Haruskah Anda Mempekerjakan Seseorang untuk Menulis Siaran Pers? Pro & Kontra

Siaran pers outsourcing—dan hubungan masyarakat secara umum—dengan cepat menjadi praktik umum dalam lanskap bisnis saat ini. Pendapatan global perusahaan hubungan masyarakat diperkirakan akan mencapai $129 miliar pada tahun 2025. Dan itu hanya akan tumbuh dari sana. Reputasi online merek lebih penting sekarang daripada sebelumnya.

Tetapi apakah itu berarti Anda harus memiliki seorang profesional yang mengurus siaran pers Anda? Mengingat mayoritas konsumen merasa kemampuan untuk mempercayai suatu merek itu penting, banyak organisasi memilih untuk menyerahkan siaran pers mereka kepada para profesional.

Siaran pers memberi Anda kesempatan untuk mengedepankan yang terbaik tanpa terdengar seperti pukulan dada, dan ketika ditulis dengan baik, itu bisa menjadi sesuatu yang orang ingin baca dan bagikan dengan orang lain. Karena siaran pers bisa menjadi alat pemasaran organik yang efektif, banyak yang mempertimbangkan untuk mempekerjakan seorang profesional untuk menulisnya—mereka ingin melakukannya terlebih dahulu—dan hanya mencoba. Orang lain mungkin ragu-ragu, lebih condong ke arah melakukannya sendiri.

Dalam posting ini, kami merinci pro dan kontra mempekerjakan seorang profesional untuk menulis siaran pers Anda dan apa artinya itu bagi pertumbuhan bisnis Anda.

Apa manfaat siaran pers?

Contoh siaran pers terbaik dikemas dengan informasi akurat yang menggambarkan perusahaan Anda secara positif. Ini termasuk siaran pers yang harus menyampaikan berita yang berpotensi negatif. Dengan cara ini, siaran pers memberdayakan Anda untuk mengontrol narasi di sekitar perusahaan Anda atau acara atau produk tertentu.

Misalnya, jika perusahaan Anda terkena serangan siber yang mengungkap beberapa informasi sensitif pelanggan, Anda dapat menggunakan siaran pers untuk menyajikan laporan yang akurat dan seimbang tentang apa yang terjadi. Semua sambil memastikan untuk menyoroti tindakan yang bertanggung jawab, bijaksana, dan hati-hati yang telah diambil organisasi Anda untuk mencegah hal ini di masa depan, serta mengurangi tingkat kerusakan. Dengan cara ini, Anda dapat mengubah negatif menjadi positif dan bahkan menggunakannya untuk mendapatkan kepercayaan dari lebih banyak pelanggan.

Keuntungan lain menggunakan siaran pers adalah Anda memiliki berbagai nada yang dapat Anda mainkan tanpa melampaui batas menjadi tidak profesional. Misalnya, jika Anda memiliki layanan baru yang menarik, tidak apa-apa untuk menguraikan manfaat intinya dengan antusias. Anda dapat membuat daftar berbagai hal positif tanpa terdengar tidak profesional, yaitu karena akan jauh lebih tidak profesional untuk memberikan pandangan yang tidak lengkap kepada pembaca tentang penawaran Anda.

Apa praktik terbaik untuk menulis siaran pers?

Salah satu pedoman siaran pers yang paling penting adalah membuatnya tetap singkat dan manis. "Pendek" berarti antara 300 dan 500 kata dan "manis" berarti langsung pada intinya, tanpa bertele-tele atau menyertakan detail yang tidak relevan.

Apa yang harus disertakan dalam templat siaran pers boilerplate

Saat membuat contoh siaran pers PDF atau boilerplate untuk mendasarkan rilis Anda, ada baiknya untuk mengingat hal-hal berikut:

Format siaran pers 2022:

