Come impedire che le e-mail finiscano nello spam

Il tasso di posizionamento nella posta in arrivo (IPR) indica le e-mail che hanno raggiunto la posta in arrivo del destinatario anziché finire nella cartella dello spam o della posta indesiderata. Dal 2015, l'IPR globale è cresciuto dal 79% all'85%. Ciò significa che solo un'e-mail commerciale su sei manca il bersaglio.

Vorresti raggiungere questo tasso o addirittura migliorarlo per i tuoi scopi di marketing? Di seguito troverai una guida completa su come evitare che le tue e-mail finiscano nello spam.

La mia e-mail è rimasta intrappolata nello spam: cosa c'è di sbagliato?

Supponiamo che la tua campagna e-mail abbia coperto 1.000 destinatari e solo 600 messaggi abbiano raggiunto le caselle di posta di destinazione. L'e-mail era la stessa per tutti i destinatari, ma 400 di essi sono stati filtrati come spam dai fornitori di servizi di posta elettronica. Quindi, di chi è stata la colpa? Sia il mittente che il destinatario hanno un ruolo da svolgere qui.

Per raggiungere la posta in arrivo, qualsiasi campagna e-mail deve rispettare i requisiti stabiliti dai filtri antispam del destinatario. Si tratta di un insieme di protocolli che decidono se far entrare o meno un messaggio in arrivo. Quindi, è solo un ostacolo che devi sapere come superare. E se sei a conoscenza dei suoi principi di funzionamento, sarai in grado di evitare i filtri antispam.

Come funzionano i filtri e-mail

Il successo della tua campagna e-mail dipende fortemente dalla tecnologia dei filtri. I filtri non solo bloccano i messaggi in arrivo, ma li organizzano anche. Oggi, molti fornitori di servizi di posta elettronica suddividono i tuoi messaggi in categorie sociali, commerciali, newsletter e di altro tipo. Sfruttano criteri specifici per valutare un messaggio in arrivo e inserirlo nella cartella pertinente.

I filtri antispam funzionano allo stesso modo e assegnano un punteggio di spam al messaggio. Se il punteggio raggiunge una certa soglia, l'e-mail verrà inviata. Altrimenti, lo troverai nella cartella spam. Esiste un lungo elenco di criteri di spam e viene modificato e adattato ogni giorno. Le pratiche di filtraggio sono generalmente riservate, ma sappiamo che includono le seguenti aree di interesse.

Tipi di filtri antispam

• Contenuto : controlla il contenuto di un messaggio in arrivo per parole che attivano lo spam, allegati dannosi, codice HTML perfezionato, ecc.
• Intestazione : controlla l'intestazione di un messaggio in arrivo per informazioni infette o falsificate.
• Blacklist : controlla se un messaggio in arrivo è stato inviato da un mittente non specificato nella blacklist.
• Basato su regole o euristico : controlla un messaggio in arrivo in base a criteri definiti dall'utente. Questi possono includere trigger di spam per mittenti specifici, parole nella riga dell'oggetto, ecc.
• Autorizzazione : richiedere l'approvazione del destinatario per accettare un messaggio in arrivo.
• Challenge-response : richiedere l'approvazione del mittente per l'invio di un messaggio (inserendo una password o un altro metodo di autorizzazione).

I filtri antispam possono differire, non solo per i criteri da valutare, ma anche per come vengono implementati. Ecco le opzioni più comuni:

• Gateway : controlla un messaggio in arrivo in base ai criteri che il filtro considera spam in base all'analisi dell'e-mail in arrivo. Di solito, un filtro gateway viene implementato come server fisico per rilevare phishing, malware, virus e spam. Esempi: Barracuda, SpamTitan, IronPort.
• Ospitato : controlla un messaggio in arrivo dopo che è stato approvato dal filtro antispam del gateway. I filtri ospitati, noti anche come di terze parti, utilizzano criteri di contenuto e reputazione per assegnare un punteggio di spam all'e-mail. Esempi: Cloudmark, Spambrella, MailCleaner.

Cosa serve per creare un'e-mail a prova di spam

Combattere lo spam sembra piuttosto semplice. Ma ogni tipo di filtro e-mail comprende molti protocolli o regole da seguire.

Ad esempio, i filtri di intestazione non sono limitati alle informazioni nelle intestazioni. Prendono in considerazione la reputazione del dominio e dell'indirizzo IP di un mittente, controllano i criteri di autenticazione della posta elettronica e così via. Tuttavia, non c'è magia nell'affrontare i filtri antispam e ti insegneremo come rendere la tua campagna e-mail a prova di spam.

