如何阻止电子邮件变成垃圾邮件

已发表: 2023-01-19

收件箱放置率 (IPR) 表示电子邮件到达收件人的收件箱，而不是最终进入他们的垃圾邮件或垃圾文件夹。 2015年以来，全球知识产权占比从79%增长到85%。 这意味着只有六分之一的商业电子邮件未达到目标。

出于营销目的，您是否希望达到或什至提高这个比率？ 下面，您将找到有关如何阻止电子邮件变成垃圾邮件的综合指南。

我的电子邮件被垃圾邮件困住了——这是怎么回事？

假设您的电子邮件活动覆盖了 1000 名收件人，并且只有 600 封邮件到达了目标收件箱。 所有收件人的电子邮件都是相同的，但其中 400 封被电子邮件服务提供商过滤为垃圾邮件。 那么，这是谁的错？ 发件人和收件人都可以在这里发挥作用。

要到达收件箱，任何电子邮件活动都必须符合收件人的垃圾邮件过滤器设置的要求。 这些是一组决定是否允许传入消息的协议。 所以，这只是一个障碍，你需要知道如何通过。 如果您了解它的工作原理，您将能够避开垃圾邮件过滤器。

电子邮件过滤器的工作原理

电子邮件活动的成功在很大程度上依赖于过滤技术。 过滤器不仅可以阻止传入的消息，还可以组织它们。 如今，许多电子邮件服务提供商按社交、商业、时事通讯和其他类别对您的邮件进行分类。 他们利用特定标准来评估收到的消息并将其放入相关文件夹中。

垃圾邮件过滤器以相同的方式工作，并为邮件分配垃圾邮件分数。 如果分数达到某个阈值，电子邮件将被收件箱。 否则，您会在垃圾邮件文件夹中找到它。 有一长串垃圾邮件标准，并且每天都会对其进行修改和调整。 过滤实践通常是未公开的，但我们知道它们包括以下重点领域。

垃圾邮件过滤器的类型

  • 内容——检查传入消息的内容是否存在垃圾邮件触发词、恶意附件、经过优化的 HTML 代码等。
  • 标头——检查传入消息的标头是否存在传染性或伪造的信息。
  • 黑名单– 检查传入消息是否来自未在黑名单中指定的发件人。
  • 基于规则或启发式——根据用户定义的标准检查传入消息。 这些可能包括特定发件人的垃圾邮件触发器、主题行中的单词等。
  • 许可——请求收件人批准接受传入的消息。
  • 质询-响应——请求发件人批准发送消息（通过输入密码或其他授权方法）。

垃圾邮件过滤器可能会有所不同，不仅在评估标准方面，而且在实施方式方面也有所不同。 以下是最常见的选项：

  • 网关– 根据过滤器根据对传入电子邮件的分析将其视为垃圾邮件的标准检查传入邮件。 通常，网关过滤器作为物理服务器来实现，以检测网络钓鱼、恶意软件、病毒和垃圾邮件。 示例：Barracuda、SpamTitan、IronPort。
  • 托管– 在网关垃圾邮件过滤器批准后检查传入邮件。 托管过滤器，也称为第三方过滤器，使用内容和信誉标准为电子邮件分配垃圾邮件分数。 示例：Cloudmark、Spambrella、MailCleaner。

制作防垃圾邮件所需的条件

打击垃圾邮件看起来非常简单。 但是每种类型的电子邮件过滤器都包含许多要遵循的协议或规则。

例如，标头过滤器不限于标头中的信息。 它们会考虑发件人域和 IP 地址的信誉，检查电子邮件身份验证策略等。 尽管如此，处理垃圾邮件过滤器并没有什么神奇之处，我们将教您如何让您的电子邮件活动抵御垃圾邮件。

第 1 部分 – 无可挑剔的发件人信誉

域名信誉

电子邮件过滤器将根据以下指标评估您的域的声誉：

  • 投诉率——从您的域发送的所有电子邮件中，有多少邮件被收件人报告为垃圾邮件（按百分比）。 一般来说，这是对您的域声誉和交付能力最关键的价值。 高投诉率表明您的电子邮件营销是不受欢迎的——它要么针对虚假收件人，要么提供低价值。 最佳投诉率低于 0.1%。
  • 收件箱放置率——从您的域发送的所有电子邮件中有多少邮件被收件箱（按百分比）。 该指标比送达率更准确，因为它只计算收件箱中的电子邮件。 最佳IPR在80%以上。
  • 垃圾邮件放置率——从您的域发送的所有电子邮件中有多少邮件被困在垃圾邮件中（按百分比）。 您的目标是尽可能减少此指标。 最佳垃圾邮件放置率低于 10%。
  • 硬退回率– 从您的域发送的所有电子邮件中有多少邮件由于收件人地址无效或不存在而被退回（按百分比）。 该指标比计算由于短期问题（邮箱满、服务器停机）而被拒绝的电子邮件的软退回率更有价值。 最佳硬退回率低于 2%。

