Jak zarządzać freelancerami: 9 nie-hacków w celu uzyskania wysokiej jakości treści

Jest mnóstwo utalentowanych freelancerów szukających kolejnych koncertów.

Jeśli dobrze to rozegrasz, ci nowi niezależni kontrahenci mogą uchronić Cię przed gwałtownym spadkiem liczby wyszukiwań. Ale czy Twój zespół wie, jak zarządzać freelancerami? Nie możesz współpracować z freelancerami w taki sam sposób, w jaki zarządzasz własnym zespołem ds. treści.

Jak właściwie zarządzać freelancerami

W przeciwieństwie do pracowników pełnoetatowych, niezależni pisarze mogą wybierać swoich klientów i projekty. Mogą pracować w różnych strefach czasowych lub nawet w różnych krajach i mogą mieć minimalny kontakt twarzą w twarz z Twoim zespołem.

Wiele firm na co dzień współpracuje z niezależnymi copywriterami i agencjami. Oto dziewięć zasad, których powinieneś przestrzegać, aby tworzyć wysokiej jakości treści, pracując jako spójna jednostka ze swoimi freelancerami.

• Przestań traktować ich jak freelancerów
• Płać za jakość treści, a nie za ilość
• Dokumentuj i udostępniaj swoją istniejącą strategię dotyczącą treści
• Twórz hermetyczne briefy projektowe
• Podziel się najważniejszymi dla Ciebie wskaźnikami
• Przypisz wewnętrznego strażnika SEO
• Wdrażaj i szkol ich jak pracownika
• Nie zarządzaj mikro
• Porozumieć się w sprawie procesu informacji zwrotnej

Zdobywanie wysokiej jakości treści zaczyna się od budowania wysokiej jakości relacji z freelancerami. Od tego zaczniemy dzisiaj!

1. Przestań traktować ich jak freelancerów

Na stronach takich jak Upwork możesz znaleźć tysiące freelancerów na całym świecie. Ale to nie znaczy, że powinieneś przedzierać się przez ich stosy. Nie wszyscy pracownicy niezależni są sobie równi. Niektóre będą lepiej pasować do Twojego zespołu niż inne. A kiedy znajdziesz te klejnoty, powinieneś zbudować silne relacje, aby się ich trzymać.

Aby to zrobić, upewnij się, że Twoi pracownicy niezależni czują się częścią Twojego zespołu. Staraj się używać w rozmowie słów „nas” i „my”, aby upewnić się, że czują się uwzględnieni. I nie zapomnij rozdawać pochwał i uznania za dobrze wykonaną pracę.

Powinieneś również dać swoim freelancerom wszystko, czego potrzebują, aby odnieść sukces, podobnie jak twoi pracownicy wewnętrzni. Zapraszaj ich na wirtualne spotkania, dodawaj do wewnętrznych list e-mailowych itp.

Freelancer może być samotny i izolujący. Tak więc wysiłki, aby poznać swój zdalny zespół na poziomie osobistym, idą daleko. Świętuj urodziny lub omawiaj plany weekendowe na przykład na swoim kanale Slack z chłodnicą wody. Jednocześnie zwiększysz zaangażowanie i koleżeństwo w zespole.

Dlaczego to jest skuteczne

Przebijanie się przez słabszych lub niedoświadczonych freelancerów marnuje czas, pieniądze i zasoby firmy. Musisz znaleźć, wdrożyć i przetestować każdego nowego pisarza. Następnie będą musieli zapoznać się z celami treści i tonem Twojej marki. Ten okres próbny może trwać od kilku tygodni do kilku projektów.

„Przeciętny pracodawca w USA wydaje 4000 USD i 24 dni na zatrudnienie nowego pracownika”.

Drzewko

Dlatego budowanie relacji z freelancerami to inwestycja w przyszłość Twojej firmy. Kiedy znajdziesz freelancerów, którzy dostarczają to, o co prosisz, będą na wagę złota. Ponadto zapewnienie im stałej, powtarzalnej pracy może oznaczać, że przyjmą mniej klientów i poświęcą więcej czasu Twojej marce.

2. Płać za jakość treści, a nie za ilość

Najlepiej jest płacić niezależnym pisarzom za projekt zamiast za słowo. Pay-per-word to prawdopodobnie najgorsza rzecz, jaką możesz zrobić. Podczas gdy większość pisarzy ma wysokie standardy, inni szukający szybkiej wypłaty mogą nie. Zamiast skupiać się na właściwych wskaźnikach, skoncentrują się tylko na osiągnięciu minimalnego celu.

Otrzymasz więc kawałki pełne wypełnienia i wypełniacza zamiast ciasnej, praktycznej kopii. Wtedy będziesz musiał poświęcić dodatkowy czas na przycinanie tłuszczu. Jednak twój pisarz nadal otrzyma zapłatę za wszystkie słowa, które ostatecznie wyciąłeś podczas poprawek.

