Finanzas Autónomas 101: No pierdas más tiempo

La gestión de procesos contables y financieros puede llevar mucho tiempo y ser estresante.

Implican un trabajo manual intensivo como la extracción y el descubrimiento de detalles financieros, que es tedioso y requiere muchos recursos. Los contadores pueden pasar mucho tiempo lidiando con bases de datos y números y, a menudo, se queman por los largos días de trabajo.

Desperdiciar el tiempo y el esfuerzo de su equipo de finanzas en engorrosos procesos manuales no tiene sentido cuando la automatización puede facilitarles la vida. Si usted o su equipo todavía copian y pegan manualmente datos entre hojas de cálculo de Excel, están atrapados en los años 90 y es mejor que avancen más rápido que tarde.

Hemos entrado oficialmente en la era de la "civilización automática". Para operar de manera efectiva, las empresas deben incorporar conocimientos basados ​​en datos y análisis avanzados a sus sistemas financieros autónomos en lugar de dedicarse a tareas repetitivas que consumen mucho tiempo.

En el entorno dinámico y competitivo de hoy, las prácticas comerciales no convencionales superan a los métodos tradicionales. Para mantener el ritmo y mejorar sus flujos de trabajo, las empresas deben ser más ágiles y con visión de futuro. Dado que las finanzas son uno de los departamentos que consumen más tiempo y son más complicados en cualquier empresa, puede ahorrarse muchas molestias al automatizar sus procesos financieros.

El uso de la tecnología adecuada ayuda a su equipo a manejar tareas tediosas como la contabilidad, la gestión de gastos y la conciliación bancaria con una intervención humana mínima. Esto libera el tiempo de los empleados para centrarse en fortalecer sus organizaciones e influir en la transformación y el crecimiento general.

Pero, antes de profundizar en las finanzas autónomas, comprendamos las áreas dentro de su departamento donde puede usarlas con éxito. Al igual que no querrías comenzar con el entrenamiento de fuerza sin conocer la diferencia entre una mancuerna y una barra, no debes sumergirte de lleno en las finanzas autónomas sin comprender las áreas que puedes automatizar.

¿Qué procesos financieros debería priorizar la automatización?

Finanzas maneja numerosos procesos y tiene un impacto más directo en los resultados de una empresa. Estos son los procesos financieros clave en una organización.

Fuente: HighRadius

Cuentas por pagar

Cuentas por pagar (AP) es el dinero que una organización debe a sus proveedores por bienes o servicios adquiridos a crédito. Incluye recibir los pedidos de venta, revisar y conciliar los detalles del pedido, enviarlos para su aprobación, negociar los términos, procesar los pagos y garantizar que los proveedores reciban el pago a tiempo. Si no realiza los pagos a tiempo, puede generar cargos por mora y arruinar su relación con sus proveedores.

Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son los pagos pendientes que sus clientes le deben a su empresa. Las cuentas por cobrar incluyen el envío y seguimiento de facturas, recordar a los clientes los pagos y garantizar que las cuentas abiertas se cierren a tiempo. Cobrar los pagos a tiempo y mantener un informe de cuentas por cobrar es crucial para evitar afectar negativamente el flujo de efectivo de su organización. Un día de ventas pendientes (DSO) de menos de 45 días es saludable para la mayoría de las industrias.

Reconciliación de la cuenta

Las conciliaciones de cuentas incluyen todas las actividades realizadas al final del mes y durante el cierre del ejercicio. En pocas palabras, compara las cuentas del libro mayor general con los libros mayores auxiliares y datos de terceros, como extractos bancarios y otros detalles de transacciones subyacentes. Si los saldos no coinciden, los contadores investigan la causa de las discrepancias y hacen ajustes para corregir los errores o las transacciones faltantes.

Dado que el proceso de conciliación afecta directamente las ganancias y el flujo de efectivo de una empresa, los gerentes de finanzas deben priorizar su automatización. Veamos la tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) para las soluciones de automatización asociadas con cada proceso financiero.

Las estadísticas anteriores subrayan la velocidad a la que se están automatizando los tres procesos financieros. Por lo tanto, las posibilidades de que sus competidores ya hayan implementado los sistemas financieros autónomos necesarios son bastante altas.

¿Cuándo debería priorizar la automatización financiera?

Si experimenta todos o algunos de los problemas que se enumeran a continuación, es hora de transformar sus procesos existentes y transformar digitalmente su departamento de finanzas.

• Un alto volumen de tareas repetitivas.
• Demasiadas personas involucradas en las tareas cotidianas.
• Flujos de trabajo retrasados
• Impacto negativo significativo en otros procesos y sistemas
• Discrepancias en el cumplimiento y las pistas de auditoría

Por qué los procesos financieros existentes pueden no funcionar

El modelo financiero tradicional se basaba íntegramente en procesos manuales. Los contadores manejaban las tareas financieras de principio a fin, y la mayor parte de su tiempo se dedicaba a tareas de poco valor, como preparar facturas, enviar correspondencia y agregar remesas.