Parte 1 – Reputazione mittente impeccabile

Reputazione del dominio

I filtri email valuteranno la reputazione del tuo dominio in base alle seguenti metriche:

• Tasso di reclami : quanti messaggi di tutte le email inviate dal tuo dominio sono stati segnalati dai destinatari come spam (per percentuale). Questo è il valore più critico per la reputazione del tuo dominio e la deliverability in generale. Un alto tasso di reclami è un segno che il tuo marketing via e-mail è indesiderato: prende di mira falsi destinatari o offre scarso valore. Il tasso di reclamo ottimale è inferiore allo 0,1%.
• Tasso di posizionamento nella posta in arrivo : quanti messaggi di tutte le e-mail inviate dal tuo dominio sono stati inseriti nella posta in arrivo (per percentuale). Questa metrica è più accurata del tasso di consegna perché conta solo le email in arrivo. L'IPR ottimale è superiore all'80%.
• Tasso di posizionamento dello spam : quanti messaggi di tutte le email inviate dal tuo dominio sono stati intrappolati nello spam (per percentuale). Il tuo obiettivo è ridurre il più possibile questa metrica. Il tasso ottimale di posizionamento dello spam è inferiore al 10%.
• Hard bounce rate : quanti messaggi di tutte le email inviate dal tuo dominio sono stati rispediti a causa di un indirizzo del destinatario non valido o inesistente (in percentuale). Questa metrica è più preziosa di una frequenza di rimbalzo flessibile che conta le e-mail rifiutate a causa di un problema a breve termine (cassetta postale piena, server inattivo). L'hard bounce rate ottimale è inferiore al 2%.

Dominio o autenticazione e-mail

L'autenticazione è un altro elemento vitale della reputazione del tuo dominio. È un must per qualsiasi mittente legittimo proteggere il dominio da phishing e spoofing. L'autenticazione e-mail si basa su tre standard ampiamente adottati:

• SPF: convalida se un indirizzo IP è autorizzato a inviare e-mail da un determinato dominio
• DKIM: autenticazione delle e-mail tramite chiavi per la verifica della firma
• DMARC: autenticazione e-mail tramite gli standard SPF e DKIM

Reputazione dell'indirizzo IP

La lista nera è una metrica cruciale per misurare la reputazione dell'indirizzo IP. Non dovresti essere elencato in nessuna lista nera da BRBL a Return Path. Se per qualche motivo lo sei stato, assicurati di avviare un processo di rimozione dalla lista nera. La cosa più difficile qui è scoprire il motivo.

A parte questo, alcuni filtri e-mail considerano altre metriche come reclami, colpi di spam trap, messaggi rifiutati e così via. Anche il tipo di indirizzo IP, dedicato o condiviso , è importante.

• Dedicato: un mittente è responsabile della reputazione dell'indirizzo IP
• Condiviso: più mittenti sono responsabili della reputazione dell'indirizzo IP

Pertanto, è consigliabile optare per l'opzione dedicata se la tua campagna e-mail supera le 500.000 e-mail ogni settimana.

Un nuovo indirizzo IP è come un'auto nuova di zecca: ha bisogno di un periodo di rodaggio. I fornitori di servizi di posta elettronica applicano misure restrittive ai nuovi indirizzi per combattere gli spammer.

Di conseguenza, se invii subito un volume elevato di e-mail, un batch significativo potrebbe finire nella cartella spam. Quindi, dovresti caricare il tuo nuovo indirizzo IP passo dopo passo. Una volta mostrato un traffico coerente, il tuo ESP identificherà il tuo indirizzo IP come legittimo e la restrizione verrà disattivata.

Strumenti per controllare la reputazione del mittente

• Sender Score by Return Path: uno strumento popolare per valutare la reputazione del mittente e scoprire come i provider di servizi di posta elettronica visualizzano un indirizzo IP.
• IP Reputation Monitor di GlockApps: ti consente di verificare se il tuo IP è stato inserito nella lista nera o meno. Inoltre, puoi utilizzare lo strumento per eliminare il tuo indirizzo IP dedicato.
• Barracuda Reputation System: uno strumento per controllare il tuo indirizzo IP e il tuo dominio basato su un database in tempo reale di indirizzi IP con rapporti scarsi e buoni.
• Reputazione e-mail di Talos di Cisco: controlla la tua reputazione in base a tre classifiche di punteggio: buono, neutrale e scarso. Neutro significa che i messaggi inviati dal dominio o dall'indirizzo IP possono ancora essere filtrati o bloccati.

