Finanțe autonome 101: Nu mai pierdeți timp

Gestionarea proceselor contabile și financiare poate fi consumatoare de timp și stresantă.

Ele implică muncă manuală intensivă, cum ar fi minerit și descoperirea detaliilor financiare, care este obositoare și necesită resurse. Contabilii pot petrece mult timp ocupându-se de baze de date și numere și adesea se epuizează din zilele lungi de lucru.

Pierderea timpului și a efortului echipei financiare pentru procese manuale greoaie nu are sens atunci când automatizarea le poate ușura viața. Dacă dvs. sau echipa dvs. încă copiați și lipiți manual date între foile de calcul Excel, sunteți blocat în anii 90 și este mai bine să avansați rapid mai devreme decât mai târziu.

Am intrat oficial în era „civilizației automate”. Pentru a funcționa eficient, companiile trebuie să aducă informații bazate pe date și analize avansate în sistemele lor financiare autonome, în loc să se angajeze în sarcini repetitive, consumatoare de timp.

În mediul dinamic și competitiv de astăzi, practicile de afaceri neconvenționale depășesc metodele tradiționale. Pentru a ține pasul și a-și îmbunătăți fluxurile de lucru, companiile trebuie să fie mai agile și mai avansate. Deoarece finanțele este unul dintre cele mai consumatoare de timp și mai complicate departamente din orice afacere, puteți economisi multe bătăi de cap prin automatizarea proceselor financiare.

Utilizarea tehnologiei potrivite vă ajută echipa să se ocupe de sarcini obositoare, cum ar fi evidența contabilă, gestionarea cheltuielilor și reconcilierea bancară cu intervenție umană minimă. Acest lucru eliberează timp angajaților pentru a se concentra pe consolidarea organizațiilor lor și pe influențarea transformării și creșterii generale.

Dar, înainte de a te aprofunda în finanțele autonome, să înțelegem zonele din cadrul departamentului tău în care le poți folosi cu succes. Așa cum nu ați dori să începeți antrenamentul de forță fără să cunoașteți diferența dintre o ganteră și o mreană, nu ar trebui să vă aruncați cu capul înainte în finanțele autonome fără să înțelegeți domeniile pe care le puteți automatiza.

Ce procese financiare ar trebui să acordați prioritate automatizării?

Finanțe se ocupă de numeroase procese și, cel mai direct, au un impact direct asupra profitului unei afaceri. Iată care sunt procesele financiare cheie dintr-o organizație.

Sursa: HighRadius

Creanţe

Conturile de plătit (AP) reprezintă banii pe care o organizație îi datorează furnizorilor săi pentru bunuri sau servicii achiziționate cu credit. Include primirea comenzilor de vânzări, revizuirea și reconcilierea detaliilor comenzii, direcționarea acestora pentru aprobare, negocierea termenilor, procesarea plăților și asigurarea că furnizorii sunt plătiți la timp. Neefectuarea plăților la timp poate duce la debitări de întârziere și vă poate ruina relația cu furnizorii.

Creanţe de încasat

Creanțele sunt plăți restante pe care clienții dvs. le datorează companiei dvs. Conturile de încasat includ trimiterea și urmărirea facturilor, reamintirea clienților de plăți și asigurarea că conturile deschise sunt închise la timp. Colectarea plăților la timp și menținerea unui raport privind conturile de încasat sunt esențiale pentru a evita afectarea negativă a fluxului de numerar al organizației dvs. O zi de vânzări restante (DSO) de mai puțin de 45 de zile este sănătoasă pentru majoritatea industriilor.

Reconcilierea contului

Reconciliarile conturilor includ toate activitatile efectuate la sfarsitul lunii si in timpul inchiderii la sfarsitul anului. Mai simplu spus, compară conturile contabile generale cu registrele secundare și cu datele terțelor părți, cum ar fi extrasele bancare și alte detalii ale tranzacțiilor subiacente. Dacă soldurile nu se potrivesc, contabilii investighează cauza discrepanțelor și fac ajustări pentru a corecta erorile sau tranzacțiile lipsă.

