คุณควรจ้างคนเขียนข่าวประชาสัมพันธ์หรือไม่? ข้อดีข้อเสีย

การเอาท์ซอร์สข่าวประชาสัมพันธ์—และการประชาสัมพันธ์โดยทั่วไป—กำลังกลายเป็นแนวปฏิบัติทั่วไปในแนวธุรกิจปัจจุบันอย่างรวดเร็ว รายได้ทั่วโลกของบริษัทประชาสัมพันธ์คาดว่าจะสูงถึง 129 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2568 และจะเพิ่มขึ้นจากที่นั่นเท่านั้น ชื่อเสียงออนไลน์ของแบรนด์มีความสำคัญมากกว่าที่เคย

แต่นั่นหมายความว่าคุณควรให้มืออาชีพดูแลข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณหรือไม่? เมื่อพิจารณาจากผู้บริโภคส่วนใหญ่รู้สึกว่าความสามารถในการไว้วางใจแบรนด์เป็นสิ่งสำคัญ หลายองค์กรจึงเลือกที่จะฝากข่าวประชาสัมพันธ์ของตนกับผู้เชี่ยวชาญ

ข่าวประชาสัมพันธ์เปิดโอกาสให้คุณก้าวไปข้างหน้าอย่างเต็มที่โดยไม่ทำเสียงเหมือนอกหัก และเมื่อเขียนได้ดี มันอาจจะเป็นสิ่งที่ผู้คนต้องการทั้งอ่านและแบ่งปันกับผู้อื่น เนื่องจากข่าวประชาสัมพันธ์อาจเป็นเครื่องมือทางการตลาดแบบออร์แกนิกที่มีประสิทธิภาพ หลายคนจึงพิจารณาจ้างมืออาชีพเพื่อเขียนข่าวเหล่านี้—พวกเขาต้องการเน้นย้ำในครั้งแรก—และลองเพียงครั้งเดียวเท่านั้น คนอื่นอาจจะลังเล เอนเอียงไปทำเองมากกว่า

ในโพสต์นี้ เราจะแจกแจงข้อดีและข้อเสียของการจ้างมืออาชีพเพื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณและสิ่งที่อาจหมายถึงการเติบโตของธุรกิจของคุณ

ประโยชน์ของการแถลงข่าวคืออะไร?

ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดีที่สุดนั้นอัดแน่นไปด้วยข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำซึ่งแสดงให้เห็นภาพบริษัทของคุณในแง่บวก ซึ่งรวมถึงข่าวประชาสัมพันธ์ที่ต้องนำเสนอข่าวเชิงลบที่อาจเกิดขึ้น ด้วยวิธีนี้ ข่าวประชาสัมพันธ์ช่วยให้คุณสามารถควบคุมการเล่าเรื่องรอบ ๆ บริษัท ของคุณหรือเหตุการณ์หรือผลิตภัณฑ์เฉพาะได้

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทของคุณโดนโจมตีทางไซเบอร์ซึ่งเปิดเผยข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อน คุณสามารถใช้ข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อนำเสนอบัญชีที่ถูกต้องและสมดุลของสิ่งที่เกิดขึ้น ในขณะเดียวกันก็ต้องเน้นย้ำถึงความรับผิดชอบ ความรอบคอบ และการดำเนินการที่องค์กรของคุณได้ดำเนินการเพื่อป้องกันสิ่งนี้ในอนาคต ตลอดจนบรรเทาขอบเขตของความเสียหาย ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเปลี่ยนแง่ลบเป็นแง่บวก และใช้เพื่อสร้างความไว้วางใจจากลูกค้าได้มากขึ้น

ข้อดีอีกประการของการใช้ข่าวประชาสัมพันธ์คือคุณมีโทนเสียงที่หลากหลายที่คุณสามารถเล่นได้โดยไม่ทำให้เกินขอบเขตไปสู่ความเป็นมืออาชีพ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีบริการใหม่ที่น่าตื่นเต้น คุณสามารถสรุปข้อดีหลัก ๆ ของบริการได้อย่างกระตือรือร้น คุณสามารถระบุแง่บวกต่างๆ ได้มากมายโดยไม่ฟังดูไม่เป็นมืออาชีพ กล่าวคือ เนื่องจากจะมีความเป็นมืออาชีพน้อยกว่ามากในการให้มุมมองที่ไม่สมบูรณ์ของข้อเสนอของคุณแก่ผู้อ่าน

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์มีอะไรบ้าง?