域或电子邮件身份验证

身份验证是您域声誉的另一个重要因素。 对于任何合法发件人来说，保护域免受网络钓鱼和欺骗是必不可少的。 电子邮件身份验证基于三个广泛采用的标准：

  • SPF – 验证 IP 地址是否被授权从特定域发送电子邮件
  • DKIM – 使用密钥验证电子邮件的身份验证
  • DMARC – 使用 SPF 和 DKIM 标准的电子邮件身份验证

IP 地址信誉

黑名单是衡量 IP 地址信誉的重要指标。 您不应被列入从 BRBL 到 Return Path 的任何黑名单。 如果出于某种原因您去过，请确保启动黑名单删除过程。 这里最具挑战性的事情是找出原因。

除此之外，一些电子邮件过滤器还考虑其他指标，如投诉、垃圾邮件陷阱命中、拒绝邮件等。 IP 地址的类型，专用的还是共享的，也很重要。

  • 专用 - 一个发件人负责 IP 地址信誉
  • 共享 - 多个发件人负责 IP 地址信誉

因此，如果您的电子邮件活动每周超过 50 万封电子邮件，建议选择专用选项。

新的 IP 地址就像一辆崭新的汽车，需要磨合期。 电子邮件服务提供商对新地址采取限制措施以打击垃圾邮件发送者。

因此，如果您立即发送大量电子邮件，大量电子邮件可能会进入垃圾邮件文件夹。 因此，您应该逐步加载您的新 IP 地址。 一旦您显示一致的流量，您的 ESP 就会将您的 IP 地址识别为合法地址，并且限制将被关闭。

检查发件人信誉的工具

  • 按返回路径划分的发件人分数——一种流行的工具，用于评估发件人的信誉并了解电子邮件服务提供商如何查看 IP 地址。
  • GlockApps 的 IP 信誉监控器 – 让您检查您的 IP 是否已被列入黑名单。 此外，您还可以使用该工具删除您的专用 IP 地址。
  • Barracuda Reputation System – 一种基于 IP 地址实时数据库检查您的 IP 地址和域的工具，报告有好有坏。
  • Cisco Talos 的电子邮件信誉 – 通过三个评分等级检查您的信誉：良好、中立和差。 中性意味着从域或 IP 地址发送的消息可能仍会被过滤或阻止。

第 2 部分 – 完善的电子邮件内容

前段时间，内容是垃圾邮件过滤器的主要捕获对象。 他们检查传入消息中的垃圾邮件触发关键字、列入黑名单的链接和其他不当元素。 如今，内容检查的优先级低于发件人的信誉，但内容过滤器仍然可用。

主题行

  • 避免在主题行中使用促销关键字，例如购买/销售/折扣
  • 全部大写的单词是不礼貌的
  • 感叹号是不行的
  • 关注可能触发收件人兴趣的内容，例如您宣传的产品/服务的功能或规格
  • 个性化主题行可将打开率提高 10%

请特别注意电子邮件活动的这一元素。 使用弱主题行，您仍然可以通过垃圾邮件过滤器。 但是收件人可以将您的电子邮件标记为垃圾邮件，这会损害您的发件人声誉。

文章主体

收件人往往不信任难以阅读和语法糟糕的文本。 此外，如果您的正文中的拼写错误数量足够多，内容过滤器可能会将您的电子邮件活动变成垃圾邮件。 因此，请务必检查语法并校对正文。 可读性对于积极的收件人参与也至关重要，所以也要注意这一点。

如果您在电子邮件活动中将纯文本与图片结合使用，请保持平衡的内容比例——60% 的纯文本和 40% 的图片。 问题是，如果垃圾邮件过滤器由于大图像而无法扫描文本，它们可能会捕获一封电子邮件。

HTML

电子邮件营销人员通常会发送包含纯文本和 HTML 的多部分消息。 后者可让您提高电子邮件的参与度并使内容引人注目。 在这里，您也必须保持谨慎。 包含格式错误或损坏标签的 HTML 部分肯定会进入垃圾邮件箱。 在发送之前务必检查您的 HTML 内容。

图片

已经提到嵌入图像不应超过整个消息正文的 40%。 此外，完全避免沉重的图像可能很有用。 或者，您可以压缩图像并在您的 Web 服务器或任何可靠的服务上链接到它。 这将减小邮件大小并加速电子邮件活动的处理和加载。

