Finanza Autonoma 101: Non perdere altro tempo

La gestione della contabilità e dei processi finanziari può essere dispendiosa in termini di tempo e stressante.

Implicano un intenso lavoro manuale come l'estrazione e la scoperta di dettagli finanziari, che è noioso e dispendioso in termini di risorse. I contabili possono dedicare molto tempo a gestire database e numeri e spesso si esauriscono a causa di lunghe giornate lavorative.

Sprecare il tempo e gli sforzi del tuo team finanziario in ingombranti processi manuali non ha senso quando l'automazione può semplificargli la vita. Se tu o il tuo team continuate a copiare e incollare manualmente i dati tra i fogli di calcolo di Excel, siete bloccati negli anni '90 ed è meglio andare avanti velocemente prima che dopo.

Siamo ufficialmente entrati nell'era della “civiltà automatica”. Per operare in modo efficace, le aziende devono portare insight basati sui dati e analisi avanzate nei loro sistemi finanziari autonomi invece di impegnarsi in attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo.

Nell'ambiente dinamico e competitivo di oggi, le pratiche commerciali non convenzionali superano i metodi tradizionali. Per tenere il passo e migliorare i propri flussi di lavoro, le aziende devono essere più agili e lungimiranti. Poiché la finanza è uno dei dipartimenti più complessi e dispendiosi in termini di tempo in qualsiasi azienda, puoi risparmiare un sacco di problemi automatizzando i processi finanziari.

L'utilizzo della giusta tecnologia aiuta il tuo team a gestire attività noiose come la contabilità, la gestione delle spese e la riconciliazione bancaria con il minimo intervento umano. Ciò libera il tempo dei dipendenti per concentrarsi sul rafforzamento delle loro organizzazioni e sull'influenza della trasformazione e della crescita complessive.

Ma, prima di approfondire la finanza autonoma, comprendiamo le aree all'interno del tuo dipartimento in cui puoi utilizzarla con successo. Proprio come non vorresti iniziare un allenamento di forza senza conoscere la differenza tra un manubrio e un bilanciere, non dovresti tuffarti a capofitto nella finanza autonoma senza comprendere le aree che puoi automatizzare.

A quali processi finanziari dovresti dare la priorità all'automazione?

La finanza gestisce numerosi processi e ha un impatto più diretto sui profitti di un'azienda. Ecco i processi finanziari chiave in un'organizzazione.

Fonte: HighRadius

È possibile pagare per questi account

Contabilità fornitori (AP) è il denaro che un'organizzazione deve ai propri fornitori per beni o servizi acquistati a credito. Include la ricezione degli ordini cliente, la revisione e la riconciliazione dei dettagli degli ordini, l'instradamento degli stessi per l'approvazione, la negoziazione dei termini, l'elaborazione dei pagamenti e la garanzia che i fornitori vengano pagati in tempo. Il mancato pagamento in tempo può comportare addebiti in ritardo e rovinare il rapporto con i fornitori.

Crediti

I crediti sono i pagamenti in sospeso che i tuoi clienti devono alla tua azienda. I crediti includono l'invio e il monitoraggio delle fatture, il ricordo ai clienti dei pagamenti e la garanzia che i conti aperti vengano chiusi in tempo. La riscossione di pagamenti tempestivi e la gestione di un rapporto sui crediti è fondamentale per evitare di influire negativamente sul flusso di cassa dell'organizzazione. Un Days Sales Outstanding (DSO) inferiore a 45 giorni è salutare per la maggior parte dei settori.

Riconciliazione dei conti

Le riconciliazioni contabili comprendono tutte le attività svolte a fine mese e durante la chiusura di fine anno. In poche parole, confronta i conti di contabilità generale con i conti contabili e i dati di terze parti come estratti conto bancari e altri dettagli delle transazioni sottostanti. Se i saldi non corrispondono, i contabili indagano sulla causa delle discrepanze e apportano modifiche per correggere gli errori o le transazioni mancanti.