Parte 2 – Contenuto e-mail rifinito

Qualche tempo fa, il contenuto era la cattura principale dei filtri di posta indesiderata. Hanno controllato i messaggi in arrivo alla ricerca di parole chiave che attivano lo spam, collegamenti nella lista nera e altri elementi inappropriati. Oggi il controllo dei contenuti ha una priorità inferiore rispetto alla reputazione del mittente, ma i filtri dei contenuti sono ancora utilizzabili.

Linea tematica

• Evita parole chiave promozionali come acquisto/vendita/sconto nelle righe dell'oggetto
• Le parole scritte con tutte le lettere maiuscole sono cattive maniere
• I punti esclamativi sono vietati
• Concentrati su ciò che può suscitare l'interesse del destinatario, come caratteristiche o specifiche del prodotto/servizio che promuovi
• Le righe dell'oggetto personalizzate possono aumentare il tasso di apertura del 10%

Presta particolare attenzione a questo elemento della tua campagna email. Con una riga dell'oggetto debole, sarai comunque in grado di superare i filtri antispam. Ma un destinatario può contrassegnare la tua e-mail come spam, il che comprometterà la tua reputazione di mittente.

Corpo del testo

I destinatari tendono a diffidare del testo illeggibile e grammaticalmente scadente. Inoltre, i filtri dei contenuti possono mettere la tua campagna e-mail in spam se il numero di errori di ortografia nel corpo del testo è sufficientemente elevato. Pertanto, assicurati di controllare la grammatica e correggere le bozze del testo del corpo. Anche la leggibilità è fondamentale per un coinvolgimento positivo del destinatario, quindi tieni presente anche questo.

Se combini testo semplice con un'immagine nella tua campagna e-mail, mantieni un rapporto di contenuto equilibrato: 60% testo semplice e 40% immagine. Il fatto è che i filtri antispam possono catturare un'e-mail se non possono scansionare il testo a causa di immagini di grandi dimensioni.

HTML

È una pratica regolare per gli e-mail marketer inviare messaggi in più parti che contengono sia testo normale che HTML. Quest'ultimo ti consente di migliorare il coinvolgimento delle tue e-mail e rendere il contenuto accattivante. E anche qui, devi essere cauto. Una sezione HTML che presenta errori di formattazione o tag rotti è un modo sicuro per la casella di spam. Controlla sempre il tuo contenuto HTML prima di inviarlo.

immagini

È già stato detto che un'immagine incorporata non deve superare il 40% del corpo totale del messaggio. Inoltre, potrebbe essere utile evitare del tutto immagini pesanti. In alternativa, puoi comprimere l'immagine e collegarti ad essa sul tuo server web o su qualsiasi servizio credibile. Ciò ridurrà le dimensioni del messaggio e accelererà l'elaborazione e il caricamento della campagna e-mail.

Allegati

Un allegato è una bandiera rossa per i filtri di posta elettronica. I solidi filtri e-mail inseriranno immediatamente nello spam un'e-mail commerciale o transazionale con un allegato. Quindi, il meglio che puoi fare è fornire un collegamento a un particolare file inserito nel tuo sito Web o in un'altra posizione credibile.

Contenuti multimediali

L'abuso di contenuti multimediali nella tua campagna e-mail aumenta lo spam del tuo messaggio. Inoltre, riduce l'impegno del destinatario. Se ci sono alcuni media di cui la tua campagna non può fare a meno, aggiungi un link ad essi. Inoltre, evita gli script dinamici: i filtri antispam non li lasceranno entrare.

Strumenti per controllare il contenuto delle e-mail

In questo post del blog sugli strumenti di test della posta elettronica, troverai una selezione completa di anteprime e strumenti di controllo del contenuto della posta elettronica. Alcuni servizi come Litmus o Email on Acid sono veri e propri strumenti di anteprima delle e-mail. HTML Email Check o PutsMail si concentrano solo sul contenuto HTML. Per controllare la riga dell'oggetto, puoi optare per Email Subject Line Grader o Send Check It. L'app Hemingway è una soluzione perfetta per convalidare la leggibilità del tuo testo.

