التمويل المستقل 101: لا تضيع المزيد من الوقت

يمكن أن تكون إدارة العمليات المحاسبية والمالية مستهلكة للوقت ومرهقة.

إنها تنطوي على عمل يدوي مكثف مثل التعدين والكشف عن التفاصيل المالية ، وهي عملية شاقة وكثيفة الموارد. يمكن للمحاسبين قضاء الكثير من الوقت في التعامل مع قواعد البيانات والأرقام وغالبًا ما ينفدوا من أيام العمل الطويلة.

إن إهدار وقت وجهد فريقك المالي في العمليات اليدوية المرهقة لا معنى له عندما تجعل الأتمتة حياتهم أسهل. إذا كنت لا تزال تقوم أنت أو فريقك بنسخ البيانات ولصقها يدويًا بين جداول بيانات Excel ، فأنت عالق في التسعينيات ، ومن الأفضل التقديم السريع في وقت أقرب من ذلك.

لقد دخلنا رسميًا عصر "الحضارة الآلية". للعمل بفعالية ، تحتاج الشركات إلى تقديم رؤى تعتمد على البيانات وتحليلات متقدمة في أنظمتها المالية المستقلة بدلاً من الانخراط في مهام متكررة تستغرق وقتًا طويلاً.

في بيئة اليوم الديناميكية والتنافسية ، تجاوزت ممارسات الأعمال غير التقليدية الأساليب التقليدية. لمواكبة سير العمل وتحسينه ، تحتاج الشركات إلى أن تكون أكثر مرونة وتفكيرًا مستقبليًا. نظرًا لأن التمويل هو أحد الأقسام الأكثر استهلاكا للوقت وصعوبة في أي عمل ، يمكنك توفير الكثير من المتاعب عن طريق أتمتة عمليات التمويل الخاصة بك.

يساعد استخدام التكنولوجيا المناسبة فريقك في التعامل مع المهام الشاقة مثل مسك الدفاتر وإدارة النفقات والتسوية المصرفية بأقل تدخل بشري. هذا يحرر وقت الموظفين للتركيز على تعزيز مؤسساتهم والتأثير على التحول الشامل والنمو.

ولكن ، قبل التعمق في التمويل المستقل ، دعنا نفهم المجالات داخل إدارتك حيث يمكنك استخدامها بنجاح. مثلما لا ترغب في بدء تدريب القوة دون معرفة الفرق بين الدمبل والحديد ، يجب ألا تغوص في التمويل المستقل دون فهم المجالات التي يمكنك أتمتتها.

ما هي العمليات المالية التي يجب أن تعطي الأولوية للأتمتة؟

يتعامل قسم الشؤون المالية مع العديد من العمليات ويؤثر بشكل مباشر على أرباح الأعمال. فيما يلي العمليات المالية الرئيسية في المنظمة.

المصدر: HighRadius

حسابات قابلة للدفع

الحسابات الدائنة (AP) هي الأموال التي تدين بها المنظمة لمورديها مقابل السلع أو الخدمات المشتراة بالائتمان. يتضمن استلام أوامر المبيعات ، ومراجعة تفاصيل الأمر وتسويتها ، وتوجيهها للموافقة عليها ، والتفاوض على الشروط ، ومعالجة المدفوعات ، والتأكد من دفع البائعين في الوقت المحدد. قد يؤدي عدم سداد المدفوعات في الوقت المحدد إلى تأخر الرسوم وإفساد علاقتك مع البائعين.

الذمم المدينة

الذمم المدينة هي المدفوعات المستحقة التي يدين بها عملاؤك لشركتك. تشمل حسابات القبض إرسال الفواتير وتتبعها ، وتذكير العملاء بالمدفوعات ، والتأكد من إغلاق الحسابات المفتوحة في الوقت المناسب. يعد تحصيل المدفوعات في الوقت المناسب والحفاظ على تقرير حسابات القبض أمرًا بالغ الأهمية لتجنب التأثير سلبًا على التدفق النقدي لمؤسستك. إن أيام المبيعات المعلقة (DSO) التي تقل عن 45 يومًا تعتبر صحية لمعظم الصناعات.

تسوية الحساب

تشمل تسويات الحساب جميع الأنشطة التي تم إجراؤها في نهاية الشهر وأثناء إقفال نهاية العام. ببساطة ، يقارن حسابات دفتر الأستاذ العام بدفاتر الأستاذ الفرعية وبيانات الطرف الثالث مثل البيانات المصرفية وتفاصيل المعاملات الأساسية الأخرى. إذا لم تتطابق الأرصدة ، يقوم المحاسبون بالتحقيق في سبب التناقضات وإجراء التعديلات لتصحيح الأخطاء أو المعاملات المفقودة.

