Autonomous Finance 101: nie marnuj więcej czasu

Zarządzanie procesami księgowymi i finansowymi może być czasochłonne i stresujące.

Obejmują one intensywną pracę ręczną, taką jak wydobywanie i odkrywanie szczegółów finansowych, co jest żmudne i wymagające dużej ilości zasobów. Księgowi mogą spędzać dużo czasu na zajmowaniu się bazami danych i liczbami i często wypalają się po długich dniach pracy.

Marnowanie czasu i wysiłku zespołu finansowego na uciążliwe ręczne procesy nie ma sensu, gdy automatyzacja może ułatwić im życie. Jeśli Ty lub Twój zespół nadal ręcznie kopiujesz i wklejasz dane między arkuszami kalkulacyjnymi programu Excel, utknąłeś w latach 90. i lepiej szybko przewijać do przodu niż później.

Oficjalnie wkroczyliśmy w erę „automatycznej cywilizacji”. Aby działać skutecznie, firmy muszą wprowadzać do swoich autonomicznych systemów finansowych analizy oparte na danych i zaawansowane analizy, zamiast angażować się w czasochłonne, powtarzalne zadania.

W dzisiejszym dynamicznym i konkurencyjnym środowisku niekonwencjonalne praktyki biznesowe wyprzedzają tradycyjne metody. Aby dotrzymać kroku i usprawnić przepływ pracy, firmy muszą być bardziej elastyczne i przyszłościowe. Ponieważ finanse to jeden z najbardziej czasochłonnych i skomplikowanych działów w każdej firmie, możesz zaoszczędzić wiele kłopotów, automatyzując procesy finansowe.

Korzystanie z odpowiedniej technologii pomaga zespołowi radzić sobie ze żmudnymi zadaniami, takimi jak księgowość, zarządzanie wydatkami i uzgadnianie rachunków bankowych przy minimalnej interwencji człowieka. Daje to pracownikom czas na skupienie się na wzmacnianiu organizacji i wpływaniu na ogólną transformację i rozwój.

Ale zanim zagłębimy się w autonomiczne finanse, przyjrzyjmy się obszarom w Twoim dziale, w których możesz z powodzeniem z nich korzystać. Tak jak nie chcesz rozpoczynać treningu siłowego bez znajomości różnicy między hantlami a sztangą, nie powinieneś zagłębiać się w autonomiczne finanse bez zrozumienia obszarów, które możesz zautomatyzować.

Jakim procesom finansowym powinieneś nadać priorytet automatyzacji?

Dział finansowy obsługuje wiele procesów i najbardziej bezpośrednio wpływa na wynik finansowy firmy. Oto kluczowe procesy finansowe w organizacji.

Źródło: Wysoki promień

Rozrachunki z dostawcami

Rozrachunki z dostawcami (AP) to pieniądze, które organizacja jest winna swoim dostawcom za towary lub usługi zakupione na kredyt. Obejmuje to odbieranie zamówień sprzedaży, przeglądanie i uzgadnianie szczegółów zamówienia, kierowanie ich do zatwierdzenia, negocjowanie warunków, przetwarzanie płatności i zapewnianie terminowej zapłaty dostawcom. Brak terminowych płatności może skutkować opóźnieniami w płatnościach i zrujnować relacje z dostawcami.

Rozrachunki z odbiorcami

Należności to zaległe płatności, które klienci są winni Twojej firmie. Rozrachunki z odbiorcami obejmują wysyłanie i śledzenie faktur, przypominanie klientom o płatnościach i zapewnianie terminowego zamykania otwartych kont. Zbieranie terminowych płatności i prowadzenie raportu należności ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia negatywnego wpływu na przepływ środków pieniężnych w organizacji. Dni zaległości w sprzedaży (DSO) krótsze niż 45 dni są zdrowe dla większości branż.

Uzgadnianie kont

Uzgodnienia kont obejmują wszystkie czynności wykonane na koniec miesiąca oraz podczas zamknięcia na koniec roku. Mówiąc najprościej, porównuje konta księgi głównej z księgami pomocniczymi i danymi stron trzecich, takimi jak wyciągi bankowe i inne podstawowe szczegóły transakcji. Jeśli salda się nie zgadzają, księgowi badają przyczynę rozbieżności i wprowadzają korekty w celu skorygowania błędów lub brakujących transakcji.