แนวทางการแถลงข่าวที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งคือการทำให้สั้นและกระชับ “สั้น” หมายถึงระหว่าง 300 ถึง 500 คำและ “หวาน” หมายถึงตรงประเด็น โดยไม่ต้องเดินเตร่หรือรวมรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้อง

สิ่งที่จะรวมไว้ในเทมเพลตข่าวประชาสัมพันธ์สำเร็จรูป

เมื่อสร้างตัวอย่าง PDF หรือต้นแบบสำหรับข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง คุณควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

รูปแบบการแถลงข่าว 2022:

• สร้างพาดหัวข่าวที่ดึงดูดความสนใจ พาดหัวข่าวของคุณควรทำให้ผู้อ่านสแกนหน้าเว็บหยุดและพูดว่า "เดี๋ยวก่อน จริงหรือ ให้ตรวจสอบออก” กุญแจสำคัญคือการรวมคำสำคัญในสำเนา ตัวอย่างเช่น พาดหัวที่ไม่ดีอาจเป็น "XYZ Crypto Releases New Coin" พาดหัวที่ดีกว่าคือ “XYZ Crypto เปิดใช้งาน 8,000 ธุรกรรมต่อวินาทีด้วย QuickTime”
• รวมวันที่ตีพิมพ์ ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์ของสำเร็จรูปจะมีวันที่ นี่เป็นสิ่งสำคัญในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากเป็นเหตุให้เกิดเหตุการณ์ ทำให้มีช่วงเวลาหนึ่งในประวัติศาสตร์
• ระบุข้อมูลที่สำคัญที่สุดล่วงหน้า ไม่ว่าคุณจะอ่านข่าวประชาสัมพันธ์ประเภทใด ข่าวที่ดีที่สุดมักจะนำไปสู่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุด
• บอกเล่าเรื่องราวทั้งหมดโดยไม่ทำให้ยาวเกินไป จำไว้ว่าคุณกำลังสร้าง PDF สำหรับข่าวประชาสัมพันธ์ ซึ่งหมายความว่ามันควรจะพอดีกับหน้าเดียว รวมรายละเอียดที่น่าสนใจที่สุดโดยไม่ต้องขุดลึกจนผู้อ่านหลงทางในถ้ำวาจา
• รวมใบเสนอราคา คุณควรเสนอราคาเจ้าหน้าที่หลักและผู้มีอำนาจตัดสินใจ ซึ่งอาจกีดกันคนที่มีความรู้มากที่สุดในโครงการ ตัวอย่างเช่น Scrum Master ที่เป็นผู้นำในการสร้างแอปใหม่อาจรู้เรื่องนี้มาก แต่ควรใส่ใบเสนอราคาจาก CTO โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากชื่อของพวกเขาอาจเป็นที่รู้จักมากขึ้น
• รวมพื้นหลังเกี่ยวกับบริษัทที่ด้านล่าง นี้อาจดูเหมือนซ้ำซาก แต่สำหรับคนที่เพิ่งเรียนรู้เกี่ยวกับบริษัทของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้เหตุการณ์อยู่ในบริบทขณะเดียวกันก็ดึงพวกเขาเข้ามาใกล้องค์กรของคุณมากขึ้น
• เพิ่มรูปภาพ ภาพของคุณควรบอกเล่าเรื่องราวหรือให้ภาพคุณภาพสูงขององค์ประกอบหลักของงานหรือผลิตภัณฑ์ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทก่อสร้างเริ่มพัฒนาใหม่ ภาพของพิธีตัดริบบิ้นหรือขุดจอบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในภาพก็ถือว่าใช้ได้ แต่รูปภาพที่สร้างด้วยคอมพิวเตอร์ของอาคารที่สร้างเสร็จแล้วอาจมีความครอบคลุมมากกว่า .