Además de muchas tareas triviales, fusionar documentos como facturas y recibos bancarios fue un desafío. Los contadores a menudo tenían que recopilar la información requerida de múltiples ubicaciones porque los datos se almacenaban en numerosas bases de datos en lugar de en un repositorio central.

Además, los procesos que requieren información o aportes de diferentes entidades se ralentizan debido a la dependencia de múltiples partes interesadas. Por ejemplo, todo el proceso se atasca si una parte interesada está de vacaciones o enferma. Estos obstáculos aumentan el riesgo de no cumplir con los plazos o con las reglamentaciones.

¿Cuáles son los beneficios de las finanzas autónomas?

Las finanzas autónomas ofrecen diversas ventajas a las empresas. Aquí hay siete razones principales por las que los líderes financieros están invirtiendo en finanzas autónomas, ¡y usted también debería hacerlo!

Fuente: HighRadius

1. Ahorra tiempo. Las tareas manuales, como la agregación y conciliación de remesas, consumen mucho tiempo. Puede ahorrar tiempo y esfuerzo a sus empleados al automatizar tales tareas redundantes.
2. Reduce el error humano. Realizar funciones financieras y contables manualmente a menudo conduce a errores humanos. Con las herramientas de automatización financiera, puede reducir la intervención manual y la probabilidad de tales errores.
3. Mejora la consistencia. La automatización de los procesos financieros basados ​​en las mejores prácticas específicas de la industria estandariza los procesos. Cada empleado tiene su forma de trabajar y la estandarización puede causar inconsistencias en la recopilación de datos o el intercambio de información.
4. Seguridad de datos. Almacenar datos financieros confidenciales en hojas de cálculo y otros formatos que a menudo se comparten entre equipos es una mala práctica de seguridad. Esto a menudo resulta en violaciones de datos que pueden resultar desastrosas para una organización. Una solución de automatización ideal puede restringir el acceso a los datos solo a las partes interesadas relevantes.
5. Analítica inteligente. Las soluciones de finanzas autónomas brindan sólidas capacidades de análisis e informes para obtener una mayor comprensión de las funciones financieras de una organización. Esto mejora la toma de decisiones y la evaluación de riesgos.
6. Escalabilidad. Las soluciones de automatización permiten a las empresas escalar sin empleados adicionales y mantenerse al día con su crecimiento. Esto, a su vez, reduce los gastos generales y aumenta el capital de trabajo.
7. Utilización optimizada de recursos. Puede liberar el tiempo de sus empleados para que se concentren más en las tareas que agregan valor. Esto también permite que los líderes financieros se concentren en los desafíos comerciales apremiantes.

¿Qué tecnologías se utilizan en las finanzas autónomas?

Estas son algunas tecnologías comunes que forman parte de las finanzas autónomas.

Fuente: HighRadius

Automatización robótica de procesos

La automatización robótica de procesos (RPA) automatiza funciones comerciales repetitivas y de gran volumen para liberar recursos humanos para tareas de mayor valor. Permite a las empresas acelerar las iniciativas de transformación digital y aumentar el retorno de la inversión (ROI).

Debido a que RPA es una automatización basada en reglas, es ideal para abordar tareas mundanas y repetitivas sin intervención humana. Muchos casos de uso populares de RPA, como la facturación y la automatización del manejo de efectivo, han hecho que RPA sea popular entre las medianas empresas.

Las soluciones RPA también pueden automatizar tareas críticas como la agregación de remesas. En lugar de iniciar sesión manualmente y extraer los detalles de las remesas cargados por los clientes en los portales web, la solución utiliza bots web para obtener la información requerida automáticamente. En este caso, el tiempo dedicado a extraer los detalles de las remesas de los portales web se reduce drásticamente.

Si bien RPA es una tecnología extremadamente importante, no debería ser su único enfoque. Es difícil manejar escenarios complejos solo con RPA. Por ejemplo, RPA puede extraer información de remesas de correos electrónicos, pero no puede verificar la autenticidad de la información ni llenar o predecir los vacíos que faltan en ella. Por lo tanto, es mejor pensar en RPA más como una tecnología de "hacer".

Usted proporciona a los bots RPA datos estructurados y reglas claras sobre qué hacer con los datos, y hace el trabajo a la perfección. Pero cuando se trata de datos no estructurados, no produce los resultados deseados.

Inteligencia artificial (IA)

Dado que RPA tiene limitaciones y no puede manejar todo de forma independiente, la IA entra en juego. Una vez que los procesos de rutina se automatizan con RPA, puede aplicar IA para simular inteligencia similar a la humana para el proceso de automatización impulsado por bots, extraer los datos que necesita y tomar decisiones comerciales rápidamente.