• Buat judul yang menarik perhatian. Judul Anda harus membuat pembaca yang memindai halaman web berhenti dan berkata, “Tunggu. Betulkah? Coba lihat ini.” Kuncinya adalah untuk memasukkan kata-kata penting dalam salinan. Misalnya, judul yang buruk adalah, "XYZ Crypto Merilis Koin Baru." Judul yang lebih baik adalah, "XYZ Crypto Memungkinkan 8.000 Transaksi Sedetik dengan QuickTime"
• Sertakan tanggal publikasi. Setiap contoh siaran pers boilerplate akan menyertakan tanggal. Ini penting untuk penulisan siaran pers yang efektif karena ini mendasari peristiwa tersebut, memberinya momen dalam sejarah.
• Nyatakan info terpenting di muka. Terlepas dari jenis siaran pers yang Anda baca, yang terbaik akan selalu memimpin dengan informasi yang paling relevan.
• Ceritakan keseluruhan cerita tanpa membuatnya terlalu panjang. Ingat Anda pada dasarnya memproduksi PDF siaran pers, yang berarti harus sesuai dengan satu halaman. Sertakan detail yang paling menarik tanpa menggali terlalu dalam sehingga pembaca tersesat dalam gua verbal.
• Sertakan kutipan. Anda harus mengutip pejabat kunci dan pembuat keputusan, dan ini mungkin menghalangi orang yang paling berpengetahuan yang terlibat dalam proyek. Misalnya, master scrum yang memimpin pembuatan aplikasi baru mungkin tahu banyak tentangnya, tetapi akan lebih baik untuk memberikan kutipan dari CTO, terutama karena namanya mungkin lebih mudah dikenali.
• Sertakan latar belakang tentang perusahaan di bagian bawah. Ini mungkin tampak berlebihan, tetapi bagi orang yang baru belajar tentang perusahaan Anda, ini membantu menempatkan acara dalam konteks sekaligus menarik mereka lebih dekat ke organisasi Anda.
• Tambahkan gambar. Gambar Anda harus menceritakan sebuah kisah atau memberikan penggambaran berkualitas tinggi dari elemen kunci acara atau produk. Misalnya, jika sebuah perusahaan konstruksi memulai pembangunan baru, gambar upacara pemotongan pita atau penggalian sekop dengan pemangku kepentingan utama dalam gambar akan baik-baik saja, tetapi gambar yang dihasilkan komputer dari bangunan yang telah selesai mungkin akan lebih terlihat. .

Dengan mengingat tip-tip ini, Anda memahami dasar-dasar cara menulis PDF siaran pers. Tetapi Anda mungkin masih ingin menyewa seorang profesional. Berikut adalah beberapa pro dan kontra untuk dipertimbangkan.

Kelebihan mempekerjakan seseorang untuk menulis siaran pers Anda

• Hemat waktu: Anda dapat mengumpulkan rincian siaran pers Anda dan memasukkannya ke dalam dokumen pusat dan kemudian mengirimkannya ke agensi atau profesional untuk menulisnya. Kemudian Anda dapat melanjutkan hari Anda—tidak perlu mencurahkan seluruh pagi atau sore hari untuk menulis siaran pers.
• Hemat uang: Jumlah uang yang Anda bayarkan kepada orang internal per jam untuk menulis siaran pers dapat dengan mudah melampaui apa yang Anda bayarkan untuk seorang profesional. Misalnya, Anda mungkin dapat menemukan seorang profesional untuk menulisnya seharga $400. Di sisi lain, orang internal Anda, yang Anda bayar $50/jam mungkin memerlukan waktu dua hari untuk melakukannya dengan benar.
• Kualitas yang lebih tinggi: Penulis profesional memiliki pemahaman yang mendalam tentang nuansa nada, tata bahasa, format, dan penceritaan. Ini adalah kerajinan mereka. Anda cenderung mendapatkan dokumen berkualitas lebih tinggi saat menggunakan profesional, mirip dengan bagaimana toilet Anda dapat bekerja lebih baik jika Anda menyewa tukang ledeng profesional alih-alih memasang sendiri. Jika Anda melakukannya sendiri, semuanya bisa berantakan.
• Anda mendapatkan kesempatan untuk menulis ulang. Dengan banyak layanan konten profesional, Anda mendapatkan sejumlah revisi gratis dengan harga yang Anda bayar. Ini berarti Anda dapat mengirimnya kembali sekali, dua kali, atau bahkan lebih untuk diedit. Anda dapat membuat tweak, besar atau kecil, sampai Anda benar-benar puas.

Kontra mempekerjakan seseorang untuk menulis siaran pers Anda

• Biaya: Beberapa lebih suka bergulat dengan siaran pers sendiri, mungkin menghabiskan akhir pekan untuk itu atau melakukannya setelah jam kerja. Jika Anda seorang penulis yang luar biasa, ini bisa menghemat uang Anda.
• Ringkasan yang tidak lengkap berarti detail penting bisa hilang: Saat menulis ringkasan, yang terdiri dari catatan dasar tentang apa yang seharusnya ada dalam siaran pers, Anda memikul tanggung jawab yang besar: Anda harus melakukannya dengan benar. Jika tidak, Anda mungkin harus berurusan dengan beberapa penulisan ulang saat Anda mencoba mengisi kesenjangan faktual. Ini bisa memakan waktu dan membuat frustrasi.
• "Suara" Anda bisa hilang: Untuk memastikan Anda tidak kehilangan suara, Anda harus menyertakan detail mengenai nada dan gaya merek organisasi Anda. Jika tidak, penulis mungkin akan menggunakan sesuatu yang terdengar profesional, andal, dan dapat dipercaya.

Apakah Anda melakukan siaran pers sendiri atau menyewa seorang profesional untuk menanganinya untuk Anda, selama itu menceritakan kisah Anda dengan cara yang terhubung dengan pembaca, Anda dapat menggunakannya untuk memperkuat identitas merek Anda. Gunakan tip di atas untuk memastikan siaran pers Anda menyoroti organisasi Anda dengan tepat.