نظرًا لأن عملية التسوية تؤثر بشكل مباشر على أرباح الشركة وتدفقها النقدي ، يجب على مديري التمويل إعطاء الأولوية لأتمتتها. دعنا نلقي نظرة على معدل النمو السنوي المركب (CAGR) لحلول الأتمتة المرتبطة بكل عملية مالية.

تؤكد الإحصائيات الواردة أعلاه السرعة التي يتم بها أتمتة العمليات المالية الثلاث. لذا ، فإن فرص قيام منافسيك بالفعل بتنفيذ الأنظمة المالية المستقلة الضرورية عالية جدًا.

متى يجب إعطاء الأولوية للأتمتة المالية؟

إذا كنت تواجه كل أو بعض المشكلات المدرجة أدناه ، فقد حان الوقت لتحويل العمليات الحالية الخاصة بك وتحويل قسم الشؤون المالية رقمياً.

• عدد كبير من المهام المتكررة
• يشارك الكثير من الأشخاص في المهام اليومية
• سير العمل المتأخر
• تأثير سلبي كبير على العمليات والأنظمة الأخرى
• التناقضات في الامتثال ومسارات التدقيق

لماذا قد لا تعمل العمليات المالية الحالية

اعتمد النموذج المالي التقليدي بالكامل على العمليات اليدوية. تعامل المحاسبون مع المهام المالية من البداية إلى النهاية ، وكانوا يقضون معظم وقتهم في مهام منخفضة القيمة مثل إعداد الفواتير وإرسال المراسلات وتجميع التحويلات.

بالإضافة إلى العديد من المهام البسيطة ، كان دمج المستندات مثل الفواتير والإيصالات المصرفية يمثل تحديًا. غالبًا ما كان على المحاسبين جمع المعلومات المطلوبة من مواقع متعددة لأن البيانات كانت مخزنة في العديد من قواعد البيانات بدلاً من تخزينها في مستودع مركزي.

علاوة على ذلك ، فإن العمليات التي تتطلب معلومات أو مدخلات من كيانات مختلفة تتباطأ بسبب الاعتماد على أصحاب المصلحة المتعددين. على سبيل المثال ، تتعطل العملية برمتها إذا كان أحد أصحاب المصلحة في إجازة أو مرض. تزيد هذه العقبات من مخاطر عدم الالتزام بالمواعيد النهائية أو عدم الامتثال للوائح.

ما هي فوائد التمويل المستقل؟

يقدم التمويل المستقل مزايا مختلفة للشركات. فيما يلي سبعة أسباب رئيسية تجعل القادة الماليين يستثمرون في التمويل المستقل ، ويجب عليك أيضًا!

المصدر: HighRadius

1. يوفر الوقت. تستغرق المهام اليدوية مثل تجميع التحويلات والتسوية وقتًا طويلاً. يمكنك توفير وقت وجهد موظفيك من خلال أتمتة هذه المهام الزائدة عن الحاجة.
2. يقلل من الخطأ البشري. غالبًا ما يؤدي أداء الوظائف المالية والمحاسبية يدويًا إلى حدوث خطأ بشري. باستخدام أدوات أتمتة التمويل ، يمكنك تقليل التدخل اليدوي واحتمالية حدوث مثل هذه الأخطاء.
3. يحسن الاتساق. تعمل أتمتة العمليات المالية على أساس أفضل الممارسات الخاصة بالصناعة على توحيد العمليات. لكل موظف طريقته في العمل ، وقد يتسبب التوحيد القياسي في تناقضات في جمع البيانات أو مشاركة المعلومات.
4. أمن البيانات. يعد تخزين البيانات المالية الحساسة في جداول البيانات والتنسيقات الأخرى التي يتم مشاركتها غالبًا عبر الفرق ممارسة أمنية سيئة. غالبًا ما ينتج عن هذا خروقات للبيانات يمكن أن تكون كارثية للمؤسسة. يمكن أن يقيد حل التشغيل الآلي المثالي الوصول إلى البيانات لأصحاب المصلحة المعنيين فقط.
5. تحليلات ذكية. توفر حلول التمويل المستقل تحليلات قوية وقدرات إعداد التقارير للحصول على رؤية أعمق للوظائف المالية للمؤسسة. هذا يحسن عملية صنع القرار وتقييم المخاطر.
6. قابلية التوسع. تمكّن حلول الأتمتة الشركات من التوسع بدون موظفين إضافيين ومواكبة نموها. وهذا بدوره يقلل من النفقات العامة ويزيد من رأس المال العامل.
7. الاستخدام الأمثل للموارد. يمكنك توفير وقت موظفيك للتركيز أكثر على المهام ذات القيمة المضافة. يسمح هذا أيضًا للقادة الماليين بالتركيز على تحديات الأعمال الملحة.