AI aumenta el poder de RPA al evitar que los bots fallen cuando las reglas subyacentes cambian en sitios web externos. AI también ayuda con el análisis predictivo y la búsqueda de patrones en datos históricos para identificar la información más relevante para la toma de decisiones informada.

Las mejores soluciones RPA de su clase aprovechan la IA para un mejor manejo de excepciones. Por ejemplo, pueden predecir las partes que faltan en las remesas.

Aprendizaje automático (ML)

La tecnología de aprendizaje automático permite que las soluciones financieras automatizadas predigan los resultados con mayor precisión sin estar programados explícitamente. Los algoritmos de aprendizaje automático toman datos históricos como entrada y predicen nuevos valores de salida en función de la información proporcionada.

Muchas de las principales herramientas de automatización de finanzas utilizan ML para impulsar cobros proactivos. Estudiar las fechas de pago de los clientes anteriores también ayuda a predecir las fechas de pago de los clientes en el futuro y permite a los cobradores adoptar enfoques de reclamación más proactivos.

Cómo automatizar los procesos financieros

¿Preparado para comenzar? Aquí hay algunas formas en que puede automatizar sus procesos financieros.

Describa sus procesos financieros

El primer paso para estandarizar su proceso financiero es comprender su estado actual. El segundo paso es documentar los procesos existentes y resaltar las áreas a automatizar.

Escribir las narrativas a través de diagramas de flujo, diagramas o bocetos de flujo de trabajo descubre rápidamente las brechas y las dependencias entre los procesos. Esto puede ayudarlo a realizar los cambios apropiados y simplificar las tareas. También es importante hablar con las partes interesadas para obtener sus puntos de vista sobre los cambios necesarios para mejorar el proceso.

Una vez que haya definido sus necesidades, puede evaluar las herramientas de gestión financiera para crear una versión digital de los procesos financieros que desea automatizar.

Integrar con otro software

Después de identificar los procesos financieros para automatizar, asegúrese de que sus sistemas puedan comunicarse y compartir información sin problemas. Elija herramientas que se puedan integrar fácilmente y que sean independientes del sistema.

Probar el proceso

Comience con un entorno de prueba y evalúe el proceso a pequeña escala para ver cómo funcionan las soluciones. Mida los resultados contra sus metas. Identifique las brechas y haga los ajustes necesarios.

¿Cuáles son los desafíos en la automatización de procesos financieros?

Las empresas cualquier día prefieren un proceso financiero simple, eficaz y eficiente a los sistemas tradicionales y complejos. Aunque la automatización puede ayudar con prácticamente cualquier tarea tediosa, algunas empresas siguen preocupadas por instalar un nuevo software debido a varios factores.

software complicado

Las empresas que realizan todas sus operaciones financieras de forma manual durante años tienen dificultades para adaptarse a los matices de un sistema automatizado. La excusa más común que dan las empresas para negarse a integrar la automatización es que pueden carecer del conocimiento técnico para operar software sofisticado.

Es posible que los empleados deban invertir su tiempo en comprender cómo se ejecutan los diversos procesos financieros en el software automatizado para usar el programa. La necesidad de acostumbrarse al programa dificulta la automatización de procesos.

gastos de capital

La gran inversión de capital requerida para cambiar de un proceso financiero manual a uno automatizado es otra razón por la que las empresas prefieren continuar con las prácticas manuales.

Los tomadores de decisiones a menudo se preocupan por gastar dinero en software de baja calidad. Es imposible determinar qué software se integrará perfectamente con sus procesos manuales actuales. La mayoría de las empresas quieren que sus procesos sean repetibles, pero no todos los proveedores de software pueden ofrecer esto, lo que dificulta que los líderes empresariales confíen e implementen completamente los procesos financieros automatizados.

En última instancia, todas las empresas se esfuerzan por obtener un rendimiento positivo de sus inversiones. La principal razón por la que las personas temen automatizar los procedimientos es por el ROI. Las empresas deben detallar cómo la automatización podría beneficiarlas, ya que los tomadores de decisiones clave se preocupan de que el alto desembolso de capital para automatizar el proceso no valga la pena.

Toma decisiones inteligentes

Los líderes financieros pueden transformar sus procesos financieros implementando un sistema RPA independiente o una automatización inteligente (una combinación de IA y ML) para brindar un mayor nivel de delicadeza a sus procesos de extremo a extremo. La financiación autónoma no solo ayuda en la optimización de procesos sino que también es necesaria para seguir siendo competitivos en el mercado.

Elegir sabiamente su solución de automatización simplificará la tarea para todos los miembros del equipo. La automatización elimina cuellos de botella, mejora el ROI, asegura resultados de calidad, ahorra recursos y aporta transparencia a todos los procesos.

Ya es hora de que los líderes financieros adopten nuevas tecnologías y automaticen las funciones financieras administrativas mundanas para enfocar mejor sus recursos en tareas de mayor valor.

Vea cómo la adquisición digital ayuda a su empresa a automatizar el proceso de adquisición de software y ahorrar costos.