Deoarece procesul de reconciliere afectează direct profiturile și fluxul de numerar al unei companii, managerii financiari ar trebui să prioritizeze automatizarea acestuia. Să ne uităm la Rata de creștere anuală compusă (CAGR) pentru soluțiile de automatizare asociate fiecărui proces financiar.

Statisticile de mai sus subliniază viteza cu care sunt automatizate cele trei procese financiare. Deci, șansele ca concurenții tăi să fi implementat deja sistemele financiare autonome necesare sunt destul de mari.

Când ar trebui să prioritizați automatizarea finanțelor?

Dacă vă confruntați cu toate sau unele dintre problemele enumerate mai jos, este timpul să vă transformați procesele existente și să vă transformați digital departamentul financiar.

• Un volum mare de sarcini repetitive
• Prea mulți oameni implicați în sarcinile de zi cu zi
• Fluxuri de lucru întârziate
• Impact negativ semnificativ asupra altor procese și sisteme
• Discrepanțe în conformitate și piste de audit

De ce este posibil ca procesele financiare existente să nu funcționeze

Modelul financiar tradițional s-a bazat în întregime pe procese manuale. Contabilii s-au ocupat de sarcinile financiare de la început până la sfârșit, iar cea mai mare parte a timpului lor a fost petrecut pe sarcini de valoare mică, cum ar fi pregătirea facturilor, trimiterea corespondenței și agregarea remitențelor.

Pe lângă multe sarcini banale, fuzionarea documentelor precum facturile și chitanțele bancare a fost o provocare. Contabilii trebuiau adesea să adune informațiile necesare din mai multe locații, deoarece datele erau stocate în numeroase baze de date, mai degrabă decât într-un depozit central.

În plus, procesele care necesită informații sau contribuții din partea diferitelor entități încetinesc din cauza dependenței de mai mulți factori interesați. De exemplu, întregul proces se blochează dacă o parte interesată este în vacanță sau bolnavă. Aceste obstacole cresc riscul de a pierde termenele limită sau de a nu respecta reglementările.

Care sunt beneficiile finanțării autonome?

Finanțarea autonomă oferă diverse avantaje companiilor. Iată șapte motive principale pentru care liderii financiari investesc în finanțe autonome și ar trebui și tu!

Sursa: HighRadius

1. Salveaza timp. Sarcinile manuale, cum ar fi agregarea și reconcilierea remitențelor, necesită timp. Puteți economisi timp și efort angajaților dvs. prin automatizarea unor astfel de sarcini redundante.
2. Reduce erorile umane. Efectuarea manuală a funcțiilor financiare și contabile duce adesea la erori umane. Cu instrumentele de automatizare financiară, puteți reduce intervenția manuală și probabilitatea unor astfel de erori.
3. Îmbunătățește consistența. Automatizarea proceselor financiare pe baza celor mai bune practici specifice industriei standardizează procesele. Fiecare angajat are modul lui de lucru, iar standardizarea poate cauza inconsecvențe în colectarea datelor sau în schimbul de informații.
4. Securitatea datelor. Stocarea datelor financiare sensibile în foi de calcul și în alte formate partajate adesea între echipe este o practică proastă de securitate. Acest lucru duce adesea la încălcări ale datelor care se pot dovedi dezastruoase pentru o organizație. O soluție ideală de automatizare poate restricționa accesul la date doar la părțile interesate relevante.
5. Analiză inteligentă. Soluțiile financiare autonome oferă capabilități solide de analiză și raportare pentru o mai bună perspectivă asupra funcțiilor financiare ale unei organizații. Acest lucru îmbunătățește procesul decizional și evaluarea riscurilor.
6. Scalabilitate. Soluțiile de automatizare permit companiilor să se extindă fără angajați suplimentari și să țină pasul cu creșterea lor. Acest lucru, la rândul său, reduce cheltuielile generale și crește capitalul de lucru.
7. Utilizarea optimizată a resurselor. Puteți elibera timpul angajaților dvs. pentru a se concentra mai mult pe sarcinile care adaugă valoare. Acest lucru le permite, de asemenea, liderilor financiari să se concentreze asupra provocărilor stringente de afaceri.

