自治金融 101：不要再浪费时间

会计和财务流程管理既费时又费力。

它们涉及密集的手工工作，例如挖掘和发现财务细节，这是乏味且资源密集型的。 会计师可能会花费大量时间处理数据库和数字，并且经常因漫长的工作日而精疲力尽。

当自动化可以让他们的生活更轻松时，将财务团队的时间和精力浪费在繁琐的手动流程上是没有意义的。 如果您或您的团队仍然在 Excel 电子表格之间手动复制和粘贴数据，那么您将被困在 90 年代，并且最好快进快进。

我们正式进入了“自动文明”时代。 为了有效运营，企业需要将数据驱动的洞察力和高级分析引入其自主财务系统，而不是从事耗时、重复的任务。

在当今充满活力和竞争激烈的环境中，非传统的商业实践超越了传统方法。 为了跟上步伐并改进他们的工作流程，企业需要更加敏捷和具有前瞻性。 由于财务是任何企业中最耗时和最棘手的部门之一，因此您可以通过自动化财务流程来节省很多麻烦。

使用正确的技术可以帮助您的团队以最少的人工干预处理繁琐的任务，例如簿记、费用管理和银行对账。 这让员工有时间专注于加强他们的组织并影响整体转型和增长。

但是，在深入研究自主财务之前，让我们了解您部门内可以成功使用它的领域。 就像您不想在不知道哑铃和杠铃之间的区别的情况下开始力量训练一样，您也不应该在不了解可以自动化的领域的情况下一头扎进自主金融领域。

您应该优先考虑哪些财务流程的自动化？

财务处理大量流程，最直接影响企业的底线。 以下是组织中的关键财务流程。

来源：高半径

应付账款

应付账款 (AP)是组织欠其供应商以赊购的商品或服务的款项。 它包括接收销售订单、查看和核对订单详细信息、将它们发送以供批准、谈判条款、处理付款以及确保按时向供应商付款。 未能按时付款可能会导致滞纳金并破坏您与供应商的关系。

应收账款

应收账款是您的客户欠您公司的未付款项。 应收账款包括发送和跟踪发票、提醒客户付款以及确保及时关闭未结账款。 及时收集付款并维护应收账款报告对于避免对组织的现金流产生负面影响至关重要。 对于大多数行业来说，少于 45 天的未结销售天数 (DSO) 是健康的。

对账

账户对账包括在月末和年终结算期间执行的所有活动。 简而言之，它将总分类账账户与子分类账和第三方数据（如银行对账单和其他基础交易细节）进行比较。 如果余额不匹配，会计师会调查差异的原因并进行调整以纠正错误或丢失的交易。

由于对账过程直接影响公司的利润和现金流，财务经理应优先考虑将其自动化。 让我们看看与每个财务流程相关的自动化解决方案的复合年增长率 (CAGR)。

上述统计数据强调了三个财务流程自动化的速度。 因此，您的竞争对手已经实施必要的自主金融系统的可能性非常高。

什么时候应该优先考虑财务自动化？

如果您遇到下面列出的全部或部分问题，是时候转变现有流程并对财务部门进行数字化改造了。

• 大量重复性任务
• 参与日常任务的人太多
• 延迟的工作流程
• 对其他流程和系统的重大负面影响
• 合规性和审计跟踪的差异

为什么现有的财务流程可能不起作用

传统的财务模型完全基于手动流程。 会计师从头到尾处理财务任务，他们大部分时间都花在准备发票、发送信件和汇总汇款等低价值任务上。

除了许多琐碎的任务外，合并发票和银行收据等文件也具有挑战性。 会计师经常不得不从多个位置收集所需的信息，因为数据存储在众多数据库中，而不是中央存储库中。

此外，由于依赖多个利益相关者，需要来自不同实体的信息或输入的流程会减慢速度。 例如，如果利益相关者正在休假或生病，整个过程就会陷入困境。 这些障碍增加了错过最后期限或不遵守规定的风险。

自主金融有什么好处？

自治金融为公司提供了各种优势。 以下是金融领导者投资自主金融的七个主要原因，您也应该这样做！

来源：高半径

1. 节省时间。 汇款汇总和对账等手动任务非常耗时。 您可以通过自动执行此类冗余任务来节省员工的时间和精力。
2. 减少人为错误。 手动执行财务和会计功能通常会导致人为错误。 借助财务自动化工具，您可以减少人工干预和此类错误的可能性。
3. 提高一致性。 基于行业特定最佳实践的自动化财务流程使流程标准化。 每个员工都有自己的工作方式，标准化可能会导致收集数据或共享信息的不一致。
4. 数据安全。 将敏感的财务数据存储在团队之间经常共享的电子表格和其他格式中是一种糟糕的安全做法。 这通常会导致数据泄露，对组织来说可能是灾难性的。 理想的自动化解决方案可以限制只有相关利益相关者才能访问数据。
5. 智能分析。 自治财务解决方案提供强大的分析和报告功能，以更深入地了解组织的财务职能。 这改善了决策和风险评估。
6. 可扩展性。 自动化解决方案使公司能够在不增加员工的情况下进行扩展并跟上他们的增长。 这反过来又减少了开销并增加了营运资金。
7. 优化资源利用。 您可以腾出员工的时间来更多地专注于增值任务。 这也使财务领导者能够专注于紧迫的业务挑战。