Poiché il processo di riconciliazione influisce direttamente sui profitti e sul flusso di cassa di un'azienda, i responsabili finanziari dovrebbero dare la priorità all'automazione. Diamo un'occhiata al tasso di crescita annuale composto (CAGR) per le soluzioni di automazione associate a ciascun processo finanziario.

Le statistiche di cui sopra sottolineano la velocità con cui i tre processi finanziari vengono automatizzati. Quindi, le possibilità che i tuoi concorrenti abbiano già implementato i necessari sistemi finanziari autonomi sono piuttosto alte.

Quando dovresti dare la priorità all'automazione finanziaria?

Se stai riscontrando tutti o alcuni dei problemi elencati di seguito, è il momento di trasformare i processi esistenti e trasformare digitalmente il tuo dipartimento finanziario.

• Un volume elevato di compiti ripetitivi
• Troppe persone coinvolte nelle attività quotidiane
• Flussi di lavoro ritardati
• Impatto negativo significativo su altri processi e sistemi
• Discrepanze nella conformità e negli audit trail

Perché i processi finanziari esistenti potrebbero non funzionare

Il modello finanziario tradizionale era basato interamente su processi manuali. I contabili gestivano le attività finanziarie dall'inizio alla fine e la maggior parte del loro tempo veniva speso in attività di basso valore come la preparazione delle fatture, l'invio della corrispondenza e l'aggregazione delle rimesse.

Oltre a molte attività banali, unire documenti come fatture e ricevute bancarie era impegnativo. I contabili spesso dovevano raccogliere le informazioni richieste da più posizioni perché i dati erano archiviati in numerosi database anziché in un repository centrale.

Inoltre, i processi che richiedono informazioni o input da entità diverse rallentano a causa della dipendenza da più stakeholder. Ad esempio, l'intero processo si blocca se uno stakeholder è in vacanza o è malato. Questi ostacoli aumentano il rischio di mancato rispetto delle scadenze o del mancato rispetto delle normative.

Quali sono i vantaggi della finanza autonoma?

La finanza autonoma offre diversi vantaggi alle aziende. Ecco sette motivi principali per cui i leader finanziari stanno investendo nella finanza autonoma, e dovresti farlo anche tu!

Fonte: HighRadius

1. Risparmia tempo. Le attività manuali come l'aggregazione e la riconciliazione delle rimesse richiedono molto tempo. Puoi risparmiare tempo e fatica ai tuoi dipendenti automatizzando tali attività ridondanti.
2. Riduce l'errore umano. L'esecuzione manuale di funzioni finanziarie e contabili spesso porta a errori umani. Con gli strumenti di automazione finanziaria, puoi ridurre l'intervento manuale e la probabilità di tali errori.
3. Migliora la coerenza. L'automazione dei processi finanziari in base alle migliori pratiche specifiche del settore standardizza i processi. Ogni dipendente ha il proprio modo di lavorare e la standardizzazione può causare incongruenze nella raccolta dei dati o nella condivisione delle informazioni.
4. La sicurezza dei dati. La memorizzazione di dati finanziari sensibili in fogli di calcolo e altri formati spesso condivisi tra i team è una cattiva pratica di sicurezza. Ciò si traduce spesso in violazioni dei dati che possono rivelarsi disastrose per un'organizzazione. Una soluzione di automazione ideale può limitare l'accesso ai dati solo alle parti interessate rilevanti.
5. Analisi intelligente. Le soluzioni finanziarie autonome forniscono solide funzionalità di analisi e reportistica per una visione più approfondita delle funzioni finanziarie di un'organizzazione. Ciò migliora il processo decisionale e la valutazione del rischio.
6. Scalabilità. Le soluzioni di automazione consentono alle aziende di scalare senza dipendenti aggiuntivi e di stare al passo con la loro crescita. Questo, a sua volta, riduce le spese generali e aumenta il capitale circolante.
7. Utilizzo ottimizzato delle risorse. Puoi liberare il tempo dei tuoi dipendenti per concentrarsi maggiormente su attività a valore aggiunto. Ciò consente anche ai leader finanziari di concentrarsi su sfide aziendali urgenti.