附件

附件是电子邮件过滤器的危险信号。 可靠的电子邮件过滤器会立即将带有附件的商业或交易电子邮件放入垃圾邮件中。 因此，您能做的最好的事情就是提供指向放置在您网站或其他可靠位置的特定文件的链接。

媒体内容

在电子邮件活动中滥用媒体内容会增加邮件的垃圾邮件。 此外，它降低了接收者的参与度。 如果您的活动离不开某些媒体，请添加指向它的链接。 此外，避免使用动态脚本——垃圾邮件过滤器不会让它们进入。

检查电子邮件内容的工具

在这篇关于电子邮件测试工具的博文中，您将找到全面的电子邮件内容预览器和检查器选择。 Litmus 或 Email on Acid 等一些服务是成熟的电子邮件预览工具。 HTML Email Check 或 PutsMail 只关注 HTML 内容。 要检查您的主题行，您可以选择 Email Subject Line Grader 或 Send Check It。 海明威应用程序是验证文本可读性的完美解决方案。

第 3 部分——订婚的收件人

如果您想要高水平的交付能力，请确保您的收件人参与其中。 复杂的电子邮件过滤器会评估参与度，其中包括以下指标：

  • 打开率——有多少收件人打开了您的电子邮件
  • 点击率——收件人点击您电子邮件活动中的链接的次数
  • 点击率——有多少收件人点击了您电子邮件活动中的至少一个链接
  • 转化率——有多少收件人完成了预期的转化目标

您很可能使用相同的指标来衡量电子邮件活动的有效性。 但在此之前，您需要确保电子邮件会到达收件箱。 这是你应该注意的。

电子邮件格式

  • 电子邮件应在大多数客户端和设备中正确打开。 使用预览测试工具来检查这一点。
  • 电子邮件应该加载得很快。 避免大图像和动态脚本。
  • 嵌入表单也是垃圾邮件过滤器的危险信号。 最好用链接或 CTA 按钮替换嵌入式表单。
  • 确保消息没有损坏的链接。
  • 不要滥用颜色和字体。 电子邮件过滤器考虑不规则的字体颜色和大小，以及不可见的文本。 即使带有滥用文本设计的邮件通过了垃圾邮件过滤器，收件人也可能会手动将其发送到垃圾邮件文件夹。

电子邮件品牌

  • 在“来自”标题中使用您的品牌名称。 这降低了垃圾邮件投诉率并提高了打开率。 此外，使用前台人员作为电子邮件活动发件人也是一种很好的做法。 在这种情况下，将“from <your brand>”添加到标题以增加可信度。 例如，来自 Mailtrap 的 Patrick Cosworth 。
  • 您可以为电子邮件活动的其他元素打上烙印，包括主题行、标题，甚至链接。 这有利于建立识别和按文件夹对电子邮件进行排序。
  • 电子邮件活动的设计和内容应符合您的品牌。 此外，视觉品牌最好与您所针对的角色保持一致。

跟进

跟进是另一种赢得电子邮件服务提供商信誉的方式。 当您跟进您的收件人时，您表明您想要吸引他们。 但这里的平衡很重要。 短时间内的大规模电子邮件攻击是可疑的，并可能导致垃圾邮件文件夹。 每周或每两周提醒自己一次（取决于您的活动）。 此外，这有助于提高您的域声誉。

不要忘记退订链接

如果您的电子邮件活动缺少取消订阅按钮/链接，这也是进入垃圾邮件文件夹的好方法。 如果没有可用的退出选项，电子邮件服务提供商会将群发电子邮件识别为垃圾邮件。

由于 2003 年的 CAN-SPAM（控制非请求色情和营销攻击）法案，这是合法的。因此，如果您认为可以通过在交易电子邮件中省略此按钮或链接来提高退订率，您你犯了一个错误。

发送前使用垃圾邮件检查器测试您的电子邮件

假设您已执行上述所有步骤并准备好启动您的广告系列。 等一下，最后一步仍然存在。 选择一个电子邮件垃圾邮件检查器并测试您的电子邮件。 您有许多选项可供选择，包括 Mailtrap、Mail Tester、GlockApps 等等。

对于某些垃圾邮件检查程序，您需要将电子邮件发送到指定地址，然后您会收到一份报告。 您可以查看您的消息，了解如何改进它，找出身份验证和黑名单状态，并查看是否有任何损坏的链接。

其他工具可以在不发送电子邮件的情况下评估您的电子邮件。 只需粘贴邮件的所有内容（包括标题），您就会看到缺少的内容以及它被 SpamAssassin 诱捕的可能性有多大。 一旦您设法达到最高分，就可以启动电子邮件活动。 我们希望您的 IPR 不会低于 90%。

祝你好运！

本指南最初由 Zakhar Yung 为 Mailtrap 博客撰写。