Dlaczego to jest skuteczne

Płacenie za projekt pomaga uniknąć przepłacania za przeciętne pisanie wypełnione słowami kluczowymi. Daje również kontrolę budżetową w Twoje ręce. Bez niepewności, czy tekst będzie miał 1000 czy 2000 słów, możesz lepiej zaplanować budżet marketingowy. Możesz także uzyskać wyższy zwrot z inwestycji za elementy, które mają lepsze wyniki.

Zastanów się więc nad utrzymaniem swojego najlepszego talentu na miesięcznej zaliczki, jeśli możesz. Negocjowanie stałych, długoterminowych umów może również przynieść Ci zniżkę.

3. Dokumentuj i udostępniaj swoją istniejącą strategię treści

Jak twoi niezależni pisarze wpisują się w twoją obecną strategię dotyczącą treści? Co masz nadzieję osiągnąć z ich pomocą? Jeśli dajesz swoim freelancerom tylko ton i przewodnik głosowy dla swojej marki, nie robisz wystarczająco dużo.

Przeprowadź swoich freelancerów przez całą strategię dotyczącą treści i skoncentruj się na elementach, w których mają ci konkretnie pomóc (tj. długich treściach, postach gościnnych, stronach docelowych itp.). Wyjaśnij, dlaczego/w jaki sposób ich praca łączy się z ogólnymi celami Twojej firmy.

Możesz udostępniać wewnętrzne dokumenty zespołu freelancerom, korzystając z technologii opartej na chmurze. Uzyska dostęp do tych samych arkuszy kalkulacyjnych, wykresów, zdjęć produktów itp., z których korzysta Twój wewnętrzny zespół. I będą mieli pełny przegląd strategii dotyczącej treści, pomimo pracy zdalnej.

Następnie utrzymuj je w pętli, gdy osiągasz i tworzysz nowe cele.

Dlaczego to jest skuteczne

Freelancerzy nie pracują wewnętrznie, aby odbierać ogólny klimat tego, gdzie jest Twoja firma i gdzie chce być w przyszłości. Dzielenie się tą wizją i rzucanie im okiem na to, nad czym wszyscy pracujecie w domu, pomoże wypełnić puste miejsca. Ponadto Twoje treści będą w rezultacie bardziej spójne.

4. Twórz hermetyczne briefy projektowe

Udostępnianie strategii treści pomaga pisarzom zrozumieć i pracować nad Twoimi nadrzędnymi celami. Ale zarysy projektów decydują o losie każdej treści. Twoje briefy projektowe powinny wskazywać kierunek, w którym króluje kreatywność freelancerów. Dzięki Twoim ramom rozwiną nakreślone przez Ciebie pomysły i stworzą magię.

Dlatego każdy brief dotyczący treści powinien zawierać szczegółowe informacje w kontekście, takie jak:

• Czym jest projekt (tj. wpis na blogu, biała księga, przeprojektowanie strony internetowej itp.)
• Twoja docelowa grupa odbiorców/temperatura lejka
• Docelowe słowo kluczowe i powiązane słowa kluczowe
• Sugestie dotyczące tytułów
• Nagłówki i podtytuły (H2s, H3s i H4s)
• Linki wewnętrzne i zewnętrzne
• Przykłady konkurencji
• CTA
• Liczba słów

Prześlij szczegółowy opis projektu przed przypisaniem jakichkolwiek projektów do swoich pisarzy. Nie zostawiaj niczego otwartego lub otwartego do interpretacji.

Dlaczego to jest skuteczne

Dobrze zaokrąglone briefy projektowe dokładnie informują twoich pisarzy, czego chcesz i czego od nich oczekujesz. Zapewniają mniej niespodzianek i skracają rundy edycji. Kierownicy projektów mogą również wykorzystać te zarysy jako listę kontrolną przeglądu jakości. Zobaczą, jak dobrze twoi pisarze podążali za wskazówkami i osiągali wyznaczone cele.

5. Podziel się najważniejszymi dla Ciebie wskaźnikami

Istnieje wiele kluczowych wskaźników wydajności (KPI) służących do śledzenia i mierzenia sukcesu Twojej strategii treści. Dlatego wraz z briefami dotyczącymi projektu ważne jest również, aby dać swoim autorom listę priorytetów monitorowanych metryk.

Czy powinni skupić się na generowaniu ruchu i generowaniu organicznych leadów? Czy powinni próbować konwertować, sprzedawać i poprawiać retencję? A może po prostu próbujesz zająć pierwsze miejsce w określonym wyszukiwanym haśle? Wszystkie te wskaźniki mają znaczenie dla pisarza.