Parte 3 – Destinatario impegnato

Se desideri una deliverability di alto livello, assicurati che i tuoi destinatari siano coinvolti. Intricati filtri e-mail valutano il coinvolgimento, che comprende le seguenti metriche:

• Tasso di apertura: quanti destinatari hanno aperto le tue e-mail
• Percentuale di clic: quante volte un destinatario ha fatto clic sul collegamento nella tua campagna e-mail
• Percentuale di clic: quanti destinatari hanno fatto clic su almeno un collegamento nella tua campagna e-mail
• Tasso di conversione: quanti destinatari hanno completato l'obiettivo di conversione desiderato

È molto probabile che tu stia utilizzando le stesse metriche per misurare l'efficacia della tua campagna e-mail. Ma prima di questo, devi essere sicuro che l'e-mail raggiunga la posta in arrivo. Ed ecco di cosa dovresti occuparti.

Formattazione e-mail

• Un'e-mail dovrebbe aprirsi correttamente nella maggior parte dei client e dei dispositivi. Usa gli strumenti di test di anteprima per verificarlo.
• Un'e-mail dovrebbe caricarsi velocemente. Evita immagini di grandi dimensioni e script dinamici.
• I moduli di incorporamento sono anche una bandiera rossa per i filtri antispam. È meglio sostituire i moduli incorporati con un collegamento o un pulsante CTA.
• Assicurati che il messaggio sia privo di collegamenti interrotti.
• Non abusare di colori e caratteri. I filtri e-mail considerano i colori e le dimensioni dei caratteri irregolari, nonché il testo invisibile. Anche se un messaggio con un design del testo abusato passa attraverso i filtri antispam, è probabile che un destinatario lo invii manualmente alla cartella spam.

Marchio e-mail

• Usa il nome del tuo marchio nell'intestazione "da". Ciò riduce il tasso di reclami per spam e aumenta il tasso di apertura. Inoltre, è una buona pratica utilizzare una persona di facciata come mittente della campagna e-mail. In questo caso, aggiungi "from <your brand>" all'intestazione per aumentare la credibilità. Ad esempio, Patrick Cosworth di Mailtrap .
• Puoi contrassegnare altri elementi della tua campagna e-mail, inclusi oggetti, intestazioni e persino collegamenti. Questo è utile per costruire il riconoscimento e ordinare l'e-mail per cartelle.
• Il design e il contenuto della tua campagna e-mail dovrebbero essere in linea con il tuo marchio. Inoltre, il branding visivo è il migliore quando è coerente con i personaggi a cui ti rivolgi.

Seguiti

Il follow-up è un altro modo per guadagnare la credibilità dei fornitori di servizi di posta elettronica. Quando segui i tuoi destinatari, dimostri di volerli coinvolgere. Ma l'equilibrio qui è importante. Massicci attacchi di posta elettronica in brevi periodi sono sospetti e possono portare alla cartella spam. Ricordati una volta alla settimana o due (a seconda della tua attività). Inoltre, questo contribuisce al progresso della tua reputazione di dominio.

Non dimenticare il link per annullare l'iscrizione

Se la tua campagna e-mail non dispone di un pulsante/link per annullare l'iscrizione, anche questo è un buon modo per finire nella cartella dello spam. I fornitori di servizi di posta elettronica identificano le e-mail di massa come spam se non è disponibile alcuna opzione di disattivazione.

Ciò è legale a causa della legge CAN-SPAM (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing) del 2003. Quindi, se ritieni di poter migliorare il tasso di annullamento dell'iscrizione omettendo questo pulsante o collegamento nelle tue e-mail transazionali, stai commettendo un errore.

Verifica la tua e-mail con un controllo antispam prima dell'invio

Supponiamo che tu abbia eseguito tutti i passaggi precedenti e sia pronto per lanciare la tua campagna. Aspetta un secondo, rimane l'ultimo gradino. Scegli un controllo antispam e-mail e prova la tua e-mail. Hai molte opzioni tra cui scegliere tra cui Mailtrap, Mail Tester, GlockApps e così via.

Per alcuni controlli antispam, devi inviare la tua e-mail a un indirizzo specificato, quindi ricevi un rapporto. Puoi visualizzare il tuo messaggio, imparare a migliorarlo, scoprire lo stato dell'autenticazione e della lista nera e vedere se sono presenti collegamenti interrotti.

Altri strumenti possono valutare la tua e-mail senza inviarla. Basta incollare tutto il contenuto del tuo messaggio, comprese le intestazioni, e vedrai cosa manca e quanto è probabile che venga intrappolato da SpamAssassin. Una volta che sei riuscito a raggiungere il punteggio più alto, la campagna email può essere lanciata. Ci auguriamo che il tuo DPI non scenda al di sotto del 90%.

In bocca al lupo!

Questa guida è stata inizialmente scritta da Zakhar Yung per il blog Mailtrap.