Ponieważ proces uzgadniania bezpośrednio wpływa na zyski i przepływy pieniężne firmy, menedżerowie finansowi powinni nadać priorytet jego automatyzacji. Przyjrzyjmy się złożonej rocznej stopie wzrostu (CAGR) dla rozwiązań automatyzacji powiązanych z każdym procesem finansowym.

Powyższe statystyki podkreślają szybkość automatyzacji trzech procesów finansowych. Tak więc szanse, że Twoi konkurenci już wdrożyli niezbędne autonomiczne systemy finansowe, są dość wysokie.

Kiedy należy nadać priorytet automatyzacji finansów?

Jeśli napotykasz wszystkie lub niektóre z wymienionych poniżej problemów, nadszedł czas, aby przekształcić istniejące procesy i cyfrowo przekształcić dział finansowy.

• Duża ilość powtarzalnych zadań
• Zbyt wiele osób zaangażowanych w codzienne zadania
• Opóźnione przepływy pracy
• Istotny negatywny wpływ na inne procesy i systemy
• Rozbieżności w zgodności i ścieżkach audytu

Dlaczego istniejące procesy finansowe mogą nie działać

Tradycyjny model finansowy opierał się całkowicie na procesach ręcznych. Księgowi zajmowali się zadaniami finansowymi od początku do końca, a większość czasu spędzali na zadaniach o niskiej wartości, takich jak przygotowywanie faktur, wysyłanie korespondencji i agregowanie przekazów.

Poza wieloma trywialnymi zadaniami, wyzwaniem było scalanie dokumentów, takich jak faktury i paragony bankowe. Księgowi często musieli zbierać wymagane informacje z wielu lokalizacji, ponieważ dane były przechowywane w wielu bazach danych, a nie w centralnym repozytorium.

Co więcej, procesy wymagające informacji lub wkładu od różnych podmiotów ulegają spowolnieniu ze względu na zależność od wielu interesariuszy. Na przykład cały proces utknie, jeśli interesariusz jest na wakacjach lub chory. Te przeszkody zwiększają ryzyko niedotrzymania terminów lub nieprzestrzegania przepisów.

Jakie są zalety autonomicznych finansów?

Autonomiczne finanse oferują firmom różne korzyści. Oto siedem głównych powodów, dla których liderzy finansowi inwestują w autonomiczne finanse i ty też powinieneś!

Źródło: Wysoki promień

1. Oszczędza czas. Zadania wykonywane ręcznie, takie jak agregacja przekazów i uzgadnianie, są czasochłonne. Możesz zaoszczędzić czas i wysiłek swoich pracowników, automatyzując takie zbędne zadania.
2. Zmniejsza błąd ludzki. Ręczne wykonywanie funkcji finansowo-księgowych często prowadzi do błędu ludzkiego. Dzięki narzędziom do automatyzacji finansów możesz ograniczyć ręczną interwencję i prawdopodobieństwo takich błędów.
3. Poprawia konsystencję. Automatyzacja procesów finansowych w oparciu o najlepsze praktyki branżowe standaryzuje procesy. Każdy pracownik ma swój sposób pracy, a standaryzacja może powodować niespójności w zbieraniu danych czy udostępnianiu informacji.
4. Ochrona danych. Przechowywanie poufnych danych finansowych w arkuszach kalkulacyjnych i innych formatach często udostępnianych przez zespoły jest złą praktyką w zakresie bezpieczeństwa. Często prowadzi to do naruszeń danych, które mogą okazać się katastrofalne dla organizacji. Idealne rozwiązanie do automatyzacji może ograniczyć dostęp do danych tylko do odpowiednich interesariuszy.
5. Inteligentna analityka. Autonomiczne rozwiązania finansowe zapewniają solidne możliwości analityczne i raportowe, zapewniające lepszy wgląd w funkcje finansowe organizacji. Poprawia to podejmowanie decyzji i ocenę ryzyka.
6. Skalowalność. Rozwiązania automatyzacji umożliwiają firmom skalowanie bez dodatkowych pracowników i nadążanie za ich rozwojem. To z kolei zmniejsza koszty ogólne i zwiększa kapitał obrotowy.
7. Zoptymalizowane wykorzystanie zasobów. Możesz zwolnić czas swoich pracowników, aby mogli bardziej skoncentrować się na zadaniach o wartości dodanej. Pozwala to również liderom finansowym skupić się na pilnych wyzwaniach biznesowych.