เมื่อคำนึงถึงเคล็ดลับเหล่านี้ คุณจะเข้าใจพื้นฐานของการเขียน PDF ข่าวประชาสัมพันธ์ แต่คุณอาจต้องการจ้างมืออาชีพ นี่คือข้อดีและข้อเสียบางประการที่ควรพิจารณา

ข้อดีของการจ้างคนมาเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ

• ประหยัดเวลา: คุณสามารถรวบรวมรายละเอียดของข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณและใส่ไว้ในเอกสารส่วนกลาง แล้วส่งไปยังหน่วยงานหรือผู้เชี่ยวชาญเพื่อเขียนมัน จากนั้นคุณก็สามารถดำเนินชีวิตต่อไปได้ โดยไม่จำเป็นต้องทุ่มเทเวลาเช้าหรือบ่ายเพื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์
• ประหยัดเงิน: จำนวนเงินที่คุณจ่ายให้บุคคลในบ้านต่อชั่วโมงเพื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์อาจบดบังสิ่งที่คุณจ่ายให้กับมืออาชีพได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น คุณอาจสามารถหาผู้เชี่ยวชาญเพื่อเขียนมันได้ในราคา $400 ในทางกลับกัน คนในบ้านของคุณที่คุณจ่าย $50/ชั่วโมง อาจใช้เวลาสองวันในการดำเนินการให้ถูกต้อง
• คุณภาพสูงกว่า: นักเขียนมืออาชีพมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งถึงความแตกต่างของโทนเสียง ไวยากรณ์ รูปแบบ และการเล่าเรื่อง นี่คือฝีมือของพวกเขา คุณมักจะได้เอกสารคุณภาพสูงกว่าเมื่อคุณใช้มืออาชีพ ซึ่งคล้ายกับว่าห้องน้ำของคุณอาจทำงานได้ดีขึ้นหากคุณจ้างช่างประปามืออาชีพแทนที่จะจ้างช่างติดตั้งเอง หากคุณทำเองสิ่งต่าง ๆ อาจยุ่งเหยิง
• คุณได้รับโอกาสในการเขียนใหม่ ด้วยบริการเนื้อหาระดับมืออาชีพมากมาย คุณจะได้รับการแก้ไขฟรีหลายครั้งในราคาที่คุณจ่าย ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถส่งกลับหนึ่งครั้ง สองครั้ง หรือมากกว่านั้นเพื่อแก้ไข คุณสามารถปรับแต่งได้ไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก จนกว่าคุณจะพอใจอย่างสมบูรณ์

ข้อเสียของการจ้างคนมาเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ

• ราคา: บางคนค่อนข้างจะต่อสู้กับข่าวประชาสัมพันธ์ด้วยตนเอง บางทีอาจอุทิศวันหยุดสุดสัปดาห์ให้กับมันหรือทำหลังจากชั่วโมง หากคุณเป็นนักเขียนที่เก่งกาจ วิธีนี้จะช่วยคุณประหยัดเงินได้บ้าง
• บรีฟที่ไม่สมบูรณ์หมายความว่ารายละเอียดที่สำคัญอาจสูญหายได้: เมื่อเขียนบรีฟซึ่งประกอบด้วยหมายเหตุพื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่ควรอยู่ในข่าวประชาสัมพันธ์ คุณต้องรับผิดชอบอย่างมาก: คุณต้องทำให้ถูกต้อง มิฉะนั้น คุณอาจต้องจัดการกับการเขียนซ้ำหลายๆ ครั้งขณะที่คุณพยายามเติมช่องว่างข้อเท็จจริง การดำเนินการนี้อาจใช้เวลานานและน่าหงุดหงิด
• "เสียง" ของคุณอาจสูญหาย: เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สูญเสียเสียง คุณต้องใส่รายละเอียดเกี่ยวกับน้ำเสียงและรูปแบบของแบรนด์องค์กรของคุณ หากคุณไม่ทำ ผู้เขียนอาจจะผิดนัดกับสิ่งที่ฟังดูเป็นมืออาชีพ เชื่อถือได้ และน่าเชื่อถือ

ไม่ว่าคุณจะทำข่าวประชาสัมพันธ์ด้วยตัวเองหรือจ้างมืออาชีพมาจัดการให้คุณ ตราบใดที่มันบอกเล่าเรื่องราวของคุณในแบบที่เชื่อมโยงกับผู้อ่าน คุณก็สามารถใช้มันเพื่อสนับสนุนเอกลักษณ์ของแบรนด์ของคุณได้ ใช้เคล็ดลับด้านบนเพื่อให้แน่ใจว่าข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณให้ความกระจ่างในองค์กรของคุณ