Ce tehnologii sunt folosite în finanțele autonome?

Iată câteva tehnologii comune care fac parte din finanțarea autonomă.

Sursa: HighRadius

Automatizarea proceselor robotizate

Automatizarea proceselor robotizate (RPA) automatizează funcțiile de afaceri repetitive, cu volum mare, pentru a elibera resursele umane pentru sarcini mai valoroase. Acesta permite companiilor să accelereze inițiativele de transformare digitală și să crească rentabilitatea investiției (ROI).

Deoarece RPA este o automatizare bazată pe reguli, este ideală pentru a aborda sarcini banale, repetitive, fără intervenția umană. Multe cazuri de utilizare populare ale RPA, cum ar fi automatizarea facturării și gestionării numerarului, au făcut RPA popular în rândul întreprinderilor mijlocii.

Soluțiile RPA pot automatiza și sarcini critice, cum ar fi agregarea remitențelor. În loc să se conecteze manual și să extragă detaliile de remitere încărcate de clienți pe portalurile web, soluția folosește roboți web pentru a obține automat informațiile necesare. În acest caz, timpul petrecut pentru extragerea detaliilor de remitere de pe portalurile web este redus drastic.

În timp ce RPA este o tehnologie extrem de importantă, nu ar trebui să fie singurul tău obiectiv. Este dificil să gestionezi scenarii complexe doar cu RPA. De exemplu, RPA poate extrage informații despre remiterea din e-mailuri, dar nu poate verifica autenticitatea informațiilor și nici nu umple sau prezice golurile lipsă din acestea. Așadar, este mai bine să ne gândim la RPA ca la o tehnologie „do”.

Oferiți roboților RPA date structurate și reguli clare despre ce să faceți cu datele și își face treaba perfect. Dar atunci când ai de-a face cu date nestructurate, aceasta nu aduce rezultatele dorite.

Inteligența artificială (AI)

Deoarece RPA are limitări și nu poate gestiona totul în mod independent, AI intră în joc. Odată ce procesele de rutină sunt automatizate cu RPA, puteți aplica AI pentru a simula inteligența umană pentru procesul de automatizare bazat pe bot, puteți extrage datele de care aveți nevoie și puteți lua rapid decizii de afaceri.

AI sporește puterea RPA, împiedicând eșuarea boților atunci când regulile de bază se modifică pe site-urile externe. AI ajută, de asemenea, la analiza predictivă și la găsirea de modele în datele istorice pentru a identifica cele mai relevante informații pentru luarea deciziilor în cunoștință de cauză.

Cele mai bune soluții RPA din clasă folosesc AI pentru o mai bună gestionare a excepțiilor. De exemplu, ei pot prezice părți lipsă din remitențe.

Învățare automată (ML)

Tehnologia de învățare automată permite soluțiilor financiare automatizate să prezică rezultatele mai precis, fără a fi programate în mod explicit. Algoritmii de învățare automată iau datele istorice ca intrare și prezic noi valori de ieșire pe baza informațiilor furnizate.

Multe instrumente de automatizare a finanțelor de top folosesc ML pentru a genera colecții proactive. Studierea datelor anterioare de plată a clienților ajută, de asemenea, să prezică datele viitoare de plată a clienților și permite colectorilor să adopte abordări mai proactive de solicitare.

Cum să automatizezi procesele financiare

Sunteți gata să începeți? Iată câteva modalități prin care vă puteți automatiza procesele financiare.

Subliniază-ți procesele financiare

Primul pas pentru standardizarea procesului dumneavoastră financiar este înțelegerea stării sale actuale. Al doilea pas este documentarea proceselor existente și evidențierea zonelor de automatizat.