Jakie technologie są używane w autonomicznych finansach?

Oto kilka popularnych technologii, które są częścią autonomicznych finansów.

Źródło: Wysoki promień

Zrobotyzowana automatyzacja procesów

Robotic Process Automation (RPA) automatyzuje powtarzalne, duże funkcje biznesowe, aby uwolnić zasoby ludzkie do wykonywania bardziej wartościowych zadań. Umożliwia firmom przyspieszenie inicjatyw transformacji cyfrowej i zwiększenie zwrotu z inwestycji (ROI).

Ponieważ RPA jest automatyzacją opartą na regułach, doskonale nadaje się do wykonywania przyziemnych, powtarzalnych zadań bez interwencji człowieka. Wiele popularnych przypadków użycia RPA, takich jak automatyzacja rozliczeń i obsługi gotówki, sprawiło, że RPA stało się popularne wśród firm średniej wielkości.

Rozwiązania RPA mogą również zautomatyzować krytyczne zadania, takie jak agregacja przekazów. Zamiast ręcznie logować się i pobierać szczegóły przelewu przesłane przez klientów na portalach internetowych, rozwiązanie wykorzystuje boty sieciowe do automatycznego uzyskiwania wymaganych informacji. W takim przypadku czas poświęcony na wyodrębnianie szczegółów przekazów z portali internetowych jest drastycznie skrócony.

Chociaż RPA jest niezwykle ważną technologią, nie powinna być Twoim jedynym celem. Trudno jest poradzić sobie ze złożonymi scenariuszami z samym RPA. Na przykład RPA może wyodrębnić informacje o przekazach z wiadomości e-mail, ale nie może zweryfikować autentyczności informacji ani uzupełnić lub przewidzieć brakujących luk. Dlatego lepiej myśleć o RPA jako o technologii „do”.

Dostarczasz botom RPA uporządkowane dane i jasne zasady dotyczące tego, co zrobić z danymi, i to doskonale wykonuje zadanie. Ale gdy mamy do czynienia z nieustrukturyzowanymi danymi, nie przynosi to oczekiwanych rezultatów.

Sztuczna inteligencja (AI)

Ponieważ RPA ma ograniczenia i nie jest w stanie poradzić sobie ze wszystkim niezależnie, w grę wchodzi sztuczna inteligencja. Po zautomatyzowaniu rutynowych procesów za pomocą RPA można zastosować sztuczną inteligencję do symulowania ludzkiej inteligencji w procesie automatyzacji opartym na botach, wyodrębniania potrzebnych danych i szybkiego podejmowania decyzji biznesowych.

Sztuczna inteligencja zwiększa moc RPA, zapobiegając awarii botów, gdy zmieniają się podstawowe zasady na zewnętrznych stronach internetowych. Sztuczna inteligencja pomaga również w analizie predykcyjnej i znajdowaniu wzorców w danych historycznych, aby zidentyfikować najistotniejsze informacje dla świadomego podejmowania decyzji.

Najlepsze w swojej klasie rozwiązania RPA wykorzystują sztuczną inteligencję do lepszej obsługi wyjątków. Na przykład mogą przewidzieć brakujące części w przekazach.

Uczenie maszynowe (ML)

Technologia uczenia maszynowego umożliwia zautomatyzowanym rozwiązaniom finansowym dokładniejsze przewidywanie wyników bez konieczności jawnego programowania. Algorytmy uczenia maszynowego przyjmują dane historyczne jako dane wejściowe i przewidują nowe wartości wyjściowe na podstawie dostarczonych informacji.

Wiele najlepszych narzędzi do automatyzacji finansów wykorzystuje ML do prowadzenia proaktywnych kolekcji. Badanie przeszłych dat płatności klientów pomaga również przewidywać przyszłe terminy płatności klientów i pozwala inkasentom na bardziej proaktywne podejście do monitów.

Jak zautomatyzować procesy finansowe

Gotowy żeby zacząć? Oto kilka sposobów na zautomatyzowanie procesów finansowych.

Nakreśl swoje procesy finansowe

Pierwszym krokiem do ujednolicenia procesu finansowego jest zrozumienie jego aktualnego stanu. Drugim krokiem jest udokumentowanie istniejących procesów i wskazanie obszarów do zautomatyzowania.