ما هي التقنيات المستخدمة في التمويل المستقل؟

فيما يلي بعض التقنيات الشائعة التي تعد جزءًا من التمويل المستقل.

المصدر: HighRadius

أتمتة العمليات الروبوتية

تعمل أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) على أتمتة وظائف الأعمال المتكررة ذات الحجم الكبير لتحرير الموارد البشرية لمزيد من المهام عالية القيمة. إنه يمكّن الشركات من تسريع مبادرات التحول الرقمي وزيادة العائد على الاستثمار (ROI).

نظرًا لأن تقنية RPA هي أتمتة قائمة على القواعد ، فهي مثالية للتعامل مع المهام العادية والمتكررة دون تدخل بشري. جعلت العديد من حالات الاستخدام الشائعة لتقنية RPA ، مثل أتمتة الفوترة ومعالجة النقد ، تقنية RPA شائعة بين الشركات متوسطة الحجم.

يمكن لحلول RPA أيضًا أتمتة المهام الحرجة مثل تجميع التحويلات. بدلاً من تسجيل الدخول يدويًا واستخراج تفاصيل التحويلات التي تم تحميلها بواسطة العملاء على بوابات الويب ، يستخدم الحل روبوتات الويب للحصول على المعلومات المطلوبة تلقائيًا. في هذه الحالة ، يتم تقليل الوقت المستغرق في استخراج تفاصيل التحويلات من بوابات الويب بشكل كبير.

في حين أن تقنية RPA هي تقنية مهمة للغاية ، فلا ينبغي أن تكون محور تركيزك الوحيد. من الصعب التعامل مع السيناريوهات المعقدة باستخدام تقنية RPA فقط. على سبيل المثال ، يمكن لـ RPA استخراج معلومات التحويل من رسائل البريد الإلكتروني ، لكن لا يمكنها التحقق من صحة المعلومات ولا ملء الفجوات المفقودة فيها أو التنبؤ بها. لذا ، من الأفضل التفكير في تقنية RPA على أنها تقنية "فعل".

أنت تزود روبوتات RPA ببيانات منظمة وقواعد واضحة بشأن ما يجب فعله بالبيانات ، وتنجز المهمة على أكمل وجه. ولكن عند التعامل مع البيانات غير المهيكلة ، فإنها لا تحقق النتائج المرجوة.

الذكاء الاصطناعي (AI)

نظرًا لأن RPA لها قيود ولا يمكنها التعامل مع كل شيء بشكل مستقل ، فإن الذكاء الاصطناعي يلعب دورًا. بمجرد أتمتة العمليات الروتينية باستخدام تقنية RPA ، يمكنك تطبيق الذكاء الاصطناعي لمحاكاة الذكاء الشبيه بالبشر لعملية الأتمتة التي تعتمد على الروبوتات ، واستخراج البيانات التي تحتاجها ، واتخاذ قرارات العمل بسرعة.

يعزز الذكاء الاصطناعي قوة RPA من خلال منع الروبوتات من الفشل عندما تتغير القواعد الأساسية على مواقع الويب الخارجية. يساعد الذكاء الاصطناعي أيضًا في التحليل التنبئي وإيجاد الأنماط في البيانات التاريخية لتحديد المعلومات الأكثر صلة لاتخاذ قرارات مستنيرة.

تستفيد حلول RPA الأفضل في فئتها من الذكاء الاصطناعي من أجل معالجة أفضل للاستثناءات. على سبيل المثال ، يمكنهم توقع الأجزاء المفقودة في التحويلات.

تعلم الآلة (ML)

تتيح تقنية التعلم الآلي للحلول المالية المؤتمتة إمكانية التنبؤ بالنتائج بشكل أكثر دقة دون أن تتم برمجتها بشكل صريح. تأخذ خوارزميات التعلم الآلي البيانات التاريخية كمدخلات وتتنبأ بقيم المخرجات الجديدة بناءً على المعلومات المقدمة.

تستخدم العديد من أدوات أتمتة التمويل العليا التعلم الآلي لدفع المجموعات الاستباقية. تساعد دراسة تواريخ الدفع السابقة للعملاء أيضًا في التنبؤ بمواعيد الدفع المستقبلية للعملاء وتسمح لهواة جمع العملات باتباع أساليب مطالبة أكثر استباقية.

كيفية أتمتة العمليات المالية

على استعداد للبدء؟ فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها أتمتة عملياتك المالية.

حدد الخطوط العريضة لعملياتك المالية

تتمثل الخطوة الأولى لتوحيد عمليتك المالية في فهم وضعها الحالي. الخطوة الثانية هي توثيق العمليات الحالية وتسليط الضوء على المجالات المراد تشغيلها آليًا.