Scrierea narațiunilor prin diagrame, diagrame sau schițe ale fluxului de lucru descoperă rapid lacune și dependențe dintre procese. Acest lucru vă poate ajuta să faceți modificările adecvate și să simplificați sarcinile. De asemenea, este important să discutăm cu părțile interesate pentru a obține perspectivele lor cu privire la schimbările necesare pentru îmbunătățirea procesului.

Odată ce v-ați subliniat nevoile, puteți evalua instrumentele de management financiar pentru a crea o versiune digitală a proceselor financiare pe care doriți să le automatizați.

Integrați cu alte software-uri

După identificarea proceselor financiare de automatizat, asigurați-vă că sistemele dumneavoastră pot comunica și partaja informații fără probleme. Alegeți instrumente care pot fi integrate cu ușurință și care sunt independente de sistem.

Testați procesul

Începeți cu un mediu de testare și evaluați procesul la scară mică pentru a vedea cum funcționează soluțiile. Măsurați rezultatele în raport cu obiectivele dvs. Identificați golurile și faceți ajustările necesare.

Care sunt provocările în automatizarea proceselor financiare?

Întreprinderile preferă în orice zi un proces financiar simplu, eficient și eficient în detrimentul sistemelor tradiționale și complexe. Deși automatizarea poate ajuta la aproape orice sarcină obositoare, unele companii rămân preocupate de instalarea de software nou din cauza diverșilor factori.

Software complicat

Întreprinderile care își desfășoară manual toate operațiunile financiare de ani de zile le este greu să se adapteze la nuanțele unui sistem automatizat. Cea mai obișnuită scuză pe care o oferă companiile pentru reticența de a integra automatizarea este că ar putea să nu aibă cunoștințele tehnice necesare pentru a opera software sofisticat.

Angajații ar putea avea nevoie să investească timpul lor în înțelegerea modului în care diferitele procese financiare rulează în software-ul automatizat pentru a utiliza programul. Necesitatea de a se obișnui cu programul împiedică automatizarea proceselor.

Cheltuieli de investitie

Investiția de capital mare necesară pentru a trece de la un proces financiar manual la unul automatizat este un alt motiv pentru care companiile preferă să continue cu practicile manuale.

Factorii de decizie își fac adesea griji în privința cheltuirii banilor pe software-ul necorespunzătoare. Este imposibil de determinat care software se va integra perfect cu procesele lor manuale curente. Majoritatea companiilor doresc ca procesele lor să fie repetabile, dar nu toți furnizorii de software pot oferi acest lucru, ceea ce face dificil pentru liderii de afaceri să aibă încredere și să implementeze procesele financiare automatizate pe deplin.

Toate companiile se străduiesc în cele din urmă pentru o rentabilitate pozitivă a investițiilor lor. Principalul motiv pentru care oamenii se tem de automatizarea procedurilor este pentru rentabilitatea investiției. Companiile trebuie să detalieze modul în care automatizarea le-ar putea beneficia, deoarece factorii de decizie cheie se îngrijorează că investiția mare de capital pentru automatizarea procesului ar putea să nu merite.

Faceți alegeri inteligente

Liderii financiari își pot transforma procesele financiare prin implementarea fie a unui sistem RPA independent, fie a automatizării inteligente (o combinație de AI și ML) pentru a aduce un nivel mai ridicat de finețe proceselor lor end-to-end. Finanțarea autonomă nu ajută doar la optimizarea procesului, dar este și necesară pentru a rămâne competitivă pe piață.

Alegerea cu înțelepciune a soluției dvs. de automatizare va simplifica sarcina pentru toată lumea din echipă. Automatizarea elimină blocajele, îmbunătățește rentabilitatea investiției, asigură rezultate de calitate, economisește resurse și aduce transparență tuturor proceselor.

Este timpul ca liderii financiari să adopte noile tehnologii și să automatizeze funcțiile banale de finanțare din back-office pentru a-și concentra mai bine resursele pe sarcini de valoare mai mare.

Vedeți cum achizițiile digitale vă ajută afacerea să automatizeze procesul de achiziție de software și să economisiți costuri.