Pisanie narracji za pomocą schematów blokowych, diagramów lub szkiców przepływu pracy szybko odkrywa luki i zależności między procesami. Może to pomóc w dokonaniu odpowiednich zmian i usprawnieniu zadań. Ważne jest również, aby porozmawiać z interesariuszami, aby poznać ich perspektywę zmian potrzebnych do ulepszenia procesu.

Po określeniu potrzeb możesz ocenić narzędzia do zarządzania finansami, aby stworzyć cyfrową wersję procesów finansowych, które chcesz zautomatyzować.

Zintegruj z innym oprogramowaniem

Po zidentyfikowaniu procesów finansowych, które mają zostać zautomatyzowane, upewnij się, że Twoje systemy mogą bezproblemowo komunikować się i udostępniać informacje. Wybierz narzędzia, które można łatwo zintegrować i które są niezależne od systemu.

Przetestuj proces

Zacznij od środowiska testowego i oceń proces na małą skalę, aby zobaczyć, jak działają rozwiązania. Porównaj wyniki ze swoimi celami. Zidentyfikuj luki i dokonaj niezbędnych korekt.

Jakie są wyzwania w automatyzacji procesów finansowych?

Firmy na co dzień wolą proste, efektywne i wydajne procesy finansowe od tradycyjnych i złożonych systemów. Chociaż automatyzacja może pomóc w praktycznie każdym żmudnym zadaniu, niektóre firmy obawiają się instalowania nowego oprogramowania ze względu na różne czynniki.

Skomplikowane oprogramowanie

Firmom, które od lat prowadzą ręcznie wszystkie operacje finansowe, trudno jest dostosować się do niuansów zautomatyzowanego systemu. Najczęstszym usprawiedliwieniem firm, które niechętnie integrują automatyzację, jest brak wiedzy technicznej potrzebnej do obsługi wyrafinowanego oprogramowania.

Pracownicy mogą potrzebować zainwestować swój czas w zrozumienie, jak różne procesy finansowe przebiegają w zautomatyzowanym oprogramowaniu, aby korzystać z programu. Konieczność przyzwyczajenia się do programu utrudnia automatyzację procesów.

Wydatki inwestycyjne

Duże inwestycje kapitałowe wymagane do przejścia z ręcznego na zautomatyzowany proces finansowy to kolejny powód, dla którego firmy wolą kontynuować ręczne praktyki.

Decydenci często martwią się wydawaniem pieniędzy na słabsze oprogramowanie. Nie da się określić, które oprogramowanie będzie bezbłędnie integrować się z bieżącymi procesami ręcznymi. Większość firm chce, aby ich procesy były powtarzalne, ale nie wszyscy dostawcy oprogramowania mogą to zapewnić, co utrudnia liderom biznesowym zaufanie i pełne wdrożenie zautomatyzowanych procesów finansowych.

Wszystkie firmy ostatecznie dążą do pozytywnego zwrotu z inwestycji. Głównym powodem, dla którego ludzie obawiają się automatyzacji procedur, jest ROI. Firmy muszą szczegółowo opisać, jakie korzyści może im przynieść automatyzacja, ponieważ kluczowi decydenci obawiają się, że wysokie nakłady kapitałowe na automatyzację procesu mogą nie być tego warte.

Dokonuj mądrych wyborów

Liderzy finansowi mogą przekształcić swoje procesy finansowe, wdrażając samodzielny system RPA lub inteligentną automatyzację (połączenie sztucznej inteligencji i ML), aby zapewnić wyższy poziom finezji kompleksowych procesów. Autonomiczne finansowanie nie tylko pomaga w optymalizacji procesów, ale jest również niezbędne do utrzymania konkurencyjności na rynku.

Mądry wybór rozwiązania automatyzacji uprości zadanie wszystkim członkom zespołu. Automatyzacja eliminuje wąskie gardła, poprawia ROI, zapewnia jakość wyników, oszczędza zasoby i zapewnia przejrzystość wszystkich procesów.

Najwyższy czas, aby liderzy finansowi zaczęli korzystać z nowych technologii i zautomatyzować przyziemne funkcje finansowe zaplecza, aby lepiej skoncentrować swoje zasoby na zadaniach o większej wartości.

Zobacz, jak zakupy cyfrowe pomagają Twojej firmie zautomatyzować proces zakupu oprogramowania i obniżyć koszty.