自主金融使用了哪些技术？

以下是一些属于自主金融的常见技术。

来源：高半径

机器人过程自动化

机器人流程自动化 (RPA)可自动执行重复的、大容量的业务功能，以释放人力资源以完成更高价值的任务。 它使公司能够加速数字化转型计划并提高投资回报率 (ROI)。

由于 RPA 是基于规则的自动化，因此它非常适合在无需人工干预的情况下处理平凡、重复的任务。 RPA 的许多流行用例，例如计费和现金处理自动化，使 RPA 在中型企业中流行起来。

RPA 解决方案还可以自动化关键任务，例如汇款汇总。 该解决方案无需手动登录并提取客户在门户网站上上传的汇款详细信息，而是使用网络机器人自动获取所需信息。 在这种情况下，从门户网站提取汇款详细信息所花费的时间将大大减少。

虽然 RPA 是一项极其重要的技术，但它不应该是您的唯一关注点。 仅使用 RPA 很难处理复杂的场景。 例如，RPA 可以从电子邮件中提取汇款信息，但它无法验证信息的真实性，也无法填补或预测其中缺失的空白。 因此，最好将 RPA 视为一种“做”技术。

您为 RPA 机器人提供结构化数据和关于如何处理数据的明确规则，它可以完美地完成工作。 但是在处理非结构化数据时，它并没有带来预期的结果。

人工智能 (AI)

由于 RPA 有局限性，无法独立处理所有事情，因此 AI 应运而生。 一旦常规流程通过 RPA 实现自动化，您就可以应用 AI 为机器人驱动的自动化流程模拟类人智能，提取您需要的数据，并快速做出业务决策。

当外部网站的基础规则发生变化时，人工智能通过防止机器人失败来增强 RPA 的能力。 AI 还有助于预测分析和查找历史数据中的模式，以识别最相关的信息，以做出明智的决策。

一流的 RPA 解决方案利用 AI 来更好地处理异常。 例如，他们可以预测汇款中的缺失部分。

机器学习 (ML)

机器学习技术使自动化财务解决方案能够更准确地预测结果，而无需明确编程。 机器学习算法以历史数据为输入，根据提供的信息预测新的输出值。

许多顶级财务自动化工具使用机器学习来推动主动收款。 研究过去的客户付款日期还有助于预测未来的客户付款日期，并允许收款人采取更主动的催款方法。

如何自动化财务流程

准备好开始了吗？ 这里有一些方法可以让您的财务流程自动化。

概述您的财务流程

标准化财务流程的第一步是了解其当前状态。 第二步是记录现有流程并突出显示要自动化的领域。

通过流程图、图表或工作流程草图编写叙述可以快速发现流程之间的差距和依赖关系。 这可以帮助您进行适当的更改并简化任务。 与利益相关者交谈以了解他们对改进流程所需的更改的看法也很重要。

一旦您概述了您的需求，您就可以评估财务管理工具以创建您想要自动化的财务流程的数字版本。

与其他软件集成

在确定要自动化的财务流程后，确保您的系统可以无缝地通信和共享信息。 选择易于集成且与系统无关的工具。

测试过程

从测试环境开始，并在小范围内评估该过程，以了解解决方案的工作原理。 根据您的目标衡量结果。 找出差距并进行必要的调整。

财务流程自动化有哪些挑战？

与传统和复杂的系统相比，企业每天都更喜欢简单、有效和高效的财务流程。 尽管自动化几乎可以帮助完成任何繁琐的任务，但由于各种因素，一些公司仍然担心安装新软件。

复杂的软件

多年来手动进行所有财务操作的企业发现很难适应自动化系统的细微差别。 公司不愿集成自动化的最常见借口是他们可能缺乏操作复杂软件的技术知识。

员工可能需要花时间了解各种财务流程如何在自动化软件中运行以使用该程序。 习惯该程序的需要阻碍了自动化流程。

资本支出

从手动财务流程切换到自动化财务流程所需的大量资本投资是公司更愿意继续手动操作的另一个原因。

决策者经常担心花钱购买劣质软件。 无法确定哪些软件将与他们当前的手动流程完美集成。 大多数公司都希望他们的流程是可重复的，但并非所有软件供应商都能做到这一点，这使得业务领导者很难完全信任和实施自动化财务流程。

所有公司最终都力求获得积极的投资回报。 人们害怕自动化程序的第一个原因是投资回报率。 企业需要详细说明自动化如何使他们受益，因为关键决策者担心自动化流程的高额资本支出可能不值得。

做出明智的选择

财务领导者可以通过实施独立的 RPA 系统或智能自动化（AI 和 ML 的组合）来改变他们的财务流程，从而为他们的端到端流程带来更高水平的技巧。 自主融资不仅有助于流程优化，也是保持市场竞争力所必需的。

明智地选择您的自动化解决方案将简化团队中每个人的任务。 自动化消除了瓶颈，提高了投资回报率，确保了质量结果，节省了资源，并为所有流程带来了透明度。

现在是财务领导者拥抱新技术并自动化日常后台财务职能以更好地将资源集中在更高价值任务上的时候了。

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