自治金融 101：不要再浪費時間

會計和財務流程管理既費時又費力。

它們涉及密集的手工工作，例如挖掘和發現財務細節，這是乏味且資源密集型的。 會計師可能會花費大量時間處理數據庫和數字，並且經常因漫長的工作日而精疲力盡。

當自動化可以讓他們的生活更輕鬆時，將財務團隊的時間和精力浪費在繁瑣的手動流程上是沒有意義的。 如果您或您的團隊仍然在 Excel 電子表格之間手動複製和粘貼數據，那麼您將被困在 90 年代，並且最好快進快進。

我們正式進入了“自動文明”時代。 為了有效運營，企業需要將數據驅動的洞察力和高級分析引入其自主財務系統，而不是從事耗時、重複的任務。

在當今充滿活力和競爭激烈的環境中，非傳統的商業實踐超越了傳統方法。 為了跟上步伐並改進他們的工作流程，企業需要更加敏捷和具有前瞻性。 由於財務是任何企業中最耗時和最棘手的部門之一，因此您可以通過自動化財務流程來節省很多麻煩。

使用正確的技術可以幫助您的團隊以最少的人工干預處理繁瑣的任務，例如簿記、費用管理和銀行對賬。 這讓員工有時間專注於加強他們的組織並影響整體轉型和增長。

但是，在深入研究自主財務之前，讓我們了解您部門內可以成功使用它的領域。 就像您不想在不知道啞鈴和槓鈴之間的區別的情況下開始力量訓練一樣，您也不應該在不了解可以自動化的領域的情況下一頭扎進自主金融領域。

您應該優先考慮哪些財務流程的自動化？

財務處理大量流程，最直接影響企業的底線。 以下是組織中的關鍵財務流程。

來源：高半徑

應付賬款

應付賬款 (AP)是組織欠其供應商以賒購的商品或服務的款項。 它包括接收銷售訂單、查看和核對訂單詳細信息、將它們發送以供批准、談判條款、處理付款以及確保按時向供應商付款。 未能按時付款可能會導致滯納金並破壞您與供應商的關係。

應收賬款

應收賬款是您的客戶欠您公司的未付款項。 應收賬款包括發送和跟踪發票、提醒客戶付款以及確保及時關閉未結賬款。 及時收集付款並維護應收賬款報告對於避免對組織的現金流產生負面影響至關重要。 對於大多數行業來說，少於 45 天的未結銷售天數 (DSO) 是健康的。

對賬

賬戶對賬包括在月末和年終結算期間執行的所有活動。 簡而言之，它將總分類賬賬戶與子分類賬和第三方數據（如銀行對賬單和其他基礎交易細節）進行比較。 如果餘額不匹配，會計師會調查差異的原因並進行調整以糾正錯誤或丟失的交易。

由於對賬過程直接影響公司的利潤和現金流，財務經理應優先考慮將其自動化。 讓我們看看與每個財務流程相關的自動化解決方案的複合年增長率 (CAGR)。

上述統計數據強調了三個財務流程自動化的速度。 因此，您的競爭對手已經實施必要的自主金融系統的可能性非常高。

什麼時候應該優先考慮財務自動化？

如果您遇到下面列出的全部或部分問題，是時候轉變現有流程並對財務部門進行數字化改造了。

• 大量重複性任務
• 參與日常任務的人太多
• 延遲的工作流程
• 對其他流程和系統的重大負面影響
• 合規性和審計跟踪的差異

為什麼現有的財務流程可能不起作用

傳統的財務模型完全基於手動流程。 會計師從頭到尾處理財務任務，他們大部分時間都花在準備發票、發送信件和匯總匯款等低價值任務上。

除了許多瑣碎的任務外，合併發票和銀行收據等文件也具有挑戰性。 會計師經常不得不從多個位置收集所需的信息，因為數據存儲在眾多數據庫中，而不是中央存儲庫中。

此外，由於依賴多個利益相關者，需要來自不同實體的信息或輸入的流程會減慢速度。 例如，如果利益相關者正在休假或生病，整個過程就會陷入困境。 這些障礙增加了錯過最後期限或不遵守規定的風險。

自主金融有什麼好處？

自治金融為公司提供了各種優勢。 以下是金融領導者投資自主金融的七個主要原因，您也應該這樣做！

來源：高半徑

1. 節省時間。 匯款匯總和對賬等手動任務非常耗時。 您可以通過自動執行此類冗餘任務來節省員工的時間和精力。
2. 減少人為錯誤。 手動執行財務和會計功能通常會導致人為錯誤。 借助財務自動化工具，您可以減少人工干預和此類錯誤的可能性。
3. 提高一致性。 基於行業特定最佳實踐的自動化財務流程使流程標準化。 每個員工都有自己的工作方式，標準化可能會導致收集數據或共享信息的不一致。
4. 數據安全。 將敏感的財務數據存儲在團隊之間經常共享的電子表格和其他格式中是一種糟糕的安全做法。 這通常會導致數據洩露，對組織來說可能是災難性的。 理想的自動化解決方案可以限制只有相關利益相關者才能訪問數據。
5. 智能分析。 自治財務解決方案提供強大的分析和報告功能，以更深入地了解組織的財務職能。 這改善了決策和風險評估。
6. 可擴展性。 自動化解決方案使公司能夠在不增加員工的情況下進行擴展並跟上他們的增長。 這反過來又減少了開銷並增加了營運資金。
7. 優化資源利用。 您可以騰出員工的時間來更多地專注於增值任務。 這也使財務領導者能夠專注於緊迫的業務挑戰。