تؤدي كتابة السرد من خلال المخططات الانسيابية أو الرسوم البيانية أو مخططات سير العمل إلى اكتشاف الفجوات والتبعيات بين العمليات بسرعة. يمكن أن يساعدك هذا في إجراء التغييرات المناسبة وتبسيط المهام. من المهم أيضًا التحدث إلى أصحاب المصلحة للحصول على وجهات نظرهم حول التغييرات اللازمة لتحسين العملية.

بمجرد تحديد احتياجاتك ، يمكنك تقييم أدوات الإدارة المالية لإنشاء نسخة رقمية من العمليات المالية التي تريد أتمتتها.

التكامل مع البرامج الأخرى

بعد تحديد العمليات المالية للأتمتة ، تأكد من أن أنظمتك يمكنها توصيل المعلومات ومشاركتها بسلاسة. اختر الأدوات التي يمكن دمجها بسهولة والتي لا تعتمد على النظام.

اختبر العملية

ابدأ ببيئة اختبار وقم بتقييم العملية على نطاق صغير لمعرفة كيفية عمل الحلول. قياس النتائج مقابل أهدافك. تحديد الثغرات وإجراء التعديلات اللازمة.

ما هي التحديات في أتمتة العمليات المالية؟

تفضل الشركات في أي يوم عملية مالية بسيطة وفعالة وفعالة على الأنظمة التقليدية والمعقدة. على الرغم من أن الأتمتة يمكن أن تساعد في أي مهمة مملة تقريبًا ، إلا أن بعض الشركات تظل قلقة بشأن تثبيت برامج جديدة بسبب عوامل مختلفة.

برنامج معقد

تجد الشركات التي تجري جميع عملياتها المالية يدويًا لسنوات صعوبة في التكيف مع الفروق الدقيقة للنظام الآلي. العذر الأكثر شيوعًا الذي تقدمه الشركات للإحجام عن دمج الأتمتة هو أنها قد تفتقر إلى المعرفة التقنية لتشغيل برامج معقدة.

قد يحتاج الموظفون إلى استثمار وقتهم في فهم كيفية تشغيل العمليات المالية المختلفة في البرنامج الآلي لاستخدام البرنامج. الحاجة إلى التعود على البرنامج تعيق أتمتة العمليات.

النفقات الرأسمالية

الاستثمار الرأسمالي الكبير المطلوب للتحول من دليل إلى عملية مالية مؤتمتة هو سبب آخر تفضل الشركات الاستمرار في الممارسات اليدوية.

غالبًا ما يقلق صانعو القرار بشأن إنفاق الأموال على البرامج دون المستوى. من المستحيل تحديد البرنامج الذي سيتكامل بشكل لا تشوبه شائبة مع عملياتهم اليدوية الحالية. تريد معظم الشركات أن تكون عملياتها قابلة للتكرار ، ولكن لا يمكن لجميع بائعي البرامج تقديم ذلك ، مما يجعل من الصعب على قادة الأعمال الوثوق بالعمليات المالية المؤتمتة وتنفيذها بالكامل.

تسعى جميع الشركات في النهاية إلى تحقيق عائد إيجابي على استثماراتها. السبب الأول الذي يخشى الناس من أتمتة الإجراءات هو عائد الاستثمار. تحتاج الشركات إلى توضيح كيف يمكن للأتمتة أن تستفيد منها ، حيث يشعر صانعو القرار الرئيسيون بالقلق من أن الإنفاق الرأسمالي المرتفع لأتمتة العملية قد لا يستحق العناء.

اتخذ خيارات ذكية

يمكن لقادة المالية تحويل عملياتهم المالية من خلال تنفيذ إما نظام RPA مستقل أو أتمتة ذكية (مزيج من الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي) لتحقيق مستوى أعلى من البراعة لعملياتهم الشاملة. لا يساعد التمويل المستقل في تحسين العملية فحسب ، بل من الضروري أيضًا أن تظل قادرًا على المنافسة في السوق.

سيؤدي اختيار حل الأتمتة بحكمة إلى تبسيط المهمة لكل فرد في الفريق. تقضي الأتمتة على الاختناقات ، وتحسن عائد الاستثمار ، وتضمن نتائج عالية الجودة ، وتوفر الموارد ، وتحقق الشفافية في جميع العمليات.

لقد حان الوقت لقادة الشؤون المالية لتبني التكنولوجيا الجديدة وأتمتة الوظائف المالية للمكاتب الخلفية الدنيوية لتركيز مواردهم على المهام ذات القيمة الأعلى بشكل أفضل.

شاهد كيف تساعد المشتريات الرقمية عملك على أتمتة عملية شراء البرامج وتوفير التكاليف.