. Das Beste, was Sie also tun können, ist, einen Link zu einer bestimmten Datei bereitzustellen, die auf Ihrer Website oder an einem anderen glaubwürdigen Ort platziert ist.

Medieninhalt

Der Missbrauch von Medieninhalten in Ihrer E-Mail-Kampagne erhöht die Spamigkeit Ihrer Nachricht. Außerdem verringert es das Engagement des Empfängers. Wenn es einige Medien gibt, auf die Ihre Kampagne nicht verzichten kann, fügen Sie einen Link dazu hinzu. Vermeiden Sie auch dynamische Skripte – Spamfilter lassen sie nicht herein.

Tools zum Überprüfen von E-Mail-Inhalten

In diesem Blogbeitrag über E-Mail-Testtools finden Sie eine umfassende Auswahl an E-Mail-Content-Previewern und -Checkern. Einige Dienste wie Lackmus oder Email on Acid sind vollwertige E-Mail-Vorschau-Tools. HTML Email Check oder PutsMail konzentrieren sich nur auf HTML-Inhalte. Um Ihre Betreffzeile zu überprüfen, können Sie sich für Email Subject Line Grader oder Send Check It entscheiden. Die Hemingway-App ist eine perfekte Lösung, um Ihre Textlesbarkeit zu validieren.

Teil 3 – Engagierter Empfänger

Wenn Sie eine hohe Zustellbarkeit wünschen, stellen Sie sicher, dass Ihre Empfänger engagiert sind. Komplizierte E-Mail-Filter bewerten das Engagement, das die folgenden Metriken umfasst:

  • Öffnungsrate – wie viele Empfänger Ihre E-Mails geöffnet haben
  • Klickrate – wie oft ein Empfänger auf den Link in Ihrer E-Mail-Kampagne geklickt hat
  • Klickrate – wie viele Empfänger auf mindestens einen Link in Ihrer E-Mail-Kampagne geklickt haben
  • Konversionsrate – wie viele Empfänger das gewünschte Konversionsziel erreicht haben

Höchstwahrscheinlich verwenden Sie dieselben Metriken, um die Effektivität Ihrer E-Mail-Kampagne zu messen. Aber vorher müssen Sie sicher sein, dass die E-Mail den Posteingang erreicht. Und hierauf sollten Sie achten.

E-Mail-Formatierung

  • Eine E-Mail sollte in den meisten Clients und Geräten korrekt geöffnet werden. Verwenden Sie die Vorschau-Testtools, um dies zu überprüfen.
  • Eine E-Mail sollte schnell geladen werden. Vermeiden Sie große Bilder und dynamische Skripte.
  • Das Einbetten von Formularen ist auch ein Warnsignal für Spamfilter. Es ist besser, eingebettete Formulare durch einen Link oder einen CTA-Button zu ersetzen.
  • Stellen Sie sicher, dass die Nachricht keine defekten Links enthält.
  • Missbrauchen Sie Farben und Schriftarten nicht. E-Mail-Filter berücksichtigen unregelmäßige Schriftfarben und -größen sowie unsichtbaren Text. Selbst wenn eine Nachricht mit missbräuchlicher Textgestaltung Spamfilter passiert, wird sie wahrscheinlich von einem Empfänger manuell in den Spamordner verschoben.

E-Mail-Branding

  • Verwenden Sie den Namen Ihrer Marke in der „Von“-Kopfzeile. Dies reduziert die Spam-Beschwerderate und erhöht die Öffnungsrate. Außerdem ist es eine gute Praxis, eine Frontperson als Absender einer E-Mail-Kampagne zu verwenden. Fügen Sie in diesem Fall „von <Ihrer Marke>“ zur Kopfzeile hinzu, um die Glaubwürdigkeit zu erhöhen. Zum Beispiel Patrick Cosworth von Mailtrap .
  • Sie können andere Elemente Ihrer E-Mail-Kampagne brandmarken, einschließlich Betreffzeilen, Kopfzeilen und sogar Links. Dies ist gut für die Gebäudeerkennung und das Sortieren der E-Mails nach Ordnern.
  • Design und Inhalt Ihrer E-Mail-Kampagne sollten zu Ihrer Marke passen. Außerdem ist visuelles Branding am besten, wenn es mit den Personas übereinstimmt, auf die Sie abzielen.

Nachverfolgungen

Follow-up ist eine weitere Möglichkeit, sich die Glaubwürdigkeit von E-Mail-Dienstanbietern zu verdienen. Wenn Sie mit Ihren Empfängern nachfassen, zeigen Sie, dass Sie sie ansprechen möchten. Aber die Balance ist hier wichtig. Massive E-Mail-Angriffe innerhalb kurzer Zeit sind verdächtig und können in den Spam-Ordner führen. Erinnern Sie sich ein- oder zweimal wöchentlich (abhängig von Ihrer Aktivität). Dies trägt auch zum Fortschritt Ihrer Domain-Reputation bei.

Vergessen Sie den Abmeldelink nicht

Wenn Ihrer E-Mail-Kampagne ein Abmelde-Button/-Link fehlt, ist dies auch eine gute Möglichkeit, im Spam-Ordner zu landen. E-Mail-Dienstanbieter identifizieren Massen-E-Mails als Spam, wenn keine Opt-out-Option verfügbar ist.

Dies ist aufgrund des CAN-SPAM-Gesetzes (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing) von 2003 legal. Wenn Sie also der Meinung sind, dass Sie die Abmelderate verbessern können, indem Sie diese Schaltfläche oder diesen Link in Ihren Transaktions-E-Mails weglassen, tun Sie dies wieder einen Fehler machen.

Testen Sie Ihre E-Mail vor dem Senden mit einem Spam-Checker

Angenommen, Sie haben alle oben genannten Schritte ausgeführt und sind bereit, Ihre Kampagne zu starten. Warte eine Sekunde, der letzte Schritt bleibt. Wählen Sie einen E-Mail-Spam-Checker und testen Sie Ihre E-Mail. Sie haben viele Optionen zur Auswahl, darunter Mailtrap, Mail Tester, GlockApps und so weiter.

Bei einigen Spam-Prüfprogrammen müssen Sie Ihre E-Mail an eine bestimmte Adresse senden und erhalten dann einen Bericht. Sie können Ihre Nachricht anzeigen, erfahren, wie Sie sie verbessern können, den Authentifizierungs- und Blacklist-Status ermitteln und sehen, ob dort fehlerhafte Links vorhanden sind.

Andere Tools können Ihre E-Mail auswerten, ohne sie zu senden. Fügen Sie einfach den gesamten Inhalt Ihrer Nachricht einschließlich Kopfzeilen ein und Sie werden sehen, was fehlt und wie wahrscheinlich es ist, dass es von SpamAssassin abgefangen wird. Sobald Sie die höchste Punktzahl erreicht haben, kann die E-Mail-Kampagne gestartet werden. Wir hoffen, dass Ihr IPR nicht unter 90 % fällt.

Viel Glück!

Diese Anleitung wurde ursprünglich von Zakhar Yung für den Mailtrap-Blog geschrieben.