Czy powinieneś zatrudnić kogoś do napisania komunikatu prasowego? Plusy i minusy

Outsourcing informacji prasowych — i ogólnie public relations — szybko staje się powszechną praktyką w dzisiejszym krajobrazie biznesowym. Oczekuje się, że do 2025 r. globalne przychody firm public relations osiągną 129 miliardów dolarów. Od tego momentu będą tylko rosły. Reputacja marki w Internecie jest teraz ważniejsza niż kiedykolwiek.

Ale czy to oznacza, że ​​na pewno powinieneś mieć profesjonalistę, który zajmie się Twoimi komunikatami prasowymi? Biorąc pod uwagę, że większość konsumentów uważa, że ​​zaufanie do marki jest ważne, wiele organizacji decyduje się na pozostawienie swoich komunikatów prasowych profesjonalistom.

Komunikat prasowy daje szansę na pokazanie się z najlepszej strony, nie brzmiąc jak uderzenie w klatkę piersiową, a dobrze napisany może być czymś, co ludzie chcą zarówno czytać, jak i dzielić się z innymi. Ponieważ komunikaty prasowe mogą być tak skutecznym narzędziem marketingu organicznego, wielu rozważa zatrudnienie profesjonalisty do ich napisania – chcą to zrobić jako pierwsze – i tylko spróbować. Inni mogą się wahać, bardziej skłaniając się ku zrobieniu tego samemu.

W tym poście przedstawiamy wady i zalety zatrudniania profesjonalisty do pisania informacji prasowych i wyjaśniamy, co to może oznaczać dla rozwoju Twojej firmy.

Jakie są korzyści z komunikatu prasowego?

Najlepsze przykłady komunikatów prasowych są pełne dokładnych informacji, które przedstawiają Twoją firmę w pozytywnym świetle. Obejmuje to komunikaty prasowe, które muszą przekazywać potencjalnie negatywne wiadomości. W ten sposób komunikat prasowy umożliwia kontrolowanie narracji wokół Twojej firmy lub konkretnego wydarzenia lub produktu.

Na przykład, jeśli Twoja firma miała zostać dotknięta cyberatakiem, który ujawnił niektóre poufne informacje o klientach, możesz użyć komunikatu prasowego, aby przedstawić dokładne i wyważone sprawozdanie z tego, co się stało. Wszystko to, zwracając uwagę na odpowiedzialne, przemyślane i ostrożne działania podjęte przez Twoją organizację, aby temu zapobiec w przyszłości, a także złagodzić zakres szkód. W ten sposób możesz zamienić negatyw w pozytyw, a nawet wykorzystać go do zdobycia zaufania większej liczby klientów.

Kolejną zaletą korzystania z komunikatów prasowych jest to, że masz różnorodne tony, którymi możesz grać bez przekraczania granic nieprofesjonalizmu. Na przykład, jeśli masz nową, ekscytującą usługę, możesz entuzjastycznie opisać jej podstawowe zalety. Możesz wymienić szeroki zakres pozytywów, nie brzmiąc nieprofesjonalnie, a mianowicie dlatego, że przedstawienie czytelnikom niepełnego obrazu swojej oferty byłoby znacznie mniej profesjonalne.

Jakie są najlepsze praktyki dotyczące pisania informacji prasowych?

Jedną z najważniejszych wskazówek dotyczących informacji prasowych jest, aby była krótka i słodka. „Krótki” oznacza od 300 do 500 słów, a „słodki” oznacza konkretną treść, bez włóczenia się i zawierania zbędnych szczegółów.

Co zawrzeć w szablonowym szablonie komunikatu prasowego

Tworząc przykładowy dokument prasowy w formacie PDF lub szablon, na którym można oprzeć swoje wersje, warto pamiętać o następujących kwestiach:

Format komunikatu prasowego 2022:

• Stwórz przyciągający uwagę nagłówek. Twój nagłówek powinien sprawić, że czytelnicy przeskanują stronę internetową zatrzymają się i powiedzą „Czekaj. Naprawdę? Pozwól mi to sprawdzić. Kluczem do sukcesu jest uwzględnienie kluczowych słów w kopii. Na przykład słabym nagłówkiem byłby „XYZ Crypto Releases New Coin”. Lepszym nagłówkiem byłoby: „XYZ Crypto umożliwia 8000 transakcji na sekundę dzięki QuickTime”
• Dołącz datę publikacji. Każdy przykładowy komunikat prasowy będzie zawierał datę. Jest to niezbędne do skutecznego pisania komunikatów prasowych, ponieważ ugruntowuje wydarzenie, nadając mu moment w historii.
• Podaj najważniejsze informacje z góry. Bez względu na rodzaj informacji prasowych, które czytasz, te najlepsze zawsze prowadzą z najtrafniejszymi informacjami.
• Opowiedz całą historię, nie przedłużając jej. Pamiętaj, że zasadniczo tworzysz komunikat prasowy w formacie PDF, co oznacza, że ​​powinien zmieścić się na jednej stronie. Uwzględnij najbardziej przekonujące szczegóły bez kopania tak głęboko, że czytelnik zgubi się w słownej jaskini.
• Dołącz cytaty. Powinieneś zacytować kluczowych urzędników i decydentów, a to może wykluczyć najbardziej wykształcone osoby zaangażowane w projekt. Na przykład scrum master, który doprowadził do powstania nowej aplikacji, może dużo o niej wiedzieć, ale lepiej byłoby zamieścić cytat z CTO, zwłaszcza że jego nazwa może być bardziej rozpoznawalna.
• Na dole umieść informacje o firmie. Może się to wydawać zbędne, ale osobom, które dopiero dowiadują się o Twojej firmie, pomaga to umieścić wydarzenie w kontekście, jednocześnie przybliżając ich do Twojej organizacji.
• Dodaj obraz. Twój wizerunek powinien albo opowiadać historię, albo stanowić wysokiej jakości obraz kluczowego elementu wydarzenia lub produktu. Na przykład, jeśli firma budowlana rozpoczęła prace nad nowym projektem, obraz ceremonii przecięcia wstęgi lub kopania łopaty z kluczowymi interesariuszami na zdjęciu byłby w porządku, ale wygenerowany komputerowo obraz ukończonego budynku może być bardziej widoczny. .

Mając na uwadze te wskazówki, zrozumiesz podstawy pisania komunikatu prasowego w formacie PDF. Ale nadal możesz chcieć zatrudnić profesjonalistę. Oto kilka zalet i wad do rozważenia.

Plusy zatrudnienia kogoś do napisania komunikatu prasowego

• Oszczędź czas: możesz zebrać szczegóły swojego komunikatu prasowego i umieścić je w centralnym dokumencie, a następnie wysłać go do agencji lub specjalisty w celu napisania go. Następnie możesz kontynuować swój dzień — nie musisz poświęcać całego poranka ani popołudnia na napisanie informacji prasowej.
• Oszczędzaj pieniądze: Kwota, jaką płacisz osobie pracującej w domu za godzinę napisania komunikatu prasowego, może z łatwością przyćmić tę, którą płacisz profesjonalistom. Na przykład możesz znaleźć profesjonalistę, który napisze to za 400 USD. Z drugiej strony, twoja wewnętrzna osoba, że ​​płacisz 50 USD za godzinę, może zająć dwa dni, aby wszystko było w porządku.
• Wyższa jakość: profesjonalni pisarze doskonale rozumieją niuanse tonu, gramatyki, formatu i opowiadania. To jest ich rzemiosło. Prawdopodobnie otrzymasz dokument o wyższej jakości, gdy będziesz korzystać z usług profesjonalisty, podobnie jak Twoja toaleta może działać lepiej, jeśli zatrudnisz profesjonalnego hydraulika zamiast samodzielnego montażu. Jeśli zrobisz to sam, sprawy mogą się popsuć.
• Masz szansę napisać go od nowa. Dzięki wielu profesjonalnym usługom dotyczącym treści otrzymujesz wiele bezpłatnych wersji za cenę, którą płacisz. Oznacza to, że możesz odesłać go raz, dwa razy, a nawet więcej w celu edycji. Możesz wprowadzać poprawki, większe lub mniejsze, aż będziesz w pełni usatysfakcjonowany.

Minusy zatrudnienia kogoś do napisania komunikatu prasowego

• Koszt: Niektórzy woleliby sami zmagać się z komunikatem prasowym, być może poświęcając temu weekend lub robiąc to po godzinach. Jeśli jesteś wyjątkowym pisarzem, możesz zaoszczędzić trochę pieniędzy.
• Niekompletny brief oznacza, że ​​ważne szczegóły mogą zostać utracone: Pisząc brief, który składa się z podstawowych uwag dotyczących tego, co powinno znaleźć się w komunikacie prasowym, ponosisz ogromną odpowiedzialność: musisz zrobić to dobrze. W przeciwnym razie możesz mieć do czynienia z wielokrotnym przepisywaniem, próbując wypełnić luki faktyczne. Może to być czasochłonne i frustrujące.
• Twój „głos” może zostać utracony: aby nie stracić głosu, musisz podać szczegóły dotyczące tonu i stylu marki swojej organizacji. Jeśli tego nie zrobisz, pisarz prawdopodobnie domyślnie wybierze coś, co brzmi profesjonalnie, niezawodnie i godne zaufania.

Niezależnie od tego, czy sam robisz komunikat prasowy, czy zatrudniasz specjalistę, który zajmie się tym za Ciebie, o ile opowiada Twoją historię w sposób, który łączy się z czytelnikiem, możesz go wykorzystać do wzmocnienia tożsamości marki. Skorzystaj z powyższych wskazówek, aby upewnić się, że komunikat prasowy rzuca właściwe światło na Twoją organizację.