自主金融使用了哪些技術？

以下是一些屬於自主金融的常見技術。

來源：高半徑

機器人過程自動化

機器人流程自動化 (RPA)可自動執行重複的、大容量的業務功能，以釋放人力資源以完成更高價值的任務。 它使公司能夠加速數字化轉型計劃並提高投資回報率 (ROI)。

由於 RPA 是基於規則的自動化，因此它非常適合在無需人工干預的情況下處理平凡、重複的任務。 RPA 的許多流行用例，例如計費和現金處理自動化，使 RPA 在中型企業中流行起來。

RPA 解決方案還可以自動化關鍵任務，例如匯款匯總。 該解決方案無需手動登錄並提取客戶在門戶網站上上傳的匯款詳細信息，而是使用網絡機器人自動獲取所需信息。 在這種情況下，從門戶網站提取匯款詳細信息所花費的時間將大大減少。

雖然 RPA 是一項極其重要的技術，但它不應該是您的唯一關注點。 僅使用 RPA 很難處理複雜的場景。 例如，RPA 可以從電子郵件中提取匯款信息，但它無法驗證信息的真實性，也無法填補或預測其中缺失的空白。 因此，最好將 RPA 視為一種“做”技術。

您為 RPA 機器人提供結構化數據和關於如何處理數據的明確規則，它可以完美地完成工作。 但是在處理非結構化數據時，它並沒有帶來預期的結果。

人工智能 (AI)

由於 RPA 有局限性，無法獨立處理所有事情，因此 AI 應運而生。 一旦常規流程通過 RPA 實現自動化，您就可以應用 AI 為機器人驅動的自動化流程模擬類人智能，提取您需要的數據，并快速做出業務決策。

當外部網站的基礎規則發生變化時，人工智能通過防止機器人失敗來增強 RPA 的能力。 AI 還有助於預測分析和查找歷史數據中的模式，以識別最相關的信息，以做出明智的決策。

一流的 RPA 解決方案利用 AI 來更好地處理異常。 例如，他們可以預測匯款中的缺失部分。

機器學習 (ML)

機器學習技術使自動化財務解決方案能夠更準確地預測結果，而無需明確編程。 機器學習算法以歷史數據為輸入，根據提供的信息預測新的輸出值。

許多頂級財務自動化工具使用機器學習來推動主動收款。 研究過去的客戶付款日期還有助於預測未來的客戶付款日期，並允許收款人採取更主動的催款方法。

如何自動化財務流程

準備好開始了嗎？ 這裡有一些方法可以讓您的財務流程自動化。

概述您的財務流程

標準化財務流程的第一步是了解其當前狀態。 第二步是記錄現有流程並突出顯示要自動化的領域。

通過流程圖、圖表或工作流程草圖編寫敘述可以快速發現流程之間的差距和依賴關係。 這可以幫助您進行適當的更改並簡化任務。 與利益相關者交談以了解他們對改進流程所需的更改的看法也很重要。

一旦您概述了您的需求，您就可以評估財務管理工具以創建您想要自動化的財務流程的數字版本。

與其他軟件集成

在確定要自動化的財務流程後，確保您的系統可以無縫地通信和共享信息。 選擇易於集成且與系統無關的工具。

測試過程

從測試環境開始，並在小範圍內評估該過程，以了解解決方案的工作原理。 根據您的目標衡量結果。 找出差距並進行必要的調整。

財務流程自動化有哪些挑戰？

與傳統和復雜的系統相比，企業每天都更喜歡簡單、有效和高效的財務流程。 儘管自動化幾乎可以幫助完成任何繁瑣的任務，但由於各種因素，一些公司仍然擔心安裝新軟件。

複雜的軟件

多年來手動進行所有財務操作的企業發現很難適應自動化系統的細微差別。 公司不願集成自動化的最常見藉口是他們可能缺乏操作複雜軟件的技術知識。

員工可能需要花時間了解各種財務流程如何在自動化軟件中運行以使用該程序。 習慣該程序的需要阻礙了自動化流程。

資本支出

從手動財務流程切換到自動化財務流程所需的大量資本投資是公司更願意繼續手動操作的另一個原因。

決策者經常擔心花錢購買劣質軟件。 無法確定哪些軟件將與他們當前的手動流程完美集成。 大多數公司都希望他們的流程是可重複的，但並非所有軟件供應商都能做到這一點，這使得業務領導者很難完全信任和實施自動化財務流程。

所有公司最終都力求獲得積極的投資回報。 人們害怕自動化程序的第一個原因是投資回報率。 企業需要詳細說明自動化如何使他們受益，因為關鍵決策者擔心自動化流程的高資本支出可能不值得。

做出明智的選擇

財務領導者可以通過實施獨立的 RPA 系統或智能自動化（AI 和 ML 的組合）來改變他們的財務流程，從而為他們的端到端流程帶來更高水平的技巧。 自主融資不僅有助於流程優化，也是保持市場競爭力所必需的。

明智地選擇您的自動化解決方案將簡化團隊中每個人的任務。 自動化消除了瓶頸，提高了投資回報率，確保了質量結果，節省了資源，並為所有流程帶來了透明度。

現在是財務領導者擁抱新技術並自動化日常後台財務職能以更好地將資源集中在更高價值任務上的時候了。

了解數字採購如何幫助您的企業自動化軟件採購流程並節省成本。