Jeśli skupiają się na udostępnieniach i wyświetleniach, ale Twoje KPI są powiązane z linkami zwrotnymi z ponad 50 witryn DA, raportowanie będzie nieuporządkowane. I będzie ci znacznie trudniej ocenić wpływ swoich wysiłków. Zawsze uwzględniaj konkretne dane, o których mają myśleć Twoi pisarze podczas tworzenia każdego elementu.

Dlaczego to jest skuteczne

Zrozumienie mierzalnych celów projektu pomoże twoim pisarzom w tworzeniu treści, aby osiągnąć te cele. Jeśli Twoje kluczowe wskaźniki wydajności ulegną poprawie, będziesz wiedział, co działa i możesz to powtórzyć. KPI, które się nie zmieniają, pokażą Ci, co należy poprawić i dostosować. Tak czy inaczej, będziesz miał system do pomiaru wydajności pracy wszystkich.

6. Przypisz wewnętrznego strażnika SEO

Powinieneś mieć jedną osobę bezpośrednio odpowiedzialną za wyniki swoich freelancerów. Ten punkt kontaktowy, znany jako strażnik SEO, będzie w pewnym sensie zachowywał się jak kierownik projektu.

Będą odpowiedzialni za Twoją platformę do zarządzania zadaniami i przydzielą pracę Twoim freelancerom. Gdy Twoi freelancerzy przesyłają swoje prace, strażnik dba o to, aby każdy element trafiał w sedno. Dlatego muszą również znać tajniki celów strategii treści i wskaźników KPI.

Twój strażnik zapewni aktualizacje w czasie rzeczywistym i wyśle ​​treści według spójnego, stałego harmonogramu. Jeśli wyczują wąskie gardło ze strony pojedynczego freelancera, agencji lub Twojego zespołu, będą pracować nad jego usunięciem.

Wiele zespołów śledzi wszystkie projekty treści za pośrednictwem tablic projektów, jak pokazano powyżej. W ten sposób istnieją jasne kroki na każdym etapie procesu produkcji treści związane z terminem. Strażnicy mogą nawet odgrywać rolę w zatrudnianiu freelancerów, ponieważ wiedzą, czego szukać u producentów wysokiej jakości treści.

Dlaczego to jest skuteczne

Twój strażnik SEO jest pośrednikiem między Twoim niezależnym zespołem a pracownikami wewnętrznymi. Utrzymają wszystko w porządku i zgodnie z harmonogramem, aby zapewnić maksymalną spójność. Twoi freelancerzy będą również wiedzieć, do kogo się zwrócić, gdy pojawią się problemy.

7. Wchodź na pokład i szkol ich jak pracownika

Wdrażanie nowych freelancerów daje im podsumowanie tego, czego mogą oczekiwać od swojej relacji zawodowej. Ten proces pomaga im zrozumieć, na czym polega Twój biznes i jak powinni się zachowywać.

„Wykazano, że programy onboardingowe zwiększają retencję o 25% i poprawiają wydajność pracowników nawet o 11%”.

Wyczyść firmę

Możesz chcieć wysłać szkic e-booka lub dokumentu z zasadami Twojej firmy. Możesz też utworzyć film wprowadzający, który zostanie przekazany wszystkim nowym członkom zespołu.

Tak czy inaczej, będziesz chciał przedstawić swoje:

• Misja, wartości i kultura firmy
• Oczekiwania dotyczące zarządzania projektami
• Wewnętrzne narzędzia do zarządzania zadaniami
• Preferowane kanały komunikacji przy odprawach
• Model pracy (np. cotygodniowe sprinty)
• Preferencje dotyczące formatowania, tekstów kotwic, linków zewnętrznych itp.
• Dostęp do udostępnionych dokumentów

Bądź tutaj tak jasny, jak to możliwe. Przekaż swoim freelancerom, jak chcesz, aby obsługiwali każdy projekt od początku do końca. Poinformuj swoich freelancerów, co należy zrobić i w czym mają większą elastyczność.

Dlaczego to jest skuteczne

Chociaż dziwactwa jednego lub dwóch freelancerów mogą być w porządku, nie chcesz, aby wszyscy w twoim zespole robili rzeczy po swojemu.

Nakreślenie oczekiwań Twojej firmy usprawnia i przyspiesza proces tworzenia treści. Na przykład wszyscy będą używać tego samego narzędzia, aby pozostać w kontakcie. A treść będzie wyglądać i brzmieć tak, jakby pochodziła od tego samego głosu marki, a nie od kilkunastu różnych pisarzy.