Quali tecnologie vengono utilizzate nella finanza autonoma?

Ecco alcune tecnologie comuni che fanno parte della finanza autonoma.

Fonte: HighRadius

Automazione robotica dei processi

L'automazione dei processi robotici (RPA) automatizza le funzioni aziendali ripetitive e ad alto volume per liberare risorse umane per attività di valore più elevato. Consente alle aziende di accelerare le iniziative di trasformazione digitale e aumentare il ritorno sull'investimento (ROI).

Poiché l'RPA è un'automazione basata su regole, è l'ideale per affrontare attività banali e ripetitive senza l'intervento umano. Molti casi d'uso popolari dell'RPA, come l'automazione della fatturazione e della gestione del contante, hanno reso l'RPA popolare tra le aziende di medie dimensioni.

Le soluzioni RPA possono anche automatizzare attività critiche come l'aggregazione delle rimesse. Invece di accedere manualmente ed estrarre i dettagli delle rimesse caricati dai clienti sui portali web, la soluzione utilizza web bot per ottenere automaticamente le informazioni richieste. In questo caso, il tempo impiegato per estrarre i dettagli delle rimesse dai portali web viene drasticamente ridotto.

Sebbene l'RPA sia una tecnologia estremamente importante, non dovrebbe essere il tuo unico obiettivo. È difficile gestire scenari complessi con il solo RPA. Ad esempio, RPA può estrarre informazioni sulle rimesse dalle e-mail, ma non può verificare l'autenticità delle informazioni né colmare o prevedere le lacune mancanti in esse. Quindi, è meglio pensare all'RPA come a una tecnologia più "fai".

Fornisci ai bot RPA dati strutturati e regole chiare su cosa fare con i dati e il lavoro viene svolto perfettamente. Ma quando si tratta di dati non strutturati, non si ottengono i risultati desiderati.

Intelligenza artificiale (IA)

Poiché l'RPA ha dei limiti e non può gestire tutto in modo indipendente, entra in gioco l'IA. Una volta automatizzati i processi di routine con RPA, puoi applicare l'IA per simulare un'intelligenza simile a quella umana per il processo di automazione guidato da bot, estrarre i dati di cui hai bisogno e prendere rapidamente decisioni aziendali.

L'intelligenza artificiale aumenta la potenza di RPA impedendo ai bot di fallire quando le regole sottostanti cambiano su siti Web esterni. L'intelligenza artificiale aiuta anche con l'analisi predittiva e la ricerca di modelli nei dati storici per identificare le informazioni più rilevanti per un processo decisionale informato.

Le migliori soluzioni RPA sfruttano l'IA per una migliore gestione delle eccezioni. Ad esempio, possono prevedere le parti mancanti nelle rimesse.

Apprendimento automatico (ML)

La tecnologia di apprendimento automatico consente alle soluzioni finanziarie automatizzate di prevedere i risultati in modo più accurato senza essere programmate in modo esplicito. Gli algoritmi di apprendimento automatico prendono i dati storici come input e prevedono nuovi valori di output in base alle informazioni fornite.

Molti dei migliori strumenti di automazione finanziaria utilizzano il machine learning per generare raccolte proattive. Lo studio delle date di pagamento passate dei clienti aiuta anche a prevedere le date di pagamento future dei clienti e consente ai collezionisti di adottare approcci di sollecito più proattivi.

Come automatizzare i processi finanziari

Pronto per iniziare? Ecco alcuni modi in cui puoi automatizzare i tuoi processi finanziari.

Delinea i tuoi processi finanziari

Il primo passo per standardizzare il tuo processo finanziario è comprenderne lo stato attuale. Il secondo passaggio consiste nel documentare i processi esistenti ed evidenziare le aree da automatizzare.