8. Nie zarządzaj mikro

Freelancerzy nie potrzebują opieki nad dziećmi. To zdyscyplinowana grupa z doskonałymi umiejętnościami zarządzania czasem. Większość pragnie autonomii i gardzi kimś, kto wykrzykuje rozkazy przez ramię. Więc kiedy już wyślesz swoje oczekiwania dotyczące treści, musisz zaufać swoim freelancerom, że opracują pierwszą wersję roboczą A+ na czas.

Możesz ulec pokusie, aby freelancerzy korzystali z narzędzi do śledzenia czasu online. Ale te cyfrowe karty czasu pracy nie są warte zachodu. Czas spędzony na pracy nie zawsze przekłada się na udane treści.

Zamiast tego użyj swoich narzędzi do zarządzania projektami, aby zobaczyć, gdzie Twoi freelancerzy są w swoich produktach i ustal procedurę odprawy, z którą każdy może się zgodzić. Wykonywanie 10 telefonów do zespołu każdego dnia nie jest idealne. Ale szybkie aktualizacje statusu na Slacku są całkowicie łatwe do opanowania. Te odprawy zapewniają, że wszystko jest w porządku, zanim zaczniesz dotrzymywać terminów.

Dlaczego to jest skuteczne

Micromanaging informuje freelancerów, że nie ufasz im, że wykonają swoją pracę poprawnie lub na czas. Pamiętaj, że nie jesteś jedynym klientem swojego freelancera. Nie możesz meldować się milion razy dziennie, kiedy mogą pracować nad projektami dla innych firm. A ciągłe meldowanie się może być niemożliwe do żonglowania dla pisarzy w różnych strefach czasowych.

Micromanaging to najszybszy sposób na utratę utalentowanych freelancerów. Tak długo, jak trzymają się twoich zasad składania zgłoszeń, daj im tyle miejsca, ile potrzebują.

9. Osiągnij obopólną zgodę na proces przekazywania informacji zwrotnej

Nikt nie lubi 10 rund tam i z powrotem! Podobnie jak tworzysz konspekt przed rozpoczęciem pracy przez freelancerów, podaj im instrukcje dotyczące próśb o poprawki, których mogą się spodziewać.

Aby stworzyć proces opinii, rozważ:

• Wyznaczanie godzin czatu w celu uzyskania opinii w nakładających się strefach czasowych
• Planowanie cotygodniowych spotkań w celu omówienia zaległych punktów
• Ustalanie punktów odpraw
• Tworzenie sekcji zwłok projektu w celu sprawdzenia, co poszło dobrze/mogło pójść lepiej

Pomogą Ci one śledzić zarówno wyniki poszczególnych freelancerów, jak i zespołu. Zastanów się również, jak możesz ulepszyć ten proces dla każdego freelancera lub agencji.

Załóżmy, że zauważyłeś, że jeden pisarz zawsze używa brytyjskiego angielskiego zamiast amerykańskiego. Uczyń to instrukcją w swoim zarysie. Albo inna agencja konsekwentnie produkuje kopie z nadmiernym głosem pasywnym. Dodaj uwagi, w jaki sposób powinni skupić się na czytelności przed przesłaniem wersji roboczej.

Dlaczego to jest skuteczne

Nie musisz dawać freelancerom corocznych formalnych recenzji. Ale konstruktywna informacja zwrotna pozwala im wiedzieć, czy przekraczają lub nie spełniają Twoich oczekiwań.

Freelancerzy uwielbiają pochwałę, ponieważ bardzo rzadko pracują solo. Ale jeśli nie skorzystają z twojej rady, aby się ukształtować, możesz chcieć zerwać więzi. Nie musisz przechodzić przeglądu wyników ani martwić się o odprawę, ponieważ nie jest to jeden z twoich pracowników.

Ten proces informacji zwrotnej również powinien przebiegać w obie strony. Zapytaj freelancerów, w jaki sposób Twój wewnętrzny zespół również może usprawnić operacje. Ostatecznie ta informacja zwrotna powinna poprawić wyniki wszystkich.

Teraz wiesz, jak zarządzać freelancerami jak profesjonalista

Jaki jest sekret nauczenia się zarządzania freelancerami? Budowanie trwałych relacji. Kiedy Twoi freelancerzy poczują się jak wartościowi członkowie Twojego zespołu, zrobią wszystko, aby tworzyć wysokiej jakości treści. Oznacza to, że na wczesnym etapie musisz udostępnić strategię treści, wskaźniki KPI i oczekiwania swojej marki.

Zawsze opieraj się pokusie mikrozarządzania. Zamiast tego skorzystaj z narzędzi do zarządzania projektami i komunikacji w celu aktualizacji. Dzięki temu wszyscy członkowie Twojego zespołu pracują jako jedna spójna jednostka, mimo że są oddzielone kodami pocztowymi lub strefami czasowymi. Postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, a wkrótce będziesz mieć niezależny zespół pracowitych pszczół, które będą pracować z produktywnością!