Scrivere le narrazioni attraverso diagrammi di flusso, diagrammi o schizzi di flusso di lavoro scopre rapidamente lacune e dipendenze tra i processi. Questo può aiutarti ad apportare le modifiche appropriate e a semplificare le attività. È anche importante parlare con le parti interessate per ottenere il loro punto di vista sui cambiamenti necessari per migliorare il processo.

Dopo aver delineato le tue esigenze, puoi valutare gli strumenti di gestione finanziaria per creare una versione digitale dei processi finanziari che desideri automatizzare.

Integrazione con altri software

Dopo aver identificato i processi finanziari da automatizzare, assicurati che i tuoi sistemi possano comunicare e condividere le informazioni senza problemi. Scegli strumenti che possono essere facilmente integrati e indipendenti dal sistema.

Testare il processo

Inizia con un ambiente di test e valuta il processo su piccola scala per vedere come funzionano le soluzioni. Misura i risultati rispetto ai tuoi obiettivi. Identificare le lacune e apportare le modifiche necessarie.

Quali sono le sfide nell'automazione dei processi finanziari?

Ogni giorno le aziende preferiscono un processo finanziario semplice, efficace ed efficiente ai sistemi tradizionali e complessi. Sebbene l'automazione possa aiutare praticamente con qualsiasi attività noiosa, alcune aziende rimangono preoccupate per l'installazione di nuovo software a causa di vari fattori.

Software complicato

Le aziende che conducono manualmente tutte le loro operazioni finanziarie per anni hanno difficoltà ad adattarsi alle sfumature di un sistema automatizzato. La scusa più comune addotta dalle aziende per la riluttanza a integrare l'automazione è che potrebbero non avere le conoscenze tecniche per utilizzare software sofisticati.

I dipendenti potrebbero dover investire il loro tempo nella comprensione di come i vari processi finanziari vengono eseguiti nel software automatizzato per utilizzare il programma. La necessità di abituarsi al programma ostacola l'automazione dei processi.

Spese in conto capitale

Il grande investimento di capitale necessario per passare da un processo finanziario manuale a uno automatizzato è un altro motivo per cui le aziende preferiscono continuare con le pratiche manuali.

I decisori spesso si preoccupano di spendere soldi per software scadente. È impossibile determinare quale software si integrerà perfettamente con i loro attuali processi manuali. La maggior parte delle aziende desidera che i propri processi siano ripetibili, ma non tutti i fornitori di software sono in grado di fornire questo, rendendo difficile per i leader aziendali fidarsi e implementare completamente processi finanziari automatizzati.

In definitiva, tutte le aziende si battono per un ritorno positivo sui loro investimenti. Il motivo principale per cui le persone temono di automatizzare le procedure è il ROI. Le aziende devono specificare in dettaglio in che modo l'automazione potrebbe avvantaggiarle poiché i responsabili delle decisioni chiave temono che l'elevato esborso di capitale per automatizzare il processo potrebbe non valere la pena.

Fai scelte intelligenti

I leader finanziari possono trasformare i loro processi finanziari implementando un sistema RPA autonomo o un'automazione intelligente (una combinazione di AI e ML) per portare un livello più elevato di precisione ai loro processi end-to-end. Il finanziamento autonomo non solo aiuta nell'ottimizzazione dei processi, ma è anche necessario per rimanere competitivi sul mercato.

Scegliere saggiamente la soluzione di automazione semplificherà il compito per tutti i membri del team. L'automazione elimina i colli di bottiglia, migliora il ROI, garantisce risultati di qualità, consente di risparmiare risorse e offre trasparenza a tutti i processi.

È giunto il momento che i leader finanziari adottino le nuove tecnologie e automatizzano le banali funzioni finanziarie di back-office per concentrare meglio le proprie risorse su attività di valore superiore.

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